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TL;DR

  • Os valores de substituição são preenchidos quando o valor real é desconhecido, como test@test.com.
  • Registros que compartilham um marcador podem parecer duplicados mesmo quando não têm relação.
  • Um conjunto de duplicados muito grande costuma indicar que um valor de substituição provocou a correspondência.
  • Os valores temporários devem ficar de fora da correspondência e nunca vencer uma mesclagem.
  • Por padrão, o Dedupely retém da mesclagem as correspondências baseadas em dados fracos ou de exemplo.

Faz uma duplicate search por números de telefone e um conjunto tem 400 contatos. Têm nomes, empresas e e-mails diferentes. O que compartilham é o número de telefone 0000000000.

Esse número é um marcador: algo que uma pessoa ou uma ferramenta escreveu porque o campo exigia um valor. Os marcadores são inofensivos um a um. Numa Duplicate Search, juntam registros sem relação num só conjunto, e numa mesclagem podem substituir dados reais.

Neste artigo, você vai ver os valores fictícios mais comuns, de onde vêm e por que causam correspondências falsas. Também vai ver como identificá-los, excluí-los da correspondência e impedir que ganhem numa mesclagem.

Como são os valores de preenchimento

Um valor de preenchimento é qualquer valor que ocupa o lugar de informação em falta. Alguns são óbvios, e outros parecem dados reais até perceber a frequência com que se repetem.

Campo Valores de substituição comuns
Email test@test.com, noemail@company.com, none@none.com, um endereço criado a partir de um número de telefone
Telefone 0000000000, 1234567890, 12345678910, 5555555555, a linha principal da empresa
Nome John Doe, Test Test, Desconhecido, N/A, "-", uma única letra
Empresa N/D, Nenhum, Individual, Trabalhador independente, "Equipe de marketing"
Responsável Um usuário de integração, um antigo colaborador, um usuário "Vendas" compartilhado

Alguns destes dependem do contexto. "Trabalhador independente" pode ser uma resposta válida, e o número principal de uma empresa é um número real. O que os torna marcadores de posição é não dizerem nada sobre quem é o registro.

De onde vêm os valores de preenchimento

As causas variam consoante a equipe e o sistema. Estas surgem com frequência.

Campos obrigatórios

Quando um formulário ou o layout de um CRM exige um telefone ou email, as pessoas escrevem qualquer coisa para avançar. Um vendedor numa chamada ou um funcionário de loja com um cliente presencial pode escrever um valor fictício em vez de perguntar.

Integrações que preenchem lacunas

Algumas ferramentas ligadas preenchem campos vazios com um substituto. Aplicativos de telefone podem dar a um número desconhecido o nome "Indisponível" ou criar um email a partir do número. Importações podem transformar células vazias em "N/A" ou "0."

Registros de teste

Quem configura um formulário, um fluxo de trabalho ou uma integração cria registros de teste. Muitos usam sempre os mesmos valores, por isso podem acumular-se dezenas de contatos "Test Test" ao longo dos anos.

Valores compartilhados que são reais

Um número de recepção, uma caixa de correio genérica ou um nome de equipe como "Equipe de Marketing" são reais, mas compartilhados por muitas pessoas. Na correspondência, comportam-se como marcadores de posição.

Porque é que os valores de substituição causam falsas correspondências

A correspondência procura registros que compartilham valores. Um valor de preenchimento é um valor que muitos registros compartilham sem motivo. Uma correspondência exata sobre ele agrupa registros que não têm mais nada em comum.

O efeito cresce com cada registro que o contém. Um telefone de marcação temporária pode criar um único conjunto com centenas de registros. Se esse conjunto for mesclado, centenas de pessoas passam a ser um só registro, e esse tipo de mesclagem não pode ser revertido em muitos CRM.

Os marcadores de posição também ocultam duplicados reais. Dois registros da mesma pessoa, um com um telefone real e outro com 0000000000, não coincidem de todo pelo telefone. Como a correspondência trata estes valores é explicado no nosso artigo sobre como funciona a correspondência de duplicados.

O que conta como duplicado depende de cada caso. Dois registros com "Equipe de Marketing" podem ser um contato compartilhado de uma equipe ou duas empresas diferentes. Decida antes de mesclar qualquer registro que o compartilhe.

Como identificar valores de preenchimento

Analise a dimensão de cada conjunto de duplicados

Os duplicados reais costumam aparecer em pares ou trios. Um conjunto com dezenas ou centenas de registros é um sinal de alerta. Abra-o e veja qual valor os registros compartilham.

