Cómo elegir una herramienta de deduplicación de CRM

Cuando un equipo decide que su CRM necesita más de lo que ofrecen las herramientas integradas, la siguiente pregunta es qué herramienta de deduplicación elegir. Las páginas de funciones suelen parecerse, y muchas herramientas dicen que encuentran duplicados y los fusionan.

Las diferencias están en los detalles: cómo controlas las coincidencias, qué conserva el registro fusionado y qué te cuesta una fusión fallida. Los modelos de precios, el soporte y las respuestas de seguridad varían igual.

Este artículo es una lista de preguntas que hacer a cualquier herramienta de deduplicación, agrupadas por área y con el motivo de cada una. Si todavía decide entre herramientas nativas, una herramienta específica o scripts a medida, empiece por nuestra comparación entre la deduplicación nativa del CRM y las herramientas de deduplicación.

Conozca sus propios duplicados antes de comparar herramientas

Una lista de comprobación solo sirve si sabe qué necesita que encuentre la herramienta. Qué se considera duplicado depende de cada caso: lo que un equipo considera duplicado, otro puede no considerarlo.

Anote algunos conjuntos de duplicados que conozca bien

Elige unos cuantos conjuntos de duplicados reales de tu CRM. Incluye algunos evidentes, como dos contactos con el mismo correo. Añade algunos más difíciles, como una persona con correo personal y de trabajo.

Añade uno o dos pares que tengas claro que no son duplicados, como dos sucursales de una misma empresa. Una buena herramienta encuentra el primer grupo y te permite mantener separado el segundo.

Anote sus objetos, volumen y fuentes

Enumere los objetos del CRM con duplicados, cuántos registros aproximados contiene cada uno y de dónde llegan los registros nuevos. Los formularios, las importaciones y las integraciones determinan si necesita una limpieza puntual o una fusión continua.

Coincidencias: ¿puede controlar cómo se encuentran los duplicados?

La coincidencia decide lo que encuentras. Una herramienta que solo compara valores exactos pasa por alto erratas y diferencias de formato, y también puede agrupar registros que no son iguales. Nuestra guía sobre cómo funciona la coincidencia de duplicados explica por qué.

• ¿Puedes elegir cómo se compara cada campo: exactamente, admitiendo erratas, por sonido o por la parte principal de un dominio?
• ¿Puedes combinar varios campos en una misma búsqueda y dejar fuera los campos poco fiables?
• ¿Puedes aplicar criterios distintos a grupos de registros, por ejemplo por región o tipo de registro?
• ¿Puedes filtrar qué registros se evalúan sin cambiar los datos del CRM?
• Si rechaza una coincidencia que está seguro de que no es un duplicado, ¿se mantiene fuera de los resultados futuros?
• Si la herramienta usa IA para encontrar coincidencias, ¿dónde se procesan los datos de su CRM y se utilizan para entrenar modelos?

Fusión: ¿puedes controlar qué conserva el registro fusionado?

Encontrar duplicados es solo la mitad del trabajo. La fusión decide qué valores sobreviven. Un propietario o una etapa del ciclo de vida equivocados pueden causar más problemas que el duplicado.

• ¿Puede elegir qué registro sobrevive, como el más antiguo, el más reciente o el que tiene más datos?
• ¿Puedes definir qué valor gana campo por campo, evitando que los campos vacíos sobrescriban datos existentes?
• ¿Las actividades, las notas y los registros asociados pasan al registro que se conserva?
• ¿Puede fusionar un conjunto completo de duplicados de una vez, o solo dos registros a la vez?
• ¿Qué ID de registro se conserva y qué significa eso para las integraciones que guardan ID?

Nuestro artículo sobre fusionar registros del CRM sin perder datos explica estas decisiones con más detalle.

Objetos y volumen: ¿cubrirá toda la limpieza?

Objetos de su CRM

Confirmar qué objetos admite la herramienta en el CRM concreto. La cobertura suele variar según el CRM, así que una herramienta que gestiona empresas en un CRM puede no hacerlo en otro. Revisar oportunidades, leads y objetos personalizados si se usan.

