TL;DR
- Los clientes de seguros e inmobiliarias suelen volver años después, con nuevos correos, teléfonos o direcciones.
- Los formularios de presupuesto y los portales de anuncios pueden crear un contacto nuevo por cada consulta.
- Los agentes y colaboradores que añaden a la misma persona por separado crean duplicados con distintos propietarios.
- Si los miembros de un hogar comparten un único registro del CRM es una cuestión que cada equipo decide caso por caso.
- Dedupely encuentra clientes y leads duplicados, sea cual sea su origen, y conserva su historial al fusionarlos.
Un cliente de seguros renueva cada año y añade una póliza cuando compra un coche o una vivienda. Un cliente inmobiliario compra, vende y, años después, recomienda a un amigo. Ambos negocios se basan en relaciones que duran.
Por eso también se llenan de duplicados sus CRM. Cada solicitud de presupuesto, consulta desde el portal y lista de contactos de un agente puede volver a añadir a la misma persona, a menudo con datos que cambiaron desde la vez anterior.
En este artículo verá de dónde proceden estos duplicados y qué cuenta como uno para clientes y hogares. También verá cómo decidir la propiedad y por dónde empezar. Trata sobre personas y hogares; los registros de pólizas y de anuncios no se tratan aquí.
Por qué los seguros y el sector inmobiliario comparten el mismo problema
Los dos sectores venden cosas distintas, pero sus CRM se parecen. Las personas se comunican muchas veces, por muchos canales, y los agentes o productores suelen añadir contactos por su cuenta. Además, los clientes vuelven tras largos periodos, cuando sus datos ya han cambiado.
Cada uno de ellos genera duplicados. Juntos, dificultan ver que el lead de hoy es un cliente de hace años.
Dónde proceden los duplicados
La configuración de cada equipo es distinta, así que la combinación de fuentes varía. Estas cuatro aparecen con frecuencia.
Formularios de presupuesto y proveedores de leads
Un prospecto solicita un presupuesto de auto y, un mes después, uno de hogar, y cada formulario crea un nuevo lead. Los leads comprados a proveedores externos pueden repetir personas que ya te pidieron presupuesto. Cualquier formulario crea un registro nuevo cuando no encuentra el existente.
Portales de anuncios y consultas de inmuebles
Los compradores revisan muchos anuncios y preguntan por varios. Cada consulta puede llegar al CRM como un contacto nuevo, a veces desde otro portal o con otro correo.
Agentes y productores que añaden sus propios contactos
Los agentes importan sus contactos del teléfono, su círculo de influencia o una lista de una antigua agencia. Cuando dos agentes conocen a la misma persona, el CRM tiene dos registros con dos propietarios. Reglas de asignación y propiedad de leads puede empeorarlo cuando los leads se asignan antes de comprobar si ya existe un registro.
Clientes que vuelven años después
Un cliente que vuelve tras años puede haberse mudado, casado, cambiado de nombre o de correo. El registro antiguo guarda su historial, pero nada en él coincide con la nueva consulta. Deterioro de los datos y duplicados se alimentan entre sí de esta forma en cualquier CRM, y los ciclos de cliente largos lo hacen más probable.
Seguros e inmobiliarias, lado a lado
| Agencias de seguros | Equipos inmobiliarios | |
|---|---|---|
| De dónde llegan las personas nuevas | Formularios de presupuesto, proveedores de clientes potenciales, recomendaciones | Portales de anuncios, jornadas de puertas abiertas, referidos |
| Quién añade contactos a mano | Productores y gestores de cuentas | Agentes y asistentes |
| Por qué vuelven los clientes | Renovaciones, nuevas pólizas, cambios personales | Una nueva compra, una venta, un inmueble de inversión |
| Coincidir por nombre de pila | Correo exacto y luego nombre con teléfono | Correo exacto, luego nombre con número de móvil |
| Ten cuidado con | Miembros de un mismo hogar en una póliza | Copropietarios y direcciones de inmuebles |
Qué cuenta como duplicado en clientes y hogares
Qué se considera duplicado depende de cada caso. Lo que una agencia o un equipo considera duplicado puede no serlo para otro.
La misma persona por dos canales
Un cliente que rellenó un formulario de presupuesto y que además un productor añadió es una persona en dos registros. Es el duplicado más claro y el primero que hay que fusionar.
Hogares, cónyuges y copropietarios
Cónyuges de una misma póliza o copropietarios de una vivienda suelen compartir dirección, teléfono y a veces correo. Algunos equipos mantienen un registro por persona y los vinculan; otros tratan al hogar como un solo cliente. Emparejamiento de personas dentro del mismo hogar sigue reglas distintas a las de cruzar contactos de empresa.
Una persona en varias funciones
Un comprador que vende después sigue siendo la misma persona. Lo mismo con un cliente que tiene pólizas de auto, hogar y vida. Muchos equipos mantienen un contacto y registran cada compra, venta o póliza por separado, así que un segundo rol no es motivo para un segundo registro.
