Come trovare duplicati in più fogli di calcolo

I dati raramente arrivano in un unico file. Il marketing ha una lista dell'evento del mese scorso, e un commerciale tiene i prospect in un foglio personale. Una filiale invia la lista clienti prima del lancio del CRM.

Ogni file può sembrare pulito di per sé. Unendoli, la stessa persona può comparire tre volte, con un'email, una grafia o un formato di telefono diverso in ciascuna.

In questo post vedrai perché pulire file uno alla volta non individua quei duplicati e come allineare le intestazioni prima di unire qualsiasi cosa. Vedrai anche come decidere quali campi provano una corrispondenza, quale valore prevale e cosa controllare quando i dati arrivano nel tuo CRM.

Perché pulire ogni file da solo non trova i duplicati

Gli strumenti dei fogli di calcolo rimuovono i duplicati solo nell'intervallo selezionato. Una persona presente una volta nell'elenco eventi e una volta in quello vendite risulta unica in entrambi i file. Nessuna delle due pulizie la individua.

Quella sovrapposizione tra file è ciò che una pulizia file per file non vede. È anche da dove tendono a provenire i duplicati che arrivano al CRM, perché ogni file supera il proprio controllo.

Allinea le intestazioni prima di unire

I file di team diversi descrivono gli stessi dati in modi diversi. Prima di unirli, assicurarsi che ogni colonna abbia lo stesso significato in tutti i file.

Assegna un solo nome a ogni campo

Un file dice "Email", un altro "Indirizzo e-mail" e un terzo "Email di lavoro". Scegli un nome e usalo come intestazione in ogni file, così le intestazioni coincidono.

È importante perché molti strumenti combinano i file in base ai nomi delle intestazioni. Power Query di Microsoft, per esempio, accoda le tabelle in base ai nomi delle colonne e aggiunge valori vuoti quando una colonna non corrisponde. Due nomi per lo stesso campo diventano due colonne mezze vuote.

Dividi o unisci i campi in modo che coincidano

Un file ha "Full name" e un altro ha nome e cognome in colonne separate. Scegline uno e converti gli altri file. Lo stesso vale per "Company" in un file e "Account name" in un altro.

Usa gli stessi formati

Numeri di telefono con e senza prefisso internazionale, spazi in più e maiuscole miste impediscono la corrispondenza tra due valori. Correggerli prima in ogni file. Il nostro articolo su strumenti per pulire un CSV prima dell'importazione descrive come le app per fogli di calcolo e altri strumenti gestiscono il problema.

Aggiungi una colonna per la fonte

Aggiungere una colonna che indichi il file di provenienza di ogni riga. Aiuta a decidere quale valore prevale e consente di risalire dalla riga unita al suo file.

Unisci i file in un'unica lista

Una volta allineate le intestazioni, unire i file in un'unica lista. In Excel, Append di Power Query combina le righe di due o più tabelle in una sola. In Google Sheets, la funzione IMPORTRANGE estrae un intervallo di celle da un altro foglio di calcolo.

IMPORTRANGE porta un intervallo in un foglio; non accorpa tutte le fonti né rimuove i duplicati da sola. Allinea le colonne, unisci gli intervalli importati in un'unica tabella, poi applica le decisioni di corrispondenza e unione.

Per pochi file piccoli, incollarne uno sotto l'altro va bene. Qualunque strumento usi, lavora su una copia e lascia intatti i file originali.

Decidi quali campi provano una corrispondenza

Inizia dai duplicati evidenti: corrispondenze esatte sull'email per le persone o sul dominio del sito per le aziende. Sono quelli che puoi unire con meno dubbi.

Poi controllare le righe senza un'email in comune. Nome e azienda, oppure nome e telefono, possono individuare la stessa persona registrata in modo diverso. La nostra guida a quali campi confrontare spiega quando ciascuno è affidabile e quando induce in errore.

Ciò che conta come duplicato dipende dal caso. Una filiale può considerare una persona in due sedi come due contatti, mentre il commerciale ne vede uno. Concordarlo con i team che hanno inviato i file prima dell'unione.

Decida quale valore prevale prima di eliminare qualsiasi cosa

Rimuovere righe duplicate elimina dati. Se la riga che perdi conteneva l'unico numero di telefono, quel numero va perso.

Decidi campo per campo quale valore conservare. La colonna della fonte aiuta: potresti fidarti dell'elenco delle filiali per i numeri di telefono e di quello degli eventi per i titoli di lavoro.

• Valore più recente: utile quando i file sono stati raccolti in momenti diversi.
• Valore più completo: utile quando un file contiene record più completi.
• Valore da un file attendibile: utile quando un team gestisce un campo, come i contatti di fatturazione.

Qualunque sia la scelta, un campo vuoto non deve mai sostituire un valore presente in un'altra riga.

Confronta la lista pulita con il tuo CRM

Un file unificato può essere privo di duplicati e contenere comunque persone già presenti nel tuo CRM. Potrebbero essere registrate con un'altra email o con un nome scritto in modo errato.

Dopo l'importazione, cerca i duplicati nel CRM usando gli stessi campi con cui hai abbinato il file. Le liste di eventi e fornitori sono una fonte comune, di cui trattiamo in come gli elenchi di eventi e di acquisti creano duplicati nel CRM.

Se importa più file al mese, si accordi su chi li unisce e li verifica. Quando ognuno importa il proprio file, le sovrapposizioni finiscono nel CRM.

Più fogli di calcolo, un'unica lista pulita

Pulisci le sovrapposizioni prima che arrivino al CRM

I duplicati tra fogli di calcolo si nascondono nella sovrapposizione tra file. Pulire ogni file separatamente lascia intatta quella sovrapposizione, così la stessa persona arriva al CRM due o tre volte.

Allineare le intestazioni, unire i file e decidere quale valore prevale trasforma più liste in una sola. Un controllo nel CRM dopo l'importazione individua le persone che erano già presenti.

Riferimenti: Microsoft: Append queries; Google: IMPORTRANGE.

Domande frequenti