Como encontrar duplicados em várias planilhas

Os dados raramente chegam num só arquivo. O marketing tem uma lista do evento do mês passado, e um representante de vendas guarda potenciais clientes numa folha pessoal. Uma filial envia a lista de clientes antes da implementação de um CRM.

Cada arquivo pode parecer limpo isoladamente. Juntos, a mesma pessoa pode aparecer três vezes, com um email, uma grafia ou um formato de telefone diferente em cada um.

Neste artigo, verá porque é que limpar arquivo a arquivo deixa passar esses duplicados e como alinhar os cabeçalhos antes de combinar seja o que for. Verá também como decidir quais os campos que comprovam uma correspondência, qual o valor que prevalece e o que verificar quando os dados chegarem ao seu CRM.

Porque é que limpar cada arquivo isoladamente deixa passar duplicados

As ferramentas de planilhas removem duplicados dentro do intervalo selecionado. Uma pessoa listada uma vez na lista de eventos e outra vez na lista de vendas é única em ambos os arquivos. Nenhuma das limpezas a detecta.

Essa sobreposição entre arquivos é o que uma limpeza arquivo a arquivo não consegue ver. É também de onde costumam vir os duplicados que chegam ao CRM, porque cada arquivo passa a sua própria verificação.

Alinhe os cabeçalhos antes de combinar

Os arquivos de equipes diferentes descrevem os mesmos dados de formas diferentes. Antes de os combinar, garanta que cada coluna significa o mesmo em todos os arquivos.

Dê a cada campo um só nome

Um arquivo diz "Email", outro "Endereço de email" e um terceiro "Email de trabalho". Escolha um nome e use-o como cabeçalho em todos os arquivos, para que os cabeçalhos sejam iguais.

Isto é importante porque muitas ferramentas combinam arquivos pelo nome do cabeçalho. O Power Query da Microsoft, por exemplo, acrescenta tabelas com base nos nomes dos cabeçalhos das colunas e adiciona valores vazios quando uma coluna não corresponde. Dois nomes para o mesmo campo transformam-se em duas colunas meio vazias.

Divida ou junte campos para que coincidam

Um arquivo tem "Nome completo" e outro tem nome e sobrenome em colunas separadas. Escolha um formato e converta os outros arquivos para ele. O mesmo vale para "Empresa" num arquivo e "Nome da conta" em outro.

Utilize os mesmos formatos

Números de telefone com e sem código de país, espaços extras e maiúsculas misturadas impedem que dois valores coincidam. Corrija-os primeiro em cada arquivo. O nosso artigo sobre ferramentas para limpar um CSV antes de uma importação aborda como as planilhas e outras ferramentas tratam isto.

Adicione uma coluna para a origem

Acrescente uma coluna que indique de que arquivo vem cada linha. Ajuda a decidir depois qual valor prevalece e permite rastrear uma linha mesclada até ao seu arquivo de origem.

Junte os arquivos numa única lista

Quando os cabeçalhos coincidirem, junte os arquivos numa só lista. No Excel, o Append do Power Query combina as linhas de duas ou mais tabelas numa só. No Google Sheets, a função IMPORTRANGE puxa um intervalo de células de outra planilha.

IMPORTRANGE traz um intervalo para uma folha; não empilha todas as origens nem remove duplicados por si só. Alinhe as colunas, combine os intervalos importados numa só tabela e, em seguida, aplique as decisões de correspondência e mesclagem.

Para alguns arquivos pequenos, colar um por baixo do outro também funciona. Seja qual for o método, trabalhe numa cópia e mantenha os arquivos originais intactos.

Defina que campos provam uma correspondência

Comece pelos duplicados óbvios: correspondências exatas de e-mail para pessoas, ou de domínio do site para empresas. São os que pode mesclar com menos dúvidas.

Depois, analise as linhas sem email compartilhado. Nome mais empresa, ou nome mais telefone, podem apanhar a mesma pessoa registrada de forma diferente. O nosso guia sobre em que campos fazer a correspondência explica quando cada um é forte e quando induz em erro.

O que conta como duplicado depende do caso. Uma filial pode tratar uma pessoa em duas localizações como dois contatos, enquanto as vendas veem um só. Acorde o critério com as equipes que enviaram os arquivos antes de mesclar.

Decida qual valor prevalece antes de remover algo

Remover linhas duplicadas elimina dados. Se a linha que perder tinha o único número de telefone, esse número perde-se.

Decida campo a campo qual o valor a manter. A coluna de origem ajuda: pode confiar na lista das filiais para os números de telefone e na lista dos eventos para os cargos.

• Valor mais recente: útil quando os arquivos foram recolhidos em momentos diferentes.
• Valor mais completo: útil quando um arquivo tem registros mais completos.
• Valor de um arquivo de confiança: útil quando uma equipe é dona de um campo, como os contatos de faturamento.

Seja qual for a opção, um campo vazio nunca deve substituir um valor que existe noutra linha.

Verifique a lista limpa no seu CRM

Um arquivo combinado pode estar sem duplicados e, ainda assim, conter pessoas que já estão no seu CRM. Podem estar lá com outro email ou com um nome mal escrito.

Após a importação, procure duplicados no CRM usando os mesmos campos pelos quais fez a correspondência no arquivo. As listas de eventos e de fornecedores são uma origem comum destes, que abordamos em como as listas de eventos e de compras criam duplicados no CRM.

Se importar vários arquivos por mês, acorde quem os combina e verifica. Quando cada pessoa importa o seu próprio arquivo, a sobreposição entre eles acaba no CRM.

Várias planilhas, uma lista limpa

Limpe a sobreposição antes de chegar ao CRM

Os duplicados entre planilhas escondem-se na sobreposição entre arquivos. Limpar cada arquivo isoladamente deixa essa sobreposição intacta, e a mesma pessoa chega ao CRM duas ou três vezes.

Alinhar os cabeçalhos, combinar os arquivos e decidir que valor prevalece transforma várias listas numa só. Uma verificação no CRM após a importação identifica as pessoas que já existiam.

Referências: Microsoft: Acrescentar consultas; Google: IMPORTRANGE.

Perguntas frequentes