TL;DR
- Deduplica el CRM antiguo del cliente antes de migrar, para que cada cliente migre como un solo registro.
- Limpia cada exportación u hoja de cálculo que vayas a importar antes de que llegue al CRM nuevo.
- Vuelve a deduplicar el nuevo CRM cuando sus formularios e integraciones estén funcionando.
- Guarda un registro de cada fusión, con los valores originales y los ID de registro, para el cliente.
- Dedupely limpia el CRM antiguo, los archivos exportados y el CRM nuevo, con cada fusión registrada.
Para limpiar el CRM de un cliente antes de migrarlo, deduplica primero el CRM antiguo y limpia cada archivo que vayas a importar. Después migra, y deduplica el CRM nuevo cuando sus integraciones estén en marcha.
Cuando haces la migración, los duplicados también pasan a ser tu problema. Todo lo que muevas, el cliente lo ve en el CRM nuevo el primer día, y parece trabajo tuyo. Limpiar a ambos lados de la migración es lo que permite que el CRM nuevo empiece limpio.
En este artículo verás el orden que funciona en las migraciones de clientes y qué hacer en cada etapa. También verás qué guardar como registro para el cliente y qué entregar al final.
Por qué importa el orden al hacer la migración
Una migración se trae los duplicados del CRM antiguo y puede añadir otros por el camino. Nuestro artículo sobre deduplicar antes, durante y después de una migración de CRM explica por qué pasa. Este artículo trata de hacerlo para un cliente, en cuatro etapas.
| Fase | Lo que hace | Por qué llega aquí |
|---|---|---|
| 1. CRM antiguo | Conéctalo y fusiona sus duplicados | El historial de cada cliente se traslada como un solo registro |
| 2. Archivos de exportación | Limpia cada hoja de cálculo que vayas a importar | Los archivos traen sus propios duplicados, aparte de los del CRM |
| 3. Migración | Mueve los datos con las herramientas de importación del CRM nuevo o un servicio de migración | Los registros que mueves ya están limpios |
| 4. CRM nuevo | Configura las integraciones, conecta el nuevo CRM y deduplícalo | Detecta lo que crean la migración y las integraciones |
Cada etapa trabaja en un solo sistema a la vez. Dedupely compara registros dentro de un CRM o de un espacio de trabajo de hoja de cálculo, así que el CRM antiguo y el nuevo se limpian cada uno por separado.
Etapa 1: deduplica primero el CRM antiguo
Limpiar el CRM antiguo va primero porque todavía no depende nada nuevo de esos registros. Fusionar ahí reúne las actividades, negocios y notas de cada cliente, así que su historial migra como un solo registro.
- Conecta el CRM antiguo. Activa solo los objetos que vas a migrar.
- Empieza por los duplicados evidentes. El correo exacto para contactos, y el dominio con el nombre para empresas, son buenas primeras búsquedas.
- Decide qué sobrevive. Configura Merge Rules sobre qué registro sobrevive y qué valores ganan, para que el propietario y la etapa correctos se mantengan.
- Prueba y luego fusiona en bloque. Fusiona unos pocos conjuntos, compruébalos en el CRM antiguo y luego fusiona el resto.
Algunos registros no necesitan migrarse. Los registros de prueba y los contactos inactivos desde hace tiempo son una cosa menos que comparar, y el cliente decide qué se queda atrás. Qué cuenta como duplicado también depende de cada caso, así que acuerda las definiciones con el cliente antes de la primera fusión.
Vigila el límite de registros durante el traslado
Mientras ambos CRM están conectados, sus registros cuentan para el mismo plan. En una cuenta de partner, puedes dar temporalmente a un cliente que migra más parte de tu límite de registros. Cuando el CRM antiguo ya no haga falta, descarga su CSV de Merge History y desactiva sus objetos para que sus registros dejen de contar.
Conserva el registro de fusiones del CRM antiguo
Descarga el CSV de Merge History antes de quitar el CRM antiguo. Enumera cada registro fusionado con sus valores originales y su ID de registro original.
