Résumé
- Définissez ce qui constitue un doublon avant que quiconque ne commence à fusionner des fiches.
- Des règles de fusion écrites permettent à la personne qui fait le nettoyage de décider comme vous le feriez.
- Les correspondances incertaines doivent être placées dans une liste de vérification pour que le responsable du nettoyage tranche.
- N'accordez que les droits nécessaires au nettoyage, et retirez-les à la fin du travail.
- Dedupely permet à un administrateur d'inviter des utilisateurs à rechercher, examiner et fusionner les doublons selon les mêmes règles.
Un nettoyage du CRM demande du temps dont le propriétaire du CRM dispose rarement. Le confier à quelqu'un d'autre a du sens : un collègue des ventes ops, une nouvelle recrue, un assistant ou un prestataire.
Le risque est qu'elles décident autrement que vous. Dans beaucoup de CRM, les fusions ne peuvent pas être annulées : une mauvaise estimation de ce qui constitue un doublon reste dans les données.
Dans cet article, vous verrez quoi décider avant de confier le travail et par où le laisser commencer. Vous verrez aussi quels droits accorder, comment contrôler le travail en cours et ce qu'il faut récupérer à leur départ.
Ce qu'il faut décider avant de transmettre la main
La personne à qui vous déléguez peut faire le travail. Ce qu'elle ne peut pas savoir, c'est comment votre équipe utilise les fiches. Ces quatre décisions doivent être formalisées par écrit avant la première fusion.
Ce qui constitue un doublon
Ce qui compte comme doublon dépend du cas, et ce qu'une équipe considère comme un doublon n'est pas forcément le cas pour une autre. Un contact avec une adresse professionnelle et une adresse personnelle peut être une seule personne pour les ventes et deux pour le marketing.
Rédigez la définition par objet, avec quelques exemples réels. Notre article sur ce qu'est un doublon couvre les cas courants.
Quelle valeur l'emporte lors d'une fusion
Pour chaque champ à valeur unique, définissez la source à retenir. Pour les champs à valeurs multiples pris en charge, décidez s'il faut combiner les valeurs. Le propriétaire, l'étape du cycle de vie et le statut d'abonnement aux e-mails demandent une attention particulière, car un mauvais résultat atteint les ventes et le marketing.
Ce qui va en vérification, et qui décide
Certaines correspondances resteront ambiguës, par exemple un même nom dans la même entreprise avec une adresse e-mail différente. Décidez où elles vont et qui y répond. Sans cela, la personne devine ou s'arrête.
Ce qui est exclu
Listez ce qui ne doit jamais être fusionné : comptes partenaires, enregistrements synchronisés avec la facturation, ou clients en cours de renouvellement. Listez aussi les objets hors périmètre pour l'instant.
| Décision | Exemple | Qui s'en charge |
|---|---|---|
| Ce qui constitue un doublon | Des contacts ayant le même e-mail sont une seule personne | Le propriétaire du CRM, avec les équipes qui utilisent les fiches |
| Quelle valeur l'emporte | Le responsable provient de la fiche ayant l'activité la plus récente | Le responsable du CRM, avec les ventes |
| Ce qui part en révision | Même nom et même entreprise, e-mail différent | Le responsable du CRM |
| Ce qui est exclu | Comptes partenaires et fiches de facturation | Le responsable du CRM, avec la finance |
| Qui peut rejeter une correspondance | Seul le propriétaire du CRM | Le responsable du CRM |
Commencez par les doublons évidents
Commencez par des correspondances exactes sur le champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail ou le domaine. Ce sont les plus faciles à expliquer et les moins susceptibles de provoquer un litige.
Demandez à la personne de prévisualiser un échantillon avant toute fusion en masse. Avant la première grande fusion, sauvegardez les fiches concernées, comme décrit dans comment sauvegarder votre CRM avant une grande fusion.
Les rejets demandent la même prudence. Une correspondance rejetée sort des résultats futurs, donc ne demandez le rejet que si la personne est certaine.
Définissez les autorisations pour cette tâche
Attribuez à chaque personne son propre identifiant. Les identifiants partagés masquent qui a fusionné quoi, et sont difficiles à annuler.
Dans le CRM, n'accordez que les droits nécessaires au nettoyage, comme la modification et la fusion des objets concernés. Connecter un outil de nettoyage au CRM peut nécessiter des droits d'administrateur, que vous pouvez accorder vous-même et conserver.
Décidez si elles peuvent modifier les règles ou seulement les appliquer. Si les règles changent pendant le nettoyage, les fusions réalisées au début et à la fin ne correspondent plus.
