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TL;DR

  • O tempo de uma limpeza do CRM depende do volume, da certeza das correspondências, da revisão e da aprovação.
  • Contar primeiro os duplicados por objeto dá ao plano um ponto de partida real.
  • Os duplicados evidentes podem ser mesclados em massa, enquanto as correspondências duvidosas precisam da análise de uma pessoa.
  • A aprovação e os contributos de outras equipes devem constar da cronologia desde o início.
  • A Dedupely mostra a contagem de duplicados após a primeira sincronização e mescla em massa os duplicados de que tem certeza.

Alguém pergunta quanto tempo vai demorar a limpeza do CRM, e a resposta curta é que depende. Essa resposta não ajuda quando uma migração, uma renovação ou uma nova ferramenta tem uma data associada.

A duração de uma limpeza depende de alguns fatores visíveis com antecedência. Incluem quantos duplicados existem, quão certos pode estar deles e quantas pessoas precisam de concordar.

Neste artigo, verá o que define o calendário, onde vai o tempo em cada fase e como estimar o seu. Verá também como planejar quando há um prazo.

O que determina o calendário

O tamanho da base de dados é o número que as pessoas perguntam primeiro. É importante, mas é apenas um dos vários fatores.

Quantos duplicados existem

Mais registros demoram mais tempo a sincronizar e a analisar, e mais duplicados significam mais mesclagens. Ainda assim, um grande conjunto de duplicados fáceis pode avançar mais depressa do que um conjunto pequeno e confuso.

Quão certas são as correspondências

As correspondências exatas por email ou domínio podem ser mescladas em massa depois de testar as regras. As correspondências aproximadas, como um nome semelhante na mesma empresa, precisam da análise de uma pessoa. A proporção de correspondências incertas determina o tempo de revisão mais do que o total.

Quantos objetos e equipes estão envolvidos

Cada objeto precisa das suas próprias pesquisas e regras. Cada equipe que usa os registros pode precisar de dar a sua opinião sobre o que conta como duplicado, já que isso depende de cada caso.

Aprovação e espera por terceiros

Aprovações, revisões de segurança e acessos técnicos, como permissões de API ou um sandbox, consomem tempo de calendário que não tem nada a ver com a mesclagem. Inclua-os no plano desde o primeiro dia.

Fator Acelera a limpeza Deixa mais lento
Volume Critérios claros que valem em milhares de registros Muitos grupos pequenos, cada um com os seus próprios critérios
Certeza Correspondências exatas por email ou domínio Registros que compartilham apenas um nome
Objetos e equipes Um objeto, uma equipe que decide Vários objetos, várias equipes com interesse
Aprovação final Um só aprovador, acordado previamente Revisões e pedidos de acesso que começam tarde

Onde se vai o tempo, fase a fase

Conecte e meça

Se uma ferramenta se conectar ao seu CRM, a primeira sincronização pode levar minutos numa base de dados pequena e horas numa grande. Quando terminar, conte os duplicados por objeto. Nosso artigo sobre como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM explica como ler essa contagem.

Combinar definições e regras

Defina o que conta como duplicado em cada objeto e qual valor prevalece numa mesclagem. Esta fase é sobretudo de conversas, e é fácil subestimá-la.

Teste numa amostra

Visualize o resultado de alguns grupos que representem seus casos extremos. Antes da primeira mesclagem grande, faça um backup do que vai mesclar, como explicado em como fazer uma cópia de segurança do CRM antes de uma mesclagem em larga escala.

Fazer merge por fases

Comece pelos duplicados óbvios e mescle-os em massa. Depois, revise a lista de revisão. Rejeite uma correspondência apenas quando tiver certeza, pois ela não voltará a aparecer nos resultados seguintes.

Verificar e aprovar

Abra uma amostra de registros mesclados, compare as contagens antes e depois e obtenha a aprovação planejada.

Como estimar o seu próprio prazo

Divida a contagem de duplicados em dois grupos: as correspondências que vai unificar em massa e as que precisam de revisão. O primeiro grupo leva pouco tempo depois de as regras serem testadas. É no segundo que se vão as horas.

Para a equipe de revisão, estime os minutos por duplicado e multiplique. O nosso artigo sobre como justificar a limpeza de um CRM explica essa fórmula.

Depois, some o tempo de calendário que não controla: sincronização, conversas com outras equipes, aprovações e pedidos de acesso.

Planejar uma limpeza em torno de um prazo

Algumas limpezas têm uma data associada, definida por outra coisa: uma migração, uma nova integração, um contrato.

Planeje a partir da data final. Deixe a aprovação por último, com os testes antes dela e a primeira sincronização no início, e depois veja quanto tempo sobra para mesclar e revisar.

Se o prazo não couber, reduza o âmbito. Limpe primeiro os objetos de que o projeto depende e deixe o resto para depois. Para uma migração, o nosso guia sobre deduplicar antes, durante e depois de uma migração de CRM aborda o que fazer em cada fase.

Como o Dedupely ajuda a dimensionar e executar uma limpeza a tempo

A duração da sincronização inicial do Dedupely depende do volume de registros, dos campos e dos limites da API do CRM. A sincronização por si só não mescla nem edita os seus registros do CRM. Use as contagens de correspondências e de registros de cada pesquisa para dimensionar o trabalho e depois cronometre uma amostra revisada para mesclagem e decisões manuais. Inclua na estimativa os atrasos da API, a aprovação e as correspondências incertas.

Veja a dimensão da sua limpeza

Uma cronologia construída com base no que é visível

A duração de uma limpeza é mais fácil de prever do que parece. A contagem de duplicados, a parte que pode ser mesclada com certeza e as pessoas que precisam concordar dizem muito.

Meça primeiro, mescle os duplicados evidentes em massa e dê à revisão e à aprovação um lugar próprio no plano. Quando há um prazo, reduza o âmbito em vez de apressar as decisões.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora uma limpeza de dados do CRM?

Depende do número de duplicados, do grau de certeza das correspondências e do número de pessoas que têm que concordar. As correspondências exatas podem ser mescladas em massa rapidamente depois de testadas as regras, enquanto a revisão, as aprovações e os pedidos de acesso costumam definir o prazo. Conte primeiro os duplicados por objeto para estimar o seu.

Quanto tempo demora a mesclar duplicados manualmente?

Cada duplicado leva alguns minutos à mão: comparar registros, escolher valores, mesclar e verificar o resultado. Multiplique os minutos por duplicado pelo número que precisa de revisão, usando mais minutos nos casos mais difíceis. Para grandes volumes, a mesclagem em massa dos duplicados evidentes reduz as horas.

O que atrasa a limpeza de um CRM?

Correspondências incertas que precisam da revisão de uma pessoa, várias equipes que têm que acordar o que conta como duplicado, e aprovações que começam tarde. Esperar pelo acesso técnico, como permissões de API ou um sandbox, também acrescenta tempo. Regras claras e pedidos antecipados mantêm o trabalho em andamento.

Como planeja uma limpeza do CRM com prazo?

Planeje a partir da data limite: a aprovação final em último, os testes antes e a primeira sincronização no início. Veja quanto tempo resta para a mesclagem e a revisão. Se não couber, limpe primeiro os objetos de que o projeto depende e deixe o resto para depois do prazo.

Deve limpar todo o CRM de uma vez?

Não necessariamente. Limpar por fases costuma funcionar melhor: primeiro os duplicados óbvios, depois as correspondências que precisam de revisão, um objeto de cada vez. Trabalhar por fases facilita a verificação de cada mesclagem e permite cumprir um prazo para os objetos mais importantes, enquanto o resto fica para depois.