Résumé
- Les doublons coûtent aux équipes des heures à trouver, vérifier, fusionner et corriger les fiches à la main.
- À 2 minutes par ensemble, fusionner 1,000 ensembles de doublons à la main prend environ 33 heures.
- Les commerciaux perdent du temps à chercher la bonne fiche avant un appel ou un e-mail.
- Compter les ensembles de doublons et chronométrer un échantillon de fusions donne à une équipe sa propre estimation.
- Dedupely fusionne en masse les doublons dont vous êtes certain, donc quelques milliers de correspondances prennent quelques minutes.
Les doublons coûtent du temps à votre équipe : les heures passées à les trouver, vérifier chaque ensemble, fusionner à la main, corriger les rapports et chercher la bonne fiche. Pour 1,000 ensembles de doublons à 2 minutes chacun, cela fait environ 33 heures de travail pour quelqu'un.
Ce temps n'apparaît presque jamais nulle part. Il est réparti sur la semaine d'un admin, quelques minutes avant chaque appel commercial et un après-midi à corriger un rapport qui ne tombait pas juste. Comme personne ne l'additionne, le coût reste invisible.
Dans cet article, vous verrez où part le temps, à combien il se chiffre et comment l'estimer pour votre propre CRM.
Où part le temps
Le travail manuel sur les doublons se répartit en quelques tâches. Certaines reviennent à l'admin, d'autres sont réparties sur toute l'équipe.
Trouver les doublons
Il faut d'abord les repérer. Cela veut dire trier les listes, parcourir les noms et relancer les commerciaux qui pensent qu'une fiche existe en double. Les doublons qui diffèrent par une faute de frappe ou un second e-mail prennent le plus de temps à trouver.
Vérifier chaque ensemble
Avant de fusionner, une personne ouvre les fiches et les compare. Même personne, ou deux personnes qui partagent un téléphone ? Quel e-mail est à jour, et qui doit être propriétaire de la fiche ? Les correspondances exactes d'e-mail prennent quelques secondes. Les correspondances proches et les fiches avec des champs vides prennent quelques minutes.
Fusion à la main
La fusion native fonctionne en général sur deux ou trois fiches à la fois. Une personne qui existe quatre fois demande plusieurs fusions. Chacune a son propre lot de clics et de choix sur les valeurs à conserver.
Corriger les rapports
Les doublons gonflent les décomptes de contacts, d'entreprises et d'affaires. Quelqu'un finit par réconcilier les chiffres à la main avant une réunion, souvent plus d'une fois, car les doublons sont toujours là le mois suivant.
Chercher la bonne fiche
Les commerciaux ressentent ce problème le plus. Avant un appel ou un e-mail, ils cherchent, trouvent deux ou trois fiches et doivent déterminer laquelle a les dernières notes. Parfois, ils choisissent la mauvaise et y enregistrent l'activité, ce qui crée plus de travail plus tard.
Répéter le nettoyage
De nouveaux doublons continuent d'arriver, donc le travail revient. Un nettoyage fait à la main une fois par trimestre coûte la même chose, payé quatre fois par an. Pourquoi les doublons reviennent-ils sans cesse ? couvre d'où viennent les nouvelles.
Ce que cela représente au total
Le calcul est simple : le nombre d'ensembles de doublons multiplié par les minutes que prend chacun. Ce sont les minutes qui varient, donc il est utile de faire le calcul à plusieurs vitesses.
| Temps par ensemble | 1,000 ensembles | 5,000 ensembles |
|---|---|---|
| 30 secondes (correspondances exactes évidentes) | Environ 8 heures | Environ 42 heures |
| 2 minutes (une vérification rapide, puis la fusion) | Environ 33 heures | Environ 167 heures |
| 5 minutes (correspondances proches qui demandent un examen plus attentif) | Environ 83 heures | Environ 417 heures |
À 2 minutes par ensemble, 1,000 ensembles représentent presque une semaine de travail complète pour une personne. À 5,000 ensembles, cela fait à peu près un mois. Cela avant les rapports, le temps des commerciaux ou les nouveaux doublons qui arrivent pendant le nettoyage.
Le temps des commerciaux s'additionne différemment, par petits morceaux. Si chacun des dix commerciaux perd une heure par semaine à cause des fiches en double, cela fait 10 heures par semaine, soit plus de 500 heures par an.
Comment estimer le coût pour votre équipe
Vous pouvez obtenir un chiffre utilisable en un après-midi. Il n'a pas besoin d'être exact, juste assez bon pour le comparer à ce que coûterait la résolution du problème.
- Comptez les ensembles de doublons par objet. Les contacts, entreprises et affaires ont souvent des décomptes très différents. Ce qui compte comme doublon se décide au cas par cas : mettez-vous d'accord là-dessus avant de compter.
