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TL;DR

  • Uma boa ferramenta de deduplicação permite decidir como cada campo é comparado.
  • O controle sobre o que o registro mesclado mantém é tão importante como encontrar os duplicados.
  • Pergunte se é possível visualizar a prévia de cada mesclagem e recuperar se uma mesclagem der errado.
  • Teste qualquer ferramenta de deduplicação com os seus próprios dados antes de comparar preços.
  • O Dedupely permite controlar a correspondência e a mesclagem, e visualizar a prévia de cada mesclagem antes de ela rodar.

Quando uma equipe decide que o seu CRM precisa de mais do que as ferramentas incluídas, a questão seguinte é qual a ferramenta de deduplicação a escolher. As páginas de funcionalidades tendem a parecer semelhantes, e muitas ferramentas dizem que encontram duplicados e os mesclam.

As diferenças estão nos detalhes: como controla a correspondência, o que o registro mesclado mantém e o que custa uma mesclagem falhada. Os modelos de preços, o apoio técnico e as respostas de segurança variam igualmente.

Este artigo é uma lista de perguntas a fazer a qualquer ferramenta de deduplicação, agrupadas por área, com a razão de cada uma. Se ainda está decidindo entre ferramentas nativas, uma ferramenta dedicada e scripts próprios, comece pelo nosso comparação entre a deduplicação nativa do CRM e as ferramentas de deduplicação.

Conheça os seus próprios duplicados antes de comparar ferramentas

Uma lista de verificação só ajuda se souber o que precisa que a ferramenta encontre. O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipe considera duplicado, outra pode não considerar.

Escreva alguns conjuntos de duplicados que conhece bem

Escolha um conjunto de duplicados reais do seu CRM. Inclua os óbvios, como dois contatos com o mesmo e-mail. Acrescente alguns mais difíceis, como uma pessoa com um e-mail pessoal e um profissional.

Adicione um ou dois pares que tenha a certeza de não serem duplicados, como duas filiais de uma mesma empresa. Uma boa ferramenta encontra o primeiro grupo e permite manter o segundo separado.

Registre os seus objetos, volume e origens

Liste os objetos do CRM com duplicados, aproximadamente quantos registros cada um tem e de onde chegam os novos registros. Formulários, importações e integrações determinam se precisa de uma limpeza pontual ou de mesclagens contínuas.

Correspondência: pode controlar a forma como os duplicados são encontrados?

A correspondência decide o que encontra. Uma ferramenta que só compara valores exatos perde erros de escrita e diferenças de formatação, e também pode agrupar registros que não são iguais. O nosso guia sobre como funciona a correspondência de duplicados explica porquê.

  • Pode escolher como cada campo é comparado: exatamente, admitindo erros de escrita, pela pronúncia ou pelo núcleo de um domínio?
  • Pode combinar vários campos numa só pesquisa e deixar de fora os campos pouco fiáveis?
  • É possível aplicar critérios diferentes a grupos diferentes de registros, como regiões ou tipos de registro?
  • Pode filtrar os registros avaliados sem alterar os dados do CRM?
  • Se rejeitar uma correspondência da qual tem a certeza de que não é um duplicado, ela fica excluída de resultados futuros?
  • Se a ferramenta usa IA para encontrar correspondências, onde são processados os dados do seu CRM e são usados para treinar modelos?

Mesclagem: consegue controlar o que o registro mesclado mantém?

Encontrar duplicados é metade do trabalho. A mesclagem decide que valores sobrevivem. Um proprietário ou uma fase do ciclo de vida errada pode causar mais problemas do que o próprio duplicado.

  • Pode escolher qual o registro que sobrevive, como o mais antigo, o mais recente ou o que tem mais dados?
  • Pode definir qual valor prevalece campo a campo, impedindo que os campos vazios substituam dados existentes?
  • As atividades, notas e registros associados passam para o registro que fica?
  • Pode mesclar um conjunto inteiro de duplicados de uma só vez, ou apenas dois registros de cada vez?
  • Qual o ID de registro que sobrevive e o que isso significa para as integrações que guardam IDs?

