So finden Sie Duplikate über mehrere Tabellen hinweg

Daten kommen selten in einer einzigen Datei. Das Marketing hat eine Liste vom letzten Monat, ein Vertriebsmitarbeiter pflegt Interessenten in einer privaten Tabelle. Eine Niederlassung schickt ihre Kundenliste vor einem CRM-Rollout.

Jede Datei kann für sich sauber wirken. Zusammen gelegt taucht dieselbe Person womöglich dreimal auf, jeweils mit anderer E-Mail, Schreibweise oder Telefonformat.

In diesem Beitrag sehen Sie, warum das Bereinigen Datei für Datei diese Duplikate übersieht und wie Sie Spaltenköpfe angleichen, bevor Sie etwas zusammenführen. Außerdem zeigen wir, wie Sie festlegen, welche Felder einen Treffer belegen, welcher Wert sich durchsetzt und was Sie prüfen sollten, sobald die Daten Ihr CRM erreichen.

Warum die Bereinigung einzelner Dateien Dubletten übersieht

Tabellenkalkulationen entfernen Dubletten nur innerhalb des markierten Bereichs. Eine Person, die einmal in der Eventliste und einmal in der Vertriebsliste steht, ist in jeder Datei eindeutig. Keine der beiden Bereinigungen findet sie.

Diese Überschneidung zwischen Dateien ist genau das, was eine Bereinigung Datei für Datei nicht sieht. Hier kommen auch die Dubletten her, die in Ihr CRM gelangen, weil jede Datei ihre eigene Prüfung besteht.

Gleichen Sie die Spaltenköpfe ab, bevor Sie kombinieren

Dateien aus verschiedenen Teams beschreiben dieselben Daten auf unterschiedliche Weise. Stellen Sie vor dem Zusammenführen sicher, dass jede Spalte in allen Dateien dasselbe bedeutet.

Geben Sie jedem Feld einen eindeutigen Namen

Eine Datei sagt „E-Mail“, eine andere „E-Mail-Adresse“, eine dritte „Geschäftliche E-Mail“. Wählen Sie eine Bezeichnung und verwenden Sie sie als Spaltenüberschrift in jeder Datei, damit die Überschriften gleich sind.

Das ist wichtig, weil viele Tools Dateien anhand der Spaltenüberschriften kombinieren. Power Query von Microsoft hängt Tabellen beispielsweise anhand der Spaltennamen an und fügt leere Werte hinzu, wenn eine Spalte nicht passt. Zwei Namen für ein Feld werden so zu zwei halb leeren Spalten.

Felder trennen oder zusammenführen, damit sie übereinstimmen

Eine Datei hat "Vollständiger Name", eine andere Vor- und Nachname in getrennten Spalten. Wählen Sie eine Form und konvertieren Sie die anderen Dateien in diese. Dasselbe gilt für "Firma" in einer Datei und "Kontoname" in einer anderen.

Gleiche Formate verwenden

Telefonnummern mit und ohne Ländervorwahl, zusätzliche Leerzeichen und gemischte Groß- und Kleinschreibung verhindern, dass zwei Werte übereinstimmen. Korrigieren Sie sie zuerst in jeder Datei. Unser Beitrag zu Tools, um eine CSV-Datei vor dem Import zu bereinigen behandelt, wie Tabellenkalkulationen und andere Tools damit umgehen.

Eine Spalte für die Quelle hinzufügen

Fügen Sie eine Spalte hinzu, die angibt, aus welcher Datei jede Zeile stammt. Sie hilft Ihnen später bei der Entscheidung, welcher Wert gilt, und ermöglicht es, eine zusammengeführte Zeile auf ihre Datei zurückzuverfolgen.

Dateien zu einer Liste zusammenführen

Sobald die Spaltenköpfe übereinstimmen, fügen Sie die Dateien zu einer Liste zusammen. In Excel führt Power Querys Anfügen die Zeilen von zwei oder mehr Tabellen zu einer zusammen. In Google Sheets holt die Funktion IMPORTRANGE einen Zellbereich aus einer anderen Tabelle.

