TL;DR
- Los duplicados cuestan a los equipos horas de encontrar, revisar, fusionar y corregir registros a mano.
- A 2 minutos por conjunto, fusionar a mano 1,000 conjuntos de duplicados tarda unas 33 horas.
- Los representantes pierden tiempo buscando el registro correcto antes de una llamada o un correo.
- Contar los conjuntos de duplicados y cronometrar una muestra de fusiones da a un equipo su propia estimación.
- Dedupely fusiona en masa los duplicados de los que estás seguro, así que unas pocas miles de coincidencias tardan minutos.
Los duplicados le cuestan tiempo al equipo: las horas dedicadas a encontrarlos, revisar cada conjunto, fusionar a mano, corregir informes y buscar el registro correcto. Para 1,000 conjuntos de duplicados a 2 minutos cada uno, son unas 33 horas del trabajo de alguien.
Ese tiempo rara vez aparece en algún sitio. Se reparte en la semana de un administrador, unos minutos antes de cada llamada de ventas y una tarde corrigiendo un informe que no cuadraba. Como nadie lo suma, el costo queda invisible.
En esta publicación verás a dónde va el tiempo, a cuánto suma y cómo estimarlo para tu propio CRM.
A dónde va el tiempo
El trabajo manual con duplicados se reparte en unas pocas tareas. Algunas recaen en el administrador, y otras se reparten entre todo el equipo.
Encontrar duplicados
Alguien tiene que encontrarlos primero. Eso significa ordenar listas, revisar nombres y seguir a los representantes que creen que un registro existe dos veces. Los duplicados que difieren por una errata o un segundo correo son los que más tardan en encontrarse.
Revisar cada conjunto
Antes de fusionar, una persona abre los registros y los compara. ¿Son la misma persona o dos personas que comparten un teléfono? ¿Qué correo está vigente y quién debe ser el propietario del registro? Las coincidencias exactas de correo tardan segundos. Las coincidencias cercanas y los registros con campos vacíos tardan minutos.
Fusionar a mano
La fusión nativa suele trabajar con dos o tres registros a la vez. Una persona que existe cuatro veces requiere varias fusiones. Cada una es su propio conjunto de clics y decisiones sobre qué valores conservar.
Corregir informes
Los duplicados inflan los recuentos de contactos, empresas y negocios. Alguien acaba conciliando las cifras a mano antes de una reunión, a menudo más de una vez, porque los duplicados siguen ahí el mes siguiente.
Buscar el registro correcto
Los representantes son los que más lo notan. Antes de una llamada o un correo, buscan, encuentran dos o tres registros y tienen que averiguar cuál tiene las notas más recientes. A veces eligen el equivocado y registran actividad ahí, lo que genera más trabajo después.
Repetir la limpieza
Llegan duplicados nuevos sin parar, así que el trabajo vuelve. Una limpieza manual una vez al trimestre cuesta lo mismo que pagar cuatro veces al año. Por qué los duplicados siguen volviendo cubre de dónde vienen los nuevos.
Lo que suma
La cuenta es sencilla: número de conjuntos de duplicados por minutos que tarda cada uno. Los minutos son lo que varía, así que conviene calcular con varias velocidades.
| Tiempo por conjunto | 1,000 conjuntos | 5.000 conjuntos |
|---|---|---|
| 30 segundos (coincidencias exactas obvias) | Unas 8 horas | Unas 42 horas |
| 2 minutos (una comprobación rápida, luego fusionar) | Unas 33 horas | Unas 167 horas |
| 5 minutos (coincidencias cercanas que necesitan una mirada más atenta) | Unas 83 horas | Unas 417 horas |
A 2 minutos por conjunto, 1.000 conjuntos equivalen casi a una semana laboral completa para una persona. A 5.000 conjuntos, son alrededor de un mes. Y eso sin contar los informes, el tiempo de los representantes ni los duplicados nuevos que llegan mientras dura la limpieza.
El tiempo de los representantes suma de otra forma, en pequeñas partes. Si cada uno de diez representantes pierde una hora a la semana con registros duplicados, son 10 horas a la semana, o más de 500 horas al año.
Cómo estimar el costo para tu equipo
Puedes tener un número de trabajo en una tarde. No tiene que ser exacto, basta con que sea suficiente para compararlo con lo que costaría arreglar el problema.
- Cuenta los conjuntos de duplicados por objeto. Los contactos, las empresas y los negocios suelen tener cifras muy distintas. Qué cuenta como duplicado depende de cada caso, así que acuérdalo antes de contar.
