Was kosten Dubletten Ihr Team?

Dubletten kosten Ihr Team Zeit: die Stunden für das Finden, das Prüfen jedes Sets, das Mergen von Hand, das Korrigieren von Reports und die Suche nach dem richtigen Datensatz. Bei 1,000 Dublettensets mit je 2 Minuten sind das etwa 33 Stunden Arbeit einer Person.

Diese Zeit taucht selten irgendwo auf. Sie verteilt sich auf die Woche eines Admins, ein paar Minuten vor jedem Vertriebsgespräch und einen Nachmittag, um einen Report zu korrigieren, der nicht stimmte. Weil niemand das zusammenrechnet, bleibt der Aufwand unsichtbar.

In diesem Beitrag sehen Sie, wo die Zeit hingeht, was sie insgesamt ergibt und wie Sie sie für Ihr CRM schätzen.

Wo die Zeit hingeht

Manuelle Arbeit an Dubletten fällt in ein paar Aufgaben. Manche landen bei den Admins, andere sind auf das ganze Team verteilt.

Duplikate finden

Jemand muss sie zuerst entdecken. Das heißt, Listen sortieren, Namen durchsehen und Mitarbeitenden nachgehen, die glauben, ein Datensatz existiere doppelt. Dubletten, die sich durch einen Tippfehler oder eine zweite E-Mail unterscheiden, brauchen am längsten zum Finden.

Jedes Set prüfen

Vor dem Mergen öffnet eine Person die Datensätze und vergleicht sie. Dieselbe Person oder zwei Personen, die ein Telefon teilen? Welche E-Mail ist aktuell, und wer sollte Eigentümer des Datensatzes sein? Exakte E-Mail-Treffer brauchen Sekunden. Nahe Treffer und Datensätze mit leeren Feldern brauchen Minuten.

Von Hand mergen

Natives Mergen arbeitet meist mit zwei oder drei Datensätzen auf einmal. Eine Person, die viermal existiert, braucht mehrere Merges. Jeder davon ist eine eigene Reihe von Klicks und Entscheidungen, welche Werte behalten werden.

Reports korrigieren

Dubletten blähen die Zahlen von Kontakten, Firmen und Deals auf. Vor einem Meeting gleicht jemand die Zahlen von Hand ab, oft mehrmals, weil die Dubletten im nächsten Monat noch da sind.

Den richtigen Datensatz suchen

Mitarbeitende spüren das am stärksten. Vor einem Anruf oder einer E-Mail suchen sie, finden zwei oder drei Datensätze und müssen herausfinden, welcher die neuesten Notizen hat. Manchmal wählen sie den falschen und erfassen dort Aktivitäten, was später mehr Arbeit erzeugt.

Die Bereinigung wiederholen

Neue Dubletten kommen laufend nach, daher kehrt die Arbeit zurück. Eine Bereinigung von Hand einmal pro Quartal kostet dasselbe wie viermal im Jahr. Warum Dubletten immer wieder auftauchen beschreibt, woher die neuen kommen.

Was es insgesamt ergibt

Die Rechnung ist einfach: Anzahl der Dublettensets mal Minuten pro Set. Die Minuten schwanken, daher lohnt es sich, die Rechnung bei ein paar Tempi durchzuspielen.

Bei 2 Minuten pro Set ist 1,000 Sets nahezu eine volle Arbeitswoche für eine Person. Bei 5,000 Sets sind es etwa ein Monat. Das gilt, bevor Reports, Zeit der Mitarbeitenden oder neue Dubletten einberechnet werden, die während der Bereinigung eintreffen.

Die Zeit der Mitarbeitenden summiert sich anders, in kleinen Stücken. Verliert jede von zehn Personen eine Stunde pro Woche an Dublettendatensätze, sind das 10 Stunden pro Woche oder mehr als 500 Stunden im Jahr.

So schätzen Sie die Kosten für Ihr Team

Eine brauchbare Zahl erhalten Sie an einem Nachmittag. Sie muss nicht exakt sein, sondern nur gut genug, um sie mit dem Aufwand für die Behebung zu vergleichen.

• Zählen Sie die Dublettensets je Objekt. Kontakte, Firmen und Deals haben oft sehr unterschiedliche Zahlen. Was als Dublette gilt, entscheidet sich im Einzelfall, daher sollten Sie sich darauf einigen, bevor Sie zählen.
• Stoppen Sie die Zeit für eine Stichprobe. Mergen Sie 20 Sets von Hand wie üblich und stoppen Sie die Zeit. Nehmen Sie ein paar einfache und ein paar unklare.
• Multiplizieren. Sets mal Minuten pro Set, geteilt durch 60, ergibt die Stunden für den Rückstand.
• Berechnen Sie den Zustrom ein. Zählen Sie, wie viele neue Dubletten in einer typischen Woche auftauchen, und rechnen Sie ihre Zeit als wöchentliche Kosten ein.
• Fragen Sie die Mitarbeitenden. Eine kurze Frage, wie viel Zeit sie jede Woche mit dem Finden des richtigen Datensatzes verbringen, reicht meist aus.
• Berichtskorrekturen hinzufügen. Zählen Sie die Stunden pro Monat, die Sie damit verbringen, Zahlen abzustimmen, die Dubletten verzerrt haben.

Wenn Sie für jede Rolle einen Stundensatz haben, multiplizieren Sie die Stunden damit. Sie können Ihre Zahlen auch durch unseren kostenlosen Kostenrechner für Duplikate. Um das Ergebnis in ein Angebot zu verwandeln, siehe wie Sie den Fall für eine CRM-Bereinigung begründen.

Wo sich die Stunden zurückgewinnen lassen

Nicht jede Stunde muss weg. Unklare Sets, etwa zwei Personen, die ein Festnetztelefon teilen, verdienen das Urteil eines Menschen. Die Zeit, die man einsparen sollte, ist die für Entscheidungen, die ohnehin klar sind.

Drei Änderungen sparen meist am meisten:

• Mergen Sie die sicheren Sets massenhaft. Exakte Treffer auf einem starken Feld brauchen keine Prüfung einzeln, sobald die Suche getestet ist.
• Senden Sie nur unklare Sets zur Prüfung. Die Zeit der Person fließt dorthin, wo sie gebraucht wird.
• Neue Dubletten nach Zeitplan bearbeiten. Getestete Treffer automatisch zu mergen verhindert, dass sich der Rückstand erneut aufbaut.

Wie lange eine CRM-Bereinigung dauert geht Phase für Phase die Zeit durch.

Geben Sie der Zeit eine Zahl

Dubletten kosten Ihr Team Zeit in kleinen Stücken, die leicht übersehen werden. Rechnen Sie mit ein paar Minuten pro Set, einer Stunde pro Woche eines Mitarbeitenden oder einem Nachmittag für einen Report. Zusammengerechnet ergibt das oft Tage oder Wochen Arbeit.

Wenn Sie Ihre Sets zählen und eine Stichprobe stoppen, wird daraus eine Zahl, mit der Sie planen können. Sobald Sie sie kennen, fällt es leichter zu entscheiden, welche Sets eine Person brauchen und welche nicht.

Häufige Fragen