TL;DR
- Deduplica il vecchio CRM del cliente prima della migrazione, così ogni cliente migra come un solo record.
- Pulisci ogni esportazione o foglio di calcolo da importare prima che arrivi al nuovo CRM.
- Deduplica di nuovo il nuovo CRM quando i suoi moduli e integrazioni sono operativi.
- Tieni traccia di ogni unione, con valori originali e ID dei record, per il cliente.
- Dedupely pulisce il vecchio CRM, i file esportati e il nuovo CRM, con ogni unione registrata.
Per pulire il CRM di un cliente prima di migrarlo, deduplica prima il vecchio CRM e pulisci ogni file da importare. Poi migra, e deduplica il nuovo CRM quando le sue integrazioni sono attive.
Quando gestisci la migrazione, i duplicati diventano anche un tuo problema. Tutto ciò che sposti, il cliente lo vede nel nuovo CRM fin dal primo giorno, e sembra un tuo lavoro. Pulire da entrambi i lati della migrazione è ciò che permette al nuovo CRM di partire pulito.
In questo articolo vedrai l'ordine che funziona per le migrazioni dei clienti e cosa fare in ogni fase. Vedrai anche cosa conservare come traccia per il cliente e cosa consegnare alla fine.
Perché l'ordine conta durante la migrazione
Una migrazione si porta dietro i duplicati del vecchio CRM e può aggiungerne altri per strada. Il nostro articolo su deduplicazione prima, durante e dopo una migrazione CRM spiega perché succede. Questo articolo parla di come farlo per un cliente, in quattro fasi.
| Fase | Cosa fai | Perché arriva qui |
|---|---|---|
| 1. Vecchio CRM | Collegalo e unisci i suoi duplicati | Lo storico di ogni cliente si sposta come un solo record |
| 2. File esportati | Pulisci ogni foglio di calcolo che importerai | I file portano i propri duplicati, separati da quelli del CRM |
| 3. Migrazione | Sposta i dati con gli strumenti di importazione del nuovo CRM o un servizio di migrazione | I record che sposti sono già puliti |
| 4. Nuovo CRM | Configura le integrazioni, collega il nuovo CRM e deduplicalo | Coglie ciò che creano la migrazione e le integrazioni |
Ogni fase lavora su un solo sistema alla volta. Dedupely confronta i record all'interno di un CRM o di uno spazio di lavoro di foglio di calcolo, quindi il vecchio CRM e il nuovo vengono puliti ciascuno per conto suo.
Fase 1: deduplica prima il vecchio CRM
Si pulisce prima il vecchio CRM perché niente di nuovo dipende ancora da quei record. Unire lì riunisce attività, trattative e note di ogni cliente, così il suo storico migra come un unico record.
- Collega il vecchio CRM. Attiva solo gli oggetti che migrerai.
- Inizia dai duplicati evidenti. Email esatta per i contatti, e dominio con nome per le aziende, sono buone prime ricerche.
- Decidi cosa sopravvive. Imposta le Merge Rules su quale record sopravvive e quali valori vincono, così il responsabile e la fase giusti si mantengono.
- Prova, poi unisci in blocco. Unisci alcuni gruppi, controllali nel vecchio CRM e poi unisci il resto.
Alcuni record non devono essere migrati affatto. Record di test e contatti inattivi da tempo sono una cosa in meno da confrontare, e decide il cliente cosa lasciare indietro. Anche cosa conta come duplicato va valutato caso per caso, quindi concorda le definizioni con il cliente prima della prima unione.
Tieni d'occhio il limite di record durante il trasferimento
Finché entrambi i CRM sono collegati, i loro record contano sullo stesso piano. In un account partner, puoi dare per un periodo a un cliente in migrazione una quota maggiore del tuo limite di record. Quando il vecchio CRM non serve più, scarica il CSV di Merge History e disattiva i suoi oggetti, così i suoi record smettono di contare.
Conserva il registro delle unioni del vecchio CRM
Scarica il CSV di Merge History prima di rimuovere il vecchio CRM. Elenca ogni record unito con i valori originali e l'ID record originale.