- Chronométrez un échantillon. Fusionnez 20 ensembles à la main comme vous le faites habituellement, et chronométrez-les. Faites quelques ensembles faciles et quelques ensembles peu clairs.
- Multipliez. Les ensembles multipliés par les minutes par ensemble, divisé par 60, donnent les heures du retard.
- Ajoutez le flux entrant. Comptez combien de nouveaux doublons apparaissent dans une semaine type, et ajoutez leur temps comme coût hebdomadaire.
- Demandez aux commerciaux. Une question rapide sur le temps passé chaque semaine à trouver la bonne fiche suffit en général.
- Ajoutez les corrections de rapports. Comptez les heures passées chaque mois à réconcilier des chiffres que les doublons ont faussés.
Si vous avez un coût horaire pour chaque rôle, multipliez les heures par ce coût. Vous pouvez aussi passer vos chiffres dans notre calculateur de coût des doublons. Pour transformer le résultat en proposition, voir comment justifier un nettoyage de CRM.
Où l'on peut récupérer des heures
Toutes les heures ne doivent pas disparaître. Les ensembles incertains, comme deux personnes qui partagent un téléphone familial, méritent le jugement d'une personne. Le temps à couper est celui passé sur des décisions déjà évidentes.
Trois changements suppriment généralement le plus :
- Fusionnez en masse les ensembles certains. Les correspondances exactes sur un champ fort n'ont pas besoin d'être examinées une à une une fois la recherche testée.
- N'envoyez en revue que les ensembles incertains. Le temps de la personne va là où il est nécessaire.
- Traitez les nouveaux doublons selon un calendrier. Fusionner automatiquement les correspondances testées empêche l'arriéré de se reconstituer.
Combien de temps dure un nettoyage de CRM passe en revue la planification du temps étape par étape.
Comment Dedupely réduit les heures manuelles
Dans Dedupely, chaque recherche de doublons affiche le nombre de correspondances et les fiches concernées, pour évaluer le travail avant de commencer. Vous pouvez prévisualiser chaque fusion et fusionner en masse les correspondances sûres : quelques milliers de correspondances prennent quelques minutes. Une fois une recherche testée, Dedupely peut fusionner automatiquement ses nouveaux doublons selon un calendrier, pour qu'ils ne redeviennent pas un arriéré manuel.
Chiffrez le temps
Les doublons coûtent du temps à votre équipe par petits morceaux faciles à négliger. Comptez quelques minutes par ensemble, une heure de la semaine d'un commercial ou un après-midi sur un rapport. Additionnés, cela représente souvent des jours, voire des semaines de travail.
Compter vos ensembles et chronométrer un échantillon transforme cela en un chiffre sur lequel vous pouvez planifier. Une fois que vous le connaissez, il est plus facile de décider quels ensembles demandent une personne et lesquels non.
Questions fréquentes
Combien de temps les fiches en double coûtent-elles à une équipe ?
Cela dépend du nombre d'ensembles de doublons et du temps que prend chacun pour être vérifié et fusionné. À 2 minutes par ensemble, 1,000 ensembles prennent environ 33 heures à la main. Ajoutez le temps que les commerciaux passent à trouver la bonne fiche et les heures passées à corriger les rapports, et on atteint souvent des jours ou des semaines.
Où les doublons font-ils perdre le plus de temps ?
En général, cela tient à la vérification de chaque ensemble et à sa fusion à la main, puisque chaque ensemble demande une décision. Les correspondances proches et les fiches avec des champs vides prennent le plus de temps. Les commerciaux perdent aussi du temps à choisir la bonne fiche avant les appels et les e-mails, et les admins perdent des heures à réconcilier des rapports que les doublons ont faussés.
Comment calculer le coût des fiches en double ?
Comptez vos ensembles de doublons, chronométrez un échantillon de fusions manuelles, puis multipliez les ensembles par les minutes par ensemble, divisé par 60. Ajoutez les nouveaux doublons par semaine, le temps passé par les commerciaux à chercher la bonne fiche et les heures passées à corriger les rapports. Multipliez le total d'heures par un coût horaire si vous en avez un.
Pourquoi les doublons font-ils perdre du temps aux commerciaux ?
Parce que les commerciaux doivent d'abord déterminer quelle fiche est la bonne avant chaque appel ou e-mail. Avec deux ou trois fiches pour un même contact ou compte, ils comparent d'abord les notes et les propriétaires. Certains enregistrent l'activité sur la mauvaise fiche, ce qui scinde l'historique et crée plus de travail plus tard.
Vaut-il la peine de fusionner les doublons à la main ?
Pour quelques dizaines d'ensembles, souvent oui. Pour des milliers, les heures s'accumulent vite et de nouveaux doublons continuent d'arriver. Beaucoup d'équipes examinent à la main les ensembles peu clairs et fusionnent en masse les certains, comme les correspondances exactes d'e-mail. Le temps d'une personne n'est alors consacré qu'aux décisions nécessaires.
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