TL;DR
- Deduplique o CRM antigo do cliente antes da migração, para que cada cliente migre como um só registro.
- Limpe cada exportação ou planilha que vai importar antes de chegar ao novo CRM.
- Volte a deduplicar o novo CRM quando os formulários e integrações estiverem funcionando.
- Guarde um registro de cada mesclagem, com os valores originais e os ID dos registros, para o cliente.
- O Dedupely limpa o CRM antigo, os arquivos exportados e o novo CRM, com cada mesclagem registrada.
Para limpar o CRM de um cliente antes de o migrar, deduplique primeiro o CRM antigo e limpe cada arquivo que vai importar. Depois migre, e deduplique o CRM novo quando as integrações estiverem funcionando.
Quando faz a migração, os duplicados passam também a ser um problema seu. Tudo o que migrar, o cliente vê no novo CRM no primeiro dia, e parece trabalho seu. Limpar dos dois lados da migração é o que permite ao novo CRM começar limpo.
Neste artigo, verá a ordem que funciona nas migrações de clientes e o que fazer em cada fase. Verá também o que guardar como registro para o cliente e o que entregar no fim.
Porque é que a ordem importa ao fazer a migração
Uma migração traz os duplicados do CRM antigo e pode acrescentar outros pelo caminho. O nosso artigo sobre deduplicar antes, durante e depois de uma migração de CRM explica por que isso acontece. Este post trata de rodar isso para um cliente, em quatro etapas.
| Fase | O que faz | Porque vem parar aqui |
|---|---|---|
| 1. CRM antigo | Conecte-o e mescle seus duplicados | O histórico de cada cliente muda-se como um só registro |
| 2. Arquivos exportados | Limpe todas as planilhas que vai importar | Os arquivos trazem os seus próprios duplicados, à parte do CRM |
| 3. Migração | Mova os dados com as ferramentas de importação do novo CRM ou um serviço de migração | Os registros que migra já estão limpos |
| 4. Novo CRM | Configure as integrações, conecte o novo CRM e deduplique-o | Apanha o que a migração e as integrações criam |
Cada fase trabalha num só sistema de cada vez. O Dedupely compara registros dentro de um CRM ou de um espaço de trabalho de planilha, por isso o CRM antigo e o novo são limpos cada um por si.
Fase 1: deduplique primeiro o CRM antigo
Limpar o CRM antigo vem primeiro porque ainda nada de novo depende desses registros. Mesclar aí junta as atividades, negócios e notas de cada cliente, por isso o histórico migra como um só registro.
- Conecte o CRM antigo. Ative só os objetos que vai migrar.
- Comece pelos duplicados óbvios. Email exato para contatos, e domínio com nome para empresas, são boas primeiras pesquisas.
- Decida o que sobrevive. Defina Merge Rules sobre que registro sobrevive e que valores ganam, para o responsável e a fase certos se manterem.
- Teste e depois mescle em massa. Mescle alguns conjuntos, verifique-os no CRM antigo e depois mescle o resto.
Alguns registros nem precisam ser migrados. Registros de teste e contatos inativos há muito tempo são menos uma coisa para comparar, e é o cliente que decide o que fica para trás. O que conta como duplicado também depende de cada caso, por isso combine as definições com o cliente antes da primeira mesclagem.
Vigie o limite de registros durante a mudança
Enquanto os dois CRMs estiverem conectados, seus registros contam para o mesmo plano. Numa conta de parceiro, você pode dar temporariamente a um cliente em migração uma parte maior do seu limite de registros. Quando o CRM antigo deixar de ser necessário, baixe o CSV do Merge History e desative os objetos dele para que os registros deixem de contar.
Guarde o registro de mesclagens do CRM antigo
Baixe o CSV do Merge History antes de remover o CRM antigo. Lista cada registro mesclado com os valores originais e o ID de registro original.
Esse arquivo responde a perguntas que o cliente fará muito depois da migração. Alguém procura um cliente por um ID antigo de uma planilha ou de uma fatura, ou pergunta para onde foi um número de telefone. Os valores e IDs originais estão no CSV, mesmo depois de o sistema antigo desaparecer.
Ela também é sua rede de segurança. A maioria das mesclagens pode ser desfeita em 30 dias pelo Merge History, mas trate toda mesclagem como permanente. O CSV é como você restaura os valores se algo for mesclado de forma errada.
Remover um CRM e perder a conexão funcionam de forma diferente. "Remove CRM" no Dedupely exclui de vez os dados desse CRM, incluindo o Merge History, cerca de 24 horas depois. Não pode ser desfeito, então o seu CSV passa a ser o único registro dessas mesclagens.
Se a conexão simplesmente deixar de funcionar, como quando o acesso é revogado do lado do CRM, o CRM continua no Dedupely marcado como desconectado. O Merge History dele ainda pode ser consultado e exportado ali.
Fase 2: limpar os arquivos exportados
Muitas migrações fazem-se com planilhas. Exporta do CRM antigo, ajusta as colunas e importa no novo. Os clientes juntam muitas vezes os seus próprios arquivos, como listas de eventos ou os contatos pessoais de um comercial, que nunca estiveram no CRM antigo.
Limpe cada arquivo antes de ser importado. Num espaço de planilhas do Dedupely, pode encontrar duplicados num arquivo, definir regras sobre que valor ganha e baixar os registros limpos. As planilhas não contam para o limite de registros, e as mesclagens lá nunca alteram um CRM.
- Combine arquivos com os mesmos cabeçalhos. Vários arquivos podem ser limpos juntos quando os nomes das colunas coincidem exatamente.
- Mantenha o ID antigo do registro como coluna. Mapeá-lo para um campo no novo CRM vincula cada registro à sua origem.