- Cronometra una muestra. Fusiona 20 conjuntos a mano como sueles hacerlo y cronométralos. Haz algunos fáciles y algunos dudosos.
- Multiplica. Los conjuntos por minutos por conjunto, divididos entre 60, dan las horas del pendiente.
- Añade la entrada. Cuenta cuántos duplicados nuevos aparecen en una semana típica y suma su tiempo como costo semanal.
- Pregunta a los representantes. Una pregunta rápida sobre cuánto tiempo pasan cada semana buscando el registro correcto suele bastar.
- Añade correcciones de informes. Cuenta las horas que se gastan cada mes conciliando cifras que los duplicados alteraron.
Si tienes un costo por hora para cada rol, multiplica las horas por él. También puedes pasar tus cifras por nuestra calculadora de costes de duplicados. Para convertir el resultado en una propuesta, consulta cómo justificar una limpieza del CRM.
Dónde se pueden recuperar las horas
No todas las horas tienen que desaparecer. Los conjuntos dudosos, como dos personas que comparten un teléfono de casa, merecen el criterio de una persona. El tiempo que vale la pena recortar es el que se gasta en decisiones que ya son obvias.
Tres cambios suelen reducir más:
- Fusiona en masa los conjuntos seguros. Las coincidencias exactas en un campo fuerte no necesitan revisión una por una una vez probada la búsqueda.
- Envía solo los conjuntos dudosos a revisión. El tiempo de la persona va donde hace falta.
- Gestiona los duplicados nuevos según un calendario. Fusionar automáticamente las coincidencias probadas evita que el pendiente vuelva a crecer.
Cuánto tarda una limpieza del CRM pasa por planificar el tiempo fase por fase.
Cómo Dedupely reduce las horas manuales
En Dedupely, cada búsqueda de duplicados muestra el número de coincidencias y los registros que incluye, para que calcules el trabajo antes de empezar. Puedes previsualizar cada fusión y fusionar en masa las coincidencias de las que estás seguro, y unos pocos miles de coincidencias tardan minutos. Cuando una búsqueda está probada, Dedupely puede fusionar sus nuevos duplicados automáticamente según un calendario, para que no se conviertan en otro atraso manual.
Ponle cifra al tiempo
Los duplicados le cuestan tiempo al equipo en pequeñas partes que son fáciles de pasar por alto. Piensa en unos minutos por conjunto, una hora de la semana de un representante o una tarde en un informe. Sumados, a menudo suman días o semanas de trabajo.
Contar tus conjuntos y cronometrar una muestra convierte eso en un número con el que puedes planificar. Una vez que lo conoces, es más fácil decidir qué conjuntos necesitan a una persona y cuáles no.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo cuestan los registros duplicados a un equipo?
Depende del número de conjuntos de duplicados y de cuánto tarde cada uno en revisarse y fusionarse. A 2 minutos por conjunto, 1.000 conjuntos tardan unas 33 horas a mano. Suma el tiempo que los representantes dedican a encontrar el registro correcto y las horas dedicadas a corregir informes, y a menudo llega a días o semanas.
¿Dónde hacen perder más tiempo los duplicados?
Sobre todo en revisar cada conjunto y fusionarlo a mano, ya que cada conjunto necesita una decisión. Las coincidencias cercanas y los registros con campos en blanco son los que más tardan. Los representantes también pierden tiempo eligiendo el registro correcto antes de llamadas y correos, y los administradores pierden horas conciliando informes que los duplicados alteraron.
¿Cómo calculo el costo de los registros duplicados?
Cuenta tus conjuntos de duplicados, cronometra una muestra de fusiones manuales y multiplica los conjuntos por los minutos por conjunto, dividido entre 60. Suma los duplicados nuevos por semana, el tiempo de los representantes buscando el registro correcto y las horas dedicadas a corregir informes. Multiplica el total de horas por un costo por hora si tienes uno.
¿Por qué los duplicados le hacen perder tiempo a los representantes de ventas?
Porque los representantes tienen que averiguar qué registro es el correcto antes de cada llamada o correo. Con dos o tres registros de un mismo contacto o cuenta, primero comparan notas y propietarios. Algunos registran actividad en el registro equivocado, lo que divide el historial y genera más trabajo después.
¿Vale la pena fusionar duplicados a mano?
Para unas pocas docenas de conjuntos, a menudo sí. Para miles, las horas se acumulan rápido y siguen llegando duplicados nuevos. Muchos equipos revisan a mano los conjuntos dudosos y fusionan en masa los seguros, como las coincidencias exactas de correo. Así, el tiempo de una persona se dedica solo a los casos que necesitan una decisión.
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