Conte quantas vezes aparece cada valor

Ordene ou agrupe um campo e conte cada valor. Um número de telefone em 300 registros, ou um nome em 80, raramente corresponde a uma só pessoa. O nosso artigo sobre como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM explica por que razão importa uma amostra de cada resultado.

Atenção aos padrões

Algarismos repetidos, sequências como 123456, a palavra "test," e valores muito curtos, como uma só letra, são marcadores comuns. Também o são os e-mails do seu próprio domínio para pessoas que não trabalham lá.

Como tratar valores genéricos na deduplicação

Excluí-los da correspondência

Mantenha uma lista dos valores de preenchimento que encontrou e exclua da pesquisa desse campo os registros que os contenham. Podem continuar a corresponder por outros campos, como nome e empresa.

Corresponder por um segundo campo

Uma correspondência por telefone é mais segura quando o sobrenome ou a empresa também coincidem. Um valor genérico raramente se repete em dois campos para registros sem relação. Nosso guia sobre em que campos fazer a correspondência aborda como combiná-los.

Impedir que vençam uma mesclagem

Quando duplicados reais são mesclados, um valor fictício pode substituir um valor real. Uma regra que mantém o valor mais recente pode escolher "Desconhecido" em vez de um nome real se o registro fictício for mais recente. Defina regras para que os valores fictícios conhecidos percam sempre, e veja a prévia de algumas mesclagens primeiro.

Elimine o que são apenas dados de teste

Os registros criados para testes, sem nada real associado, não precisam ser mesclados. Verifique se nada está vinculado a eles e depois exclua-os.

Reduza-os na origem

Torne os campos opcionais quando um valor falso é pior do que um vazio. Diga à equipe que um campo vazio é aceitável e verifique como cada integração preenche os campos vazios.

Os dados de preenchimento não são a única razão para registros não relacionados coincidirem. Subsidiárias, filiais e caixas compartilhadas são registros relacionados reais, como se explica em registros relacionados que parecem duplicados.

Como a Dedupely evita que valores de marcador de posição entrem nas suas mesclagens

Por padrão, o Dedupely retém conjuntos com mais de 20 registros e correspondências com dados fracos ou de exemplo, como test@test.com ou John Doe. Pode filtrar valores de marcação conhecidos numa pesquisa de duplicados e definir regras para decidir qual valor prevalece, para que os valores de teste nunca substituam dados reais. Os conjuntos retidos podem ainda ser mesclados manualmente, rejeitados ou enviados para revisão.

Encontre as correspondências de valores genéricos no seu CRM

Um valor compartilhado nem sempre é uma pessoa compartilhada

Os valores provisórios existem porque as pessoas e as ferramentas precisam de preencher um campo. Numa pesquisa de duplicados, fazem parecer semelhantes registros sem qualquer relação. Numa mesclagem, podem substituir dados reais ou juntar centenas de pessoas numa só.

Identificá-los começa por conjuntos anormalmente grandes e valores que se repetem em excesso. Excluí-los da correspondência, associar cada correspondência a um segundo campo e impedir que valores fictícios ganhem mantém suas mesclagens focadas em duplicados reais.

Perguntas frequentes

Porque é que a minha duplicate search agrupa registros não relacionados?

Muitas vezes porque compartilham um valor de marcação, como um número de telefone falso ou test@test.com. Uma correspondência exata nesse valor agrupa registros sem nada em comum. Verifique que valor compartilham os registros de um conjunto grande e deixe os marcadores conhecidos fora da correspondência.

O que são valores de marcador de posição num CRM?

São valores substitutos digitados quando o valor real está faltando, como 1234567890 para um telefone, John Doe para um nome ou test@test.com para um email. Surgem de campos obrigatórios, registros de teste e integrações que preenchem lacunas. Não dizem nada sobre quem é o registro.

Como encontro números de telefone falsos no meu CRM?

Conte com que frequência aparece cada número de telefone. Um número em dezenas ou centenas de registros é provavelmente um marcador de posição ou uma linha principal compartilhada. Procure também algarismos repetidos, sequências como 123456 e números demasiado curtos para serem reais.

Devo mesclar os registros que compartilham test@test.com?

Normalmente não como duplicados uns dos outros. Registros que compartilham um email de teste são frequentemente pessoas não relacionadas ou registros de teste. Elimine os registros de teste puros depois de confirmar que nada está associado a eles, e faça a correspondência dos restantes por outros campos, como nome e empresa.

Como evito que valores temporários substituam dados reais?

Defina regras para que os valores de marcador de posição conhecidos percam sempre numa mesclagem, independentemente da data. Uma regra que mantém o valor mais recente pode escolher um marcador se esse registro for mais novo. Experimente algumas mesclagens antes de executar as restantes, para confirmar que os valores reais sobrevivem.