So wählen Sie ein CRM-Tool zur Deduplizierung aus

Sobald ein Team entscheidet, dass sein CRM mehr braucht als die integrierten Werkzeuge, stellt sich die Frage, welches Dublettenwerkzeug es wählen soll. Produktseiten wirken oft gleich, und viele Tools behaupten, Dubletten zu finden und zusammenzuführen.

Die Unterschiede liegen im Detail: wie Sie den Abgleich steuern, was der zusammengeführte Datensatz behält und was ein fehlgeschlagenes Zusammenführen kostet. Preismodelle, Support und Sicherheitsantworten unterscheiden sich ebenso stark.

Dieser Beitrag ist eine Checkliste mit Fragen, die Sie jedem Deduplizierungstool stellen sollten, nach Bereichen gegliedert und mit Begründung. Wenn Sie noch zwischen nativen Tools, einem spezialisierten Tool und eigenen Skripten entscheiden, beginnen Sie mit unserem Vergleich von nativer CRM-Deduplizierung und Deduplizierungstools.

Kennen Sie Ihre eigenen Duplikate, bevor Sie Tools vergleichen

Eine Checkliste hilft nur, wenn Sie wissen, was das Tool finden soll. Was als Dublette gilt, ist von Fall zu Fall verschieden: Was das eine Team als Dublette betrachtet, sieht ein anderes möglicherweise nicht so.

Notieren Sie einige Duplikatgruppen, die Sie gut kennen

Wählen Sie einige echte Dublettengruppen aus Ihrem CRM aus. Nehmen Sie offensichtliche Fälle auf, etwa zwei Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse. Ergänzen Sie einige schwierigere, etwa eine Person mit einer privaten und einer geschäftlichen E-Mail-Adresse.

Fügen Sie ein oder zwei Paare hinzu, bei denen Sie sicher sind, dass sie keine Dubletten sind, etwa zwei Niederlassungen eines Unternehmens. Ein gutes Tool findet die erste Gruppe und lässt Sie die zweite getrennt halten.

Halten Sie Objekte, Volumen und Quellen fest

Listen Sie die CRM-Objekte mit Dubletten auf, grob wie viele Datensätze jedes enthält und woher neue Datensätze kommen. Formulare, Importe und Integrationen entscheiden, ob Sie eine einmalige Bereinigung oder laufende Zusammenführung brauchen.

Abgleich: Können Sie steuern, wie Dubletten gefunden werden?

Der Abgleich bestimmt, was Sie finden. Ein Tool, das nur exakte Werte abgleicht, übersieht Tippfehler und Formatunterschiede und kann außerdem Datensätze gruppieren, die nicht identisch sind. Unser Leitfaden zu wie der Duplikatabgleich funktioniert erklärt, warum.

• Können Sie festlegen, wie jedes Feld verglichen wird: exakt, mit Tippfehlern, phonetisch oder über den Kern einer Domain?
• Können Sie mehrere Felder in einer Suche kombinieren und unzuverlässige Felder ausschließen?
• Können Sie für verschiedene Gruppen von Datensätzen unterschiedliche Kriterien anwenden, etwa nach Regionen oder Datensatztypen?
• Können Sie festlegen, welche Datensätze geprüft werden, ohne CRM-Daten zu ändern?
• Wenn Sie einen Treffer ablehnen, von dem Sie sicher sind, dass er keine Dublette ist, bleibt er dann aus künftigen Ergebnissen fern?
• Falls das Tool KI zur Erkennung von Übereinstimmungen nutzt: Wo werden Ihre CRM-Daten verarbeitet, und werden sie zum Training von Modellen verwendet?

Zusammenführung: Können Sie steuern, was der zusammengeführte Datensatz behält?

Duplikate zu finden ist nur die halbe Arbeit. Bei der Zusammenführung wird entschieden, welche Werte bleiben. Ein falscher Verantwortlicher oder eine falsche Lebensphase kann mehr Ärger verursachen als das Duplikat selbst.

• Können Sie wählen, welcher Datensatz bestehen bleibt, etwa der älteste, der neueste oder der mit den meisten Daten?
• Können Sie Feld für Feld festlegen, welcher Wert gilt, wobei leere Felder bestehende Daten nicht überschreiben?
• Werden Aktivitäten, Notizen und verknüpfte Datensätze in den verbleibenden Datensatz übernommen?
• Können Sie eine ganze Dublettengruppe in einem Schritt zusammenführen oder immer nur zwei Datensätze?
• Welche Datensatz-ID bleibt bestehen, und was bedeutet das für Integrationen, die IDs speichern?

Unser Beitrag zu CRM-Datensätze zusammenführen, ohne Daten zu verlieren erläutert diese Entscheidungen ausführlicher.

Objekte und Volumen: Deckt es Ihre gesamte Bereinigung ab?

