TL;DR
- Os registos de CRM sem email resultam frequentemente de introdução manual, importações, chamadas e eventos.
- A correspondência só pelo e-mail não encontra duplicados entre registos sem e-mail.
- Nome com empresa ou nome com telefone encontra muitos duplicados que não têm email.
- Uma fusão nunca deve permitir que um campo vazio substitua um campo que tem valor.
- O Dedupely encontra duplicados com ou sem email, e os campos vazios nunca substituem valores por defeito.
O email é o campo em que muitos CRM e limpezas se apoiam para identificar contactos duplicados. Funciona bem, desde que o email esteja preenchido.
Muitos registos não têm email. Um comercial regista uma chamada apenas com um nome e um número de telefone, ou uma importação chega sem a coluna de email. Estes registos escapam à correspondência por email, e os seus duplicados ficam escondidos ao lado do registo completo da mesma pessoa.
Neste artigo, vai ver de onde vêm os registos sem email e porque é que a correspondência por email os deixa passar. Vai ver também em que campos os comparar e como os fundir sem perder os dados que contêm.
De onde vêm os registos sem email
As causas variam de um CRM para outro. Estas fontes surgem com frequência.
- Introdução manual: um comercial cria um contacto a partir de uma chamada, de uma reunião ou de um cartão de visita e preenche apenas o que tem à mão.
- Importações: uma folha de cálculo sem coluna de email, ou com a coluna associada ao campo errado.
- Aplicações de telefone e chamadas: uma chamada recebida pode criar um contacto só com um número e pouco mais.
- Eventos: as leituras de crachás e as listas de participantes costumam trazer nome e empresa, mas não email. O nosso artigo sobre como as listas de eventos e de compras criam duplicados aborda esta fonte.
- Integrações: ferramentas de faturação, suporte ou comércio eletrónico podem criar contactos a partir de uma encomenda ou de um pedido de suporte. O email pode estar num campo que o CRM não mapeia.
- Migrações: um mapeamento de campos que elimina um campo de e-mail secundário.
Alguns registos não têm e-mail de propósito. Um comprador que só trata por telefone, ou um contacto que pediu para não partilhar e-mail, continua a ser um registo real.
Porque é que a correspondência por email os deixa passar
A correspondência por email compara um único valor. Quando esse valor está vazio, não há nada para comparar, por isso o registo não pode corresponder a ninguém.
Um registo e o seu gémeo com um e-mail
Um caso frequente é uma pessoa com dois registos: um completo e outro com o email em branco. Uma pesquisa por email encontra o registo completo e nunca o associa ao vazio.
Deduplicação nativa na entrada de dados
Alguns CRMs verificam novos contactos quanto a duplicados apenas pelo email. Em alguns, uma linha de importação sem email ou outra chave torna-se um novo registo. A mesma pessoa pode então ser importada repetidamente.
Campos vazios tratados como valores
O problema oposto também existe. Uma ferramenta ou um script que trate dois emails vazios como iguais pode agrupar centenas de registos sem relação. Verifique como a sua ferramenta trata os campos vazios antes de confiar numa correspondência.
Em que campos corresponder quando falta o email
O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipa considera duplicado pode não o ser para outra. Sem email, precisa de dois ou três campos coincidentes, e a combinação certa depende dos dados que os seus registos têm.
| Combinação | Indicado para | Cuidado com |
|---|---|---|
| Nome completo + empresa | Contactos B2B de eventos, importações e introdução manual | Nomes comuns em grandes empresas, e nomes de empresas escritos de forma diferente |
| Nome completo + telefone | Contactos de chamadas e aplicações de telefone | Linhas fixas partilhadas de escritório e linhas de família |
| Nome completo + localidade ou código postal | Registos B2C e registos sem empresa | Nomes comuns em grandes cidades |
| Nome + outro ID | Registos com URL de perfil social, número de cliente ou número de conta | IDs copiados por engano entre registos |
| Apelido + empresa + telefone | Diminutivos e variações do primeiro nome | Familiares numa empresa familiar |
Os nomes precisam de alguma tolerância: erros de digitação, alcunhas e acentos em falta escondem correspondências. O nosso guia sobre em que campos correspondem explica o grau de rigor que cada campo deve ter.
Como encontrá-los e revê-los
Os registos sem e-mail são mais fáceis de limpar como grupo próprio. Estes princípios ajudam.