Fusiones masivas y nuevos duplicados

Una acumulación de miles de duplicados requiere fusiones masivas. Pregunta si hay un límite por fusión y cuánto tarda la primera sincronización de una base de datos grande.

Si siguen llegando duplicados desde formularios o integraciones, pregunta si la herramienta puede fusionar automáticamente los de los que estés seguro. Pregunta también con qué rapidez detecta los registros nuevos.

Vista previa y seguridad: ¿qué pasa antes y después de fusionar?

En algunos CRM, las fusiones no se pueden deshacer. Por eso, las preguntas de seguridad son de las primeras que conviene plantear.

• ¿Puedes previsualizar el registro fusionado antes de que se ejecute la fusión?
• ¿La herramienta retiene por defecto las coincidencias arriesgadas, como conjuntos muy grandes o datos de relleno como test@test.com?
• ¿Puedes enviar las coincidencias dudosas a revisión en lugar de fusionarlas?
• ¿Queda registrada cada fusión con los valores originales, para poder recuperar un registro si hace falta?
• ¿Se puede detener una fusión masiva en curso?

Un historial de valores originales funciona junto con una copia de seguridad. Nuestra guía sobre hacer una copia de seguridad de tu CRM antes de una fusión grande explica cuándo hace falta una.

Más de un CRM, hojas de cálculo y usuarios

Algunos equipos usan más de un CRM, o sincronizan dos. Si es así, pregunte si una cuenta cubre varios CRM. Pregunte también cómo gestiona la herramienta duplicados entre más de un CRM cuando los registros se sincronizan entre sí.

Pregunta si puedes limpiar hojas de cálculo antes de una importación y si esas filas cuentan para tu plan. Después pregunta cuántas personas pueden usar la herramienta, si los roles limitan quién cambia la configuración y si cada usuario supone un coste adicional.

Modelo de precios: ¿qué está pagando?

Las herramientas de deduplicación tienen precios distintos: por usuario, por registro, por CRM o por módulo. La misma base de datos puede costar importes muy distintos según el modelo.

• ¿Qué cuenta para el precio: todos los registros del CRM, solo los objetos que sincronizas o solo los registros fusionados?
• ¿Las funciones como la coincidencia con IA o la automatización están limitadas a determinados planes?
• ¿Qué ocurre al superar un límite: el plan se actualiza solo o decide usted?
• ¿Puedes probar la herramienta con tus propios datos antes de pagar?

Soporte y seguridad: ¿quién te ayuda y quién ve tus datos?

Soporte

La primera gran fusión es el momento en que los equipos suelen necesitar una segunda opinión. Pregunte si la ayuda de implantación está incluida, si puede hablar con una persona por videollamada y si el soporte tiene coste adicional.

Seguridad

Una herramienta de deduplicación necesita acceso de administrador al CRM, por lo que es habitual una revisión de seguridad. Estas son preguntas que conviene plantear pronto:

• ¿Dónde se almacenan y procesan los datos del CRM?
• ¿Qué certificaciones tiene el proveedor y qué subprocesadores utiliza?
• ¿Quién en el proveedor puede ver sus datos, y cuándo?
• ¿La herramienta admite autenticación en dos pasos, políticas de contraseñas y un Audit Log de las acciones de los usuarios?
• ¿Firmará el proveedor un NDA o completará el cuestionario de seguridad propio?

Lista de comprobación de deduplicación de un vistazo

Elige la herramienta que gestiona tus duplicados

Las herramientas de deduplicación pueden parecerse en la página de funciones. Las diferencias aparecen cuando pregunta cómo se compara cada campo, qué conserva el registro fusionado y cómo se recupera.

Empieza por los duplicados que ya conoces y luego repasa coincidencias, fusión, seguridad de los datos, escalabilidad, precio, soporte y seguridad. La herramienta que maneje tus propios conjuntos de duplicados, incluidos los casos límite, es la que merece la pena pagar.

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