Dedupely Intelligence
TL;DR
- Duplicados de CRM vêm de muitos lugares: migrações, importações, formulários web e ferramentas de prospeção.
- Novos duplicados continuam a chegar porque os processos que os criam continuam a ser executados.
- A deduplicação nativa do CRM baseia-se em regras fixas, deixando passar correspondências aproximadas.
- Limpe primeiro os duplicados que tem, depois mescle os novos automaticamente à medida que chegam.
- O Dedupely encontra correspondências aproximadas, como erros de digitação e apelidos, e mescla novos duplicados automaticamente.
A maioria das CRMs com alguns anos de histórico tem contatos, empresas ou contas duplicadas. Vêm de muitos lugares ao mesmo tempo: migrações, importações, formulários web, ferramentas de prospecção e correspondências aproximadas que a deduplicação integrada da CRM não consegue apanhar. A combinação de cada equipe é diferente, por isso não há uma solução única que funcione em todo o lado. Mesmo equipes que conhecem bem as suas fontes ainda encontram novos duplicados. Neste artigo, vai ver as fontes que vejo com mais frequência, por que continuam a aparecer e como encontrar as suas antes de mesclar.
Um registro duplicado são dois ou mais registros no seu CRM que descrevem a mesma pessoa, empresa ou negócio. Encontrar a origem significa rastrear qual ferramenta ou processo os criou, para que possa decidir o que limpar e o que mudar.
Os duplicados têm muitas origens, e a combinação em cada CRM é diferente
Quando equipes me perguntam por que o seu CRM tem tantos duplicados, a resposta é quase sempre uma lista. Pode incluir uma migração de há três anos, um formulário web e uma importação semanal de um representante.
As fontes também dependem de como cada equipe trabalha. Duas empresas no mesmo CRM, com o mesmo plano, podem ter problemas de duplicados muito diferentes.
Conhecer as causas ajuda a planejar, mas mesmo assim não faz os duplicados desaparecerem. Equipes que conseguem nomear cada fonte ainda têm duplicados, porque os processos por trás deles continuam rodando.
As fontes que vejo com mais frequência nas chamadas
Estas são as perguntas principais que as equipes nos fazem. São as mais frequentes, mas existem muitas mais.
Migrações de CRM e aquisições
Uma migração move anos de registros de uma vez, muitas vezes de sistemas que nunca se verificavam entre si. Uma aquisição faz o mesmo, com uma segunda lista de clientes que se sobrepõe à sua.
Ambos criam uma onda de duplicados numa data conhecida. Isso os torna mais fáceis de rastrear do que a maioria das outras origens.
25% das equipes rastrearam os seus duplicados para uma migração de CRM ou uma aquisição.
A deduplicação integrada do CRM perde algumas
A maioria dos CRMs tem deduplicação integrada, e apanha parte do problema. Cada um tem as suas próprias regras para o que conta como uma correspondência.
Alguns CRMs correspondem apenas ao nome ou número de telefone exato nativamente; para comparar qualquer outro campo, tem que contatar o seu apoio. Outros alertam ou bloqueiam na entrada, e alguns não verificam registros criados através de integrações ou da API.
Registros que ficam fora dessas regras passam. Um erro de digitação num nome, um apelido, ou "Inc." numa empresa e não na outra pode ser suficiente.
Ferramentas conectadas
Formulários web, aplicativos de telefone, checkouts e ferramentas de agendamento gravam registros no CRM por conta própria. Um cliente que digita um email diferente, ou escreve errado o nome, pode acabar como um segundo contato.
Cada ferramenta tem a sua própria forma de decidir se uma pessoa já existe, e normalmente não consegue mudar isso.
Quando uma integração é configurada incorretamente, o efeito é mais rápido. Um erro de sincronização ou um mapeamento de campo errado pode criar um pico repentino de novos registros.
Quase 40% das equipes veem picos repentinos de duplicados de integrações mal configuradas, erros de API ou importações de pagamento.
Ferramentas de vendas e prospecção
Ferramentas de prospeção e enriquecimento adicionam contatos enquanto os representantes trabalham. Algumas verificam o CRM antes de adicionar um registro, outras não.
Importações
Planilhas de eventos, parceiros e listas compradas vêm com sua própria formatação. Se ninguém as verificar contra o CRM primeiro, pessoas que já lá estão ficam duplicadas.
Para além destes, vejo entrada manual, scripts de API, encaminhamento de leads e dados de ferramentas de suporte. A sua lista será diferente.
Por que os duplicados continuam a aparecer mesmo quando se sabe a origem
A maioria das equipes executa processos diários, semanais, mensais e trimestrais. Importações diárias de leads, sincronizações semanais de campanhas, uploads de fim de trimestre.
Esses processos continuam mesmo com dados ruins. Cada um tem um proprietário com seus objetivos, e um formulário que traz leads continua ativo, haja duplicatas ou não.
A liderança e os stakeholders geralmente se importam mais com resultados e ROI do que com dados limpos, e essa é uma prioridade legítima. Ninguém aqui está fazendo nada errado. O trabalho de quem administra o CRM é manter os dados utilizáveis enquanto o negócio segue em frente.