Conte-os primeiro
Filtre os seus contactos por email vazio e veja quantos são e de onde vêm. A origem do registo ou a data de criação costuma apontar para uma importação ou uma integração. O nosso artigo sobre taxa de duplicados e outras métricas de precisão do CRM aborda como acompanhar campos em falta ao longo do tempo.
Compare-os com registos completos
Comece pelos registos sem email que têm um par com email, correspondidos por nome e empresa ou por nome e telefone. Esses são os duplicados óbvios, e fundi-los dá um registo completo com os dados que o outro tinha.
Reveja as correspondências próximas
Existem, de facto, duas pessoas com o mesmo nome na mesma empresa. Envie as correspondências pouco claras ao responsável pelo registo e rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que está errada.
Como fundi-los sem perder dados
Um registo sem email costuma conter algo que o registo completo não tem, como um número de telemóvel, uma nota de reunião ou um negócio. A fusão deve manter tudo.
- Nunca deixe um campo vazio substituir um valor. Se um registo tem e-mail e o outro está vazio, o e-mail mantém-se.
- Escolha o registo principal com cuidado. O registo com o email é muitas vezes o melhor principal, já que formulários e integrações o usam para encontrar o contacto.
- Mantenha o histórico de atividade. As chamadas, notas e reuniões registadas no registo vazio pertencem à mesma pessoa.
- Verifique o responsável. O registo vazio pode pertencer ao comercial que conheceu a pessoa, o que importa para as regras de propriedade.
Como evitar que novos registos sem e-mail se multipliquem
Depois de fundido o acumulado, alguns hábitos mantêm o grupo pequeno.
- Peça aos vendedores que pesquisem por nome e telefone antes de criar um contacto a partir de uma chamada.
- Mapeie a coluna de email em cada importação, incluindo emails secundários.
- Verifique que integrações criam contactos e em que campo colocam o email.
- Preencha os emails em falta assim que os souber, antes de se criar um segundo registo.
As ferramentas de enriquecimento podem acrescentar emails em falta, mas acrescentar dados a duplicados espalha-os por dois registos. O nosso artigo sobre se deve deduplicar ou enriquecer primeiro trata da ordem.
Como a Dedupely encontra duplicados em registos sem email
No Dedupely, deixe o email fora da pesquisa e compare o nome com a empresa, o telefone ou a cidade para encontrar candidatos. Nome e cidade, por si só, não bastam para confirmar a identidade. Reveja os dados independentes, escolha os valores a manter e verifique quais as atividades e associações suportadas pelo seu conector antes de fundir.
Encontre os duplicados que a correspondência por email não deteta
Dê a cada registo um segundo critério de correspondência
Os registos sem email passam facilmente despercebidos, porque é no email que a correspondência costuma começar. Chegam por chamadas, importações, eventos e integrações, e os seus duplicados ficam ao lado dos registos completos das mesmas pessoas.
Nome com empresa, nome com telefone e nome com cidade encontram muitos deles. Fundidos com cuidado, campos vazios nunca substituem valores reais: acrescentam os dados que faltavam ao registo completo.
Perguntas frequentes
Como encontrar contactos duplicados sem endereço de email?
Faça a correspondência por outros campos que identifiquem uma pessoa, como nome completo com empresa, nome completo com telefone ou nome completo com localidade. Comece pelos registos com um par completo com email, pois são os duplicados mais prováveis. Reveja as correspondências de nomes iguais antes de fundir, porque duas pessoas podem ter o mesmo nome.
Porque é que os registos do CRM não têm email?
Muitas vezes porque foram criados com dados incompletos: introdução manual após uma chamada, importações sem coluna de e-mail, aplicações de telefone, listas de eventos ou integrações. Alguns contactos não têm e-mail de propósito, como compradores que só tratam por telefone. Esses registos continuam válidos.
Pode fundir um registo sem email com outro que tenha email?
Sim. Escolha o registo com o e-mail como principal quando os formulários e as integrações dependerem dele. Certifique-se de que os campos vazios não substituem campos preenchidos. As atividades, notas e números de telefone do registo sem e-mail devem ser transferidos, para que nada registado nele se perca.
O que acontece aos campos vazios quando fundir duplicados?
Depende das regras de fusão. Numa fusão segura, um campo vazio nunca substitui um campo que tem valor, por isso o valor preenchido mantém-se. As regras de fusão diferem entre ferramentas e CRM. Verifique como os campos vazios são tratados e teste com alguns registos antes de uma fusão de grande dimensão.
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