Objekte in Ihrem CRM

Fragen Sie, welche Objekte das Tool in Ihrem CRM unterstützt. Die Abdeckung unterscheidet sich oft je nach CRM, ein Tool, das Firmen in einem CRM verarbeitet, kann dies im anderen womöglich nicht. Prüfen Sie Deals, Leads und benutzerdefinierte Objekte, falls Sie diese verwenden.

Sammel-Zusammenführungen und neue Duplikate

Ein Rückstand von Tausenden Dubletten erfordert Massen-Merges. Fragen Sie nach einem Limit pro Merge und danach, wie lange die erste Synchronisation einer großen Datenbank dauert.

Wenn über Formulare oder Integrationen weiterhin neue Dubletten eintreffen, fragen Sie, ob das Tool sichere Fälle automatisch zusammenführen kann. Fragen Sie außerdem, wie schnell es neue Datensätze erkennt.

Vorschau und Sicherheit: Was passiert vor und nach einer Zusammenführung?

In manchen CRMs lassen sich Zusammenführungen nicht rückgängig machen. Deshalb sollten Sie die Sicherheitsfragen zuerst klären.

• Können Sie den zusammengeführten Datensatz anzeigen, bevor die Zusammenführung läuft?
• Hält das Tool riskante Treffer standardmäßig zurück, etwa sehr große Gruppen oder Platzhalterdaten wie test@test.com?
• Können Sie unklare Treffer zur Prüfung senden, statt sie zusammenzuführen?
• Wird jede Zusammenführung mit den ursprünglichen Werten protokolliert, sodass Sie einen Datensatz bei Bedarf wiederherstellen können?
• Können Sie eine laufende Massenzusammenführung stoppen?

Eine Historie der Originalwerte ergänzt ein Backup. Unser Leitfaden zu Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern erklärt, wann Sie eine brauchen.

Mehr als ein CRM, Tabellen und Benutzer

Manche Teams betreiben mehr als ein CRM oder synchronisieren zwei davon. Falls ja, fragen Sie, ob ein Konto mehrere CRMs abdeckt. Fragen Sie außerdem, wie das Tool mit Duplikate über mehrere CRM-Systeme hinweg wenn Datensätze zwischen ihnen synchronisiert werden.

Fragen Sie, ob Sie Tabellen vor einem Import bereinigen dürfen und ob diese Zeilen auf Ihr Kontingent angerechnet werden. Klären Sie dann, wie viele Personen das Tool nutzen können, ob Rollen einschränken, wer Einstellungen ändert, und ob jeder Nutzer extra kostet.

Preismodell: Wofür zahlen Sie?

Deduplizierungstools haben unterschiedliche Preismodelle: pro Nutzer, pro Datensatz, pro CRM oder pro Modul. Dieselbe Datenbank kann je nach Modell sehr unterschiedliche Kosten verursachen.

• Was zählt zum Preis: alle Datensätze im CRM, nur die synchronisierten Objekte oder nur zusammengeführte Datensätze?
• Sind Funktionen wie KI-Abgleich oder Automatisierung auf bestimmte Tarife beschränkt?
• Was passiert, wenn Sie ein Limit überschreiten: Wird der Tarif automatisch erweitert oder entscheiden Sie?
• Können Sie das Tool vor dem Kauf mit eigenen Daten testen?

Support und Sicherheit: Wer hilft Ihnen, und wer sieht Ihre Daten?

Support

Bei der ersten großen Zusammenführung holen Teams oft eine zweite Meinung ein. Fragen Sie, ob Onboarding-Unterstützung enthalten ist, ob Sie in einem Gespräch mit einer Person sprechen können und ob der Support extra kostet.

Sicherheit

Ein Deduplizierungstool braucht Admin-Zugriff auf Ihr CRM, daher ist eine Sicherheitsprüfung üblich. Diese Fragen sollten Sie früh klären:

• Wo werden CRM-Daten gespeichert und verarbeitet?
• Welche Zertifizierungen hat der Anbieter, und welche Unterauftragsverarbeiter setzt er ein?
• Wer beim Anbieter kann Ihre Daten sehen, und wann?
• Unterstützt das Tool Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortrichtlinien und ein Audit Log der Nutzeraktionen?
• Unterzeichnet der Anbieter eine NDA oder füllt er Ihren eigenen Sicherheitsfragebogen aus?

Checkliste für Dublettenbereinigungs-Tools auf einen Blick

Wählen Sie das Tool, das Ihre Duplikate verarbeitet

Deduplizierungstools sehen auf einer Funktionsseite oft gleich aus. Die Unterschiede zeigen sich, wenn Sie fragen, wie jedes Feld abgeglichen wird, was der zusammengeführte Datensatz behält und wie Sie Änderungen rückgängig machen.

Starten Sie bei den Duplikaten, die Sie kennen, und prüfen Sie dann Abgleich, Zusammenführung, Sicherheit, Skalierung, Preis, Support und Datenschutz. Bezahlen lohnt sich nur für das Tool, das Ihre eigenen Duplikatgruppen einschließlich Sonderfällen zuverlässig verarbeitet.

Häufige Fragen