TL;DR
- Una revisión mensual del CRM analiza lo que ha entrado desde la última revisión.
- Una revisión trimestral del CRM pregunta si sus búsquedas de duplicados siguen ajustándose a la definición de su equipo.
- Fusiona primero los duplicados evidentes, como las coincidencias exactas por correo o dominio.
- Rechaza una coincidencia solo cuando estés seguro de que los registros no son duplicados.
- Para las comprobaciones mensuales y trimestrales, Dedupely encuentra duplicados, muestra una vista previa de las fusiones y envía informes semanales.
Una primera limpieza pone el CRM en orden. Mantenerlo así requiere una rutina, porque los formularios, las importaciones y las integraciones siguen añadiendo registros, y algunos son duplicados.
Las rutinas suelen descuidarse cuando nadie sabe qué revisar. Una lista breve para cada mes y cada trimestre hace que la revisión sea repetible y fácil de traspasar a otra persona.
Este artículo es esa lista. Recibirás una lista mensual de lo nuevo, una lista trimestral de lo que ha cambiado y una tabla resumen que puedes copiar. La frecuencia con la que tu equipo debe revisarlo depende de tus fuentes, que nuestro artículo sobre con qué frecuencia deduplicar su CRM cubre.
Antes de empezar: definir qué es un duplicado
Una lista de comprobación solo funciona si todos buscan lo mismo. Qué se considera duplicado depende de cada caso: lo que un equipo considera duplicado puede no serlo para otro.
Anota tu definición por objeto, junto con el campo que identifica cada registro, como el correo para contactos y el dominio para empresas. Asigna la lista a un único responsable. No fusiona todo por su cuenta, pero se asegura de que la revisión se haga y lleva los casos poco claros al equipo adecuado.
Si trabaja en Salesforce, nuestro Guía de gobierno de datos de Salesforce explica la política más amplia sobre estándares, responsabilidades y roles. Esta lista es la rutina que se ejecuta dentro de ella.
Lista de comprobación mensual de mantenimiento de registros del CRM
La revisión mensual se centra en lo nuevo y es la más corta de las dos.
1. Revisa los nuevos duplicados por origen
Busque los duplicados creados desde su última comprobación y anote de dónde proceden: un formulario, una importación, una integración o una entrada manual. Un grupo en la misma fecha suele indicar una sola importación.
Anote el recuento. Mes a mes, muestra si una fuente mejora o empeora.
2. Fusiona los duplicados evidentes
Empieza por coincidencias exactas en el campo que identifica cada registro, como el correo o el dominio. Son los duplicados que menos discutirá tu equipo.
Si fusiona algunos duplicados de forma automática, revise una muestra de las fusiones del mes pasado. Compruebe que cada una sea una fusión que habría hecho a mano.
3. Revise las importaciones de este mes
Las listas de eventos, las bases compradas y las hojas de cálculo de otros equipos llegan a golpes. Busca duplicados en cada importación mientras el origen aún está fresco en la memoria de todos. Nuestro artículo sobre cómo las listas de eventos y de compras generan duplicados explica por qué son una fuente frecuente.
4. Revisa las coincidencias pendientes
Las coincidencias dudosas esperan en revisión hasta que alguien decida. Fusione las que haya confirmado. Rechace una coincidencia solo cuando tenga la certeza de que no es un duplicado, ya que una coincidencia rechazada no volverá a aparecer en sus búsquedas.
Deje el resto en manos de quienes conocen los registros, como el responsable de la cuenta.
5. Busque registros que no puedan emparejarse
Revisa los registros nuevos que no tengan el campo que los identifica, como un contacto sin email. Busca también valores de relleno como test@test.com o "John Doe". Ambos dificultan encontrar duplicados futuros, y los valores de relleno pueden agrupar registros no relacionados.
6. Anota cualquier novedad que escriba en el CRM
Pregunte si algún formulario, integración o herramienta empezó a escribir en el CRM este mes. Añádalo a una lista con la fecha. Cuando aparezca después un nuevo patrón de duplicados, esa lista le indicará de dónde viene.
Checklist trimestral de mantenimiento de registros del CRM
La revisión trimestral se centra en lo que ha cambiado: sus fuentes, sus reglas y su equipo. Lleva más tiempo, y conviene involucrar a los equipos que usan los registros.
1. Busca patrones de duplicados que ninguna búsqueda cubre
Tus búsquedas encuentran los duplicados que ya conoces. Cada trimestre, prueba una combinación nueva, como nombre con empresa o nombre con país. También puedes permitir pequeñas erratas en un campo.
Cambia una cosa a la vez. Si el recuento se dispara, abre una muestra y comprueba si las nuevas coincidencias son duplicados reales.
2. Compruebe que su definición sigue vigente
Los equipos cambian la forma de usar los registros. Ventas puede empezar a registrar las sucursales por separado, o marketing puede pasar a campañas basadas en cuentas. Pregunte a cada equipo si lo que considera un duplicado ha cambiado.
Si ha ocurrido, conviene actualizar las búsquedas y cualquier fusión automática antes de la revisión del mes siguiente.
3. Revisa qué valores prevalecen en una fusión
Revisa los registros fusionados del trimestre. Comprueba los campos que suelen causar problemas cuando son incorrectos: propietario, etapa del ciclo de vida y baja de correo.
Si un registro fusionado conservó un valor que su equipo no quería, ajuste la regla para ese campo.
4. Revisa todas las herramientas que escriben en el CRM
Repase su lista de formularios, integraciones e importaciones, comprobando las asignaciones de campos. Confirme que cada origen coincide en el campo acordado por su equipo, ya que un cambio de asignación puede provocar un pico de duplicados. Nuestro artículo sobre duplicados recurrentes de integraciones CRM profundiza en el tema.
