TL;DR
- Compare os números de telefone pelos seus dígitos, depois de remover espaços, traços, parênteses e sinais de mais.
- Um número de telemóvel pessoal é um sinal forte de que dois registos pertencem à mesma pessoa.
- Linhas principais partilhadas e números de sucursal podem associar pessoas ou localizações diferentes por engano.
- Combine uma correspondência de telefone com um nome ou empresa antes de fundir dois registos.
- A Dedupely compara números de telefone em diferentes formatos e combina-os com os outros campos que escolher.
Os números de telefone são muitas vezes o único dado partilhado entre dois registos. Um contacto registado após uma chamada e um lead de um evento podem não ter email em comum. Ainda assim podem partilhar o mesmo número de telemóvel.
No entanto, cruzar por telefone exige cuidado. O mesmo número é escrito de muitas formas, e muitos números pertencem a mais de uma pessoa.
Neste artigo, vai ver porque é que o mesmo número aparece de forma diferente de registo para registo e como comparar números pelos seus dígitos. Vai ver também quando uma correspondência de telefone é forte, quando induz em erro e qual o número a manter numa fusão.
Porque é que o mesmo número parece diferente
As pessoas escrevem números de telefone da forma a que estão habituadas, e cada formulário, importação e integração os guarda de forma ligeiramente diferente. Um mesmo número pode chegar ao seu CRM de todas estas formas:
| Como guardado | De onde podem vir |
|---|---|
| (212) 555-0147 | Introduzido manualmente por um representante |
| 212-555-0147 | Um formulário web com máscara de telefone |
| +1 212 555 0147 | Uma integração que acrescenta o indicativo do país |
| 2125550147 | Uma folha de cálculo que removeu a formatação |
| 212.555.0147 ext. 12 | Uma assinatura de email, com extensão |
Para uma correspondência exata, são cinco valores diferentes. Os códigos de país e os zeros à esquerda acrescentam mais variações nos números internacionais, sobre as quais a nossa publicação sobre como os dados internacionais criam duplicados ocultos cobre.
Os números de preenchimento também criam ruído. Valores como 000-000-0000 ou 1234567 não são o telefone de ninguém, por isso deixe-os fora de qualquer correspondência.
Como comparar números de telefone pelos seus dígitos
A correspondência por telefone funciona quando todos os números são reduzidos ao mesmo formato. Estes passos aplicam-se independentemente da ferramenta que usa.
Remova a formatação
Remova espaços, traços, pontos, parênteses e o sinal de mais. O que resta é uma sequência de dígitos que pode comparar.
Extensões separadas
Uma extensão identifica uma pessoa por trás de um número partilhado. Mantenha-a separada dos dígitos principais, para que "ext. 12" não transforme um número válido noutro diferente.
Compare os últimos algarismos
O código de país ou o prefixo nacional pode alterar o início de um número. Comparar o final ajuda a encontrar candidatos entre formatos, mas números completos diferentes podem partilhar esse final. Mantenha disponíveis o país, o indicativo e a extensão para confirmar uma correspondência.
Quanto mais curta for a terminação que compara, mais correspondências encontra. Sete dígitos podem também unir dois números diferentes que partilham a terminação com indicativos diferentes. Uma comparação mais curta precisa de um segundo campo para a confirmar.
Quando a correspondência por telefone é forte
O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipa considera duplicado, outra pode não considerar. Ainda assim, algumas correspondências por telefone são mais fiáveis do que outras.
- Números de telemóvel pessoais. Um telemóvel costuma pertencer a uma só pessoa, por isso dois registos com o mesmo telemóvel são provavelmente o mesmo contacto.
- Telefone e nome. O mesmo número com o mesmo nome ou um semelhante é uma das correspondências mais seguras quando falta o email.
- Telefone e empresa. Nas empresas, o mesmo número principal com um nome semelhante aponta para a mesma organização.
- Um número introduzido no campo errado. Um telemóvel guardado no campo do telefone do escritório num registo e no campo do telemóvel noutro continua a ser o mesmo número.
Quando uma correspondência por telefone induz em erro
Muitos números são partilhados de propósito. Corresponder apenas pelo telefone agrupa registos que só partilham uma linha.
| Tipo de número | Fiabilidade isolada | Combine com |
|---|---|---|
| Telemóvel pessoal | Forte | Nome, a confirmar |
| Linha direta do escritório | Bastante forte | Nome ou domínio do email |
| Linha principal ou central telefónica | Fraco para pessoas; razoável para empresas | Nome completo para pessoas, nome da empresa para empresas |
| Número partilhado de filial ou sede | Fraca | Morada ou cidade, para manter os locais separados |
| Telefone fixo familiar | Fraca | Nome |
| Número de agência, revendedor ou centro de chamadas | Muito fraca | Deixe-o de fora da comparação |
As filiais são o caso a vigiar. Vários escritórios de uma mesma empresa podem indicar o mesmo número da sede, e fundi-los combina localizações distintas. O nosso artigo sobre registos relacionados que parecem duplicados explica como mantê-los separados.