Quel file risponde a domande che il cliente farà molto dopo la migrazione. Qualcuno cerca un cliente con un vecchio ID preso da un foglio di calcolo o da una fattura, o chiede dove sia finito un numero di telefono. I valori e gli ID originali sono nel CSV, anche quando il vecchio sistema non c'è più.
È anche la tua rete di sicurezza. La maggior parte delle unioni si può annullare entro 30 giorni da Merge History, ma considera ogni unione definitiva. Il CSV serve a ripristinare i valori se un'unione è andata storta.
Rimuovere un CRM e perderne la connessione funzionano in modo diverso. "Remove CRM" in Dedupely elimina definitivamente i dati di quel CRM, compresa la sua Merge History, circa 24 ore dopo. Non si può annullare, quindi il tuo CSV diventa l'unico registro di quelle unioni.
Se la connessione smette semplicemente di funzionare, ad esempio quando l'accesso viene revocato dal lato del CRM, il CRM resta in Dedupely segnato come scollegato. La sua Merge History resta consultabile ed esportabile lì.
Fase 2: pulisci i file esportati
Molte migrazioni passano dai fogli di calcolo. Esporti dal vecchio CRM, sistemi le colonne e importi nel nuovo. I clienti aggiungono spesso file propri, come elenchi di eventi o i contatti personali di un commerciale, che non sono mai stati nel vecchio CRM.
Pulisci ogni file prima dell'importazione. In uno spazio di lavoro per fogli di calcolo di Dedupely puoi trovare i duplicati in un file, impostare regole su quale valore vince e scaricare i record puliti. I fogli di calcolo non contano sul limite di record, e le unioni lì non cambiano mai un CRM.
- Combina i file con le stesse intestazioni. Più file si possono pulire insieme quando i nomi delle colonne coincidono esattamente.
- Tieni il vecchio ID del record come colonna. Mapparlo in un campo del nuovo CRM collega ogni record alla sua origine.
- Confronta con il nuovo CRM dopo l'importazione. Un file viene confrontato all'interno del suo spazio di lavoro, quindi i duplicati tra il file e i record esistenti compaiono quando esegui la scansione del nuovo CRM.
Per i clienti con elenchi che arrivano da molti posti, vedi deduplicare un elenco prima di importarlo.
Fase 3: migra senza aggiungere nuovi duplicati
La migrazione vera e propria avviene negli strumenti di importazione del nuovo CRM o tramite un servizio di migrazione. Alcune abitudini evitano che crei duplicati propri.
- Mappa il campo che identifica ogni record, come email o dominio, così le righe aggiornano invece di creare nuovi record.
- Importa prima un lotto di prova e cerca i duplicati prima di caricare il resto.
- Importa le aziende prima delle persone, e le persone prima delle trattative.
- Elenca ogni modulo, sincronizzazione e integrazione che scrive in uno dei due CRM durante il passaggio.
Fase 4: deduplica il nuovo CRM
Finisci di configurare il nuovo CRM prima di deduplicarlo. Moduli, oggetti, campi e ogni integrazione che crea o sincronizza record devono essere già attivi. Se deduplichi prima, un'integrazione può riportare record o aggiungerne di nuovi.
Poi collega il nuovo CRM e attiva i suoi oggetti. La prima sincronizzazione richiede minuti per un database più piccolo e ore per i più grandi.
- Cerca clienti arrivati da due fonti. Dopo un'acquisizione o la fusione di due CRM, i clienti in comune diventano duplicati solo quando entrambi gli elenchi finiscono nello stesso posto.
- Decidi quali dati vincono. Quando entrambe le fonti avevano un record, una regola come tenere il più vecchio mantiene lo storico più lungo.
- Prova, poi unisci in blocco. Unisci alcuni gruppi, controllali nel nuovo CRM, poi unisci il resto.
- Automatizza ciò di cui sei sicuro. Una volta testata una ricerca, i suoi duplicati possono unirsi in automatico con una pianificazione.
