TL;DR
- Uma boa ferramenta de deduplicação permite decidir como cada campo é comparado.
- O controlo sobre o que o registo fundido mantém é tão importante como encontrar os duplicados.
- Pergunte se é possível pré-visualizar cada fusão e recuperar se algo correr mal.
- Teste qualquer ferramenta de deduplicação com os seus próprios dados antes de comparar preços.
- O Dedupely permite controlar a correspondência e a unificação, e pré-visualizar cada unificação antes de ser executada.
Quando uma equipa decide que o seu CRM precisa de mais do que as ferramentas incluídas, a questão seguinte é qual a ferramenta de deduplicação a escolher. As páginas de funcionalidades tendem a parecer semelhantes, e muitas ferramentas dizem que encontram duplicados e os fundem.
As diferenças estão nos detalhes: como controla a correspondência, o que o registo fundido mantém e o que custa uma fusão falhada. Os modelos de preços, o apoio técnico e as respostas de segurança variam igualmente.
Este artigo é uma lista de perguntas a fazer a qualquer ferramenta de deduplicação, agrupadas por área, com a razão de cada uma. Se ainda está a decidir entre ferramentas nativas, uma ferramenta dedicada e scripts próprios, comece pelo nosso comparação entre a deduplicação nativa do CRM e as ferramentas de deduplicação.
Conheça os seus próprios duplicados antes de comparar ferramentas
Uma lista de verificação só ajuda se souber o que precisa que a ferramenta encontre. O que conta como duplicado depende do caso: o que uma equipa considera duplicado, outra pode não considerar.
Escreva alguns conjuntos de duplicados que conhece bem
Escolha um conjunto de duplicados reais do seu CRM. Inclua os óbvios, como dois contactos com o mesmo e-mail. Acrescente alguns mais difíceis, como uma pessoa com um e-mail pessoal e um profissional.
Adicione um ou dois pares que tenha a certeza de não serem duplicados, como duas filiais de uma mesma empresa. Uma boa ferramenta encontra o primeiro grupo e permite manter o segundo separado.
Registe os seus objetos, volume e origens
Liste os objetos do CRM com duplicados, aproximadamente quantos registos cada um tem e de onde chegam os novos registos. Formulários, importações e integrações determinam se precisa de uma limpeza pontual ou de fusões contínuas.
Correspondência: pode controlar a forma como os duplicados são encontrados?
A correspondência decide o que encontra. Uma ferramenta que só compara valores exatos perde erros de escrita e diferenças de formatação, e também pode agrupar registos que não são iguais. O nosso guia sobre como funciona a correspondência de duplicados explica porquê.
- Pode escolher como cada campo é comparado: exatamente, admitindo erros de escrita, pela pronúncia ou pelo núcleo de um domínio?
- Pode combinar vários campos numa só pesquisa e deixar de fora os campos pouco fiáveis?
- É possível aplicar critérios diferentes a grupos diferentes de registos, como regiões ou tipos de registo?
- Pode filtrar os registos avaliados sem alterar os dados do CRM?
- Se rejeitar uma correspondência da qual tem a certeza de que não é um duplicado, ela fica excluída de resultados futuros?
- Se a ferramenta usa IA para encontrar correspondências, onde são processados os dados do seu CRM e são usados para treinar modelos?
Fusão: consegue controlar o que o registo fundido mantém?
Encontrar duplicados é metade do trabalho. A fusão decide que valores sobrevivem. Um proprietário ou uma fase do ciclo de vida errada pode causar mais problemas do que o próprio duplicado.
- Pode escolher qual o registo que sobrevive, como o mais antigo, o mais recente ou o que tem mais dados?
- Pode definir qual valor prevalece campo a campo, impedindo que os campos vazios substituam dados existentes?
- As atividades, notas e registos associados passam para o registo que fica?
- Pode fundir um conjunto inteiro de duplicados de uma só vez, ou apenas dois registos de cada vez?
- Qual o ID de registo que sobrevive e o que isso significa para as integrações que guardam IDs?
