Résumé
- Les graphies avec et sans accents, comme José et Jose, peuvent scinder une même personne en deux enregistrements.
- Les noms à deux noms de famille sont répartis différemment entre les champs prénom et nom.
- Un même numéro de téléphone peut être enregistré avec ou sans indicatif pays.
- Les formats d'adresse varient selon les pays : les adresses servent donc mieux de preuve complémentaire pour un rapprochement.
- Dedupely repère les doublons possibles selon les formats de nom et de téléphone, avec un aperçu avant fusion.
Un client à Madrid remplit un formulaire avec « José García López. » Un commercial de votre bureau américain l'ajoute sous « Jose Garcia ». Votre outil de facturation envoie « GARCIA LOPEZ, JOSE » avec son numéro au format international. Pour vous, c'est une seule personne. Pour une correspondance exacte, ce sont trois.
Les données internationales introduisent des variations pour lesquelles de nombreux paramétrages de rapprochement n'ont pas été conçus. Les caractères changent dans les exports, les noms suivent des conventions différentes et les numéros de téléphone comportent parfois un indicatif pays.
Dans cet article, vous découvrirez quatre sources de variation dans neuf pays : accents, ordre des noms, numéros de téléphone et adresses. Vous verrez aussi comment rapprocher les fiches sans fusionner des personnes qui se ressemblent seulement.
Pourquoi les fiches internationales cessent de correspondre
Les fiches proviennent de formulaires, d'imports, des commerciaux, de l'enrichissement et d'autres outils connectés. Chaque source écrit noms, numéros et adresses à sa façon, et les données internationales multiplient les différences.
- Caractères : accents et lettres comme ñ, ü, ß ou å sont saisis, supprimés ou remplacés.
- Ordre des noms : les doubles noms de famille et les prénoms composés ne sont pas découpés de la même façon dans les champs.
- Numéros de téléphone : le même numéro apparaît au format national et international.
- Adresses : le numéro de rue, le code postal et la ville sont dans un ordre différent selon chaque pays.
Deux de ces fiches sont-elles des doublons ? Cela dépend du contexte. Ce qu'une équipe considère comme un doublon peut ne pas l'être pour une autre, donc définissez ce qui compte comme une même personne ou entreprise avant de fusionner.
Accents et caractères spéciaux
Une personne saisit son nom avec des accents. Un commercial sur un clavier américain les omet souvent. Un correspondance exacte compare caractère par caractère, si bien que "José" et "Jose" sont deux valeurs différentes.
Lettres supprimées ou remplacées
Chaque langue ajoute ses propres lettres. Voici celles que l'on rencontre dans les neuf pays suivis dans cet article :
- Espagnol : á, é, í, ó, ú et ñ, comme dans José ou Muñoz.
- Portugais : ã, õ et ç, comme dans João ou Gonçalves.
- Allemand : ä, ö, ü et ß, comme dans Müller ou Strauß.
- Suédois : å, ä et ö, comme dans Åsa ou Björk.
- Italien : à, è et ò, parfois écrits avec une apostrophe après la voyelle.
Différentes façons d'écrire une même lettre
Supprimer l'accent ne suffit pas. En allemand, quand ü ou ß ne sont pas disponibles, la convention est d'écrire ue et ss. « Müller » peut alors apparaître sous forme de Müller, Mueller ou Muller dans trois fiches.
Les exports peuvent aussi altérer les caractères. Lorsqu'un fichier est enregistré dans un encodage puis ouvert dans un autre, « José » peut revenir sous la forme « José ». Ces fiches ne correspondront à rien tant que quelqu'un ne les corrige pas.
Ordre des noms et double nom de famille
Les CRM enregistrent en général un prénom et un nom. Beaucoup de noms ne rentrent pas proprement dans cette découpe, et chaque source les découpe à sa façon.
Noms espagnols
Les noms espagnols comportent généralement deux noms de famille, le premier nom du père suivi du nom de la mère. Dans l'usage courant, beaucoup de personnes n'utilisent que le premier. "José García López" peut être enregistré avec "García López" comme nom de famille, ou simplement "García."
Portugal et Brésil
Les noms portugais et brésiliens peuvent comporter plusieurs noms de famille, et leur ordre et leur usage courant varient. « Ana Costa Ferreira » peut apparaître sous une forme abrégée sur une autre fiche. N'en déduisez pas une identité ou un lien familial à partir de l'ordre des noms seul.