Vérifiez le travail pendant son exécution
Un bref contrôle évite que de petites erreurs se répètent sur des milliers de fiches. Vérifiez trois points.
- Décomptes : le nombre de correspondances trouvées, fusionnées, envoyées en vérification et rejetées depuis le dernier point.
- Exemples : quelques fiches fusionnées, choisies au hasard, avec leurs propriétaires et associations.
- La liste de révision : répondez à ce qui attend, pour que le travail ne soit pas bloqué.
Un total de départ permet de mesurer les progrès. Notre article sur comment savoir combien de doublons votre CRM contient explique comment en obtenir un.
Ce qu'il faut récupérer à leur départ
La délégation finit un jour, et le savoir ne doit pas partir avec la personne. Avant son dernier jour, demandez une passation couvrant :
- Les règles en vigueur : toute décision prise en cours de route, ajoutée aux règles écrites.
- Un historique des fusions : ce qui a été fusionné, quand et avec quelles valeurs.
- Éléments à examiner : ce qui reste en attente, et pourquoi.
- Correspondances rejetées : ce qui a été écarté, afin que personne ne se demande pourquoi ces fiches n'apparaissent jamais.
- Accès : identifiants et droits retirés ou réaffectés.
À partir de là, une routine garde le CRM propre, comme celle décrite dans notre Checklist de maintenance des fiches CRM.
Comment Dedupely vous aide à déléguer un nettoyage en toute sécurité
Vérifiez les droits réels de chaque rôle avant d'inviter quelqu'un. Un utilisateur standard disposant de l'accès à la fusion n'est pas un relecteur en lecture seule ; utilisez une liste de contrôle distincte lorsqu'une personne doit évaluer les rapprochements sans pouvoir modifier les données du CRM.
Dans Dedupely, les administrateurs invitent les utilisateurs et modifient les rôles, et les utilisateurs peuvent utiliser toutes les fonctions sauf Company Settings. Vous créez les duplicate searches et définissez les règles de valeur retenue, afin que les fusions suivent les mêmes règles quel que soit leur auteur. Les jeux incertains peuvent passer en révision, et un Audit Log enregistre chaque fusion avec l'utilisateur qui l'a lancée.
Mettez en place un nettoyage que quelqu'un d'autre peut exécuter
Déléguez le travail, gardez les décisions
Quelqu'un d'autre peut mener un nettoyage de CRM efficacement si les décisions sont prises en amont. La définition d'un doublon, les règles de valeur retenue et ce qui passe en revue relèvent du responsable du CRM.
Avec ces éléments par écrit, les bonnes autorisations et de courts points réguliers, la personne en charge peut avancer vite sans deviner. Quand elle part, les règles et l'historique des fusions restent en place.
Questions fréquentes
Peut-on confier le nettoyage des données CRM à un assistant ou à une nouvelle recrue ?
Oui, une fois les décisions clés formalisées. Définissez ce qui constitue un doublon par objet, quelle valeur l'emporte lors d'une fusion, ce qui part en revue et ce qui ne doit jamais être fusionné. Faites démarrer la personne en charge sur les correspondances exactes, relisez ensemble les premières fusions et faites des points réguliers pendant toute la durée du chantier.
Que dois-je décider avant que quelqu'un d'autre fusionne des doublons dans le CRM ?
Définissez ce qui constitue un doublon, quelle valeur l'emporte dans chaque champ, où vont les correspondances floues et qui les traite. Listez aussi ce qui est exclu, comme les fiches partenaires ou de facturation, et qui peut rejeter une correspondance. Mettez-le par écrit pour que la personne décide comme vous le feriez.
Quelles autorisations faut-il pour nettoyer les doublons du CRM ?
Uniquement ce dont le nettoyage a besoin, comme modifier et fusionner les objets concernés. Donnez à chaque personne son propre identifiant afin de voir qui a fusionné quoi. Décidez si elle peut modifier les règles ou seulement les appliquer, et retirez l'accès à la fin du travail.
Comment vérifier les fusions de doublons effectuées par un autre utilisateur ?
Consultez le nombre de correspondances trouvées, fusionnées, envoyées en revue et rejetées depuis votre dernier contrôle. Ouvrez au hasard quelques enregistrements fusionnés et vérifiez le propriétaire, les associations et les champs utilisés dans vos rapports. Traitez les éléments en attente de revue pour que le travail avance.
Que doit transmettre quelqu'un après un nettoyage du CRM ?
Les règles telles qu'elles sont, y compris les décisions prises en cours de route, et un journal des fusions effectuées. Ajoutez les points de revue en attente, la liste des correspondances rejetées et une note sur les accès à retirer. Ainsi, la personne suivante pourra reprendre là où le nettoyage s'est arrêté.
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