Ese archivo responde a preguntas que el cliente hará mucho después de la migración. Alguien busca un cliente por un ID antiguo de una hoja de cálculo o una factura, o pregunta adónde fue un teléfono. Los valores y los ID originales están en el CSV, incluso cuando el sistema antiguo ya no existe.
También es tu red de seguridad. La mayoría de las fusiones se pueden deshacer durante 30 días desde Merge History, pero trata cada fusión como permanente. El CSV sirve para restaurar los valores si algo se fusionó mal.
Quitar un CRM y perder su conexión funcionan de forma distinta. "Remove CRM" en Dedupely elimina para siempre los datos de ese CRM, incluido su Merge History, unas 24 horas después. No se puede deshacer, así que tu CSV pasa a ser el único registro de esas fusiones.
Si la conexión simplemente deja de funcionar, por ejemplo cuando se revoca el acceso en el CRM, el CRM se queda en Dedupely marcado como desconectado. Su Merge History se puede seguir viendo y exportando ahí.
Etapa 2: limpia los archivos exportados
Muchas migraciones se hacen con hojas de cálculo. Exportas del CRM antiguo, ajustas las columnas e importas en el nuevo. Los clientes suelen añadir sus propios archivos, como listas de eventos o los contactos personales de un comercial, que nunca estuvieron en el CRM antiguo.
Limpia cada archivo antes de importarlo. En un espacio de hojas de cálculo de Dedupely puedes encontrar duplicados en un archivo, definir reglas sobre qué valor gana y descargar los registros limpios. Las hojas de cálculo no cuentan para el límite de registros, y las fusiones ahí nunca cambian un CRM.
- Combina archivos con los mismos encabezados. Varios archivos pueden limpiarse juntos cuando los nombres de sus columnas coinciden exactamente.
- Conserva el ID de registro antiguo como columna. Mapearlo a un campo del nuevo CRM vincula cada registro con su origen.
- Compara con el CRM nuevo tras la importación. Un archivo se compara dentro de su propio espacio de trabajo, así que los duplicados entre el archivo y los registros existentes aparecen cuando escaneas el CRM nuevo.
Para clientes con listas que llegan de muchos sitios, consulta deduplicar una lista antes de importarla.
Etapa 3: migra sin añadir duplicados nuevos
La migración en sí ocurre en las herramientas de importación del CRM nuevo o en un servicio de migración. Unos cuantos hábitos evitan que cree sus propios duplicados.
- Mapea el campo que identifica cada registro, como el correo o el dominio, para que las filas actualicen en vez de crear registros nuevos.
- Importa primero un lote de prueba y busca duplicados antes de cargar el resto.
- Importa las empresas antes que las personas, y las personas antes que los negocios.
- Haz una lista de cada formulario, sincronización e integración que escribe en cualquiera de los dos CRM durante el cambio.
Etapa 4: deduplica el CRM nuevo
Termina de configurar el CRM nuevo antes de deduplicarlo. Los formularios, objetos, campos y todas las integraciones que crean o sincronizan registros deben estar ya funcionando. Si deduplicas antes, una integración puede devolver registros o añadir otros nuevos.
Después conecta el CRM nuevo y activa sus objetos. La primera sincronización tarda minutos en una base de datos pequeña y horas en las más grandes.
- Busca clientes que llegaron por dos fuentes. Tras una adquisición o la unión de dos CRM, los clientes compartidos solo se convierten en duplicados cuando ambas listas acaban en el mismo sitio.
- Decide qué datos ganan. Cuando ambas fuentes tenían un registro, una regla como conservar el más antiguo mantiene el historial más largo.
- Prueba y luego fusiona en bloque. Fusiona algunos conjuntos, revísalos en el CRM nuevo y luego fusiona el resto.
- Automatiza aquello de lo que estás seguro. Cuando una búsqueda está probada, sus duplicados pueden fusionarse automáticamente de forma programada.