O que os duplicados custam, seja qual for a origem
As causas variam de equipe para equipe. As consequências parecem muito semelhantes em todos os lugares.
| Onde aparece | O que acontece |
|---|---|
| Relatórios | Contagens de contatos, funil e atribuição descalibrados. Ninguém confia nos números. |
| Vendas | Dois representantes chamam o mesmo cliente, ou um representante contata alguém que já compra de si. |
| Comissão | Dois representantes possuem a mesma conta em dois registros, e ambos reclamam a oportunidade. |
| Marketing | A mesma pessoa recebe um e-mail duas vezes ou cai no segmento errado. |
| Custos de CRM | Os duplicados contam para os limites de contatos ou registros, o que pode empurrar você para um nível superior. |
Como encontrar a origem antes de fazer merge
Antes de mesclar qualquer coisa, dedique um tempo para entender de onde vieram os duplicados. Três verificações costumam dizer a maior parte do que você precisa saber.
Liste todas as ferramentas e processos que criam registros
Registre todos os formulários, integrações, importações, aplicativos e pessoas que conseguem adicionar um registro. Inclua os processos que rodam uma vez por trimestre e os que só uma pessoa conhece.
Para cada um, anote em que objeto escreve, como Contatos HubSpot, Contas Salesforce ou Pessoas Pipedrive.
Procure padrões nos duplicados que já tem
Agrupe os seus duplicados por fonte, data de criação e proprietário. Um cluster criado num único dia geralmente aponta para uma importação ou sincronização.
Duplicados espalhados por muitas datas indicam uma fonte consistente, como um formulário ou a rotina de um representante. Se o seu CRM armazena uma fonte de registro ou data de criação, ordene por isso.
Separe as ondas pontuais das fontes permanentes
Os dois precisam de respostas diferentes, então agrupe cada fonte numa ou noutra categoria.
| Tipo | Exemplos | O que significa para a limpeza |
|---|---|---|
| Limpeza única | Uma migração, uma aquisição ou uma importação grande isolada | Limpe uma vez. A fonte já parou. |
| Fonte estável | Formulários web, integrações, ferramentas de prospecção, importações de representantes | Limpe e continue a verificar, porque continuam a chegar novas duplicatas. |
Limpe primeiro o que tem, depois corrija as fontes
Na maioria dos casos, eu começava por limpar os duplicados existentes. Um CRM limpo torna novos duplicados fáceis de encontrar, e cada um novo aponta para a origem.
Corrigir cada fonte primeiro pode levar meses, uma vez que cada ferramenta tem o seu próprio responsável e configurações. Entretanto, os relatórios e representantes continuam a trabalhar a partir de dados desordenados.
Há exceções. Se uma integração mal configurada cria um aumento súbito, corrija primeiro. Senão estará limpando os mesmos registros amanhã.
Como Dedupely encontra duplicados, qualquer que seja a ferramenta que os criou
No Dedupely, você cria pesquisas de duplicados com uma correspondência que aceita erros de digitação, apelidos e sufixos de empresa como Inc. ou LLC, para que correspondências próximas também apareçam. Você vê todas as correspondências e visualiza a prévia de cada mesclagem antes de qualquer alteração, depois mescla os duplicados que já tem e mescla os novos automaticamente conforme chegam. Nosso guia para encontrar duplicados explica como funciona o emparelhamento.
Mapeie as suas fontes, depois limpe
Os duplicados do seu CRM têm mais de uma causa, e a combinação depende de como a sua equipe trabalha. Migrações, importações, ferramentas conectadas e ferramentas de prospecção cada uma acrescenta sua parcela, e os processos por trás delas continuam rodando.
Saber quais ferramentas criam registros, e quais duplicados chegaram numa onda pontual, mostra onde focar. Depois que os duplicados existentes forem limpos, cada novo fica mais fácil de rastrear até a sua origem, para que você possa trabalhar as fontes uma por vez.
Perguntas frequentes
Porque é que os CRMs acabam com tantos contatos duplicados?
Os CRMs recolhem duplicados de muitas fontes: migrações, aquisições, importações, formulários web, ferramentas de prospecting e deduplicação incorporada que perde correspondências aproximadas. A combinação é diferente para cada equipe. Como os processos por trás deles são executados diariamente, semanalmente e trimestralmente, novos duplicados continuam a chegar mesmo após uma limpeza.
Como descubro o que está criando duplicatas no meu CRM?
Comece por listar todas as ferramentas e processos que criam registros, depois agrupe os seus duplicados existentes por fonte, data de criação e proprietário. Os padrões mostram de onde vêm. Finalmente, separe ondas únicas, como uma migração, de fontes contínuas como formulários e integrações, pois cada uma precisa de uma resposta diferente.
Devo limpar duplicatas primeiro ou corrigir a origem primeiro?
Na maioria dos casos, limpe os duplicados existentes primeiro, depois corrija as fontes. Uma base de dados limpa torna os novos duplicados fáceis de identificar e rastrear. A exceção é um pico súbito de uma integração ou importação mal configurada, onde para essa fonte em primeiro lugar e depois faz a limpeza.
Porque é que a deduplicação integrada do meu CRM não detecta tudo?
A desduplicação integrada usa regras fixas, então registros que diferem levemente passam despercebidos. Um erro de digitação, um apelido, um segundo email ou um sufixo de empresa podem ser suficientes. Alguns também deixam passar registros criados por integrações ou pela API, e importações sem email, domínio ou ID de registro criam registros novos, então use-as para o que elas conseguem pegar.
Que problemas causam os contatos duplicados?
Contatos duplicados tornam os relatórios pouco confiáveis e levam os vendedores a ligar duas vezes para o mesmo cliente. Causam disputas de comissão quando dois vendedores são donos da mesma conta em registros separados, e o marketing envia emails repetidos para uma pessoa. Os duplicados também contam para os limites de contatos ou registros, o que pode levar você a um nível superior do CRM.
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