Quanto costano al tuo team i duplicati?

I duplicati costano al team tempo: le ore spese a trovarli, a controllare ogni set, a unire a mano, a correggere i report e a cercare il record giusto. Per 1.000 set di duplicati a 2 minuti ciascuno, sono circa 33 ore del lavoro di qualcuno.

Quel tempo raramente compare da qualche parte. Si distribuisce nella settimana di un admin, in pochi minuti prima di ogni chiamata di vendita e in un pomeriggio a correggere un report che non torna. Poiché nessuno lo somma, il costo resta invisibile.

In questo articolo vedrai dove va il tempo, a quanto ammonta e come stimarlo per il tuo CRM.

Dove va il tempo

Il lavoro manuale sui duplicati si divide in alcune attività. Alcune ricadono sull'admin, altre sono distribuite su tutto il team.

Trovare i duplicati

Qualcuno deve individuarli per primo. Vuol dire ordinare liste, scorrere i nomi e seguire i commerciali che pensano che un record esista due volte. I duplicati che differiscono per un refuso o una seconda email sono i più lunghi da trovare.

Controllo di ogni set

Prima di unire, una persona apre i record e li confronta. Stessa persona o due persone che condividono un telefono? Quale email è attuale, e chi dovrebbe possedere il record? Le corrispondenze esatte per email richiedono secondi. Quelle vicine e i record con campi vuoti richiedono minuti.

Unione a mano

Di solito l'unione nativa lavora su due o tre record alla volta. Una persona che esiste quattro volte richiede più unioni. Ognuna è un proprio insieme di clic e di scelte su quali valori tenere.

Correggere i report

I duplicati gonfiano i conteggi di contatti, aziende e trattative. Qualcuno finisce per riconciliare i numeri a mano prima di una riunione, spesso più di una volta, perché i duplicati ci sono ancora il mese dopo.

Cercare il record giusto

Sono i commerciali a sentirlo di più. Prima di una chiamata o di un'email, cercano, trovano due o tre record e devono capire quale ha le note più recenti. A volte scelgono quello sbagliato e registrano attività lì, il che crea più lavoro dopo.

Ripetere la pulizia

I nuovi duplicati continuano ad arrivare, quindi il lavoro ritorna. Una pulizia fatta a mano una volta al trimestre costa lo stesso quattro volte all'anno. Perché i duplicati continuano a tornare spiega da dove arrivano i nuovi.

Quanto fa in totale

Il calcolo è semplice: il numero di set di duplicati per i minuti che ciascuno richiede. Sono i minuti a variare, quindi conviene fare i conti a più velocità.

A 2 minuti per set, 1.000 set sono quasi una settimana lavorativa piena per una persona. A 5.000 set, sono circa un mese. Prima ancora dei report, del tempo dei commerciali e dei nuovi duplicati che arrivano mentre gira la pulizia.

Il tempo dei commerciali si accumula in piccole parti. Se ognuno dei dieci commerciali perde un'ora a settimana sui record duplicati, sono 10 ore a settimana, cioè più di 500 ore all'anno.

Come stimare il costo per il tuo team

Puoi ottenere un numero utile in un pomeriggio. Non deve essere esatto, basta che sia abbastanza buono da confrontarlo con quanto costerebbe risolvere il problema.

• Conta i set di duplicati per oggetto. Contatti, aziende e trattative spesso hanno conteggi molto diversi. Cosa conta come duplicato dipende dal caso, quindi concordalo prima di contare.
• Cronometra un campione. Unisci a mano 20 set come fai di solito, e cronometrali. Fai alcuni facili e alcuni poco chiari.
• Moltiplica. Set per minuti per set, diviso 60, dà le ore per l'arretrato.
• Aggiungi il flusso in entrata. Conta quanti nuovi duplicati compaiono in una settimana tipica, e aggiungi il loro tempo come costo settimanale.
• Chiedi ai commerciali. Di solito basta una domanda semplice su quanto tempo spendono ogni settimana per trovare il record giusto.
• Aggiungi correzioni ai report. Conta le ore spese ogni mese a riconciliare i numeri che i duplicati hanno falsato.

Se hai un costo orario per ogni ruolo, moltiplica le ore per quel costo. Puoi anche inserire i tuoi numeri nel nostro calcolatore del costo dei duplicati. Per trasformare il risultato in una proposta, vedi come motivare una pulizia del CRM.

Dove si possono recuperare le ore

Non tutte le ore devono sparire. I set poco chiari, come due persone che condividono un telefono di casa, meritano il giudizio di una persona. Il tempo da tagliare è quello speso su decisioni già ovvie.

Di solito tre modifiche tagliano di più:

• Unisci in blocco i set certi. Le corrispondenze esatte su un campo forte non richiedono una revisione una per una, una volta testata la ricerca.
• Invia in revisione solo i set poco chiari. Il tempo della persona va dove serve.
• Gestisci i nuovi duplicati secondo una pianificazione. Unire automaticamente le corrispondenze testate impedisce all'arretrato di riformarsi.

Quanto dura una pulizia del CRM passa in rassegna la pianificazione fase per fase.

Dai un numero al tempo

I duplicati costano al tuo team tempo a piccole dosi, facili da trascurare. Pensa a qualche minuto per set, un'ora della settimana di un commerciale o un pomeriggio su un report. Sommati, spesso fanno giorni o settimane di lavoro.

Contare i tuoi set e cronometrare un campione trasforma tutto questo in un numero su cui pianificare. Una volta che lo conosci, è più facile decidere quali set richiedono una persona e quali no.

Domande frequenti