Résumé
- Comparez les numéros de téléphone sur leurs chiffres, après avoir retiré les espaces, tirets, parenthèses et signes plus.
- Un numéro de mobile personnel est un indice fort que deux fiches appartiennent à la même personne.
- Les standards téléphoniques et numéros de succursale partagés peuvent relier par erreur des personnes ou des sites différents.
- Associez une correspondance de téléphone à un nom ou une entreprise avant de fusionner deux fiches.
- Dedupely fait correspondre les numéros de téléphone quel que soit leur format et les combine avec les autres champs que vous choisissez.
Les numéros de téléphone sont souvent le seul élément commun à deux fiches. Un contact saisi après un appel et un prospect issu d'un événement peuvent ne partager aucun e-mail. Ils peuvent toutefois partager le même numéro de mobile.
La correspondance par téléphone demande toutefois du soin. Un même numéro s'écrit de nombreuses façons, et beaucoup de numéros appartiennent à plusieurs personnes.
Cet article explique pourquoi un même numéro s'affiche différemment d'une fiche à l'autre, et comment comparer les numéros par leurs chiffres. Vous verrez aussi quand une correspondance téléphonique est fiable, quand elle induit en erreur et quel numéro conserver lors d'une fusion.
Pourquoi le même numéro apparaît différemment
Les gens saisissent les numéros de téléphone comme ils en ont l'habitude, et chaque formulaire, import et intégration les enregistre un peu différemment. Un même numéro peut arriver dans votre CRM sous ces formes :
| Tel qu'enregistré | D'où cela peut venir |
|---|---|
| (212) 555-0147 | Saisi par un commercial |
| 212-555-0147 | Un formulaire web avec un masque de téléphone |
| +1 212 555 0147 | Une intégration qui ajoute l'indicatif pays |
| 2125550147 | Un tableur qui a supprimé la mise en forme |
| 212.555.0147 poste 12 | Une signature e-mail, avec un poste |
Pour une correspondance exacte, il s'agit de cinq valeurs différentes. Les indicatifs pays et les zéros initiaux ajoutent d'autres variantes pour les numéros internationaux, que notre article sur comment les données internationales créent des doublons cachés couvre.
Les numéros fictifs ajoutent aussi du bruit. Des valeurs comme 000-000-0000 ou 1234567 ne correspondent au téléphone de personne : excluez-les de toute correspondance.
Comment comparer les numéros de téléphone par leurs chiffres
Une correspondance par téléphone fonctionne dès que chaque numéro est ramené à la même forme. Ces étapes s'appliquent quel que soit l'outil que vous utilisez.
Supprimez la mise en forme
Supprimez les espaces, tirets, points, crochets et le signe plus. Il reste une suite de chiffres que vous pouvez comparer.
Extensions distinctes
Une extension identifie une personne derrière un numéro partagé. Séparez-la des chiffres principaux, pour que « poste 12 » ne transforme pas un numéro valide en un autre.
Comparez les derniers chiffres
Un indicatif pays ou un préfixe national peut modifier le début d'un numéro. Comparer la fin du numéro aide à trouver des candidats entre formats, mais des numéros complets différents peuvent partager cette fin. Conservez les informations de pays, d'indicatif régional et de poste pour confirmer une correspondance.
Plus la fin des numéros comparée est courte, plus vous trouvez de correspondances. Sept chiffres peuvent aussi associer deux numéros différents qui partagent la même fin mais des indicatifs régionaux distincts. Une comparaison plus courte a besoin d'un second champ pour la confirmer.
Quand la correspondance par téléphone est forte
Ce qui constitue un doublon dépend du cas : ce qu'une équipe considère comme un doublon, une autre peut ne pas le considérer ainsi. Certaines correspondances par téléphone restent toutefois plus fiables que d'autres.
- Numéros de mobile personnels. Un mobile appartient généralement à une seule personne, donc deux fiches avec le même mobile correspondent probablement au même contact.
- Téléphone et nom. Le même numéro avec un nom identique ou proche est l'une des correspondances les plus fiables quand l'e-mail manque.
- Téléphone et entreprise. Pour les entreprises, un même numéro principal avec un nom similaire désigne une seule organisation.
- Un numéro saisi dans le mauvais champ. Un mobile enregistré dans le champ du téléphone fixe sur une fiche et dans le champ mobile sur une autre reste un seul et même numéro.
Quand une correspondance par téléphone induit en erreur
Beaucoup de numéros sont partagés volontairement. Un rapprochement sur le seul téléphone regroupe des fiches qui ne partagent qu'une ligne.
| Type numérique | Fiabilité prise isolément | Associez-le à |
|---|---|---|
| Mobile personnel | Solide | Nom, à confirmer |
| Ligne directe du bureau | Plutôt solide | Nom ou domaine e-mail |
| Standard ou accueil téléphonique | Faible pour les personnes ; correct pour les entreprises | Nom complet pour les personnes, raison sociale pour les entreprises |
| Numéro partagé de l'agence ou du siège | Faible | Adresse ou ville, pour distinguer les lieux |
| Ligne fixe familiale | Faible | Prénom |
| Numéro d'agence, de revendeur ou de centre d'appels | Très faible | Excluez-le de la correspondance |
Les succursales sont un cas à surveiller. Plusieurs bureaux d'une même entreprise peuvent indiquer le même numéro de siège, et les fusionner revient à combiner des sites distincts. Notre article sur fiches liées qui ressemblent à des doublons explique comment les garder séparés.