Negocios, propietarios y socios
Un cliente comercial y su propietario, o un inversor y la sociedad que posee sus inmuebles, pueden compartir nombre y dirección. Son registros relacionados que parecen duplicados. Los prestamistas, inspectores y otros socios que suelen añadir muchos agentes merecen una búsqueda aparte.
Decida quién es el propietario del registro antes de fusionar
En ambos sectores, el propietario de un registro suele estar ligado a comisiones o a una cartera de clientes. Fusionar dos registros con dos propietarios significa que uno de ellos pierde el contacto.
- Acuerde la regla de responsable: por ejemplo, el agente o productor asignado conserva al cliente, o gana el propietario del registro más antiguo.
- Reasigne los registros de las personas que se han ido: asigne un propietario actual antes de fusionar, para que un propietario inactivo no prevalezca.
- Conserve el origen original del cliente potencial: muestra qué canal o socio de referencia trajo primero al cliente.
Son decisiones de negocio tanto como de datos. Consiga que quienes gestionan agentes o productores estén de acuerdo antes de la primera fusión.
Por dónde empezar la limpieza
Empezar con pasos pequeños y seguros, y avanzar después hacia las coincidencias que requieren criterio.
Fusione primero las coincidencias exactas de correo
Los registros con el mismo correo son los más fáciles de confirmar. Revisa los conjuntos que comparten correo de hogar antes de fusionarlos.
Luego coincida por nombre con teléfono
Los clientes que vuelven suelen tener un correo nuevo, así que buscar por nombre y móvil localiza a muchos. Los números de teléfono guardados en formatos distintos deberían coincidir una vez que se ignore el formato.
Decide qué valores prevalecen
En muchos campos, el valor más reciente es el correcto: la dirección, el teléfono y el correo actuales. Las bajas y las preferencias de comunicación requieren más cuidado, ya que perder una supone contactar con alguien que pidió que dejaran de hacerlo.
Rechaza solo lo que tengas claro
Los miembros de un mismo hogar que mantiene separados seguirán apareciendo como coincidencias. Rechace una coincidencia solo cuando esté seguro de que no es un duplicado, ya que no volverá a aparecer en búsquedas posteriores.
Cómo Dedupely mantiene un único registro por cliente a lo largo de los años
Dedupely funciona con archivos CSV y con conexiones de CRM compatibles, como HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble y Google Contacts. No se conecta a todas las plataformas de seguros o inmobiliarias. En los registros de contacto compatibles, elija el responsable acordado, revise las coincidencias por unidad familiar y previsualice cada fusión. Pruebe las actividades y asociaciones compatibles antes de una limpieza masiva.
Las relaciones largas merecen un solo registro
Las aseguradoras y las inmobiliarias ganan manteniendo clientes durante años. Esa misma fortaleza llena el CRM de duplicados, porque las personas vuelven por nuevos canales con datos nuevos, y varios agentes pueden conocerlas.
Acordar qué cuenta como duplicado, quién es propietario del registro y qué valores prevalecen convierte ese historial en un registro por cliente. La próxima vez que un antiguo cliente escriba, quien responda podrá ver toda la relación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionan las agencias de seguros los registros de clientes duplicados?
Muchas agencias empiezan fusionando clientes con el mismo correo y luego cotejan nombre y teléfono para localizar a quienes cambiaron de correo. Antes de fusionar, acuerdan qué productor es dueño del cliente y qué valores prevalecen. Los miembros de un hogar con la misma póliza se revisan por separado, ya que algunas agencias mantienen un registro para cada persona.
¿Cómo eliminas duplicados de contactos en un CRM inmobiliario?
Empieza con coincidencias exactas de correo y luego cruza nombre con número de móvil para encontrar antiguos clientes que volvieron con un correo nuevo. Acordad qué agente conserva el contacto antes de fusionar. Ten cuidado con las coincidencias por dirección, porque una misma dirección puede haber pertenecido a varios compradores y vendedores sin relación entre sí a lo largo de los años.
¿Deben los cónyuges de una misma póliza compartir un registro de CRM?
Depende del caso: algunos equipos guardan un registro por cónyuge, vinculados como hogar, para que se vean las preferencias de cada persona. Otros tratan el hogar como un único cliente. Elija un enfoque, aplíquelo en todos los casos y rechace las coincidencias entre cónyuges que mantenga separados.
¿Es un comprador que después vende un contacto duplicado?
No, un comprador que más tarde vende es una sola persona con dos operaciones. Muchos equipos mantienen un único contacto y registran cada compra o venta por separado. Surge un duplicado cuando la segunda operación crea un contacto nuevo, por ejemplo porque el cliente usó un correo distinto.
¿Quién debe ser responsable de un contacto que han introducido dos agentes?
Tu equipo decide, idealmente antes de cualquier fusión. Reglas habituales son que el agente o productor de registro conserve al cliente, o que prevalezca el responsable del registro más antiguo. Escribe la regla y aplícala en todas las fusiones, para que comisiones y relaciones no dependan del registro que sobreviva por azar.
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