TL;DR
- La obsolescencia de datos es que los datos del CRM caducan a medida que cambian las personas y las empresas.
- Un duplicado es un segundo registro de la misma persona o empresa.
- Los registros obsoletos suelen permanecer mientras se crean nuevos registros para las mismas personas.
- Los duplicados ocultan qué registro está actualizado, así que las modificaciones llegan a uno y no al otro.
- Dedupely encuentra registros que se han ido desfasando y los fusiona, conservando los valores más recientes.
Los datos del CRM envejecen: las personas cambian de empleo, de correo y de teléfono, y las empresas se trasladan, cambian de marca y de web. Los registros que las describían hace un año dejan poco a poco de ser ciertos.
Los datos obsoletos y los duplicados suelen tratarse como dos problemas separados, con limpiezas separadas. En la práctica, cada uno empeora al otro. Los registros antiguos se quedan donde están, se crean otros nuevos junto a ellos y nadie sabe cuál es el vigente.
En este artículo verá qué es la caducidad de los datos, en qué se diferencia de los duplicados y cómo se alimentan mutuamente. También verá el orden que facilita corregir ambos.
¿Qué es la degradación de los datos del CRM?
La obsolescencia de los datos del CRM significa que los valores almacenados ya no describen a la persona o la empresa. Las personas cambian de empleo y de teléfono, y las empresas se trasladan o cambian de marca, mientras sus datos antiguos siguen en el CRM.
Los duplicados y los registros desactualizados son problemas distintos
Un duplicado es un segundo registro de la misma persona o empresa. Un registro desactualizado es un único registro con valores que ya no son ciertos. Uno trata de cuántos registros existen; el otro, de si sus valores están al día.
| Registro duplicado | Registro desactualizado | |
|---|---|---|
| Qué está mal | La misma persona o empresa existe más de una vez | Los valores del registro ya no reflejan la realidad |
| Cómo surge | Los formularios, las importaciones, las sincronizaciones y la entrada manual crean un registro nuevo | Pasa el tiempo y nadie actualiza el registro |
| Cómo lo detectas | Dos comerciales llaman a la misma persona; los informes cuentan a los clientes dos veces | Los correos rebotan; las llamadas llegan a la persona equivocada |
| Cómo se corrige | Fusione los registros decidiendo qué valores prevalecen | Actualiza, archiva o elimina el registro |
Los dos suelen aparecer juntos, y ahí empiezan los problemas.
Cómo la obsolescencia de los datos crea duplicados
Cuando cambia una persona o una empresa, el registro antiguo rara vez cambia con ella. La próxima vez que llegue al CRM, lo hará con datos nuevos, que no coinciden con el registro antiguo.
Una nueva dirección de correo
Alguien cambia de empleo o empieza a usar otra dirección. Su próximo formulario o registro llega con un correo que el CRM no ha visto antes, así que crea un contacto nuevo. El anterior se queda donde estaba.
Un nuevo nombre de empresa o sitio web
Una empresa cambia de marca o se traslada a un dominio nuevo. Los registros que llegan con el nombre o sitio web nuevos no coinciden con el registro antiguo de la empresa, así que aparece una segunda empresa.
Un nuevo número de teléfono o dirección
Un comercial no localiza a un cliente por su número o sede actuales, así que crea un registro nuevo a mano. El cliente ya estaba, pero con datos que habían quedado obsoletos.
Listas antiguas que vuelven
Una exportación antigua, una lista de eventos o una lista comprada puede devolver valores que ya fueron sustituidos. Si se importan sin hacer coincidencias, crean registros junto a los actuales.
Estas son causas habituales, y hay otras. Por qué un CRM sigue creando duplicados depende de cada caso, como explicamos en por qué su CRM sigue creando duplicados.
Cómo los duplicados ocultan el deterioro de los datos
Una vez que una persona o empresa tiene dos registros, es difícil saber cuál está actualizado. Eso hace que la obsolescencia sea más difícil de ver y de corregir.
Las actualizaciones llegan a un único registro
Un comercial actualiza el teléfono en el registro que encuentra. Marketing actualiza el correo en el registro que encuentra. Cada registro acaba con parte de la información actual, y ninguno está completo.
Se siguen usando valores antiguos
Los flujos de trabajo, secuencias e informes se ejecutan sobre el registro que encuentran. Si es el desactualizado, los correos rebotan, las llamadas llegan al número equivocado y el propietario puede ser alguien que ya se fue.