O nosso artigo sobre mesclar registros de CRM sem perder dados aborda estas decisões em mais detalhe.

Objetos e volume: vai cobrir toda a limpeza?

Objetos no seu CRM

Pergunte quais os objetos que a ferramenta suporta no seu CRM específico. A cobertura costuma variar de CRM para CRM, por isso uma ferramenta que trata empresas num CRM pode não o fazer noutro. Verifique negócios, leads e objetos personalizados se os utiliza.

Mesclagens em massa e novos duplicados

Um acumulado de milhares de duplicados exige unificações em massa. Pergunte se existe um limite por unificação e quanto tempo demora a primeira sincronização de uma base de dados grande.

Se continuarem a chegar novos duplicados de formulários ou integrações, pergunte se a ferramenta consegue mesclar automaticamente os de que tem certeza. Pergunte também com que rapidez detecta novos registros.

Pré-visualização e segurança: o que acontece antes e depois de uma mesclagem?

Em alguns CRMs, as mesclagens não podem ser desfeitas. Por isso, vale a pena colocar primeiro as questões de segurança.

  • Você pode visualizar a prévia do registro mesclado antes de a mesclagem rodar?
  • A ferramenta retém por padrão as correspondências arriscadas, como conjuntos muito grandes ou dados de preenchimento como test@test.com?
  • Pode enviar correspondências pouco claras para revisão em vez de as mesclar?
  • Cada mesclagem fica registrada, com os valores originais, para que possa recuperar um registro se necessário?
  • É possível parar uma mesclagem em massa em curso?

Um histórico dos valores originais funciona em conjunto com uma cópia de segurança. O nosso guia sobre fazer uma cópia de segurança do seu CRM antes de uma mesclagem grande explica quando é necessário.

Mais do que um CRM, planilhas e usuários

Algumas equipes usam mais do que um CRM, ou sincronizam dois deles. Se for o caso, pergunte se uma conta cobre vários CRM. Pergunte também como a ferramenta trata duplicados em mais de um CRM quando os registros são sincronizados entre si.

Pergunte se você pode limpar planilhas antes de uma importação e se essas linhas contam para o seu plano. Depois, pergunte quantas pessoas podem usar a ferramenta, se as funções limitam quem altera as configurações e se cada usuário gera custo extra.

Modelo de preços: o que está pagando?

As ferramentas de deduplicação têm preços diferentes: por usuário, por registro, por CRM ou por módulo. A mesma base de dados pode custar valores muito diferentes consoante o modelo.

  • O que conta para o preço: todos os registros do CRM, apenas os objetos sincronizados ou apenas os registros mesclados?
  • Funcionalidades como a correspondência com IA ou a automação estão limitadas a determinados planos?
  • O que acontece ao ultrapassar um limite: o plano sobe automaticamente ou é uma decisão sua?
  • Consegue testar a ferramenta com os seus próprios dados antes de pagar?

Suporte e segurança: quem o ajuda e quem vê os seus dados?

Suporte

Uma primeira mesclagem de grande dimensão é o momento em que as equipes precisam muitas vezes de uma segunda opinião. Pergunte se a ajuda de integração está incluída, se pode falar com uma pessoa numa chamada e se o apoio tem custos adicionais.

Segurança

Uma ferramenta de deduplicação precisa muitas vezes de acesso de administrador ao seu CRM, por isso é comum uma revisão de segurança. Eis perguntas que vale a pena fazer cedo:

  • Onde são armazenados e tratados os dados do CRM?
  • Que certificações tem o fornecedor e que subcontratantes utiliza?
  • Quem no fornecedor pode ver os seus dados, e quando?
  • A ferramenta suporta login único (SSO), autenticação de dois fatores, políticas de senhas e um Audit Log das ações dos usuários?
  • O fornecedor assina um NDA ou preenche o seu próprio questionário de segurança?

