Guía para eliminar duplicados en Pipedrive usando Dedupely

Esta guía te muestra cómo usar Dedupely dentro de tu cuenta de Pipedrive sin perder datos de tus clientes. Cada sección está diseñada para que tomes acción de inmediato, ya sea que apenas estés empezando o estés trabajando con duplicados a gran escala.

¿De dónde vienen los duplicados en Pipedrive?

Pipedrive permite agregar Personas, Organizaciones, Tratos y Prospectos de forma flexible: ya sea manualmente, por importaciones, formularios web o integraciones. Pero con el tiempo, esa flexibilidad suele generar registros duplicados.

Probablemente has visto cosas como:

• Un formulario que crea una versión ligeramente distinta de un prospecto que ya existía
• Una importación que introduce varias variaciones de la misma organización
• Diferencias en dominios o formatos inconsistentes entre registros
• Software de terceros o múltiples plataformas generando duplicados
• Un contacto agregado a mano durante una llamada, aunque ya estaba en el sistema

Duplicados así fragmentan tu información: actualizaciones que se van al registro incorrecto, historial de tratos dividido, y reportes confundidos cuando la misma oportunidad aparece dos veces.

Cómo Dedupely te ayuda a tener el control

Dedupely se conecta con tu cuenta de Pipedrive sin fricciones y te permite encontrar y combinar duplicados con total confianza, usando tu propia lógica para decidir qué conservar.

Además de combinar registros uno por uno, puedes configurar opciones de asociación, revisar duplicados en bulk, y mantener la información más importante de tu CRM con un proceso claro y sencillo.

Con Dedupely puedes:

• Encontrar todos tus duplicados usando opciones de asociación
• Agrupar duplicados con Search Pads, así no tienes que rehacer búsquedas cada vez
• Revisar duplicados antes de combinarlos
• Combinar en bulk, de forma automática o manual

Opciones de asociación, Search Pads y detección controlada

El proceso para combinar duplicados en Dedupely empieza con un Search Pad.

Ahí defines:

• Qué tipo de registros incluir
• Qué campos comparar
• Qué tan estricta debe ser la lógica de asociación

Los Search Pads no combinan nada por sí solos. Solo identifican los registros duplicados que coinciden con tu lógica de búsqueda.

Cómo configurar tu primer Search Pad en Dedupely

Paso 1: Elige el tipo de registro

Puedes hacer una búsqueda de duplicados en:

• Personas
• Organizaciones
• Tratos
• Prospectos

Empieza con el tipo donde suelen acumularse más duplicados. Generalmente es Personas u Organizaciones.

Paso 2: Configura tus opciones de asociación

Elige los campos por los que quieres asociar. Dedupely te deja usar los campos disponibles en tu cuenta de Pipedrive.

Ejemplos:

• Asociar Personas por nombre similar y correo exacto
• Asociar Organizaciones por nombre y dominio raíz

Paso 3: Ejecuta el Search Pad

Ponle un nombre claro (por ejemplo: “Personas - Correo + Nombre - Solo Prospectos”) y ejecuta el escaneo. Dedupely te mostrará grupos de posibles duplicados según tu lógica.

Revisa los duplicados antes de combinarlos

Cuando el escaneo termine, Dedupely mostrará los registros que coinciden con tus criterios, lado a lado. En esta etapa todavía no se combinó nada.

Ahí puedes:

• Confirmar cuáles registros son duplicados evidentes
• Ver en qué campos hay diferencias
• Saber qué valores se conservarán

Si vas a combinar de forma manual, puedes elegir qué valores deben ganar. Esta opción es útil para pruebas o casos únicos. Para trabajo continuo, usa combinación en bulk o automática.

Combina en bulk, de forma automática o manualmente

Combinación en bulk

• Combina muchos grupos a la vez, siguiendo tu lógica de asociación
• Sigue el comportamiento nativo de combinación de Pipedrive, a menos que hayas definido reglas personalizadas
• Ideal para proyectos medianos de deduplicación

Combinación automática

• Ejecuta deduplicación automática con tus Search Pads guardados
• Puedes programarla para correr diario, semanal, mensual o con un intervalo personalizado
• Perfecta para mantener nuevos datos limpios de forma continua

Combinación manual

• Combina un grupo de duplicados a la vez
• Ideal para probar o manejar casos específicos
• Tú eliges qué valores se conservan

En todos los casos, Dedupely conserva:

• Personas, Organizaciones, Tratos y Actividades vinculadas
• Valores de campos, siguiendo las reglas de Pipedrive o tus reglas personalizadas
• Propietarios de registros

Define qué se conserva durante una combinación

Si usas combinación en bulk o automática, Dedupely sigue la lógica nativa de Pipedrive. Pero si quieres que un campo específico siempre se conserve (o se descarte), puedes crear Reglas de Combinación personalizadas.

Con las Reglas de Combinación puedes:

• Crear reglas para cualquier tipo de registro (Personas, Organizaciones, Tratos o Prospectos)
• Definir exactamente qué campos ganan o pierden
• Aplicar condiciones según el contenido, origen o formato del campo (por ejemplo: todo en mayúsculas, el último creado, etc.)
• Aplicar reglas a un solo Search Pad o a todos

Ejemplos de reglas útiles:

• Conservar el número telefónico del registro más reciente
• Descartar el nombre si viene del registro más antiguo
• Conservar el correo si el valor proviene de una integración

Puedes combinar varias reglas para tener mayor control y previsualizar el resultado antes de combinarlas, así sabes exactamente qué va a pasar.

Cómo crear una Regla de Combinación

• Tipo de registro: Personas, Organizaciones, Tratos o Prospectos
• Campo: El campo al que se aplicará la regla (por ejemplo, Nombre, Ciudad, Propietario del contacto, etc.)
• Condición: Si el valor debe Ganar (conservarse) o Perder (descartarse)
• Filtro por campo: Condición extra para decidir cuándo aplicar esta regla (por ejemplo, Fecha de creación, propietario, etc.)
• Operador: Cómo evaluar el campo (por ejemplo, “Es el más antiguo”, “Está completamente en mayúsculas”)
• Search Pad: El Search Pad al que se aplicará la regla

Puedes crear tantas reglas como necesites y ordenarlas por prioridad. Dedupely primero evalúa las reglas de “Perder” y luego las de “Ganar”, desde abajo hacia arriba.

Consideraciones clave antes de combinar en Pipedrive

Pipedrive tiene algunas limitaciones que afectan cómo se combinan los registros. No se pueden cambiar, pero Dedupely está diseñado para darte claridad y control de todos modos:

• Si estás probando un nuevo Search Pad, empieza combinando de forma manual para confirmar que los resultados sean correctos
• Coordina las combinaciones con tu equipo si hay varios usuarios activos

¿Qué sigue?

Ya configuraste tu Search Pad, elegiste el tipo de combinación y definiste tus Reglas de Combinación. Lo que te recomendamos ahora:

• Empieza con un Search Pad que tenga un tipo de asociación de alta confianza, como dirección de correo
• Ejecuta una combinación manual con 2–3 grupos para confirmar que se comporta como esperas
• Crea otro Search Pad con lógica distinta para cubrir más duplicados
• Define unas cuantas Reglas de Combinación clave para campos conflictivos
• Programa la combinación automática para mantener todo limpio de ahora en adelante

Mantener tu cuenta de Pipedrive libre de duplicados no tiene por qué ser complicado. Con la lógica de asociación de Dedupely, la revisión visual y las reglas personalizadas, puedes reducir duplicados con confianza y control total sobre qué conservar.