La situazione del cliente dopo il go-live determina cosa viene dopo. Il nostro articolo su gestire i duplicati di un cliente in ogni fase del CRM tratta i clienti nel mezzo di una migrazione e dopo un'acquisizione.
Cosa consegnare al cliente
Una migrazione si chiude con un passaggio di consegne, e il cliente convive con ogni unione dopo che te ne vai. Dagli ciò che gli serve per rispondere alle domande senza di te.
| Elemento | Perché serve al cliente |
|---|---|
| CSV di Merge History dal vecchio CRM | Valori originali e ID dei record di prima del trasferimento |
| CSV della Merge History dal nuovo CRM | Valori originali della pulizia dopo il go-live |
| Numero di record per oggetto, prima e dopo | Mostra cosa ha cambiato la pulizia in ogni CRM |
| Le definizioni e le regole concordate | Spiega perché i record si sono uniti e quali valori hanno vinto |
| Ricerche ancora in esecuzione automatica | Mostra cosa tiene pulito il nuovo CRM e cosa controllare |
Come presentare i numeri prima e dopo è spiegato in Deduplicazione CRM per consulenti e agenzie.
Come Dedupely ti aiuta a gestire una migrazione pulita per un cliente
Con Dedupely colleghi il vecchio CRM del cliente, unisci i suoi duplicati e pulisci ogni file esportato in uno spazio di lavoro per fogli di calcolo prima della migrazione. Dopo il go-live, colleghi il nuovo CRM, unisci ciò che hanno creato la migrazione e le integrazioni, e unisci in automatico con una pianificazione le ricerche testate. Merge History conserva i valori originali e gli ID di ogni record unito, e il programma partner di Dedupely tiene i CRM di ogni cliente in un solo account.
Pulisci da entrambi i lati della migrazione
La migrazione di un cliente ha due punti puliti: il vecchio CRM prima del passaggio e il nuovo dopo. I file esportati nel mezzo richiedono un passaggio a parte, perché portano duplicati che il CRM non ha mai avuto.
Conserva il registro delle unioni di entrambi i lati, e il cliente potrà risalire all'origine di qualsiasi record. È questo che fa sentire il nuovo CRM come un nuovo inizio.
Domande frequenti
Devo deduplicare il CRM di un cliente prima o dopo la migrazione?
Entrambe: deduplica il vecchio CRM prima del passaggio, così lo storico di ogni cliente migra come un solo record. Poi deduplica il nuovo CRM quando moduli e integrazioni sono attivi, per intercettare ciò che hanno creato l'importazione e le integrazioni. Nel frattempo pulisci i fogli di calcolo che importerai, perché portano i propri duplicati.
Come trovo i clienti presenti sia nel vecchio sia nel nuovo CRM?
Trovali nel nuovo CRM, dopo il trasferimento. Dedupely confronta i record all'interno di un CRM o di uno spazio di lavoro di foglio di calcolo, quindi deduplica prima il vecchio CRM per conto suo. I clienti che esistevano in entrambi i posti diventano duplicati quando arrivano nel nuovo CRM, ed è lì che li unisci.
Come mantengo gli ID originali dei record dopo una migrazione del CRM?
Mappa l'ID del record del vecchio CRM in un campo del nuovo CRM durante l'importazione. Scarica il CSV di Merge History prima di rimuovere il vecchio CRM. Quel file elenca i valori originali e l'ID originale di ogni record unito, così puoi risalire ai record in seguito.
Durante una migrazione, entrambi i CRM contano per il limite di record di Dedupely?
Sì, i record di tutti i CRM collegati si sommano nello stesso limite, mentre i fogli di calcolo non contano. In un account partner puoi dare per un po' più limite a un cliente in migrazione. Disattiva gli oggetti del vecchio CRM quando non ti servono più.
Quando devo deduplicare il nuovo CRM dopo una migrazione?
Dopo che moduli, campi e integrazioni sono configurati e operativi. Le integrazioni creano record propri, e alcune possono riportare indietro record uniti. Se deduplichi prima che siano attive, probabilmente ti servirà un secondo passaggio, quindi aspetta che la configurazione del nuovo CRM sia finita.
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