- Compare com o novo CRM depois da importação. Um arquivo é comparado dentro do seu próprio espaço de trabalho, por isso os duplicados entre o arquivo e os registros existentes aparecem quando analisar o novo CRM.
Para clientes com listas vindas de muitos lugares, veja deduplicar uma lista antes de a importar.
Fase 3: migrar sem acrescentar novos duplicados
A migração em si acontece nas ferramentas de importação do novo CRM ou num serviço de migração. Alguns hábitos evitam que ela crie os seus próprios duplicados.
- Mapeie o campo que identifica cada registro, como o email ou o domínio, para as linhas atualizarem em vez de criarem registros novos.
- Importe primeiro um lote de teste e procure duplicados antes de importar o resto.
- Importe as empresas antes das pessoas, e as pessoas antes dos negócios.
- Liste cada formulário, sincronização e integração que escreve em qualquer dos CRM durante a transição.
Fase 4: deduplicar o novo CRM
Termine de configurar o novo CRM antes de o deduplicar. Formulários, objetos, campos e todas as integrações que criam ou sincronizam registros devem estar funcionando primeiro. Se deduplicar antes, uma integração pode trazer registros de volta ou acrescentar novos.
Depois conecte o novo CRM e ative os seus objetos. A primeira sincronização leva minutos numa base de dados menor e horas nas maiores.
- Procure clientes que vieram de duas fontes. Depois de uma aquisição ou da junção de dois CRMs, os clientes compartilhados só se tornam duplicados quando as duas listas chegam ao mesmo lugar.
- Decida que dados ganham. Quando as duas fontes tinham um registro, uma regra como manter o mais antigo preserva o histórico mais longo.
- Teste e depois mescle em massa. Mescle alguns conjuntos, verifique-os no novo CRM e depois mescle o resto.
- Automatize aquilo de que tem certeza. Depois de testada uma pesquisa, os seus duplicados podem ser mesclados automaticamente de forma agendada.
A situação do cliente depois do arranque define o que vem a seguir. O nosso artigo sobre lidar com os duplicados de um cliente em cada fase do CRM aborda clientes a meio de uma migração e depois de uma aquisição.
O que entregar ao cliente
Uma migração termina com uma passagem de bastão, e o cliente convive com cada mesclagem depois que você sai. Dê a ele o que precisa para responder perguntas sem você.
| Item | Porque é que o cliente precisa disto |
|---|---|
| CSV do Merge History do CRM antigo | Valores originais e ID de registro de antes da mudança |
| CSV do Merge History do novo CRM | Valores originais da limpeza depois do arranque |
| Número de registros por objeto, antes e depois | Mostra o que a limpeza mudou em cada CRM |
| As definições e regras acordadas | Explica porque se mesclaram os registros e que valores ganharam |
| Pesquisas que continuam rodando automaticamente | Mostra o que mantém o novo CRM limpo e o que verificar |
Como apresentar os números de antes e depois é explicado em Deduplicação em CRM para consultores e agências.
Como o Dedupely ajuda a fazer uma migração limpa para um cliente
Com o Dedupely, você conecta o CRM antigo do cliente, mescla os duplicados dele e limpa cada arquivo exportado num espaço de planilhas antes da mudança. Depois do lançamento, você conecta o novo CRM, mescla o que a migração e as integrações criaram e mescla automaticamente, de forma agendada, as pesquisas testadas. O Merge History guarda os valores originais e os IDs de cada registro mesclado, e o programa de parceiros do Dedupely mantém os CRM de cada cliente numa só conta.
Limpe dos dois lados da migração
A migração de um cliente tem dois pontos limpos: o CRM antigo antes da migração e o novo depois. Os arquivos exportados pelo meio precisam da sua própria passagem, porque trazem duplicados que o CRM nunca teve.
Guarde o registro de mesclagens de cada lado e o cliente pode rastrear qualquer registro até à sua origem. É isso que faz o novo CRM parecer um novo começo.
Perguntas frequentes
Devo deduplicar o CRM de um cliente antes ou depois de o migrar?
As duas coisas: deduplique o CRM antigo antes da mudança, para o histórico de cada cliente migrar como um só registro. Depois deduplique o CRM novo quando os formulários e integrações estiverem funcionando, para apanhar o que a importação e as integrações criaram. Limpe entretanto as planilhas que vai importar, porque trazem os seus próprios duplicados.
Como encontro clientes que existem no CRM antigo e no novo?
Encontre-os no novo CRM, depois da mudança. O Dedupely compara registros dentro de um CRM ou de um espaço de trabalho de planilha, então deduplique primeiro o CRM antigo por conta própria. Os clientes que existiam nos dois lugares se tornam duplicados quando chegam ao novo CRM, e é aí que você os mescla.
Como mantenho os ID de registro originais depois de uma migração de CRM?
Mapeie o ID de registro do CRM antigo para um campo do novo CRM durante a importação. Baixe o CSV do Merge History antes de remover o CRM antigo. Esse arquivo lista os valores originais e o ID de registro original de cada registro mesclado, para poder rastrear registros mais tarde.
Os dois CRM contam para o limite de registros do Dedupely durante uma migração?
Sim, os registros de todos os CRMs conectados somam para o mesmo limite, enquanto as planilhas não contam. Numa conta de parceiro, você pode dar temporariamente mais do seu limite a um cliente em migração. Desative os objetos do CRM antigo quando não precisar mais deles.
Quando devo deduplicar o novo CRM depois de uma migração?
Depois de os formulários, campos e integrações estarem configurados e a funcionar. As integrações criam os seus próprios registros, e algumas podem trazer de volta registros mesclados. Se deduplicar antes de estarem ativas, vai provavelmente precisar de uma segunda passagem, por isso espere que a configuração do novo CRM termine.
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