Come scegliere uno strumento di deduplicazione per CRM

Quando un team stabilisce che il suo CRM ha bisogno di più degli strumenti integrati, la domanda successiva è quale strumento di deduplicazione scegliere. Le pagine delle funzionalità tendono a somigliarsi e molti strumenti dichiarano di trovare i duplicati e unirli.

Le differenze stanno nei dettagli: come controlli le corrispondenze, cosa conserva il record unito e quanto ti costa un'unione fallita. Modelli di prezzo, supporto e risposte sulla sicurezza variano altrettanto.

Questo articolo è una checklist di domande da porre a qualsiasi strumento di deduplicazione, raggruppate per area, con il motivo di ciascuna. Se sta ancora scegliendo tra strumenti nativi, uno strumento dedicato e script personalizzati, parta dal nostro confronto tra la deduplicazione nativa del CRM e gli strumenti di deduplicazione.

Conosci i tuoi duplicati prima di confrontare gli strumenti

Una checklist serve solo se sai cosa deve trovare lo strumento. Cosa conta come duplicato dipende dal caso: ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non considerarlo tale.

Annotare alcuni gruppi di duplicati che si conoscono bene

Scegli qualche gruppo di duplicati reali dal tuo CRM. Includi quelli ovvi, come due contatti con la stessa email. Aggiungine alcuni più difficili, come una persona con un'email personale e una di lavoro.

Aggiungere una o due coppie certamente non duplicate, come due filiali di una stessa azienda. Uno strumento valido individua il primo gruppo e consente di tenere separato il secondo.

Annota oggetti, volumi e fonti

Elenca gli oggetti CRM con duplicati, indicando approssimativamente quanti record contiene ciascuno e da dove arrivano i nuovi record. Moduli, importazioni e integrazioni determinano se serve una pulizia una tantum o un'unione continua.

Corrispondenza: puoi controllare come vengono individuati i duplicati?

La corrispondenza determina cosa si trova. Uno strumento che confronta solo valori esatti perde refusi e differenze di formato, e può anche raggruppare record diversi. La nostra guida su come funziona la corrispondenza dei duplicati spiega perché.

• È possibile scegliere come confrontare ogni campo: in modo esatto, tollerando errori di battitura, per somiglianza fonetica o per la parte principale del dominio?
• Puoi combinare più campi in un'unica ricerca ed escludere quelli poco affidabili?
• È possibile applicare criteri diversi a gruppi di record diversi, come regioni o tipi di record?
• È possibile filtrare i record da valutare senza modificare i dati del CRM?
• Se respingi un match di cui sei sicuro che non sia un duplicato, resta escluso dai risultati futuri?
• Se lo strumento usa l'AI per trovare le corrispondenze, dove vengono elaborati i dati del tuo CRM e vengono usati per addestrare modelli?

Unione: puoi controllare cosa conserva il record unito?

Trovare i duplicati è solo metà del lavoro. L'unione decide quali valori sopravvivono. Un proprietario o una fase del ciclo di vita sbagliati possono creare più problemi del duplicato stesso.

• Puoi scegliere quale record sopravvive, ad esempio il più vecchio, il più recente o quello con più dati?
• Puoi decidere quale valore prevale campo per campo, mantenendo i campi vuoti senza sovrascrivere i dati esistenti?
• Attività, note e record associati passano al record che resta?
• È possibile unire un intero gruppo di duplicati in un solo passaggio, o solo due record alla volta?
• Quale ID record sopravvive, e cosa significa per le integrazioni che memorizzano gli ID?

Il nostro articolo su unire i record CRM senza perdere dati approfondisce queste decisioni.

Oggetti e volume: coprirà tutta la pulizia?

Oggetti nel tuo CRM

Chiedi quali oggetti lo strumento supporta nel tuo specifico CRM. La copertura spesso varia da CRM a CRM, quindi uno strumento che gestisce le aziende in un CRM potrebbe non farlo in un altro. Verifica trattative, lead e oggetti personalizzati se li usi.

