Los límites de la deduplicación nativa en los CRMs
Por qué la deduplicación de CRM nativa omite los duplicados reales y cómo solucionarlo con una coincidencia personalizada en Dedupely.
Las herramientas de deduplicación nativas en CRMs como Salesforce, HubSpot y Pipedrive funcionan con lógica de asociación fija. La mayoría de los equipos espera que estas herramientas resuelvan los problemas de duplicados automáticamente, pero están diseñadas para casos muy básicos. Este artículo explica dónde se queda corta la lógica de asociación nativa en CRMs reales y cómo crear reglas más precisas usando Dedupely.
Qué hacen realmente las herramientas nativas de deduplicación
La deduplicación nativa en CRMs funciona con algunos supuestos básicos: los datos llegan limpios, los campos son consistentes y un solo identificador es suficiente, algo que rara vez pasa en la práctica.
En HubSpot, la deduplicación se basa principalmente en correo electrónico y nombre de dominio de la empresa. En Salesforce, puede incluir teléfono o nombre, pero solo con reglas rígidas. En Pipedrive, solo se aplican asociaciones exactas, a menos que se use revisión manual.
Lo que falta es visibilidad, ya que estos sistemas no muestran por qué se detectó (o no) una asociación. No puedes ajustar la lógica ni combinar campos, a menos que construyas flujos personalizados fuera de la plataforma.
Tip: Revisa la documentación de ayuda de tu CRM para ver qué campos se consideran para la asociación. Normalmente descubrirás que son pocos y no editables.
Considera estos tres registros:
- Miras Kendal, mk@acme-x.io, (555) 321-4422
- M. Kendal, miras.k@acme-x.io, +1 555 321-4422
- Kendall M., mkendal@acme.io, 5553214422
A simple vista, claramente son la misma persona, pero para la mayoría de los CRMs son tres entidades distintas.
Los correos varían, el formato del nombre no es consistente y no se normalizan los formatos de teléfono, las variaciones de nombre o los dominios de empresas similares. Si tu CRM marca estos registros como esperados, es muy probable que no detecte asociaciones cercanas. Si estos siguen existiendo en el sistema, generan problemas en reportes, segmentación y alcance.
Dedupely maneja estos casos comparando campos con umbrales y tolerancia de formato, para que las asociaciones cercanas se detecten y se envíen a revisión.
Cómo es una mejor lógica de asociación
Una buena lógica de asociación sabe cómo comparar registros: no buscando una coincidencia perfecta, sino evaluando múltiples indicadores. Las asociaciones efectivas suelen incluir:
- Comparación difusa de campos como nombres y teléfonos
- Priorizar identificadores más fuertes (el correo cuenta más que el nombre)
- Umbrales para controlar la sensibilidad de la asociación
- Vista previa de cada asociación para verificar antes de combinar
Los equipos también deben revisar cómo se comporta cada campo. Por ejemplo, asociar solo por dominio puede ayudar a detectar duplicados de empresa, mientras que una lógica demasiado agresiva puede sobreasociar si los usuarios comparten números.
Cómo Dedupely maneja la lógica de asociación
Dedupely agrega control encima de la lógica nativa de tu CRM. Te permite crear lógica de asociación que se adapte a cómo se comportan tus datos, sin cambiar formatos de campos ni configuraciones del CRM.
Opciones de asociación disponibles en Dedupely
Dedupely te da un conjunto de opciones de asociación que puedes aplicar al escanear duplicados. Cada opción define cómo Dedupely compara valores de campos para identificar registros que deben agruparse para revisión.
Asociación exacta (Exact match)
Compara dos campos para valores idénticos. Úsala para campos que deben coincidir de forma precisa, como direcciones de correo o IDs de CRM. Esta opción minimiza falsos positivos cuando necesitas alta confianza de que dos registros son el mismo.
Asociación similar (Similar match)
Busca valores cercanos, considerando diferencias menores como letras faltantes, mayúsculas/minúsculas mezcladas o errores tipográficos pequeños. Es útil cuando los registros tienen variaciones pequeñas en campos de texto.
Comportamiento específico de teléfono: cuando se aplica Asociación similar a campos de teléfono, Dedupely se enfoca en los últimos dígitos, ignorando formato, extensiones o prefijos de país.
