Combina registros de CRM sin perder datos

En Dedupely, puedes controlar cómo se actualizan los registros definiendo reglas de combinación a nivel campo. En lugar de elegir un registro para sobrescribir otro, las reglas a nivel campo te permiten decidir cómo se comporta cada campo durante una combinación. Esto le da a los admins de CRM la capacidad de combinar a escala sin sobrescribir datos útiles ni depender de revisión manual.

Los errores de combinación suelen empezar a nivel campo

Muchos CRMs aún combinan registros basándose en prioridad de registro, pero en la práctica, distintos campos requieren lógicas distintas. Un registro puede tener un correo más confiable, otro un teléfono más completo. Si el sistema elige un registro y sobrescribe todos los campos, se pierden valores válidos.

Esto genera resultados de combinación impredecibles, errores en automatizaciones y trabajo extra de limpieza. El problema no es solo la detección, sino una lógica de resolución que trata todos los campos igual.

Deja que los campos guíen las decisiones de combinación

Cada campo debe evaluarse según qué lo hace confiable, no solo según de qué registro proviene. En Dedupely, las reglas a nivel campo te permiten usar lógica como recencia, presencia o procedencia del valor.

Aquí tienes algunos enfoques comunes:

• Usar el valor más reciente para campos que cambian seguido, como correo o teléfono
• Usar el valor no vacío cuando cualquier dato es mejor que ninguno (por ejemplo, campos secundarios de contacto)
• Usar una fuente en la que confíes para datos de integración o sistema, en lugar de otros

Esto te permite aplicar lógica que se adapta a cómo fluyen tus datos, en vez de depender de prioridad de registro o de campo.

Construye tu estrategia de reglas de combinación con tres preguntas

En lugar de aplicar la misma regla a todos los campos, usa estas preguntas para definir una lógica que refleje cómo funciona cada campo en tu CRM:

1. ¿Este campo identifica directamente a una persona, etapa o input del sistema? Identifica campos como email que suelen cambiar, usa el más reciente.
2. ¿Este campo representa un estado fijo o una etapa de lifecycle? Etapas como lead status o lifecycle stage deben seguir un orden de valores definido.
3. ¿Qué procesos adicionales dependen de este campo?
   • Si el valor afecta scoring, automatización o enrutamiento, usa la fuente más confiable o la actualización más reciente.
   • Si se usa para personalización o reporting, puede importar más el origen que la recencia.

Esto te da un camino claro de decisión por campo y una estructura de reglas que escala entre importaciones, deduplicación y sincronizaciones.

Revisa menos combinaciones configurando las reglas correctas

Cuando cada campo sigue una lógica definida, no necesitas revisar cada duplicado. Solo revisas los registros que no cumplen tus reglas de combinación.

Así se ve el proceso:

• Antes: duplicados → comparar registros manualmente → decidir qué valores conservar
• Después: definir reglas de combinación → combinar → revisar solo los casos marcados

En lugar de revisar todo por default, solo revisas lo que tus reglas no pueden resolver.

Previsualiza combinaciones antes de que toquen tu CRM

Dedupely te permite probar reglas de combinación usando sincronizaciones CSV o segmentos de prueba desde los datos en vivo de tu CRM.

Puedes ver:

• Qué valor se conserva por campo
• Qué regla tomó la decisión
• Qué quedaría combinado si aplicas la regla

Esto te da una vista completa de cómo se comportan las reglas sin modificar datos en vivo. Puedes ajustar cualquier lógica antes de aplicar los cambios reales.

La consistencia hace viable la combinación masiva

Cuando cada campo sigue una regla definida, la combinación masiva se vuelve predecible. Sabes cómo se evaluará cada valor y solo revisas los resultados que no cumplen tus reglas.

Por ejemplo:

• Un correo más reciente de un envío de formulario reemplaza uno más viejo del CRM
• Un valor preferido de un CRM o una integración confiable se conserva frente a un import CSV
• Un teléfono no vacío llena un campo vacío en otro registro

Cada combinación sigue la misma lógica, sin importar el orden o el volumen de registros. El resultado es una consolidación que mejora la usabilidad, no solo reduce el conteo de registros.

Usa los logs de combinación para refinar la lógica con el tiempo

Después de cada combinación, Dedupely registra qué valores se conservaron. Estos logs muestran exactamente cómo se aplicaron tus reglas a registros reales.

Puedes monitorear:

• Etapas del ciclo de vida que no avanzan como se espera — ajusta la prioridad de valores
• Ciertos imports que sobrescriben valores del CRM — cambia la prioridad de fuente
• Campos que siguen quedando vacíos después de combinar — usa una regla de "no vacío"

Cada log te ayuda a mejorar la siguiente ronda de combinaciones. No tienes que adivinar por qué se conservó un valor: lo ves, lo pruebas y lo ajustas.

FAQ

¿En qué se diferencian las reglas a nivel campo de las combinaciones por registro?

Las reglas a nivel campo aplican lógica a cada campo individualmente. Las combinaciones por registro eligen un registro completo como principal.

¿Puedo aplicar reglas distintas para diferentes tipos de objetos?

Sí. Dedupely permite reglas separadas para contactos, leads, empresas, cuentas y otros objetos.

¿Qué pasa cuando ambos valores de un campo están vacíos o son iguales?

Dedupely usa lógica de fallback basada en tu CRM o en la prioridad de registro configurada.

¿Hay forma de auditar o ajustar combinaciones después de correrlas?

Sí. Los logs de combinación muestran qué cambió y por qué, dándote contexto para futuros ajustes de reglas.

Los resultados de combinación mejoran cuando las reglas definen la lógica

La deduplicación solo es efectiva cuando los datos correctos sobreviven. Las reglas a nivel campo lo hacen posible al dar control sobre cómo se evalúa cada valor. Una vez que esta lógica está definida, la combinación se vuelve consistente, rápida y totalmente alineada con cómo tu equipo depende de los datos del CRM, desde routing hasta segmentación y reporting.

Si tus combinaciones aún dependen del orden de los registros o de suposiciones, empieza aquí.

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