TL;DR
- A correspondência decide quais os registos que são duplicados e pertencem ao mesmo conjunto.
- A fusão decide qual o registo que sobrevive e qual o valor que prevalece em cada campo.
- Uma correspondência correta ainda pode produzir uma fusão incorreta se as regras de fusão estiverem erradas.
- Merge/purge é um nome mais antigo para corresponder registos duplicados, fundi-los e eliminar os excedentes.
- A Dedupely permite decidir separadamente o que corresponde e quais os valores que prevalecem, e pré-visualizar cada fusão.
"Deduplicar e fundir" parece um só passo. Na prática, são duas decisões: quais os registos que são iguais e como deve ser o registo final.
Quando as equipas tratam as duas como uma só, os problemas são difíceis de rastrear. Um responsável errado após uma unificação é atribuído à correspondência, ou uma boa correspondência é rejeitada porque o registo unificado parecia errado.
Neste artigo, vai ver o que controla cada decisão, o que significa "merge/purge" e o que corre mal quando as duas se confundem. Vai ver também como testar cada uma isoladamente antes de unificar em massa.
A correspondência encontra o conjunto, a fusão decide o resultado
A correspondência compara registos e agrupa, num conjunto, os que considera duplicados. Responde a uma pergunta: são o mesmo cliente, empresa ou negócio?
A fusão pega num conjunto e transforma-o num só registo. Responde a outra pergunta: o que deve manter esse registo?
| Correspondência | Fusão | |
|---|---|---|
| A questão | Estes registos são o mesmo? | O que deve manter o registo final? |
| O que decide | Quais os campos a comparar e com que rigor | Qual o registo que sobrevive e qual o valor que prevalece em cada campo |
| O que muda no CRM | Nada, até fundir | Os registos são combinados e os excedentes são removidos |
| Quando corre mal | Registos distintos são agrupados, ou duplicados reais passam despercebidos | Os registos certos combinam-se, mas prevalecem os valores errados |
| Como testa | Leia uma amostra de conjuntos correspondentes | Pré-visualize o resultado fundido de uma amostra |
O que significa "merge/purge"
Merge/purge é um termo antigo das listas de correio. As equipas combinavam listas, encontravam registos que se referiam à mesma pessoa ou morada e mantinham uma só entrada.
A ideia aplica-se aos CRMs. A correspondência encontra os duplicados, a fusão junta-os num só registo, e a purga é a remoção dos registos extra.
No CRM, a eliminação acontece como parte da fusão. Os registos extra são eliminados ou arquivados, consoante o CRM, e a sua atividade e associações costumam passar para o registo resultante.
A decisão de correspondência
A correspondência assenta em provas. Escolha os campos que identificam um registo, como o email para contactos ou o domínio para empresas, e decida com que rigor cada um tem de coincidir.
O que conta como duplicado depende do caso. O que uma equipa considera duplicado, outra pode não considerar, como duas filiais que partilham um domínio. Por isso, os mesmos registos podem exigir critérios diferentes em CRM diferentes.
As nossas publicações sobre como funciona a correspondência de duplicados e em que campos correspondem abordam em pormenor os tipos de correspondência e os campos.
A decisão de fusão
A fusão diz respeito ao resultado. Assim que concordar que os registos pertencem juntos, ainda tem de decidir o que fica.
Qual registo se mantém
Um registo do conjunto passa a ser o principal. As escolhas comuns são o registo mais antigo, o mais recente, o último atualizado ou o que tem mais dados.
A escolha importa, porque o registo principal costuma manter por defeito o seu ID e alguns valores. Em alguns CRM, uma fusão cria um novo ID de registo.
Qual o valor que prevalece em cada campo
Cada campo pode seguir a sua própria regra. O número de telefone pode vir do registo mais recente, o proprietário do mais antigo e a fase do ciclo de vida da mais avançada.
Os campos com vários valores, como as etiquetas, podem por vezes combinar valores de todos os registos. Os campos de valor único precisam de um vencedor.
O que acontece aos registos relacionados
As atividades, os negócios e outras associações normalmente passam para o registo que sobrevive. Verifique como o seu CRM os trata, já que é muitas vezes o que mais se esquece quando uma fusão corre mal. A nossa publicação sobre fundir registos de CRM sem perder dados aprofunda o tema.