O nosso artigo sobre fundir registos de CRM sem perder dados aborda estas decisões em mais detalhe.
Objetos e volume: vai cobrir toda a limpeza?
Objetos no seu CRM
Pergunte quais os objetos que a ferramenta suporta no seu CRM específico. A cobertura costuma variar de CRM para CRM, por isso uma ferramenta que trata empresas num CRM pode não o fazer noutro. Verifique negócios, leads e objetos personalizados se os utiliza.
Fusões em massa e novos duplicados
Um acumulado de milhares de duplicados exige unificações em massa. Pergunte se existe um limite por unificação e quanto tempo demora a primeira sincronização de uma base de dados grande.
Se continuarem a chegar novos duplicados de formulários ou integrações, pergunte se a ferramenta consegue fundir automaticamente os de que tem certeza. Pergunte também com que rapidez deteta novos registos.
Pré-visualização e segurança: o que acontece antes e depois de uma fusão?
Em alguns CRM, as fusões não podem ser anuladas. Por isso, vale a pena colocar primeiro as questões de segurança.
- Pode pré-visualizar o registo fundido antes de a fusão ser executada?
- A ferramenta retém por defeito as correspondências arriscadas, como conjuntos muito grandes ou dados de preenchimento como test@test.com?
- Pode enviar correspondências pouco claras para revisão em vez de as fundir?
- Cada fusão fica registada, com os valores originais, para que possa recuperar um registo se necessário?
- É possível parar uma fusão em massa em curso?
Um histórico dos valores originais funciona em conjunto com uma cópia de segurança. O nosso guia sobre fazer uma cópia de segurança do seu CRM antes de uma fusão grande explica quando é necessário.
Mais do que um CRM, folhas de cálculo e utilizadores
Algumas equipas usam mais do que um CRM, ou sincronizam dois deles. Se for o caso, pergunte se uma conta cobre vários CRM. Pergunte também como a ferramenta trata duplicados em mais de um CRM quando os registos são sincronizados entre si.
Pergunte se pode limpar folhas de cálculo antes de uma importação e se essas linhas contam para o seu plano. Depois, pergunte quantas pessoas podem usar a ferramenta, se as funções limitam quem altera as definições e se cada utilizador tem custos adicionais.
Modelo de preços: o que está a pagar?
As ferramentas de deduplicação têm preços diferentes: por utilizador, por registo, por CRM ou por módulo. A mesma base de dados pode custar valores muito diferentes consoante o modelo.
- O que conta para o preço: todos os registos do CRM, apenas os objetos sincronizados ou apenas os registos fundidos?
- Funcionalidades como a correspondência com IA ou a automação estão limitadas a determinados planos?
- O que acontece ao ultrapassar um limite: o plano sobe automaticamente ou é uma decisão sua?
- Consegue testar a ferramenta com os seus próprios dados antes de pagar?
Suporte e segurança: quem o ajuda e quem vê os seus dados?
Suporte
Uma primeira fusão de grande dimensão é o momento em que as equipas precisam muitas vezes de uma segunda opinião. Pergunte se a ajuda de integração está incluída, se pode falar com uma pessoa numa chamada e se o apoio tem custos adicionais.
Segurança
Uma ferramenta de deduplicação precisa de acesso de administrador ao seu CRM, por isso é comum uma revisão de segurança. Estas são perguntas que vale a pena fazer cedo:
- Onde são armazenados e tratados os dados do CRM?
- Que certificações tem o fornecedor e que subcontratantes utiliza?
- Quem no fornecedor pode ver os seus dados, e quando?
- A ferramenta suporta autenticação de dois fatores, políticas de palavras-passe e um Audit Log das ações dos utilizadores?
- O fornecedor assina um NDA ou preenche o seu próprio questionário de segurança?
