Come abbinare i record duplicati per numero di telefono

I numeri di telefono sono spesso l'unico dato condiviso tra due record. Un contatto registrato dopo una chiamata e un lead da un evento possono non avere alcuna email in comune. Possono però condividere lo stesso numero di cellulare.

L'abbinamento sul telefono richiede però una certa attenzione. Lo stesso numero si scrive in molti formati e molti numeri appartengono a più persone.

In questo articolo vedrai perché uno stesso numero appare diverso da un record all'altro e come confrontare i numeri in base alle cifre. Vedrai anche quando una corrispondenza telefonica è forte, quando inganna e quale numero conservare durante l'unione.

Perché lo stesso numero appare diverso

Le persone digitano i numeri di telefono come sono abituate, e ogni modulo, importazione e integrazione li salva in modo leggermente diverso. Un solo numero può arrivare nel CRM in tutte queste forme:

Per una corrispondenza esatta, sono cinque valori diversi. Prefissi internazionali e zeri iniziali aggiungono altre varianti per i numeri esteri, di cui parliamo nel nostro articolo su come i dati internazionali generano duplicati nascosti copre.

Anche i numeri segnaposto creano rumore. Valori come 000-000-0000 o 1234567 non sono il telefono di nessuno, quindi escludili da ogni corrispondenza.

Come confrontare i numeri di telefono in base alle cifre

Un match telefonico funziona solo quando ogni numero è ridotto alla stessa forma. Questi passaggi valgono qualunque strumento tu usi.

Rimuovi la formattazione

Rimuovi spazi, trattini, punti, parentesi e il segno più. Ciò che resta è una stringa di cifre confrontabile.

Interni separati

Un interno identifica una persona dietro un numero condiviso. Tienilo separato dalle cifre principali, così "int. 12" non trasforma un numero valido in un altro.

Confronta le ultime cifre

Un prefisso internazionale o nazionale può cambiare l'inizio di un numero. Confrontarne la parte finale aiuta a trovare candidati tra formati diversi, ma numeri completi diversi possono condividere quella parte finale. Conserva i dati di paese, prefisso e interno per confermare una corrispondenza.

Più corta è la parte finale che confronti, più corrispondenze trovi. Sette cifre possono anche abbinare due numeri diversi che hanno la stessa terminazione con prefissi diversi. Un confronto più breve richiede un secondo campo per essere confermato.

Quando la corrispondenza per telefono è forte

Cosa conta come duplicato dipende dal caso: ciò che un team considera un duplicato può non esserlo per un altro. Alcune corrispondenze sul telefono, però, sono più affidabili di altre.

• Numeri di cellulare personali. Un cellulare di solito appartiene a una sola persona, quindi due record con lo stesso numero sono probabilmente lo stesso contatto.
• Telefono e nome. Lo stesso numero con lo stesso nome o uno simile è uno degli abbinamenti più sicuri quando manca l'email.
• Telefono più azienda. Per le aziende, lo stesso numero principale con un nome simile indica un'unica organizzazione.
• Un numero inserito nel campo sbagliato. Un cellulare salvato nel campo del telefono dell'ufficio in un record e nel campo cellulare in un altro è comunque lo stesso numero.

Quando una corrispondenza telefonica inganna

Molti numeri sono condivisi di proposito. Abbinare solo per telefono raggruppa record che condividono solo una linea.

Le filiali sono il caso da tenere d'occhio. Più sedi della stessa azienda possono riportare lo stesso numero della sede centrale, e unirle combina sedi separate. Il nostro articolo su record collegati che sembrano duplicati spiega come tenerli separati.

Anche i numeri cambiano di mano. Un numero che un contatto ha dato anni fa oggi può appartenere a qualcun altro. Un vecchio record con un telefono uguale non è una prova sufficiente da solo.

Quali campi abbinare a un numero di telefono

Il telefono funziona meglio come uno di due o tre campi. Iniziare dai duplicati evidenti, come stesso nome e stesso cellulare, e unire prima quelli.

• Contatti: telefono con nome completo, oppure telefono con cognome e azienda.
• Aziende: telefono principale con nome azienda, oppure telefono con città per tenere separate le filiali.
• Lead: telefono con nome, poiché i lead spesso arrivano prima che qualcuno confermi un'email.

La nostra guida su quali campi confrontare copre le combinazioni per ogni oggetto. Verificare le corrispondenze che si basano su un numero condiviso prima di unirle, e rifiutare una corrispondenza solo quando si è certi che sia errata.

Quale numero conservare quando unisci

Due record della stessa persona contengono spesso due numeri diversi, ed entrambi possono essere validi. Definire le regole prima della prima unione.

• Preferisci una linea diretta o un cellulare al centralino, così i commerciali raggiungono la persona.
• Mantieni il numero aggiornato più di recente quando entrambi sono cellulari.
• Non lasciare mai che un campo vuoto o un segnaposto sovrascriva un numero reale.
• Sposta l'altro numero in un secondo campo telefono invece di eliminarlo, se il tuo CRM ne ha uno.

Confronta le cifre, poi conferma con il nome

I numeri di telefono collegano record che l'email non riesce a collegare, soprattutto quelli creati da chiamate, eventi e inserimenti manuali. Funzionano solo quando ogni numero viene ridotto alle sue cifre e confrontato dalle ultime cifre.

Un cellulare personale è una prova forte. Una linea centrale o un numero di filiale richiede un nome, un'azienda o una città per essere confermato. In coppia in questo modo, il telefono è uno dei campi più utili che hai.

Domande frequenti