TL;DR
- I clienti assicurativi e immobiliari tornano spesso anni dopo, con nuove email, telefoni o indirizzi.
- I moduli per i preventivi e i portali annunci possono creare un nuovo contatto per ogni richiesta.
- Agenti e produttori che aggiungono separatamente la stessa persona creano duplicati con responsabili diversi.
- Se i membri di un nucleo familiare condividano un unico record CRM è una scelta caso per caso per ogni team.
- Dedupely trova clienti e lead duplicati, qualunque sia la loro fonte, e conserva la loro cronologia durante l'unione.
Un cliente assicurativo rinnova ogni anno e aggiunge una polizza quando acquista un'auto o una casa. Un cliente immobiliare compra, poi vende, e anni dopo porta un amico. Entrambe le attività si basano su rapporti che durano.
È anche il motivo per cui i loro CRM si riempiono di duplicati. Ogni richiesta di preventivo, richiesta dal portale e lista contatti dell'agente può aggiungere di nuovo la stessa persona, spesso con dati cambiati dall'ultima volta.
In questo articolo vedrai da dove arrivano questi duplicati e cosa conta come tale per clienti e nuclei familiari. Vedrai anche come decidere la proprietà e da dove iniziare. L'articolo riguarda persone e nuclei familiari; i record di polizze e annunci non sono trattati qui.
Perché assicurazioni e immobiliare condividono lo stesso problema
I due settori vendono cose diverse, ma i loro CRM somigliano. Le persone vengono contattate molte volte, attraverso molti canali, e agenti o produttori spesso aggiungono contatti da soli. I clienti tornano anche dopo lunghi periodi, quando i loro dati sono cambiati.
Ognuno di questi crea duplicati. Insieme, rendono difficile capire che il nuovo lead di oggi è un cliente di anni fa.
Da dove provengono i duplicati
La configurazione di ogni team è diversa, quindi cambia il mix di fonti. Queste quattro ricorrono spesso.
Moduli di preventivo e fornitori di lead
Un prospect richiede un preventivo auto, poi un preventivo casa un mese dopo, e ogni modulo crea un nuovo lead. I lead acquistati da fornitori esterni possono ripetere persone che ti hanno già chiesto un preventivo. Ogni modulo crea un nuovo record se non trova quello esistente.
Portali immobiliari e richieste di informazioni sugli immobili
Gli acquirenti consultano molti annunci e chiedono informazioni su più di uno. Ogni richiesta può arrivare al CRM come nuovo contatto, a volte da un portale diverso o con un'email diversa.
Agenti e produttori che aggiungono i propri contatti
Gli agenti importano i contatti del telefono, la loro rete di conoscenze o una lista di un'agenzia precedente. Quando due agenti conoscono la stessa persona, il CRM si ritrova con due record e due responsabili. Regole di assegnazione e proprietà dei lead può peggiorare la situazione quando i lead vengono assegnati prima che qualcuno verifichi se esiste già un record.
Clienti che tornano dopo anni
Un cliente che torna dopo anni può essersi trasferito, sposato, aver cambiato nome o email. Il vecchio record contiene la sua storia, ma nulla al suo interno corrisponde alla nuova richiesta. Obsolescenza dei dati e duplicati si alimentano a vicenda in questo modo in qualsiasi CRM, e i cicli di cliente lunghi lo rendono più probabile.
Assicurazioni e immobiliare affiancate
| Agenzie assicurative | Team immobiliari | |
|---|---|---|
| Da dove arrivano le nuove persone | Moduli di preventivo, fornitori di lead, referral | Portali di annunci, open house, segnalazioni |
| Chi aggiunge i contatti manualmente | Produttori e account manager | Agenti e assistenti |
| Perché i clienti tornano | Rinnovi, nuove polizze, cambiamenti di vita | Un nuovo acquisto, una vendita, un immobile di investimento |
| Abbina per primo | Email esatta, poi nome con telefono | Email esatta, poi nome con numero di cellulare |
| Fai attenzione a | Membri dello stesso nucleo su un'unica polizza | Co-acquirenti e indirizzi degli immobili |
Cosa conta come duplicato per clienti e nuclei familiari
Cosa conta come duplicato dipende dal caso. Ciò che un'agenzia o un team considera un duplicato può non esserlo per un altro.
La stessa persona da due canali
Un cliente che ha compilato un modulo di preventivo ed è stato anche aggiunto da un produttore è una sola persona in due record. È il duplicato più evidente, da unire per primo.
Nuclei familiari, coniugi e co-acquirenti
Coniugi nella stessa polizza o co-acquirenti della stessa casa condividono spesso indirizzo, telefono e talvolta email. Alcuni team mantengono un record per persona collegandoli; altri considerano il nucleo familiare un unico cliente. Abbinare le persone nello stesso nucleo familiare segue regole diverse rispetto all'abbinamento dei contatti aziendali.
Una persona in più ruoli
Un acquirente che in seguito vende resta sempre una persona. Lo stesso vale per un cliente con polizze auto, casa e vita. Molti team mantengono un solo contatto e tracciano separatamente ogni acquisto, vendita o polizza, quindi un secondo ruolo non è un motivo per un secondo record.