Unioni massive e nuovi duplicati

Un arretrato di migliaia di duplicati richiede unioni in blocco. Chiedere se esiste un limite per unione e quanto dura la prima sincronizzazione di un database esteso.

Se continuano ad arrivare nuovi duplicati da moduli o integrazioni, chiedi se lo strumento può unire automaticamente quelli di cui sei certo. Chiedi anche con quale rapidità rileva i nuovi record.

Anteprima e sicurezza: cosa succede prima e dopo un'unione?

In alcuni CRM le unioni non si possono annullare. Per questo le domande sulla sicurezza meritano di essere poste per prime.

• È possibile visualizzare in anteprima il record unito prima dell'unione?
• Lo strumento trattiene di default le corrispondenze rischiose, come set molto grandi o dati segnaposto come test@test.com?
• È possibile inviare le corrispondenze incerte a revisione invece di unirle?
• Ogni unione viene registrata con i valori originali, così da poter recuperare un record se necessario?
• È possibile interrompere un'unione massiva in corso?

Uno storico dei valori originali affianca il backup. La nostra guida su eseguire il backup del CRM prima di un'unione di grandi dimensioni spiega quando ne hai bisogno.

Più di un CRM, fogli di calcolo e utenti

Alcuni team usano più CRM o ne sincronizzano due. In tal caso, chiedi se un solo account copre più CRM. Chiedi anche come lo strumento gestisce duplicati tra più di un CRM quando i record si sincronizzano tra loro.

Chiedi se puoi pulire i fogli di calcolo prima di un import e se quelle righe contano ai fini del piano. Poi chiedi quante persone possono usare lo strumento, se i ruoli limitano chi modifica le impostazioni e se ogni utente comporta un costo aggiuntivo.

Modello di prezzo: per cosa stai pagando?

Gli strumenti di deduplicazione hanno prezzi diversi: per utente, per record, per CRM o per modulo. Lo stesso database può costare cifre molto diverse a seconda del modello.

• Cosa conta ai fini del prezzo: tutti i record nel CRM, solo gli oggetti che sincronizzi o solo i record uniti?
• Funzioni come la corrispondenza con AI o l'automazione sono limitate a determinati piani?
• Cosa succede quando si supera un limite: il piano si aggiorna da solo o decidi tu?
• Puoi testare lo strumento sui tuoi dati prima di pagare?

Supporto e sicurezza: chi offre assistenza e chi accede ai dati?

Assistenza

La prima grande unione è il momento in cui i team spesso hanno bisogno di un secondo parere. Chiedi se è incluso l'onboarding, se si può parlare con una persona in call e se l'assistenza ha un costo aggiuntivo.

Sicurezza

Uno strumento di deduplicazione richiede accesso amministrativo al tuo CRM, quindi una verifica di sicurezza è comune. Queste sono domande utili da porre subito:

• Dove vengono archiviati ed elaborati i dati CRM?
• Quali certificazioni possiede il fornitore e quali subfornitori utilizza?
• Chi presso il fornitore può vedere i tuoi dati, e quando?
• Lo strumento supporta l'autenticazione a due fattori, le policy sulle password e un Audit Log delle azioni degli utenti?
• Il fornitore firmerà un NDA o compilerà un questionario di sicurezza personalizzato?

Checklist degli strumenti di deduplica in sintesi

Scegli lo strumento che gestisce i tuoi duplicati

Gli strumenti di deduplica possono sembrare simili nella pagina delle funzioni. Le differenze emergono quando chiedi come viene confrontato ogni campo, cosa conserva il record unito e come si può ripristinare.

Partite dai duplicati che conoscete, poi valutate corrispondenza, unione sicura, scalabilità, prezzi, supporto e sicurezza. Vale la pena pagare lo strumento che gestisce i vostri set di duplicati, casi limite inclusi.

Domande frequenti