El registro equivocado puede ganar una fusión
Cuando por fin se fusionan los registros, el resultado depende de qué valores prevalezcan. Una fusión que conserva los valores más antiguos puede devolver datos desactualizados por encima de los datos actuales.
Primero los duplicados, después los datos desactualizados
El orden importa. Si actualiza los registros obsoletos antes de deduplicar, puede actualizar uno y dejar su duplicado sin cambios. Fusionar primero deja a cada persona o empresa un único registro que mantener al día.
Empiece por los duplicados evidentes
Empiece por las coincidencias exactas en el campo que identifica cada registro, como el correo para personas o el dominio para empresas. Son las menos arriesgadas de fusionar, y cada grupo elimina ruido para el paso siguiente.
Conserve los valores que pueda verificar
Un registro reciente puede seguir conteniendo una dirección antigua o un valor provisional. Elija la fuente en la que confía para cada campo, confirme los datos de contacto cuando sea posible y mantenga los campos de origen y consentimiento bajo sus propias reglas. La fecha de actualización de un registro no demuestra que todos sus valores estén al día.
Después decide qué hacer con los registros obsoletos
Cuando cada persona o empresa tenga un solo registro, revisa lo que sigue desactualizado. Algunos registros pueden actualizarse. Otros, como contactos que se fueron sin datos de contacto nuevos, quizá convenga archivarlos o eliminarlos según tu propia política de datos.
Repetir según un calendario
El deterioro no se detiene, y tampoco los nuevos duplicados. Una limpieza periódica mantiene ambos en niveles bajos. Tratamos el momento oportuno en con qué frecuencia deduplicar su CRM.
Por qué esperar empeora ambas cosas
Cada mes de deterioro añade valores obsoletos, y cada valor obsoleto hace menos probable que el siguiente registro nuevo coincida. Los duplicados crecen, y los registros que deberían contener la información actual se separan cada vez más.
El coste aparece en correos rebotados, responsables equivocados e informes en los que nadie confía. Por eso defendemos en contra de dejar la deduplicación para más adelante.
Cómo Dedupely mantiene los datos actualizados al fusionar duplicados
En Dedupely, cree búsquedas de duplicados confirmados y defina reglas sobre qué valor prevalece en cada campo. Elija una fuente fiable para los datos de contacto actuales y reglas separadas para el origen original y las preferencias. Revise el resultado: que un registro se haya actualizado recientemente no significa que todos sus valores sean más nuevos.
Dos problemas, un mismo orden de limpieza
La obsolescencia de datos y los duplicados empiezan de forma distinta, pero se alimentan mutuamente. Los registros desactualizados permanecen mientras se crean nuevos junto a ellos, y los duplicados ocultan cuál contiene la información vigente.
Fusione los duplicados confirmados con los valores que pueda verificar y, después, actualice o retire lo que haya quedado obsoleto. Si los datos disponibles no permiten establecer la identidad, resuelva esa incertidumbre antes de fusionar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la degradación de datos en un CRM?
La degradación de datos es el deterioro de los datos del CRM con el paso del tiempo: las personas cambian de empresa, de correo y de teléfono, y las empresas se trasladan, cambian de marca o de web. Los registros siguen existiendo, pero algunos valores ya no describen a la persona o empresa real. Le pasa a cualquier base de datos con el tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre datos duplicados y datos obsoletos?
Un duplicado es un segundo registro de la misma persona o empresa. Los datos obsoletos son un único registro con valores que ya no son ciertos. Los duplicados se resuelven fusionando registros y decidiendo qué valores prevalecen, mientras que los registros obsoletos se actualizan, archivan o eliminan.
¿La degradación de los datos provoca registros duplicados?
Sí. Cuando una persona o empresa cambia su correo, nombre o sitio web, su siguiente formulario, importación o registro puede no coincidir con el registro antiguo. El CRM crea entonces un registro nuevo, y el desactualizado permanece junto a él.
¿Conviene eliminar los registros obsoletos o fusionarlos?
Fusione un registro obsoleto solo después de confirmar que pertenece a la misma persona o empresa que el registro actual. Elija los valores verificados campo por campo y compruebe qué historial conserva su CRM. Actualice, archive o elimine el resto de registros obsoletos según su política de datos.
¿Cómo evitas que los datos del CRM queden desactualizados?
Personas y empresas cambian constantemente. Revisa periódicamente los duplicados confirmados, actualiza los datos de contacto verificados y da de baja los registros inaccesibles según tu política de datos. Elige los valores de fusión por campo y fuente fiable, en lugar de asumir que el registro más reciente siempre es el correcto.
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