Deduplicação CRM: importações, migrações e sincronizações

Os registros chegam a um CRM de muitos lugares. Os representantes importam planilhas, as equipes migram sistemas antigos, e as ferramentas de enriquecimento, formulários e outros CRMs escrevem dados no seu próprio horário. Cada caminho pode trazer registros duplicados, e cada um oferece uma oportunidade diferente para os detectar.

Alguns dados pode limpar antes de chegarem, e outros apenas após estarem no CRM. Neste artigo, verá onde limpar cada tipo de dados e como lidar com migrações e sincronizações bidirecionais.

O que é deduplicação entre ferramentas conectadas?

Não consegue limpar em todas as ferramentas

Algumas ferramentas deixam você verificar dados antes que eles se movam. Outras não. Uma ferramenta de enriquecimento é um exemplo comum: você não pode limpar ou deduplicar do lado dela, e os dados dela entram no CRM de qualquer forma.

Formulários web, aplicativos de telefone e checkouts costumam funcionar do mesmo jeito. Eles criam ou atualizam registros no CRM, que é o primeiro lugar onde você vê o resultado.

Portanto, a pergunta útil para cada ferramenta é onde pode limpar os seus dados. Antes de entrar, depois de chegar ao CRM, ou ambos.

Comece por listar cada ferramenta e processo que cria ou atualiza registros. Inclua as que as pessoas esquecem, como uma importação única que um representante fez no trimestre passado ou uma integração que alguém configurou e deixou a funcionar.

Onde limpar cada tipo de dados

Limpe planilhas antes de as importar

Uma importação é um dos poucos momentos em que todos os novos dados se encontram num arquivo. É o ponto mais fácil para detectar duplicados, antes de chegarem aos proprietários, sequências e relatórios.

Verifique o arquivo em duas direções. Primeiro, procure pessoas ou empresas que aparecem duas vezes no arquivo. Depois, procure linhas que correspondem a registros que já tem no CRM.

Após a importação, verifique novamente no CRM. Um arquivo pode estar limpo por si só e ainda assim conter pessoas que já lá estavam com um email diferente ou um nome mal escrito.

Limpe antes de migrar, depois verifique novamente

Uma migração move anos de registros de uma vez. Se o sistema antigo tem duplicados, o novo CRM começa com eles, juntamente com cada relatório e fluxo de trabalho construído sobre eles.

Limpe o sistema de origem primeiro, para mover um registro por pessoa ou empresa. Depois verifique novamente após a mudança. Se o novo CRM já contém registros, os migrados podem ficar junto das pessoas que já tem.

Cobrimos as razões em mais detalhe em por que toda a migração de CRM precisa de deduplicação em primeiro lugar.

Aquisições e mesclagens de bases de dados

Uma aquisição junta duas bases de dados, e cada uma fazia sentido isoladamente. Quando se encontram num CRM, o mesmo cliente pode aparecer duas vezes, com dois proprietários e dois históricos.

É aí que surgem disputas de comissões e chamadas duplicadas. Dois representantes veem cada um um cliente que acreditam ser seu.

Trate uma aquisição como uma migração. Limpe cada base de dados antes da mudança, depois decida qual registro e proprietário vencem quando ambos os lados têm o mesmo cliente.

Limpe no CRM os duplicados criados pelas ferramentas que não consegue controlar

Para ferramentas de enriquecimento, formulários e outras integrações, o CRM é onde limpa. Estas fontes funcionam diariamente, portanto uma única limpeza não durará muito.

Procure padrões nos duplicados que encontrar. Anote qual origem os criou, quando foram criados e quem é o responsável por eles. Isso mostra quais ferramentas precisam de uma verificação regular e quais causaram uma onda pontual.

Algumas integrações criam um pico repentino quando uma configuração muda. Se você controla essa configuração, corrija-a e limpe o que ela criou.

Para as fontes constantes, a velocidade é o mais importante. Localize e una os novos duplicados pouco depois de chegarem, antes de se espalharem em relatórios, sequências e atribuição. O nosso artigo sobre duplicados recorrentes de integrações de CRM aprofunda o assunto.

Duplicados viajam para outras ferramentas também

Um registro duplicado no CRM é enviado duas vezes para todas as ferramentas conectadas a ele. A plataforma de email envia duas mensagens, e o data warehouse conta um cliente como dois.

Por isso limpar o CRM regularmente protege mais do que o próprio CRM. Protege também as ferramentas que leem dados dele.

Sincronizações bidirecionais entre CRMs

Quando dois CRMs sincronizam, como HubSpot e Salesforce, existe um duplicado nos dois lados. A mesclagem tem que acontecer nos dois sistemas. Pelo que tenho visto, mesclar só de um lado quebra a sincronização por completo, então os dois registros deixam de estar vinculados.

Desduplicar numa sincronização bidirecional foi muito manual. Alguém une num lado, corrige o outro à mão, e alguns duplicados escapam.

Antes de mesclar registros sincronizados, verifique duas coisas. Os dois CRMs precisam fazer parte de cada mesclagem. E exclua qualquer correspondência que possa quebrar a sincronização, e depois revise-a antes que qualquer coisa seja mesclada.

Mapeie as suas ferramentas, depois limpe dos dois lados do CRM

Os registros chegam ao seu CRM por vários caminhos, cada um oferecendo uma oportunidade diferente de detectar duplicados. Planilhas e sistemas de origem podem ser limpos antes da chegada, enquanto dados de ferramentas de enriquecimento, formulários e integrações só podem ser limpos após entrada no CRM.

Quando você sabe quais ferramentas criam registros e onde cada uma pode ser limpa, cada fonte tem seu lugar na limpeza. CRMs sincronizados acrescentam uma condição: a mesclagem tem de acontecer nos dois sistemas ao mesmo tempo, senão o vínculo entre os registros se quebra.

Perguntas frequentes