Como identificar registros duplicados pelo número de telefone

Os números de telefone são muitas vezes o único dado compartilhado entre dois registros. Um contato registrado após uma chamada e um lead de um evento podem não ter email em comum. Ainda assim podem compartilhar o mesmo número de celular.

No entanto, cruzar por telefone exige cuidado. O mesmo número é escrito de muitas formas, e muitos números pertencem a mais de uma pessoa.

Neste artigo, vai ver porque é que o mesmo número aparece de forma diferente de registro para registro e como comparar números pelos seus dígitos. Vai ver também quando uma correspondência de telefone é forte, quando induz em erro e qual o número a manter numa mesclagem.

Porque é que o mesmo número parece diferente

As pessoas escrevem números de telefone da forma a que estão habituadas, e cada formulário, importação e integração os guarda de forma ligeiramente diferente. Um mesmo número pode chegar ao seu CRM de todas estas formas:

Para uma correspondência exata, são cinco valores diferentes. Os códigos de país e os zeros à esquerda acrescentam mais variações nos números internacionais, sobre as quais a nossa publicação sobre como os dados internacionais criam duplicados ocultos cobre.

Números fictícios também criam ruído. Valores como 000-000-0000 ou 1234567 não são o telefone de ninguém, então deixe-os fora de qualquer correspondência.

Como comparar números de telefone pelos seus dígitos

A correspondência por telefone funciona quando todos os números são reduzidos ao mesmo formato. Estes passos aplicam-se independentemente da ferramenta que usa.

Remova a formatação

Remova espaços, traços, pontos, parênteses e o sinal de mais. O que resta é uma sequência de dígitos que pode comparar.

Extensões separadas

Uma extensão identifica uma pessoa por trás de um número compartilhado. Mantenha-a separada dos dígitos principais, para que "ext. 12" não transforme um número válido em outro diferente.

Compare os últimos algarismos

O código de país ou o prefixo nacional pode alterar o início de um número. Comparar o final ajuda a encontrar candidatos entre formatos, mas números completos diferentes podem compartilhar esse final. Mantenha disponíveis o país, o indicativo e a extensão para confirmar uma correspondência.

Quanto mais curta for a terminação que compara, mais correspondências encontra. Sete dígitos podem também unir dois números diferentes que compartilham a terminação com indicativos diferentes. Uma comparação mais curta precisa de um segundo campo para a confirmar.

Quando a correspondência por telefone é forte

O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar. Ainda assim, algumas correspondências por telefone são mais fiáveis do que outras.

• Números de celular pessoais. Um celular costuma pertencer a uma só pessoa, por isso dois registros com o mesmo celular são provavelmente o mesmo contato.
• Telefone e nome. O mesmo número com o mesmo nome ou um semelhante é uma das correspondências mais seguras quando falta o email.
• Telefone e empresa. Nas empresas, o mesmo número principal com um nome semelhante aponta para a mesma organização.
• Um número digitado no campo errado. Um celular salvo no campo do telefone do escritório num registro e no campo do celular em outro continua sendo o mesmo número.

Quando uma correspondência por telefone induz em erro

Muitos números são compartilhados de propósito. Corresponder apenas pelo telefone agrupa registros que só compartilham uma linha.

As filiais são o caso a observar. Vários escritórios de uma mesma empresa podem informar o mesmo número da sede, e mesclá-los combina localidades diferentes. Nosso artigo sobre registros relacionados que parecem duplicados explica como mantê-los separados.

Os números também mudam de mãos. Um número que um contato deixou há anos pode pertencer a outra pessoa hoje. Um registro antigo com um telefone correspondente não é, por si só, prova.

Que campos associar a um número de telefone

O telefone funciona melhor como um de dois ou três campos. Comece pelos duplicados óbvios, como o mesmo nome e o mesmo celular, e mescle esses primeiro.

• Contatos: telefone com nome completo, ou telefone com sobrenome e empresa.
• Empresas: telefone principal com nome da empresa, ou telefone com cidade para manter as filiais separadas.
• Leads: telefone com nome, já que os leads chegam muitas vezes antes de alguém confirmar um email.

O nosso guia sobre em que campos fazer a correspondência abrange combinações para todos os objetos. Analise as correspondências que dependem de um número compartilhado antes de as mesclar, e rejeite uma correspondência apenas quando tiver certeza de que está errada.

Que número manter ao mesclar

Dois registros de uma mesma pessoa têm muitas vezes dois números diferentes, e ambos podem ser válidos. Defina as regras antes da primeira unificação.

• Prefira uma linha direta ou o celular a uma linha principal, para que os vendedores cheguem à pessoa.
• Mantenha o número atualizado mais recentemente quando ambos forem celulares.
• Nunca deixe um valor vazio ou temporário substituir um número real.
• Mova o outro número para um segundo campo de telefone em vez de o eliminar, se o seu CRM tiver um.

Compare os dígitos e depois confirme com um nome

Os números de telefone conectam registros que o email não consegue conectar, principalmente os criados a partir de ligações, eventos e digitação manual. Eles só funcionam depois que cada número é reduzido aos seus dígitos e comparado pelo final.

Um celular pessoal é uma prova forte. Uma linha principal ou um número de uma filial precisa de um nome, de uma empresa ou de uma cidade para ser confirmado. Combinado dessa forma, o telefone é um dos campos mais úteis que tem.

Perguntas frequentes