Registros sem email e como encontrar os seus duplicados

O email é o campo em que muitos CRM e limpezas se apoiam para identificar contatos duplicados. Funciona bem, desde que o email esteja preenchido.

Muitos registros não têm email. Um comercial registra uma chamada apenas com um nome e um número de telefone, ou uma importação chega sem a coluna de email. Estes registros escapam à correspondência por email, e os seus duplicados ficam escondidos ao lado do registro completo da mesma pessoa.

Neste artigo, vai ver de onde vêm os registros sem email e porque é que a correspondência por email os deixa passar. Vai ver também em que campos os comparar e como os mesclar sem perder os dados que contêm.

De onde vêm os registros sem email

As causas variam de um CRM para outro. Estas fontes surgem com frequência.

• Introdução manual: um comercial cria um contato a partir de uma chamada, de uma reunião ou de um cartão de visita e preenche apenas o que tem à mão.
• Importações: uma planilha sem coluna de email, ou com a coluna associada ao campo errado.
• Aplicativos de telefone e de chamadas: uma chamada recebida pode criar um contato só com um número e pouco mais.
• Eventos: as leituras de crachás e as listas de participantes costumam trazer nome e empresa, mas não email. O nosso artigo sobre como as listas de eventos e de compras criam duplicados aborda esta fonte.
• Integrações: ferramentas de faturamento, suporte ou e-commerce podem criar contatos a partir de um pedido ou de um ticket. O email pode estar num campo que o CRM não mapeia.
• Migrações: um mapeamento de campos que elimina um campo de e-mail secundário.

Alguns registros não têm e-mail de propósito. Um comprador que só trata por telefone, ou um contato que pediu para não compartilhar e-mail, continua a ser um registro real.

Porque é que a correspondência por email os deixa passar

A correspondência por email compara um único valor. Quando esse valor está vazio, não há nada para comparar, por isso o registro não pode corresponder a ninguém.

Um registro e o seu gêmeo com um e-mail

Um caso frequente é uma pessoa com dois registros: um completo e outro com o email em branco. Uma pesquisa por email encontra o registro completo e nunca o associa ao vazio.

Deduplicação nativa na entrada de dados

Alguns CRMs verificam novos contatos quanto a duplicados apenas pelo email. Em alguns, uma linha de importação sem email ou outra chave torna-se um novo registro. A mesma pessoa pode então ser importada repetidamente.

Campos vazios tratados como valores

O problema oposto também existe. Uma ferramenta ou um script que trate dois emails vazios como iguais pode agrupar centenas de registros sem relação. Verifique como a sua ferramenta trata os campos vazios antes de confiar numa correspondência.

Em que campos corresponder quando falta o email

O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipe considera duplicado pode não o ser para outra. Sem email, precisa de dois ou três campos coincidentes, e a combinação certa depende dos dados que os seus registros têm.

Os nomes precisam de alguma tolerância: erros de digitação, apelidos e acentos faltando escondem correspondências. Nosso guia sobre em que campos fazer a correspondência explica o grau de rigor que cada campo deve ter.

Como encontrá-los e revisá-los

Os registros sem e-mail são mais fáceis de limpar como grupo próprio. Estes princípios ajudam.

Conte-os primeiro

Filtre os seus contatos por email vazio e veja quantos são e de onde vêm. A origem do registro ou a data de criação costuma apontar para uma importação ou uma integração. O nosso artigo sobre taxa de duplicados e outras métricas de precisão do CRM aborda como acompanhar campos em falta ao longo do tempo.

Compare-os com registros completos

Comece pelos registros sem email que têm um par com email, correspondidos por nome e empresa ou por nome e telefone. Esses são os duplicados óbvios, e mesclá-los dá a um registro completo os dados que o outro tinha.

Revise as correspondências próximas

Existem, de fato, duas pessoas com o mesmo nome na mesma empresa. Envie as correspondências pouco claras ao responsável pelo registro e rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que está errada.

Como mesclar sem perder dados

Um registro sem email costuma conter algo que o registro completo não tem, como um número de celular, uma nota de reunião ou um negócio. A mesclagem deve manter tudo.

• Nunca deixe um campo vazio substituir um valor. Se um registro tem e-mail e o outro está vazio, o e-mail mantém-se.
• Escolha o registro principal com cuidado. O registro com o email é muitas vezes o melhor principal, já que formulários e integrações o usam para encontrar o contato.
• Mantenha o histórico de atividade. As chamadas, notas e reuniões registradas no registro vazio pertencem à mesma pessoa.
• Verifique o responsável. O registro vazio pode pertencer ao comercial que conheceu a pessoa, o que importa para as regras de propriedade.

Como evitar que novos registros sem e-mail se multipliquem

Depois de mesclado o acumulado, alguns hábitos mantêm o grupo pequeno.

• Peça aos vendedores que pesquisem por nome e telefone antes de criar um contato a partir de uma chamada.
• Mapeie a coluna de email em cada importação, incluindo emails secundários.
• Verifique que integrações criam contatos e em que campo colocam o email.
• Preencha os emails em falta assim que os souber, antes de se criar um segundo registro.

As ferramentas de enriquecimento podem acrescentar emails ausentes, mas acrescentar dados a duplicados os espalha por dois registros. O nosso artigo sobre se deve deduplicar ou enriquecer primeiro trata da ordem.

Dê a cada registro um segundo critério de correspondência

Os registros sem email passam facilmente despercebidos, porque é no email que a correspondência costuma começar. Chegam por chamadas, importações, eventos e integrações, e os seus duplicados ficam ao lado dos registros completos das mesmas pessoas.

Nome com empresa, nome com telefone e nome com cidade encontram muitos deles. Mesclados com cuidado, campos vazios nunca substituem valores reais: acrescentam os dados que faltavam ao registro completo.

Perguntas frequentes