Os números também mudam de mãos. Um número que um contacto deixou há anos pode pertencer a outra pessoa hoje. Um registo antigo com um telefone correspondente não é, por si só, prova.
Que campos associar a um número de telefone
O telefone funciona melhor como um de dois ou três campos. Comece pelos duplicados óbvios, como o mesmo nome e o mesmo telemóvel, e funda esses primeiro.
- Contactos: telefone com nome completo, ou telefone com apelido e empresa.
- Empresas: telefone principal com nome da empresa, ou telefone com cidade para manter as filiais separadas.
- Leads: telefone com nome, já que os leads chegam muitas vezes antes de alguém confirmar um email.
O nosso guia sobre em que campos correspondem abrange combinações para todos os objetos. Analise as correspondências que dependem de um número partilhado antes de as fundir, e rejeite uma correspondência apenas quando tiver certeza de que está errada.
Que número manter ao fundir
Dois registos de uma mesma pessoa têm muitas vezes dois números diferentes, e ambos podem ser válidos. Defina as regras antes da primeira unificação.
- Prefira uma linha direta ou o telemóvel a uma linha principal, para que os vendedores cheguem à pessoa.
- Mantenha o número atualizado mais recentemente quando ambos forem telemóveis.
- Nunca deixe um valor vazio ou temporário substituir um número real.
- Mova o outro número para um segundo campo de telefone em vez de o eliminar, se o seu CRM tiver um.
Como o Dedupely faz a correspondência de registos por número de telefone
No Dedupely, combine o telefone com outro campo de identidade. A correspondência semelhante compara os últimos sete dígitos após remover a formatação. Isto encontra candidatos, mas não estabelece identidade entre indicativos de país, linhas partilhadas ou números reatribuídos. Confirme os dados completos, escolha os valores finais e visualize a fusão.
Compare os dígitos e depois confirme com um nome
Os números de telefone ligam registos que o email não consegue ligar, sobretudo os criados a partir de chamadas, eventos e introdução manual. Só funcionam depois de cada número ser reduzido aos seus dígitos e comparado pelo final.
Um telemóvel pessoal é uma prova forte. Uma linha principal ou um número de uma filial precisa de um nome, de uma empresa ou de uma cidade para ser confirmado. Combinado dessa forma, o telefone é um dos campos mais úteis que tem.
Perguntas frequentes
Como encontra duplicados pelo número de telefone?
Normalize a formatação mantendo o país e a extensão. Um final comum de sete a dez dígitos encontra candidatos, mas pode juntar números completos diferentes. Confirme o número completo e os dados de identidade independentes antes de fundir, sobretudo em linhas partilhadas e telemóveis reciclados.
Como normaliza os números de telefone para a deduplicação?
Remova toda a formatação, separe a extensão e mantenha apenas os dígitos. Comparar o final de cada número trata indicativos de país e zeros à esquerda. Deixe valores de preenchimento como 000-000-0000 fora da correspondência e mantenha a formatação original no registo se a sua equipa a usar.
Basta um número de telefone coincidente para fundir dois registos?
Só quando o número pertence a uma pessoa, como um telemóvel pessoal, e mesmo assim um nome coincidente torna a correspondência mais segura. Linhas gerais, centrais telefónicas, números de sucursais e telefones fixos familiares são partilhados por várias pessoas ou locais. Uma correspondência apenas por estes números pode fundir registos que deviam ficar separados.
Como devem ser tratadas as extensões telefónicas ao deduplicar?
Guarde-os e compare-os separadamente do número principal. Uma extensão normalmente identifica uma pessoa atrás de uma linha partilhada. Dois registos com o mesmo número principal mas extensões diferentes são frequentemente pessoas diferentes. Separar a extensão num campo próprio mantém os dígitos principais comparáveis.
Deve fazer correspondência pelos últimos sete dígitos de um número de telefone?
Pode ajudar a encontrar candidatos em diferentes formatos, mas números diferentes podem terminar da mesma forma. Reveja o contexto completo do país e da área, a extensão e os dados de identidade independentes. Um final de sete dígitos com um nome comum ou uma empresa partilhada não é confirmação suficiente.
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