Asociación difusa (Fuzzy match)
Usa un algoritmo fonético para detectar valores que suenan igual, aunque se escriban distinto (por ejemplo, "Sean" y "Shawn"). Esto ayuda a detectar duplicados cuando hay variaciones comunes de escritura.
Asociación por dominio (Domain Root match)
Compara solo el dominio del correo electrónico o URL. Es especialmente útil para identificar duplicados de empresa a nivel organizacional (por ejemplo, varios contactos con distintas partes de usuario pero el mismo dominio).
Asociación por orden similar en cualquier orden (Similar Match any order)
Detecta duplicados cuando las mismas palabras aparecen en distinto orden dentro de un campo. Funciona bien con nombres de empresas o direcciones donde el orden puede variar, pero las palabras clave son las mismas.
No asociar (Don't match)
Te permite excluir ciertos campos o criterios de ser considerados para la asociación. Esto puede reducir la sobreasociación cuando algunos campos son poco confiables o irrelevantes para tu caso de uso.
Cómo Dedupely aplica estas opciones
Las opciones de asociación se aplican en un Search Pad, donde eliges los campos que quieres comparar y asignas un tipo de asociación a cada uno. Dedupely luego escanea tu CRM usando esas configuraciones y agrupa posibles duplicados en pads de búsqueda.
Mejor práctica: combina tipos de asociación (por ejemplo, Asociación exacta en Email y Asociación similar en First Name) para balancear precisión y recall según la calidad y estructura de tus datos.
Ejemplo: construye una lógica de asociación más confiable
En lugar de depender de un solo campo, usa una combinación. Esta es una configuración que funciona bien en la mayoría de los CRMs:
- Usa Email o Lead Email como primer identificador, configurado como asociación exacta
- Agrega First Name + Last Name con asociación similar
- Incluye un tercer campo que ayude a confirmar duplicados, como Company o Website
- Revisa las asociaciones antes de combinar
Esta lógica detecta la mayoría de los duplicados creados por formularios web, integraciones o importaciones de listas, mientras tolera pequeñas variaciones sin combinar registros no relacionados.
Dedupely te permite probar esta lógica, ajustar las opciones de asociación o revisar combinaciones riesgosas antes de que ocurra cualquier combinación. No dependes de suposiciones: ves las asociaciones y controlas el resultado.
FAQ: deduplicación en CRM y lógica de asociación
¿Por qué mi CRM no detecta duplicados que parecen obvios?
La mayoría de los sistemas nativos solo comparan valores exactos de campos. Una pequeña variación en ortografía, formato o mayúsculas/minúsculas es suficiente para que el registro se omita.
¿Qué campos son más seguros para asociar?
El correo electrónico y el número de teléfono son identificadores fuertes, pero deben estar formateados de forma consistente. Los nombres y dominios funcionan mejor con asociación similar.
¿Puedo evitar combinaciones incorrectas?
Sí. Revisar asociaciones antes de combinar ayuda a evitar la sobreasociación. Dedupely permite revisión manual en cada Search Pad.
¿Puedo usar asociación difusa?
Algunos CRMs tienen opciones difusas, pero no son personalizables. Dedupely te permite controlar cuánta variación se permite por campo.
¿Dedupely reemplaza la lógica de mi CRM?
No. Dedupely agrega lógica de asociación encima de tu CRM. No elimina ni evita la lógica nativa, sino que mejora la visibilidad y la precisión.
La lógica de asociación define qué considera tu CRM como "lo mismo" y qué mantiene separado. Cuando esa lógica es rígida o invisible, los duplicados se acumulan, la calidad de los datos se degrada y el sistema se vuelve difícil de escalar.
El cambio ocurre cuando la asociación se define como parte de tu proceso, no como un default oculto. Con Dedupely, tienes control sobre qué campos se usan, cómo se comparan y por qué, para que puedas probar, iterar y refinar cómo se manejan los duplicados en tu sistema.
Puedes empezar a construir y probar tu lógica de asociación en minutos. Sin migraciones, sin cambios en tu CRM, solo lógica que tú defines y se aplica de forma continua. Comienza aquí.
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