Aziende, titolari e partner
Un cliente commerciale e il suo titolare, o un investitore e la società che detiene i suoi immobili, possono condividere nome e indirizzo. Sono record collegati che sembrano duplicati. Finanziatori, ispettori e altri partner che molti agenti aggiungono meritano una ricerca separata.
Decidere chi è il proprietario del record prima di unire
In entrambi i settori, il responsabile di un record è spesso legato a provvigioni o portafoglio clienti. Unire due record con due responsabili significa che uno dei due perde il contatto.
- Concordate la regola sul responsabile: ad esempio, l'agente o produttore di riferimento mantiene il cliente, oppure vince il responsabile del record più vecchio.
- Riassegna i record di chi ha lasciato: assegnate loro un responsabile attuale prima di unire, così un responsabile inattivo non prevale.
- Mantieni la fonte originale del lead: mostra quale canale o partner di segnalazione ha portato per primo il cliente.
Sono decisioni commerciali oltre che sui dati. Far concordare prima della prima unione le persone che gestiscono agenti o produttori.
Da dove iniziare la pulizia
Inizia in piccolo e in sicurezza, poi passa alle corrispondenze che richiedono valutazione.
Unisci prima le corrispondenze esatte di email
I record con la stessa email sono i più facili da confermare. Verifica i gruppi che condividono un'email familiare prima di unirli.
Poi abbina per nome e telefono
I clienti di ritorno spesso hanno una nuova email, quindi la ricerca per nome e numero di cellulare ne trova molti. I numeri di telefono salvati in formati diversi dovrebbero comunque corrispondere una volta ignorata la formattazione.
Decidi quali valori vincono
Per molti campi conta il valore più recente: indirizzo, telefono ed email attuali. Opt-out e preferenze di comunicazione richiedono più attenzione, perché perderne uno significa contattare qualcuno che ti aveva chiesto di smettere.
Rifiutare solo ciò di cui si è certi
I membri dello stesso nucleo familiare che tieni separati continueranno a comparire come corrispondenze. Rifiuta una corrispondenza solo quando sei certo che non sia un duplicato, perché non ricomparirà nelle ricerche successive.
Come Dedupely mantiene un solo record per cliente nel tempo
Dedupely funziona con file CSV e connessioni CRM supportate, tra cui HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble e Google Contacts. Non si collega a ogni piattaforma assicurativa o immobiliare. Per i record di contatto supportati, scegli il responsabile concordato, verifica le corrispondenze per nucleo familiare e visualizza in anteprima ogni unione. Testa le attività e le associazioni supportate prima di una pulizia in blocco.
Le relazioni lunghe meritano un solo record
Assicurazioni e agenzie immobiliari vincono mantenendo i clienti per anni. La stessa forza riempie il CRM di duplicati, perché le persone tornano attraverso nuovi canali con nuovi dati, e più agenti possono conoscerle.
Concordare cosa conta come duplicato, chi è proprietario del record e quali valori prevalgono trasforma quella storia in un solo record per cliente. La prossima volta che un ex cliente si fa vivo, chi risponde può vedere l'intera relazione.
Domande frequenti
Come gestiscono le agenzie assicurative i record clienti duplicati?
Molte agenzie iniziano unendo i clienti con la stessa email, poi confrontano nome e telefono per trovare chi ha cambiato email. Prima dell'unione concordano quale produttore gestisce il cliente e quali valori prevalgono. I membri di una stessa famiglia su una polizza vengono verificati a parte, perché alcune agenzie tengono ogni persona nel proprio record.
Come elimini i duplicati dei contatti in un CRM immobiliare?
Parti dalle corrispondenze esatte sull'email, poi abbina nome e numero di cellulare per trovare i clienti passati che sono tornati con una nuova email. Prima di unire, concordate quale agente mantiene il contatto. Fai attenzione agli abbinamenti per indirizzo: nel tempo un indirizzo di proprietà può appartenere a più acquirenti e venditori non collegati.
I coniugi con la stessa polizza devono condividere un record CRM?
Dipende dai casi: alcuni team mantengono un record per coniuge, collegati come nucleo familiare, così le preferenze di ciascuno restano visibili. Altri trattano il nucleo come un unico cliente. Scegliere un approccio, applicarlo ovunque e rifiutare le corrispondenze tra coniugi che si tengono separati.
Un acquirente che poi rivende un contatto duplicato?
No, un acquirente che poi vende è una sola persona con due transazioni. Molti team mantengono un unico contatto e registrano ogni acquisto o vendita separatamente. Un duplicato compare quando la seconda transazione crea un nuovo contatto, ad esempio perché il cliente ha usato una nuova email.
Chi deve gestire un contatto inserito da due agenti?
Il tuo team decide, idealmente prima di qualsiasi unione. Regole comuni sono che l'agente o il produttore di riferimento mantenga il cliente, oppure che vinca il proprietario del record più vecchio. Scrivi la regola e applicala a ogni unione, così commissioni e relazioni non dipendono da quale record sopravvive.
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