Lista de verificação da ferramenta de deduplicação, em resumo
| Área | Pergunta a fazer | Porque é importante |
|---|---|---|
| Correspondência | Posso definir como cada campo é comparado? | A correspondência apenas exata falha erros de digitação e pode agrupar registos errados |
| Fusão | Posso escolher qual o valor que prevalece em cada campo? | O registo fundido é aquele com que a sua equipa trabalha |
| Objetos | Que objetos estão abrangidos no meu CRM? | A cobertura varia muitas vezes consoante o CRM |
| Volume | Posso fundir milhares de registos numa única ação? | Fusões de dois em dois não acompanham o volume acumulado |
| Segurança | Posso pré-visualizar as fusões e ver os valores originais depois? | Em alguns CRMs, as fusões não podem ser anuladas |
| Vários CRM | Uma conta cobre todos os meus CRM? | Os CRM sincronizados precisam de fundir os duplicados dos dois lados |
| Utilizadores | Cada utilizador tem custo adicional? | As limpezas costumam envolver mais do que uma equipa |
| Modelo de preços | O que conta para o preço? | A mesma base de dados pode custar valores muito diferentes |
| Suporte | Posso falar com uma pessoa durante a configuração? | É na primeira fusão grande que surgem as dúvidas |
| Segurança | Onde são guardados os meus dados e quem pode vê-los? | As equipas de segurança costumam perguntar antes de aprovar uma ferramenta |
Como o Dedupely responde à lista de verificação de uma ferramenta de deduplicação
No Dedupely, cria duplicate searches campo a campo, define regras para o valor que prevalece e visualiza cada fusão antes de ser executada. As correspondências arriscadas ficam excluídas por predefinição, e cada fusão é registada com os valores originais. A nossa equipa de Customer Success ajuda a configurar tudo por chamada, chat e email.
Escolha a ferramenta que trata os seus duplicados
As ferramentas de deduplicação podem parecer semelhantes numa página de funcionalidades. As diferenças surgem quando pergunta como cada campo é comparado, o que o registo fundido mantém e como recupera.
Comece pelos duplicados que conhece e depois avance pela correspondência, fusão, proteção, escala, preços, suporte e segurança. A ferramenta que trata os seus próprios conjuntos de duplicados, incluindo os casos limite, é a que vale a pena pagar.
Perguntas frequentes
O que devo procurar numa ferramenta de deduplicação de CRM?
Procure primeiro o controlo sobre a correspondência e a fusão: definir como cada campo é comparado e qual valor prevalece no registo fundido. Depois, verifique que objetos abrange, se faz fusões em massa, se permite pré-visualizar fusões e como as regista. O modelo de preços, o suporte e a segurança completam a comparação.
Como posso testar uma ferramenta de deduplicação antes de comprar?
Experimente com os seus próprios dados, com alguns conjuntos de duplicados que conhece bem, incluindo casos difíceis e registos de que tem a certeza que não são duplicados. Verifique o que a ferramenta encontra, o que falha e o que a pré-visualização da fusão mantém. Uma base de dados de demonstração não mostra como a ferramenta lida com os seus casos particulares.
Que perguntas devo fazer a um fornecedor de deduplicação?
Pergunte como funciona a correspondência por campo, como é construído o registo fundido e que objetos estão cobertos no seu CRM. Pergunte sobre limites de fusão em massa, pré-visualizações e histórico de fusões. Depois pergunte o que conta para o preço, se o suporte inclui chamadas, onde os dados são armazenados e que certificações o fornecedor detém.
Como são cobradas as ferramentas de deduplicação?
Os modelos de preços variam: por utilizador, por registo, por CRM ou por módulo. Algumas ferramentas também limitam funcionalidades como a correspondência com IA ou a automação a determinados planos. Pergunte o que conta para o preço, o que acontece ao ultrapassar um limite e se adicionar utilizadores ou CRM tem custos extra.
Uma ferramenta de deduplicação é segura para ligar ao meu CRM?
Depende do fornecedor, por isso confirme antes de ligar. Verifique onde os dados são guardados e tratados, quem tem acesso, que certificações e subcontratantes se aplicam e se os dados do CRM servem para treinar modelos de IA. Confirme também se é possível pré-visualizar as fusões e se os valores originais ficam registados.
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