Comment choisir un outil de dédoublonnage de CRM

Une fois qu'une équipe juge que son CRM a besoin de plus que les outils intégrés, la question suivante est de choisir l'outil de dédoublonnage. Les pages de présentation se ressemblent souvent, et beaucoup d'outils affirment détecter les doublons et les fusionner.

Les différences se trouvent dans les détails : comment vous contrôlez la correspondance, ce que la fiche fusionnée conserve et ce que coûte une fusion échouée. Les modèles tarifaires, le support et les réponses en matière de sécurité varient tout autant.

Cet article est une liste de questions à poser à tout outil de déduplication, regroupées par domaine, avec l'explication de leur importance. Si vous hésitez encore entre les outils natifs, un outil dédié et des scripts sur mesure, commencez par notre comparatif entre la déduplication native du CRM et les outils de déduplication.

Connaître vos propres doublons avant de comparer les outils

Une liste de contrôle n'aide que si vous savez ce que l'outil doit trouver. Ce qui constitue un doublon dépend du cas : ce qu'une équipe considère comme un doublon peut ne pas l'être pour une autre.

Notez quelques ensembles de doublons que vous connaissez bien

Choisissez quelques ensembles de doublons réels dans votre CRM. Incluez des cas évidents, comme deux contacts avec le même e-mail. Ajoutez-en quelques plus difficiles, comme une personne avec une adresse personnelle et une professionnelle.

Ajoutez une ou deux paires dont vous êtes certain qu'elles ne sont pas des doublons, comme deux agences d'une même entreprise. Un bon outil trouve le premier groupe et vous permet de garder le second séparé.

Notez vos objets, volumes et sources

Listez les objets CRM comportant des doublons, le nombre approximatif d'enregistrements de chacun et l'origine des nouveaux enregistrements. Les formulaires, imports et intégrations déterminent si vous avez besoin d'un nettoyage ponctuel ou d'une fusion continue.

Correspondance : pouvez-vous contrôler la manière dont les doublons sont détectés ?

La correspondance détermine ce que vous trouvez. Un outil qui ne compare que des valeurs exactes manque les fautes de frappe et les différences de format, et peut aussi regrouper des fiches différentes. Notre guide sur fonctionnement de la correspondance des doublons explique pourquoi.

• Pouvez-vous choisir la manière de comparer chaque champ : à l'identique, avec fautes de frappe tolérées, phonétiquement ou sur le cœur d'un domaine ?
• Pouvez-vous combiner plusieurs champs dans une seule recherche et exclure les champs peu fiables ?
• Peut-on appliquer des critères différents à des groupes d'enregistrements, par exemple par région ou par type d'enregistrement ?
• Peut-on filtrer les enregistrements évalués sans modifier les données du CRM ?
• Si vous rejetez une correspondance que vous savez ne pas être un doublon, restera-t-elle exclue des résultats futurs ?
• Si l'outil utilise l'IA pour trouver des correspondances, où vos données CRM sont-elles traitées, et servent-elles à entraîner des modèles ?

Fusion : pouvez-vous contrôler ce que conserve la fiche fusionnée ?

Trouver les doublons n'est que la moitié du travail. La fusion décide des valeurs conservées. Un mauvais propriétaire ou un mauvais stade du cycle de vie peut causer plus de problèmes que le doublon lui-même.

• Pouvez-vous choisir la fiche à conserver, par exemple la plus ancienne, la plus récente ou celle qui contient le plus de données ?
• Peut-on définir champ par champ quelle valeur l'emporte, en empêchant les champs vides d'écraser les données existantes ?
• Les activités, notes et fiches associées sont-elles transférées sur la fiche conservée ?
• Peut-on fusionner un ensemble de doublons en une seule étape, ou seulement deux fiches à la fois ?
• Quel identifiant d'enregistrement est conservé, et qu'est-ce que cela implique pour les intégrations qui stockent des identifiants ?

Notre article sur fusionner des enregistrements CRM sans perdre de données détaille ces décisions.

Objets et volume : couvre-t-il tout votre nettoyage ?

Objets de votre CRM

Demandez quels objets l'outil prend en charge dans votre CRM. La couverture varie souvent d'un CRM à l'autre : un outil qui gère les entreprises dans un CRM peut ne pas le faire dans un autre. Vérifiez les opportunités, leads et objets personnalisés si vous les utilisez.