Les numéros changent aussi de mains. Un numéro qu'un contact a abandonné il y a des années peut appartenir aujourd'hui à quelqu'un d'autre. Une ancienne fiche avec un téléphone identique n'est pas une preuve à elle seule.
Quels champs associer à un numéro de téléphone
Le téléphone fonctionne mieux comme l'un de deux ou trois champs. Commencez par les doublons évidents, comme le même nom et le même mobile, et fusionnez-les en premier.
- Contacts : téléphone avec le nom complet, ou téléphone avec le nom de famille et l'entreprise.
- Entreprises : téléphone principal avec nom de l'entreprise, ou téléphone avec ville pour distinguer les agences.
- Leads : téléphone avec le nom, car les prospects arrivent souvent avant qu'une adresse e-mail soit confirmée.
Notre guide sur sur quels champs effectuer le rapprochement couvre les combinaisons pour chaque objet. Examinez les correspondances reposant sur un numéro partagé avant de les fusionner, et ne rejetez une correspondance que si vous êtes certain qu'elle est erronée.
Quel numéro conserver lors d'une fusion
Deux fiches pour une même personne contiennent souvent deux numéros différents, et les deux peuvent être valables. Définissez les règles avant la première fusion.
- Privilégiez une ligne directe ou un mobile plutôt qu'un standard, pour que les commerciaux joignent la personne.
- Conservez le numéro mis à jour le plus récemment lorsque les deux sont des mobiles.
- Ne laissez jamais une valeur vide ou fictive écraser un vrai numéro.
- Si votre CRM dispose d'un second champ téléphone, placez l'autre numéro dans ce champ plutôt que de le supprimer.
Comment Dedupely fait correspondre les dossiers par numéro de téléphone
Dans Dedupely, associez le téléphone à un autre champ d'identité. La correspondance similaire compare les sept derniers chiffres après suppression de la mise en forme. Elle repère des candidats, mais n'établit pas l'identité entre indicatifs pays, lignes partagées ou numéros réattribués. Confirmez les coordonnées complètes, choisissez les valeurs conservées et prévisualisez la fusion.
Comparez les chiffres, puis confirmez avec un nom
Les numéros de téléphone relient des fiches que l'e-mail ne peut pas relier, surtout celles créées lors d'appels, d'événements et de saisies manuelles. Ils ne fonctionnent qu'une fois chaque numéro réduit à ses chiffres et comparé par sa fin.
Un portable personnel est une preuve solide. Une ligne standard ou un numéro d'agence doit être confirmé par un nom, une entreprise ou une ville. Associé de cette façon, le téléphone est l'un des champs les plus utiles dont vous disposez.
Questions fréquentes
Comment trouver les doublons par numéro de téléphone ?
Normalisez le format en conservant le pays et le poste. Une fin commune de sept à dix chiffres trouve des candidats, mais peut joindre des numéros complets différents. Confirmez le numéro complet et les éléments d'identité indépendants avant la fusion, surtout pour les lignes partagées et les mobiles réattribués.
Comment normaliser les numéros de téléphone pour la déduplication ?
Supprimez tout formatage, séparez l'extension et ne gardez que les chiffres. Comparer la fin de chaque numéro gère les indicatifs pays et les zéros initiaux. Excluez les valeurs de remplacement comme 000-000-0000 de la correspondance, et conservez le format d'origine dans la fiche si votre équipe s'y fie.
Un numéro de téléphone identique suffit-il pour fusionner deux fiches ?
Uniquement lorsque le numéro appartient à une seule personne, comme un portable personnel, et même dans ce cas, un nom identique rend la correspondance plus sûre. Les lignes principales, standards, numéros d'agences et lignes fixes familiales sont partagés par plusieurs personnes ou sites. Une correspondance sur ces seuls numéros peut fusionner des enregistrements qui devraient rester séparés.
Comment gérer les numéros de poste lors de la déduplication ?
Stockez-les et comparez-les séparément du numéro principal. Un poste identifie généralement une personne derrière une ligne partagée. Deux fiches avec le même numéro principal mais des postes différents correspondent souvent à des personnes distinctes. Isoler le poste dans son propre champ permet de comparer les chiffres du numéro principal.
Faut-il faire correspondre les sept derniers chiffres d'un numéro de téléphone ?
Cela peut aider à trouver des candidats malgré les formats, mais des numéros différents peuvent partager la même fin. Examinez le contexte complet du pays et de l'indicatif, le poste et les informations d'identité indépendantes. Une fin à sept chiffres associée à un nom courant ou à une entreprise commune ne suffit pas comme confirmation.
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