Prénoms composés
Les prénoms composés, comme « José Luis » ou « Maria Fernanda », peuvent se retrouver en partie dans le champ nom. Un formulaire avec un seul champ « Nom complet » rend ce cas plus probable, car il faut bien décider où couper.
Comparer les mots que deux noms ont en commun, dans n'importe quel ordre, permet d'en repérer beaucoup. Cela fonctionne mieux avec un second champ, comme l'e-mail ou le téléphone, car les noms de famille identiques sont fréquents.
Numéros de téléphone et indicatifs pays
Les numéros de téléphone sont un bon champ de rapprochement pour les fiches internationales, car ils ne contiennent ni accents ni ordre de nom. Le problème vient du format : un même numéro peut apparaître avec un indicatif, sans indicatif, avec des espaces, des tirets ou des parenthèses.
Le format international commence par un signe plus et l'indicatif pays, suivi du numéro national. Le 0 initial varie aussi : au Royaume-Uni, il disparaît après +44. En Italie, les numéros fixes le conservent, ainsi un numéro romain commence par +39 06.
Points de vigilance dans neuf pays
| Pays | Indicatif téléphonique | Noms | Notes sur le téléphone et l'adresse |
|---|---|---|---|
| États-Unis | +1 | Accents souvent omis à la saisie | Numéro de rue avant le nom de la voie |
| Allemagne | +49 | ä, ö, ü et ß, également écrits ae, oe, ue et ss | Rue, puis numéro ; code postal à 5 chiffres avant la ville |
| Royaume-Uni | +44 | Accents souvent omis à la saisie | Zéro initial des numéros de téléphone supprimé après +44 |
| Italie | +39 | Voyelles accentuées parfois saisies avec une apostrophe | Les numéros fixes conservent le 0 initial après le +39 |
| Portugal | +351 | Plusieurs noms de famille ; l'ordre peut varier | Rue, puis numéro ; code postal à 7 chiffres écrit 0000-000 |
| Brésil | +55 | Plusieurs noms de famille ; ã, õ et ç supprimés ou conservés | Rue, virgule, numéro ; code postal à 8 chiffres au format 00000-000 |
| Suède | +46 | å, ä et ö supprimés ou conservés | Rue, puis numéro ; code postal écrit avec un espace, comme 111 30 |
| Espagne | +34 | Deux noms de famille ; á, é, ñ et autres supprimés ou conservés | Les formats varient selon la source |
| Mexique | +52 | Le double nom de famille est courant | Les formats varient selon la source |
Utilisez le tableau des pays comme point de départ, et non comme règle pour chaque personne ou adresse. Vérifiez la numérotation nationale et les consignes postales pertinentes lors de la normalisation des données. Les références ci-dessous couvrent les plans de numérotation, les variantes de noms et les conventions d'adresses aux États-Unis.
Formats d'adresse
Aux États-Unis, le numéro précède la rue. En Allemagne, au Portugal, au Brésil et en Suède, il la suit. Les codes postaux diffèrent aussi par leur longueur, leur ponctuation et leur position.
Les abréviations ajoutent de la variation. « Rua » et « R. », « Straße » et « Str. » ou « Avenida » et « Av. » désignent le même mot, écrit de deux façons. À cela s'ajoute que de nombreuses fiches n'ont aucune adresse.
C'est pourquoi une adresse est plus utile comme preuve complémentaire. Un code postal ou une ville identique peut renforcer la confiance dans une correspondance de nom. Une longue adresse légèrement différente en dit peu.
Noms d'entreprise et domaines dans plusieurs pays
Les entreprises apportent leurs propres variantes internationales. Les formes juridiques comme GmbH, S.r.l. ou S.A. de C.V. changent selon le pays, et nous les traitons dans comment les suffixes d'entreprise masquent les doublons.
Les sites par pays sont une autre source. Une même entreprise peut utiliser exemple.com, exemple.de et exemple.com.br. Retirer le chemin ou le préfixe www d'une URL ne rend pas ces domaines identiques. Utilisez une correspondance de domaines vérifiée et les informations de l'entreprise pour identifier les fiches liées, puis décidez si les entités par pays restent séparées.
Comment faire correspondre en toute sécurité les fiches internationales
Les principes sont les mêmes que pour tout nettoyage. Les données internationales rendent simplement les deuxième et troisième étapes plus importantes.
Commencez par les doublons évidents
Les e-mails et domaines exacts sont utiles pour rechercher des candidats malgré les formats de noms. Vérifiez les boîtes partagées et les entités pays distinctes avant de fusionner, puis examinez les correspondances plus difficiles fondées sur le nom à l'aide d'informations indépendantes.
