TL;DR
- Os valores de substituição são preenchidos quando o valor real é desconhecido, como test@test.com.
- Registos que partilham um marcador podem parecer duplicados mesmo quando não têm relação.
- Um conjunto de duplicados muito grande costuma indicar que um valor de substituição provocou a correspondência.
- Os valores temporários devem ficar de fora da correspondência e nunca vencer uma fusão.
- Por defeito, o Dedupely retém da fusão as correspondências baseadas em dados fracos ou de exemplo.
Faz uma duplicate search por números de telefone e um conjunto tem 400 contactos. Têm nomes, empresas e e-mails diferentes. O que partilham é o número de telefone 0000000000.
Esse número é um marcador: algo que uma pessoa ou uma ferramenta escreveu porque o campo exigia um valor. Os marcadores são inofensivos um a um. Numa Duplicate Search, juntam registos sem relação num só conjunto, e numa fusão podem substituir dados reais.
Neste artigo, vai ver os valores de preenchimento mais comuns, de onde vêm e por que causam correspondências falsas. Vai ver também como os identificar, excluí-los da correspondência e impedir que ganhem numa fusão.
Como são os valores de preenchimento
Um valor de preenchimento é qualquer valor que ocupa o lugar de informação em falta. Alguns são óbvios, e outros parecem dados reais até perceber a frequência com que se repetem.
| Campo | Valores de substituição comuns |
|---|---|
| test@test.com, noemail@company.com, none@none.com, um endereço criado a partir de um número de telefone | |
| Telefone | 0000000000, 1234567890, 12345678910, 5555555555, a linha principal da empresa |
| Nome | John Doe, Test Test, Desconhecido, N/A, "-", uma única letra |
| Empresa | N/D, Nenhum, Individual, Trabalhador independente, "Equipa de marketing" |
| Responsável | Um utilizador de integração, um antigo colaborador, um utilizador "Vendas" partilhado |
Alguns destes dependem do contexto. "Trabalhador independente" pode ser uma resposta válida, e o número principal de uma empresa é um número real. O que os torna marcadores de posição é não dizerem nada sobre quem é o registo.
De onde vêm os valores de preenchimento
As causas variam consoante a equipa e o sistema. Estas surgem com frequência.
Campos obrigatórios
Quando um formulário ou o layout de um CRM exige um telefone ou email, as pessoas escrevem qualquer coisa para avançar. Um vendedor numa chamada ou um funcionário de loja com um cliente presencial pode escrever um valor fictício em vez de perguntar.
Integrações que preenchem lacunas
Algumas ferramentas ligadas preenchem campos vazios com um substituto. As aplicações de telefone podem dar a um número desconhecido o nome "Indisponível" ou criar um email a partir do número. As importações podem transformar células vazias em "N/A" ou "0."
Registos de teste
Quem configura um formulário, um fluxo de trabalho ou uma integração cria registos de teste. Muitos usam sempre os mesmos valores, por isso podem acumular-se dezenas de contactos "Test Test" ao longo dos anos.
Valores partilhados que são reais
Um número de receção, uma caixa de correio genérica ou um nome de equipa como "Equipa de Marketing" são reais, mas partilhados por muitas pessoas. Na correspondência, comportam-se como marcadores de posição.
Porque é que os valores de substituição causam falsas correspondências
A correspondência procura registos que partilham valores. Um valor de preenchimento é um valor que muitos registos partilham sem motivo. Uma correspondência exata sobre ele agrupa registos que não têm mais nada em comum.
O efeito cresce com cada registo que o contém. Um telefone de marcação temporária pode criar um único conjunto com centenas de registos. Se esse conjunto for fundido, centenas de pessoas passam a ser um só registo, e esse tipo de fusão não pode ser revertido em muitos CRM.
Os marcadores de posição também ocultam duplicados reais. Dois registos da mesma pessoa, um com um telefone real e outro com 0000000000, não coincidem de todo pelo telefone. Como a correspondência trata estes valores é explicado no nosso artigo sobre como funciona a correspondência de duplicados.
O que conta como duplicado depende de cada caso. Dois registos com "Equipa de Marketing" podem ser um contacto partilhado de uma equipa ou duas empresas diferentes. Decida antes de fundir qualquer registo que o partilhe.
Como identificar valores de preenchimento
Analise a dimensão de cada conjunto de duplicados
Os duplicados reais costumam aparecer em pares ou trios. Um conjunto com dezenas ou centenas de registos é um sinal de alerta. Abra-o e veja que valor os registos partilham.