5. Revise los registros de personas que se han ido
Cuando el propietario de un registro se va, alguien que no encuentra el registro puede volver a crearlo. Reasigne esos registros y compruebe si hay duplicados creados alrededor de cada salida.
6. Compara cada trimestre con el anterior
Ponga los recuentos mensuales uno junto a otro. Revise los nuevos duplicados por origen, las fusiones realizadas y las coincidencias aún pendientes. Comparta las cifras con los equipos que usan los registros, para que vean qué ha cambiado.
7. Planifique cualquier fusión grande
Si la revisión trimestral detecta un patrón nuevo y grande, planifique su fusión por separado. Decida si necesita exportar antes. Nuestra guía sobre hacer una copia de seguridad de tu CRM antes de una fusión grande le ayuda a elegir.
Lista de comprobación del mantenimiento de registros del CRM de un vistazo
| Cuándo | Tarea | Qué buscar |
|---|---|---|
| Mensual | Nuevos duplicados por origen | Qué fuente añadió duplicados desde la última revisión |
| Mensual | Fusione los duplicados evidentes | Coincidencias exactas por correo o dominio; una muestra de fusiones automáticas |
| Mensual | Las importaciones de este mes | Duplicados procedentes de listas de eventos, listas compradas y hojas de cálculo |
| Mensual | Coincidencias en revisión | Fusionar lo confirmado; rechazar solo lo seguro |
| Mensual | Registros que no pueden emparejarse | Emails o dominios que faltan; valores de relleno |
| Mensual | Nuevas herramientas que escriben en el CRM | Todo lo añadido a la lista activa |
| Trimestral | Nuevos patrones de duplicados | Combinaciones que ninguna búsqueda cubre todavía |
| Trimestral | Su definición de duplicado | Cambios en el uso de los registros por parte de los equipos |
| Trimestral | Qué valores prevalecen | Propietario, etapa del ciclo de vida y baja tras las fusiones |
| Trimestral | Herramientas que escriben en el CRM | Asignaciones de campos y el campo por el que coincide cada origen |
| Trimestral | Registros de personas que se fueron | Registros sin propietario y duplicados creados alrededor de una salida |
| Trimestral | Trimestre contra trimestre | Tendencias en nuevos duplicados, fusiones y revisión |
| Trimestral | Fusiones masivas | Si un nuevo patrón necesita su propio plan y una exportación |
Cómo Dedupely respalda tus revisiones mensuales y trimestrales
En Dedupely, creas búsquedas de duplicados para cada patrón de tu lista, envías a revisión los conjuntos poco claros y previsualizas cada fusión antes de ejecutarla. De forma predeterminada, recibes un informe de duplicados cada semana, y cada fusión queda registrada con sus valores originales. Cuando estés seguro de que una coincidencia no es un duplicado, la rechazas una vez y deja de aparecer en tus búsquedas.
Una rutina que su equipo pueda repetir
El mantenimiento de registros del CRM funciona mejor como una rutina con un responsable. La revisión mensual cubre lo nuevo: duplicados por origen, importaciones recientes, la lista de revisión y los registros que no se pueden emparejar.
La revisión trimestral atiende lo que ha cambiado: nuevos patrones, la definición de duplicado de su equipo, las decisiones de fusión y las herramientas que escriben en el CRM. Ejecute ambas, compare las cifras a lo largo del tiempo, y cada revisión dejará un poco menos por encontrar.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una lista de comprobación para el mantenimiento de registros del CRM?
Una parte mensual para lo nuevo y una trimestral para lo que ha cambiado. Cada mes, revisa los nuevos duplicados por origen, las importaciones recientes, las coincidencias en revisión y los registros sin campos clave. Cada trimestre, busca nuevos patrones de duplicados, confirma tu definición de duplicado, revisa las decisiones de fusión y comprueba todas las herramientas que escriben en el CRM.
¿Qué debe incluir una revisión mensual de datos del CRM?
Una revisión mensual cubre lo que ha entrado en el CRM desde la anterior. Revise los duplicados nuevos por origen, compruebe las importaciones recientes, resuelva las coincidencias pendientes y busque registros sin correo o dominio. Anote también cualquier formulario, integración o herramienta que empezó a escribir en el CRM, para localizar después los patrones con facilidad.
¿Qué es el mantenimiento de registros del CRM?
El mantenimiento de registros del CRM es el trabajo rutinario que mantiene los registros precisos y utilizables. Incluye localizar y fusionar duplicados, completar o corregir campos clave como el correo y el dominio, y eliminar datos de relleno. También abarca la revisión de los formularios, importaciones e integraciones que añaden registros, para detectar los problemas a tiempo.
¿Quién debe encargarse del mantenimiento de los registros del CRM?
Una persona concreta, a menudo de RevOps o del equipo que administra el CRM. El responsable se asegura de que cada revisión se haga a tiempo y anota lo que encontró. Las coincidencias dudosas pasan a quienes conocen los registros, y uno o dos suplentes cubren cuando el responsable no está.
¿Qué debe incluir una auditoría trimestral del CRM?
Buscar patrones de duplicados que ninguna búsqueda cubre todavía, confirmar que la definición de duplicado de cada equipo sigue vigente, revisar qué valores prevalecieron en las fusiones recientes, sobre todo el propietario y la fase del ciclo de vida, comprobar las asignaciones de campos en cada herramienta conectada y comparar los recuentos del trimestre con los del anterior.
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