TL;DR
- O tempo de uma limpeza do CRM depende do volume, da certeza das correspondências, da revisão e da aprovação.
- Contar primeiro os duplicados por objeto dá ao plano um ponto de partida real.
- Os duplicados evidentes podem ser fundidos em massa, enquanto as correspondências duvidosas precisam da análise de uma pessoa.
- A aprovação e os contributos de outras equipas devem constar da cronologia desde o início.
- A Dedupely mostra a contagem de duplicados após a primeira sincronização e funde em massa os duplicados de que tem certeza.
Alguém pergunta quanto tempo vai demorar a limpeza do CRM, e a resposta curta é que depende. Essa resposta não ajuda quando uma migração, uma renovação ou uma nova ferramenta tem uma data associada.
A duração de uma limpeza depende de alguns fatores visíveis com antecedência. Incluem quantos duplicados existem, quão certos pode estar deles e quantas pessoas precisam de concordar.
Neste artigo, verá o que define o calendário, onde vai o tempo em cada fase e como estimar o seu. Verá também como planear quando há um prazo.
O que determina o calendário
O tamanho da base de dados é o número que as pessoas perguntam primeiro. É importante, mas é apenas um dos vários factores.
Quantos duplicados existem
Mais registos demoram mais tempo a sincronizar e a analisar, e mais duplicados significam mais fusões. Ainda assim, um grande conjunto de duplicados fáceis pode avançar mais depressa do que um conjunto pequeno e confuso.
Quão certas são as correspondências
As correspondências exatas por email ou domínio podem ser fundidas em massa depois de testar as regras. As correspondências aproximadas, como um nome semelhante na mesma empresa, precisam da análise de uma pessoa. A proporção de correspondências incertas determina o tempo de revisão mais do que o total.
Quantos objetos e equipas estão envolvidos
Cada objeto precisa das suas próprias pesquisas e regras. Cada equipa que usa os registos pode precisar de dar a sua opinião sobre o que conta como duplicado, já que isso depende de cada caso.
Aprovação e espera por terceiros
Aprovações, revisões de segurança e acessos técnicos, como permissões de API ou um sandbox, consomem tempo de calendário que nada tem a ver com a fusão. Inclua-os no plano desde o primeiro dia.
| Fator | Acelera a limpeza | Abranda-o |
|---|---|---|
| Volume | Critérios claros que valem em milhares de registos | Muitos grupos pequenos, cada um com os seus próprios critérios |
| Certeza | Correspondências exatas por email ou domínio | Registos que partilham apenas um nome |
| Objetos e equipas | Um objeto, uma equipa que decide | Vários objetos, várias equipas com interesse |
| Aprovação final | Um só aprovador, acordado previamente | Revisões e pedidos de acesso que começam tarde |
Onde se vai o tempo, fase a fase
Ligar e medir
Se uma ferramenta se ligar ao seu CRM, a primeira sincronização pode demorar minutos numa base de dados pequena e horas numa grande. Quando terminar, conte os duplicados por objeto. A nossa publicação sobre como descobrir quantos duplicados existem no seu CRM explica como ler essa contagem.
Acordar definições e regras
Defina o que conta como duplicado em cada objeto e qual o valor que prevalece numa fusão. Esta fase é sobretudo de conversas, e é fácil subestimá-la.
Teste numa amostra
Veja a pré-visualização do resultado para alguns conjuntos que representem os seus casos limite. Antes da primeira fusão grande, faça uma cópia de segurança do que vai fundir, como se explica em como fazer uma cópia de segurança do CRM antes de uma fusão em larga escala.
Fazer merge por fases
Começar pelos duplicados evidentes e fundi-los em massa. Depois, rever a lista de revisão. Rejeitar uma correspondência apenas quando tiver a certeza, pois não voltará a aparecer nos resultados seguintes.
Verificar e aprovar
Abra uma amostra de registos fundidos, compare as contagens antes e depois e obtenha a aprovação planeada.
Como estimar o seu próprio prazo
Divida a contagem de duplicados em dois grupos: as correspondências que vai unificar em massa e as que precisam de revisão. O primeiro grupo leva pouco tempo depois de as regras serem testadas. É no segundo que se vão as horas.
Para a equipa de revisão, estime os minutos por duplicado e multiplique. O nosso artigo sobre como justificar a limpeza de um CRM explica essa fórmula.
Depois, some o tempo de calendário que não controla: sincronização, conversas com outras equipas, aprovações e pedidos de acesso.
Planear uma limpeza em torno de um prazo
Algumas limpezas têm uma data associada, definida por outra coisa: uma migração, uma nova integração, um contrato.
Planeie a partir da data-limite. Deixe a aprovação para o fim, com os testes antes e a primeira sincronização no início, e depois veja quanto tempo sobra para unificar e rever.
Se o prazo não couber, reduza o âmbito. Limpe primeiro os objetos de que o projeto depende e deixe o resto para depois. Para uma migração, o nosso guia sobre deduplicar antes, durante e depois de uma migração de CRM aborda o que fazer em cada fase.
Como o Dedupely ajuda a dimensionar e executar uma limpeza a tempo
A duração da sincronização inicial do Dedupely depende do volume de registos, dos campos e dos limites da API do CRM. A sincronização por si só não funde nem edita os seus registos de CRM. Use as contagens de correspondências e de registos de cada pesquisa para dimensionar o trabalho e depois cronometre uma amostra revista para fusão e decisões manuais. Inclua na estimativa os atrasos da API, a aprovação e as correspondências incertas.
Uma cronologia construída com base no que é visível
A duração de uma limpeza é mais fácil de prever do que parece. A contagem de duplicados, a parte que pode fundir com certeza e as pessoas que têm de concordar dizem-lhe muito.
Meça primeiro, funda os duplicados evidentes em massa e dê à revisão e à aprovação um lugar próprio no plano. Quando há um prazo, reduza o âmbito em vez de apressar as decisões.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora uma limpeza de dados do CRM?
Depende do número de duplicados, do grau de certeza das correspondências e do número de pessoas que têm de concordar. As correspondências exatas podem ser fundidas em massa rapidamente depois de testadas as regras, enquanto a revisão, as aprovações e os pedidos de acesso costumam definir o prazo. Conte primeiro os duplicados por objeto para estimar o seu.
Quanto tempo demora a fundir duplicados manualmente?
Cada duplicado leva alguns minutos à mão: comparar registos, escolher valores, fundir e verificar o resultado. Multiplique os minutos por duplicado pelo número que precisa de revisão, usando mais minutos nos casos mais difíceis. Para grandes volumes, a fusão em massa dos duplicados evidentes reduz as horas.
O que atrasa a limpeza de um CRM?
Correspondências incertas que precisam da revisão de uma pessoa, várias equipas que têm de acordar o que conta como duplicado, e aprovações que começam tarde. Esperar pelo acesso técnico, como permissões de API ou um sandbox, também acrescenta tempo. Regras claras e pedidos antecipados mantêm o trabalho em andamento.
Como planeia uma limpeza do CRM com prazo?
Planeie a partir da data limite: a aprovação final em último, os testes antes e a primeira sincronização no início. Veja quanto tempo resta para a fusão e a revisão. Se não couber, limpe primeiro os objetos de que o projeto depende e deixe o resto para depois do prazo.
Deve limpar todo o CRM de uma vez?
Não necessariamente. Limpar por fases costuma funcionar melhor: primeiro os duplicados óbvios, depois as correspondências que precisam de revisão, um objeto de cada vez. Trabalhar por fases facilita a verificação de cada fusão e permite cumprir um prazo para os objetos mais importantes, enquanto o resto fica para depois.
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