La situación del cliente tras la puesta en marcha determina lo que viene después. Nuestro artículo sobre gestionar los duplicados de un cliente en cada etapa del CRM trata los clientes en plena migración y tras una adquisición.
Qué entregar al cliente
Una migración termina con un traspaso, y el cliente vive con cada fusión cuando te vas. Dale lo que necesita para responder preguntas sin ti.
| Elemento | Por qué lo necesita el cliente |
|---|---|
| CSV de Merge History del CRM antiguo | Valores originales e ID de registro de antes del traslado |
| CSV de Merge History del CRM nuevo | Valores originales de la limpieza tras la puesta en marcha |
| Número de registros por objeto, antes y después | Muestra lo que cambió la limpieza en cada CRM |
| Las definiciones y reglas acordadas | Explica por qué se fusionaron los registros y qué valores ganaron |
| Búsquedas que siguen ejecutándose automáticamente | Muestra qué mantiene limpio el CRM nuevo y qué revisar |
Cómo presentar las cifras de antes y después se explica en Deduplicación de CRM para consultores y agencias.
Cómo te ayuda Dedupely a hacer una migración limpia para un cliente
Con Dedupely conectas el CRM antiguo del cliente, fusionas sus duplicados y limpias cada archivo exportado en un espacio de hojas de cálculo antes de la migración. Tras la puesta en marcha, conectas el CRM nuevo, fusionas lo que crearon la migración y las integraciones, y fusionas automáticamente y de forma programada las búsquedas probadas. Merge History conserva los valores originales e ID de cada registro fusionado, y el programa de partners de Dedupely mantiene los CRM de cada cliente en una sola cuenta.
Limpia a ambos lados de la migración
La migración de un cliente tiene dos puntos limpios: el CRM antiguo antes de migrar y el nuevo después. Los archivos exportados entre medias necesitan su propia pasada, porque traen duplicados que el CRM nunca tuvo.
Conserva el registro de fusiones de cada lado y el cliente podrá rastrear cualquier registro hasta su origen. Eso es lo que hace que el CRM nuevo se sienta como un nuevo comienzo.
Preguntas frecuentes
¿Debo deduplicar el CRM de un cliente antes o después de migrarlo?
Ambas cosas: deduplica el CRM antiguo antes del traslado, para que el historial de cada cliente migre como un solo registro. Luego deduplica el CRM nuevo cuando sus formularios e integraciones estén en marcha, para detectar lo que crearon la importación y las integraciones. Limpia entretanto las hojas de cálculo que vayas a importar, ya que traen sus propios duplicados.
¿Cómo encuentro clientes que existen en el CRM antiguo y en el nuevo?
Encuéntralos en el nuevo CRM, después del traslado. Dedupely compara registros dentro de un CRM o espacio de trabajo de hoja de cálculo, así que deduplica antes el CRM antiguo por separado. Los clientes que existían en ambos sitios se convierten en duplicados cuando llegan al nuevo CRM, y es ahí donde los fusionas.
¿Cómo conservo los ID de registro originales tras una migración de CRM?
Mapea el ID de registro del CRM antiguo a un campo del nuevo CRM durante la importación. Descarga el CSV de Merge History antes de quitar el CRM antiguo. Ese archivo lista los valores originales y el ID de registro original de cada registro fusionado, para que puedas rastrear los registros más adelante.
¿Cuentan ambos CRM para el límite de registros de Dedupely durante una migración?
Sí, los registros de todos los CRM conectados suman para el mismo límite, mientras que las hojas de cálculo no cuentan. En una cuenta de partner, puedes dar durante un tiempo más límite a un cliente que esté migrando. Desactiva los objetos del CRM antiguo cuando ya no los necesites.
¿Cuándo debo deduplicar el nuevo CRM tras una migración?
Cuando sus formularios, campos e integraciones estén configurados y funcionando. Las integraciones crean sus propios registros, y algunas pueden traer de vuelta registros fusionados. Si deduplicas antes de que estén activas, probablemente necesitarás una segunda pasada, así que espera a que termine la configuración del nuevo CRM.
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