Fusions en masse et nouveaux doublons

Un arriéré de milliers de doublons nécessite des fusions en masse. Demandez s'il existe une limite par fusion, et combien de temps prend la première synchronisation d'une grande base.

Si de nouveaux doublons continuent d'arriver via les formulaires ou les intégrations, demandez si l'outil peut fusionner automatiquement ceux dont vous êtes certain. Demandez aussi à quelle vitesse il détecte les nouvelles fiches.

Prévisualisation et sécurité : que se passe-t-il avant et après une fusion ?

Dans certains CRM, les fusions ne peuvent pas être annulées. Les questions de sécurité font donc partie de celles à poser en premier.

• Pouvez-vous prévisualiser l'enregistrement fusionné avant que la fusion ne s'exécute ?
• L'outil écarte-t-il par défaut les rapprochements risqués, comme les très grands jeux ou les données de test telles que test@test.com ?
• Peut-on envoyer les correspondances incertaines en révision au lieu de les fusionner ?
• Chaque fusion est-elle consignée avec les valeurs d'origine, afin de pouvoir restaurer un enregistrement si nécessaire ?
• Peut-on arrêter une fusion en masse en cours ?

Un historique des valeurs d'origine complète une sauvegarde. Notre guide sur sauvegarder votre CRM avant une grosse fusion explique quand vous en avez besoin.

Plusieurs CRM, tableurs et utilisateurs

Certaines équipes utilisent plusieurs CRM, ou synchronisent deux d'entre eux. Si c'est le cas, demandez si un même compte couvre plusieurs CRM. Demandez aussi comment l'outil gère doublons répartis sur plusieurs CRM lorsque les fiches se synchronisent entre elles.

Demandez si vous pouvez nettoyer les tableurs avant un import et si ces lignes comptent dans votre forfait. Demandez ensuite combien de personnes peuvent utiliser l'outil, si des rôles limitent qui modifie les paramètres et si chaque utilisateur coûte davantage.

Modèle tarifaire : que payez-vous exactement ?

Les outils de déduplication tarifient de différentes façons : par utilisateur, par fiche, par CRM ou par module. Une même base de données peut coûter des montants très différents selon le modèle.

• Qu'est-ce qui compte dans le prix : toutes les fiches du CRM, seulement les objets synchronisés ou seulement les fiches fusionnées ?
• Des fonctionnalités comme la correspondance par IA ou l'automatisation sont-elles limitées à certaines formules ?
• Que se passe-t-il lorsque vous dépassez une limite : le forfait passe-t-il automatiquement à un niveau supérieur, ou décidez-vous ?
• Pouvez-vous tester l'outil sur vos propres données avant de payer ?

Support et sécurité : qui vous aide, et qui accède à vos données ?

Support

Une première grande fusion est souvent le moment où les équipes ont besoin d'un second avis. Demandez si l'accompagnement à la prise en main est inclus, si vous pouvez parler à une personne lors d'un appel et si le support est payant.

Sécurité

Un outil de déduplication a besoin d'un accès administrateur à votre CRM, une revue de sécurité est donc courante. Voici les questions à poser tôt :

• Où les données CRM sont-elles stockées et traitées ?
• Quelles certifications le fournisseur détient-il, et quels sous-traitants utilise-t-il ?
• Qui chez le fournisseur peut voir vos données, et quand ?
• L'outil prend-il en charge l'authentification à deux facteurs, les politiques de mot de passe et un Audit Log des actions utilisateurs ?
• Le prestataire signera-t-il un accord de confidentialité ou remplira-t-il votre propre questionnaire de sécurité ?

Checklist de l'outil de dédoublonnage en un coup d'œil

Choisissez l'outil qui gère vos doublons

Les outils de déduplication peuvent se ressembler sur une page de fonctionnalités. Les différences apparaissent quand on demande comment chaque champ est comparé, ce que conserve la fiche fusionnée et comment on récupère une fusion.

Partez des doublons que vous connaissez, puis passez en revue la correspondance, la fusion, la sécurité, la montée en charge, les tarifs et le support. L'outil qui gère vos propres jeux de doublons, cas limites compris, est celui qui vaut le coût.

Questions fréquentes