O que corre mal quando as duas se misturam
Muitos erros de limpeza resultam de usar uma decisão para corrigir a outra. Três surgem com frequência.
Culpar a correspondência por uma fusão incorreta
Dois registos da mesma empresa fundem-se, e a conta fica com o proprietário errado. A correspondência estava certa. A regra do proprietário é que estava errada.
Apertar a correspondência aqui ocultaria duplicados reais. Corrigir a regra do proprietário resolve o problema em todas as fusões futuras.
Rejeitar boas correspondências
Quando um registo fundido parece errado, a tentação é rejeitar esse tipo de correspondência. Mas uma correspondência rejeitada fica fora das pesquisas futuras, e os duplicados continuam no CRM.
Rejeite uma correspondência apenas quando tiver a certeza de que os registos não são duplicados. Se o problema foi o resultado, altere antes as regras de fusão.
Confiar em cada correspondência da mesma forma
Uma correspondência exata de e-mail e uma correspondência por nomes semelhantes não têm o mesmo grau de certeza. Podem partilhar regras de fusão, mas merecem tratamento diferente.
Funda em massa os duplicados óbvios, como correspondências exatas de email ou domínio. Envie as correspondências menos rigorosas para revisão, onde alguém verifica cada conjunto antes da fusão.
Teste cada decisão isoladamente
Teste primeiro a correspondência. Leia uma amostra de conjuntos correspondidos e faça uma pergunta: são o mesmo registo? Ajuste os critérios até a resposta ser sim para os conjuntos que fundiria.
Depois, teste a fusão. Visualize o resultado de uma amostra, incluindo alguns casos limite, e verifique os campos mais importantes, como proprietário, fase e cancelamento de subscrição de email.
Quando ambos se confirmarem, pode fundir em massa. Quando as regras estiverem testadas, pode fundir automaticamente, em horário programado, os novos duplicados de que tem certeza, como correspondências exatas de email.
Como a Dedupely mantém a correspondência e a fusão separadas
No Dedupely, crie pesquisas para encontrar correspondências candidatas e defina regras de fusão para decidir que valores se mantêm. Confirme a identidade, visualize o resultado e envie os conjuntos incertos para revisão. Verifique as atividades, associações e exceções suportadas pelo seu conector; as regras de campos, por si só, não garantem que todos os dados associados são transferidos.
Duas decisões, um registo limpo
Comparar e fundir respondem a perguntas diferentes. A comparação decide se os registos são iguais; a fusão decide o que o registo final mantém. Merge/purge é o nome mais antigo para ambas, além de remover os excedentes.
Separar as decisões torna os problemas mais fáceis de corrigir. Um grupo errado exige mudar os critérios, e um valor errado exige mudar a regra de fusão. Teste cada uma numa amostra, e as fusões em massa passam a ser muito menos arriscadas.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre correspondência e fusão?
A correspondência decide quais os registos que são duplicados, comparando campos como email, domínio ou nome, e agrupa-os num conjunto. A fusão transforma esse conjunto num único registo, decidindo qual o registo que sobrevive e qual o valor que prevalece em cada campo. A correspondência não altera nada no CRM até fundir.
O que significa merge/purge?
Fundir/depurar é um termo mais antigo das listas de correio. Significa combinar listas, encontrar registos que se referem à mesma pessoa ou morada, fundi-los e remover os excedentes. Num CRM, a ideia é a mesma: fazer correspondência de duplicados, fundir cada conjunto num só registo e remover os registos extra.
O que significam deduplicar e fundir?
Significa encontrar registos duplicados e combinar cada conjunto num só. A desduplicação abrange todo o processo, desde a correspondência de registos que se referem ao mesmo cliente até à sua fusão. A fusão decide qual o registo que sobrevive e que valores mantém, para que o resultado seja um registo por cliente.
Pode corresponder duplicados sem os fundir?
Sim. A comparação apenas agrupa registos em conjuntos, para que possa revê-los, contá-los ou enviá-los para revisão sem alterar nada. Comparar primeiro é uma boa forma de medir quantos duplicados tem e depois decidir que conjuntos fundir, rever ou rejeitar.
Qual o registo que deve prevalecer numa fusão?
Depende dos seus dados; as escolhas comuns são o registo mais antigo, o mais recente, o último atualizado ou o que tem mais dados. Manter o registo mais antigo pode preservar o seu ID, consoante o CRM. Depois, escolha o valor vencedor campo a campo.
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