Conte quantas vezes aparece cada valor
Ordene ou agrupe um campo e conte cada valor. Um número de telefone em 300 registos, ou um nome em 80, raramente corresponde a uma só pessoa. O nosso artigo sobre como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM explica por que razão importa uma amostra de cada resultado.
Atenção aos padrões
Algarismos repetidos, sequências como 123456, a palavra "test," e valores muito curtos, como uma só letra, são marcadores comuns. Também o são os e-mails do seu próprio domínio para pessoas que não trabalham lá.
Como tratar valores genéricos na deduplicação
Excluí-los da correspondência
Mantenha uma lista dos valores de preenchimento que encontrou e exclua da pesquisa desse campo os registos que os contenham. Podem continuar a corresponder por outros campos, como nome e empresa.
Corresponder por um segundo campo
Uma correspondência por telefone é mais segura quando o apelido ou a empresa também coincidem. Um valor genérico raramente se repete em dois campos para registos sem relação. O nosso guia sobre em que campos correspondem aborda como combiná-los.
Impedir que vençam uma fusão
Quando duplicados reais são fundidos, um valor temporário pode substituir um valor real. Uma regra que mantém o valor mais recente pode escolher "Desconhecido" em vez de um nome real se o registo temporário for mais recente. Defina regras para que os valores temporários conhecidos percam sempre, e veja primeiro a pré-visualização de algumas fusões.
Elimine o que são apenas dados de teste
Os registos criados para testes, sem nada real associado, não precisam de ser fundidos. Verifique que nada está ligado a eles e depois elimine-os.
Reduza-os na origem
Torne os campos opcionais quando um valor falso é pior do que um vazio. Diga à equipa que um campo vazio é aceitável e verifique como cada integração preenche os campos vazios.
Os dados de preenchimento não são a única razão para registos não relacionados coincidirem. Subsidiárias, filiais e caixas partilhadas são registos relacionados reais, como se explica em registos relacionados que parecem duplicados.
Como a Dedupely evita que valores de marcador de posição entrem nas suas fusões
Por defeito, o Dedupely retém conjuntos com mais de 20 registos e correspondências com dados fracos ou de exemplo, como test@test.com ou John Doe. Pode filtrar valores de marcação conhecidos numa pesquisa de duplicados e definir regras para decidir qual valor prevalece, para que os valores de teste nunca substituam dados reais. Os conjuntos retidos podem ainda ser fundidos manualmente, rejeitados ou enviados para revisão.
Encontre as correspondências de valores genéricos no seu CRM
Um valor partilhado nem sempre é uma pessoa partilhada
Os valores provisórios existem porque as pessoas e as ferramentas precisam de preencher um campo. Numa pesquisa de duplicados, fazem parecer semelhantes registos sem qualquer relação. Numa fusão, podem substituir dados reais ou juntar centenas de pessoas numa só.
Identificá-los começa por conjuntos anormalmente grandes e valores que se repetem em excesso. Excluí-los da correspondência, associar cada correspondência a um segundo campo e impedir que valores de marcador prevaleçam mantém as suas fusões focadas em duplicados reais.
Perguntas frequentes
Porque é que a minha duplicate search agrupa registos não relacionados?
Muitas vezes porque partilham um valor de marcação, como um número de telefone falso ou test@test.com. Uma correspondência exata nesse valor agrupa registos sem nada em comum. Verifique que valor partilham os registos de um conjunto grande e deixe os marcadores conhecidos fora da correspondência.
O que são valores de marcador de posição num CRM?
São valores substitutos introduzidos quando falta o valor real, como 1234567890 para um telefone, John Doe para um nome ou test@test.com para um email. Surgem de campos obrigatórios, registos de teste e integrações que preenchem lacunas. Não dizem nada sobre quem é o registo.
Como encontro números de telefone falsos no meu CRM?
Conte com que frequência aparece cada número de telefone. Um número em dezenas ou centenas de registos é provavelmente um marcador de posição ou uma linha principal partilhada. Procure também algarismos repetidos, sequências como 123456 e números demasiado curtos para serem reais.
Devo fundir os registos que partilham test@test.com?
Normalmente não como duplicados uns dos outros. Registos que partilham um email de teste são frequentemente pessoas não relacionadas ou registos de teste. Elimine os registos de teste puros depois de confirmar que nada está associado a eles, e faça a correspondência dos restantes por outros campos, como nome e empresa.
Como evito que valores temporários substituam dados reais?
Defina regras para que os valores de marcador de posição conhecidos percam sempre numa fusão, independentemente da data. Uma regra que mantém o valor mais recente pode escolher um marcador se esse registo for mais novo. Experimente algumas fusões antes de executar as restantes, para confirmar que os valores reais sobrevivem.
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