Comparer les noms de façon souple, avec un second champ
Ignorez les accents, la casse et l'ordre des mots lors de la comparaison des noms. Exigez ensuite qu'un second champ concorde, comme le téléphone, l'e-mail ou l'entreprise. Lire la suite sur le choix sur quels champs effectuer le rapprochement.
Comparer les numéros de téléphone par leurs chiffres
Normalisez la mise en forme en conservant les informations de pays et de poste. Comparer les derniers chiffres peut trouver des candidats entre formats, mais des numéros sans rapport dans différentes régions peuvent partager une même fin. Vérifiez le numéro complet et un autre champ d'identité avant toute fusion.
Ajoutez le pays lorsque des entités doivent rester séparées
Deux personnes nommées Maria Silva, au Portugal et au Brésil, sont probablement différentes. Ajouter le pays à la correspondance par nom les distingue.
Conservez les valeurs d'origine
Ignorez les accents lors de la correspondance, mais conservez-les dans la fiche. Les gens remarquent une faute dans leur nom, et « Muller » dans une formule d'appel paraît une erreur à M. Müller.
Comment Dedupely détecte les doublons dans les données internationales
Dans Dedupely, vous créez des recherches de doublons qui rapprochent les noms avec « Similaire », pour les fautes de frappe et les variantes orthographiques, ou « Phonétique », pour les noms qui se prononcent de façon proche. Les lettres accentuées et non accentuées sont considérées comme identiques (José = Jose), et « Similaire » compare les numéros de téléphone sur leurs sept derniers chiffres. Vous définissez les règles de la valeur à retenir et prévisualisez chaque fusion avant toute modification dans votre CRM.
Un client, plusieurs orthographes
Les enregistrements internationaux cachent des doublons dans de petites différences : un accent manquant, un second nom de famille, un indicatif pays ou un code postal situé ailleurs. La correspondance exacte voit chacune de ces différences comme une nouvelle personne.
Rapprocher les noms de façon souple, les numéros de téléphone sur leurs chiffres et les adresses comme preuves complémentaires en détecte beaucoup. Exiger un second champ et ajouter le pays là où il compte évite de confondre des personnes différentes.
Références : W3C : noms de personnes dans le monde; UIT : plans de numérotation nationaux; USPS : Publication 28; Repérer les entreprises en double par domaine.
Questions fréquentes
Comment trouver les contacts en double quand les noms comportent des accents ?
Comparez les noms sans tenir compte des accents ni des majuscules, pour que "José" et "Jose" soient considérés comme identiques. Exigez ensuite qu'un second champ concorde, comme l'e-mail, le téléphone ou l'entreprise. La correspondance sans accents peut associer des noms de famille différents, comme Peña et Pena : vérifiez donc les correspondances fondées sur le nom avant de fusionner.
Faut-il supprimer les accents des noms dans votre CRM ?
En général non, car les personnes remarquent une faute dans leur nom et les accents peuvent distinguer des noms de famille différents. Conservez l'orthographe d'origine dans la fiche et ignorez les accents uniquement lors du rapprochement. Lors de la fusion de deux versions, celle qui porte les accents est souvent l'orthographe saisie par la personne elle-même.
Comment faire correspondre des numéros de téléphone avec des indicatifs pays différents ?
Normalisez le numéro complet en tenant compte du pays et conservez les postes à part. Une fin de numéro identique peut suggérer un doublon, mais ne peut pas le confirmer entre pays ou indicatifs. Vérifiez le numéro complet et un autre champ d'identité avant de fusionner. Le zéro initial des fixes en Italie demande aussi de la vigilance lors de la normalisation.
Comment gérer deux noms de famille dans un CRM ?
Les noms de famille et les prénoms composés sont souvent scindés différemment d'une fiche à l'autre. Les conventions de nommage varient selon les pays et les familles. Comparez les éléments du nom, puis confirmez avec des coordonnées indépendantes, comme un numéro de téléphone personnel ou un e-mail, avant de considérer deux fiches comme une même personne.
Peut-on utiliser les adresses pour trouver des doublons dans des données internationales ?
Oui, comme élément de confirmation. Les formats d'adresse diffèrent selon les pays : ordre du numéro, format du code postal, abréviations. Les adresses longues correspondent donc rarement à l'identique. Un code postal ou une ville identique peut confirmer une correspondance de nom ou de téléphone, alors qu'une adresse légèrement différente ne dit pas grand-chose à elle seule.
Ou inscrivez-vous avec Google
Salesforce AppExchange 