Lista de verificação da ferramenta de deduplicação, em resumo

Área Pergunta a fazer Porque é importante
Correspondência Posso definir como cada campo é comparado? A correspondência apenas exata falha erros de digitação e pode agrupar registros errados
Mesclagem Posso escolher qual o valor que prevalece em cada campo? O registro mesclado é aquele com que a sua equipe trabalha
Objetos Que objetos estão abrangidos no meu CRM? A cobertura varia muitas vezes consoante o CRM
Volume Posso mesclar milhares de registros numa única ação? Mesclagens de dois em dois não acompanham o volume acumulado
Segurança Posso ver a prévia das mesclagens e ver os valores originais depois? Em alguns CRMs, as mesclagens não podem ser desfeitas
Vários CRM Uma conta cobre todos os meus CRM? Os CRM sincronizados precisam de mesclar os duplicados dos dois lados
Usuários Cada usuário tem custo adicional? As limpezas costumam envolver mais do que uma equipe
Modelo de preços O que conta para o preço? A mesma base de dados pode custar valores muito diferentes
Suporte Posso falar com uma pessoa durante a configuração? É na primeira mesclagem grande que surgem as dúvidas
Segurança Onde meus dados são armazenados e quem pode vê-los? As equipes de segurança costumam perguntar antes de aprovar uma ferramenta

Como o Dedupely responde à lista de verificação de uma ferramenta de deduplicação

No Dedupely, você cria duplicate searches campo a campo, define regras sobre qual valor prevalece e visualiza a prévia de cada mesclagem antes de ela rodar. As correspondências arriscadas ficam excluídas por padrão, e cada mesclagem é registrada com os valores originais. Nossa equipe de Customer Success ajuda você a configurar tudo por chamada, chat e email.

Teste o Dedupely com a sua lista de verificação

Escolha a ferramenta que trata os seus duplicados

As ferramentas de deduplicação podem parecer semelhantes numa página de funcionalidades. As diferenças surgem quando pergunta como cada campo é comparado, o que o registro mesclado mantém e como recupera.

Comece pelos duplicados que conhece e depois avance pela correspondência, mesclagem, proteção, escala, preços, suporte e segurança. A ferramenta que trata os seus próprios conjuntos de duplicados, incluindo os casos limite, é a que vale a pena pagar.

Perguntas frequentes

O que devo procurar numa ferramenta de deduplicação de CRM?

Procure primeiro controle sobre a correspondência e a mesclagem: definir como cada campo é comparado e qual valor prevalece no registro mesclado. Depois, confira quais objetos ele cobre, se faz mesclagens em massa, se permite visualizar a prévia das mesclagens e como as registra. Modelo de preços, suporte e segurança completam a comparação.

Como posso testar uma ferramenta de deduplicação antes de comprar?

Use um teste com os seus próprios dados, com alguns conjuntos de duplicados que você conhece bem, incluindo casos difíceis e registros sobre os quais tem certeza de que não são duplicados. Verifique o que a ferramenta encontra, o que deixa passar e o que a prévia da mesclagem mantém. Um banco de dados de demonstração não mostra como a ferramenta lida com seus casos particulares.

Que perguntas devo fazer a um fornecedor de deduplicação?

Pergunte como a correspondência funciona por campo, como o registro mesclado é montado e quais objetos são cobertos no seu CRM. Pergunte sobre os limites de mesclagem em massa, as prévias e o histórico de mesclagens. Depois pergunte o que conta para o preço, se o suporte inclui chamadas, onde os dados são armazenados e quais certificações o fornecedor possui.

Como são cobradas as ferramentas de deduplicação?

Os modelos de preços variam: por usuário, por registro, por CRM ou por módulo. Algumas ferramentas também limitam funcionalidades como a correspondência com IA ou a automação a determinados planos. Pergunte o que conta para o preço, o que acontece ao ultrapassar um limite e se adicionar usuários ou CRM tem custos extra.

Uma ferramenta de deduplicação é segura para conectar ao meu CRM?

Depende do fornecedor, então pergunte antes de conectar. Verifique onde os dados são armazenados e processados, quem pode acessá-los, quais certificações e suboperadores se aplicam e se os dados do CRM servem para treinar modelos de IA. Confirme também se é possível visualizar a prévia das mesclagens e se os valores originais são registrados.