IMPORTRANGE übernimmt einen Bereich in ein Blatt; es fasst nicht alle Quellen zusammen und entfernt keine Dubletten von selbst. Richten Sie die Spalten aus, führen Sie die importierten Bereiche in einer Tabelle zusammen und wenden Sie danach die Abgleichs- und Zusammenführungsentscheidungen an.

Bei wenigen kleinen Dateien funktioniert auch das Untereinanderkopieren. Egal, was Sie verwenden: Arbeiten Sie mit einer Kopie und lassen Sie die Originaldateien unverändert.

Legen Sie fest, welche Felder einen Treffer belegen

Beginnen Sie mit den eindeutigen Duplikaten: exakte E-Mail-Treffer bei Personen oder Website-Domain bei Firmen. Dort können Sie am sichersten zusammenführen.

Prüfen Sie danach Zeilen ohne gemeinsame E-Mail. Name plus Unternehmen oder Name plus Telefon können dieselbe Person erfassen, die anders eingetragen ist. Unser Leitfaden zu auf welchen Feldern abgeglichen wird zeigt, wann jede Methode stark ist und wann sie in die Irre führt.

Was als Duplikat gilt, ist von Fall zu Fall verschieden. Eine Niederlassung behandelt eine Person an zwei Standorten vielleicht als zwei Kontakte, der Vertrieb sieht einen. Stimmen Sie das mit den Teams ab, die die Dateien geliefert haben, bevor Sie zusammenführen.

Legen Sie fest, welcher Wert gewinnt, bevor Sie etwas entfernen

Das Entfernen doppelter Zeilen löscht Daten. Wenn die gelöschte Zeile die einzige Telefonnummer enthielt, ist diese Nummer verloren.

Entscheiden Sie Feld für Feld, welcher Wert bleibt. Die Quellspalte hilft dabei: Vielleicht vertrauen Sie bei Telefonnummern der Filialliste und bei Berufsbezeichnungen der Veranstaltungsliste.

• Neuester Wert: nützlich, wenn Dateien zu verschiedenen Zeiten erfasst wurden.
• Vollständigster Wert: nützlich, wenn eine Datei vollständigere Datensätze hat.
• Wert aus einer vertrauenswürdigen Datei: nützlich, wenn ein Team ein Feld verantwortet, etwa Rechnungskontakte.

Was Sie auch wählen, eine leere Stelle sollte niemals einen Wert ersetzen, der in einer anderen Zeile vorhanden ist.

Die bereinigte Liste mit Ihrem CRM abgleichen

Eine zusammengeführte Datei kann frei von Dubletten sein und dennoch Personen enthalten, die bereits in Ihrem CRM stehen. Sie können dort unter einer anderen E-Mail oder einem falsch geschriebenen Namen erfasst sein.

Suchen Sie nach dem Import im CRM nach Dubletten, indem Sie dieselben Felder verwenden, nach denen Sie in der Datei abgeglichen haben. Listen von Veranstaltungen und Anbietern sind eine häufige Quelle dafür, die wir in wie Veranstaltungs- und Kaufdatenlisten CRM-Dubletten erzeugen.

Wenn Sie mehrere Dateien im Monat importieren, legen Sie fest, wer sie kombiniert und prüft. Importiert jeder seine eigene Datei, landet die Überschneidung zwischen ihnen im CRM.

Mehrere Tabellen, eine saubere Liste

Bereinigen Sie die Überschneidung, bevor sie das CRM erreicht

Doppelte Einträge über Tabellen hinweg verstecken sich in der Überschneidung der Dateien. Wenn Sie jede Datei einzeln bereinigen, bleibt diese Überschneidung unberührt, sodass dieselbe Person zwei- oder dreimal im CRM landet.

Die Spaltenköpfe abzugleichen, die Dateien zu kombinieren und festzulegen, welcher Wert gewinnt, macht aus mehreren Listen eine. Eine Prüfung im CRM nach dem Import erkennt die Personen, die schon vorhanden waren.

Referenzen: Microsoft: Abfragen anfügen; Google: IMPORTRANGE.

Häufige Fragen