Quanto os duplicados custam à sua equipe?

Os duplicados custam tempo à sua equipe: as horas gastas para encontrá-los, conferir cada conjunto, mesclar à mão, corrigir relatórios e procurar o registro certo. Para 1,000 conjuntos de duplicados a 2 minutos cada, são cerca de 33 horas de trabalho de alguém.

Esse tempo raramente aparece em algum lugar. Ele se espalha pela semana de um admin, alguns minutos antes de cada ligação de vendas e uma tarde corrigindo um relatório que não fechava. Como ninguém soma tudo, o custo fica invisível.

Neste post, você verá para onde vai o tempo, a quanto ele chega e como estimá-lo para o seu CRM.

Para onde vai o tempo

O trabalho manual com duplicados se divide em algumas tarefas. Algumas caem sobre o admin, e outras se espalham por toda a equipe.

Encontrar duplicados

Alguém precisa identificá-los primeiro. Isso significa ordenar listas, varrer nomes e acompanhar representantes que acham que um registro existe duas vezes. Duplicados que diferem por um erro de digitação ou um segundo e-mail são os mais demorados de achar.

Conferindo cada conjunto

Antes de mesclar, uma pessoa abre os registros e os compara. É a mesma pessoa ou duas pessoas que dividem um telefone? Qual e-mail está atual, e quem deve ser o responsável pelo registro? Correspondências exatas de e-mail levam segundos. Correspondências próximas e registros com campos em branco levam minutos.

Mesclagem manual

A mesclagem nativa costuma funcionar com dois ou três registros por vez. Uma pessoa que existe quatro vezes exige várias mesclagens. Cada uma é um conjunto próprio de cliques e escolhas sobre quais valores manter.

Corrigindo relatórios

Os duplicados inflam as contagens de contatos, empresas e negócios. Alguém acaba conciliando os números à mão antes de uma reunião, muitas vezes mais de uma vez, porque os duplicados continuam lá no mês seguinte.

Procurando o registro certo

Os representantes sentem isso mais. Antes de uma ligação ou um e-mail, eles pesquisam, encontram dois ou três registros e precisam descobrir qual tem as anotações mais recentes. Às vezes escolhem o errado e registram atividade ali, o que cria mais trabalho depois.

Repetindo a limpeza

Novos duplicados continuam chegando, então o trabalho volta. Uma limpeza feita à mão uma vez por trimestre custa o mesmo que pagar quatro vezes por ano. Por que os duplicados continuam voltando trata de onde vêm os novos.

No que dá no total

A conta é simples: o número de conjuntos de duplicados vezes os minutos que cada um leva. Os minutos variam, então vale fazer as contas em algumas velocidades.

A 2 minutos por conjunto, 1,000 conjuntos equivalem a quase uma semana de trabalho inteira para uma pessoa. A 5,000 conjuntos, leva cerca de um mês. Isso sem contar relatórios, tempo dos representantes ou os novos duplicados que chegam enquanto a limpeza roda.

O tempo dos representantes se soma de outro jeito, em pequenas partes. Se cada um de dez representantes perde uma hora por semana com registros duplicados, são 10 horas por semana, ou mais de 500 horas por ano.

Como estimar o custo para a sua equipe

Você consegue um número utilizável em uma tarde. Não precisa ser exato, só bom o suficiente para comparar com o custo de corrigir o problema.

• Conte os conjuntos de duplicados por objeto. Contatos, empresas e negócios costumam ter contagens muito diferentes. O que conta como duplicado depende do caso, então combine isso antes de contar.
• Cronometre uma amostra. Mescle 20 conjuntos à mão do jeito que você costuma fazer, e cronometre. Faça alguns fáceis e alguns incertos.
• Multiplique. Conjuntos vezes minutos por conjunto, divididos por 60, dá as horas do acúmulo.
• Some a entrada. Conte quantos novos duplicados aparecem em uma semana típica e some o tempo deles como custo semanal.
• Pergunte aos representantes. Uma pergunta rápida sobre quanto tempo eles gastam para achar o registro certo a cada semana costuma bastar.
• Adicione correções de relatórios. Conte as horas gastas todo mês conciliando números que os duplicados desviaram.

Se você tem um custo por hora para cada função, multiplique as horas por ele. Você também pode rodar seus números na nossa ferramenta gratuita calculadora de custo de duplicados. Para transformar o resultado em uma proposta, veja como justificar uma limpeza do CRM.

Onde as horas podem ser recuperadas

Nem toda hora precisa sair. Conjuntos incertos, como duas pessoas que dividem um telefone de casa, merecem o julgamento de uma pessoa. O tempo que vale cortar é o gasto em decisões que já são óbvias.

Três mudanças costumam cortar mais:

• Mescle em massa os conjuntos certos. Correspondências exatas em um campo forte não precisam de revisão uma a uma depois que a pesquisa é testada.
• Envie para revisão apenas os conjuntos incertos. O tempo da pessoa vai para onde ele é necessário.
• Trate os novos duplicados em um agendamento. Mesclar as correspondências testadas automaticamente impede que o acúmulo volte a crescer.

Quanto tempo leva uma limpeza do CRM passa pelo planejamento do tempo fase a fase.

Dê um número ao tempo

Duplicados custam tempo à sua equipe em pequenas partes que passam despercebidas. Pense em alguns minutos por conjunto, uma hora da semana de um representante ou uma tarde em um relatório. Somados, costumam dar dias ou semanas de trabalho.

Contar seus conjuntos e cronometrar uma amostra transforma isso em um número com o qual você pode planejar. Depois de conhecê-lo, fica mais fácil decidir quais conjuntos precisam de uma pessoa e quais não precisam.

Perguntas frequentes