Guida alla deduplicazione in Pipedrive con l’unione avanzata di Dedupely

Questa guida mostra come usare Dedupely dentro Pipedrive senza perdere dati dei clienti. Ogni sezione è pensata per farti agire subito, che tu stia iniziando ora o abbia duplicati su larga scala.

Da dove arrivano i duplicati in Pipedrive

Pipedrive offre molti modi per aggiungere persone, organizzazioni, affari e lead: importazioni, moduli web o integrazioni. Con il tempo, però, questa flessibilità genera record duplicati.

Potresti aver visto:

• Un invio di form che crea una versione leggermente diversa di un lead esistente
• Un'importazione che introduce più varianti della stessa organizzazione
• Differenze di dominio o formattazione incoerente tra i record
• Software di terze parti o più piattaforme che creano duplicati
• Un contatto aggiunto a mano durante una chiamata, anche se era già nel sistema

Duplicati come questi frammentano i dati. Gli aggiornamenti finiscono nel posto sbagliato, lo storico delle trattative si divide e i report ne risentono quando la stessa opportunità compare più volte.

Come Dedupely ti fa restare al comando

Dedupely si collega direttamente al tuo Pipedrive e ti permette di trovare e unire i duplicati in sicurezza, con le tue regole su che cosa conservare.

Oltre alle unioni manuali una alla volta, puoi impostare le opzioni di abbinamento, rivedere i duplicati in blocco e conservare i dati più importanti del tuo Pipedrive con un processo semplice e intuitivo.

Con Dedupely puoi:

• Trova tutti i duplicati con le opzioni di corrispondenza
• Raggruppa i duplicati con i Search Pads, senza ricreare le ricerche ogni volta che cerchi duplicati
• Rivedi i duplicati prima di unirli
• Unisci in blocco, in automatico o manualmente

Opzioni di corrispondenza, Search Pads e rilevamento controllato

Unire i duplicati con Dedupely è semplice e si parte dai Search Pads.

Nel Search Pad definisci:

• Quali record includere
• Quali campi confrontare
• Quanto deve essere rigida la logica di corrispondenza

I Search Pads individuano quali duplicati soddisfano i tuoi criteri di ricerca.

Come creare il tuo primo Search Pad in Dedupely

Passaggio 1: scegli il tipo di record

Puoi eseguire una scansione dei duplicati per:

• Persone
• Organizzazioni
• Deal
• Lead

Parti dal tipo in cui i duplicati si accumulano più in fretta, di solito Persone o Organizzazioni.

Passaggio 2: imposta le opzioni di corrispondenza

Scegli i campi su cui cercare le corrispondenze. Con Dedupely puoi usare i campi disponibili nel tuo Pipedrive.

Esempi:

• Abbina le persone per nome simile e email esatta
• Abbina le organizzazioni per nome dell’organizzazione e dominio radice

Passaggio 3: esegui il Search Pad

Assegna un nome chiaro (es. “Persone - Email + Nome - Solo Lead”) e avvia la scansione. Dedupely restituisce un elenco di possibili gruppi di duplicati in base alla tua logica.

Rivedi i duplicati prima di unirli

Al termine di una scansione, Dedupely mostra le corrispondenze trovate in base ai tuoi criteri. A questo punto non è stato unito nulla: puoi rivedere ogni gruppo di corrispondenze e verificare che il tuo Search Pad abbia funzionato come previsto. Se una corrispondenza non è corretta, puoi saltarla o affinare le opzioni di corrispondenza.

Questa vista ti permette di:

• Conferma quali record sono duplicati evidenti
• Vedi dove ci sono differenze tra i campi
• Capisci quali valori vengono mantenuti

Con l'unione manuale scegli quali valori vincono, ma è un approccio adatto ai test o ai casi isolati. Per il lavoro continuo usa l'unione in blocco o Auto Merge.

Unisci in blocco, in automatico o manualmente

Unione in blocco

Unisci molte corrispondenze in una volta, secondo la tua logica di corrispondenza

• Tutte le decisioni seguono il comportamento di unione nativo di Pipedrive, salvo regole personalizzate
• Ideale per progetti di deduplica di medie dimensioni

Auto merge

Esegui la deduplica automatica con i Search Pads salvati

• Si può pianificare ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o su un intervallo personalizzato
• Ideale per mantenere puliti i nuovi dati nel tempo

Unione manuale

• Unisci una corrispondenza di record duplicati alla volta
• Utile per test o casi limite
• Decidi tu quali valori dei campi vincono in ogni caso

Tutte le attività dei record coinvolti nell’unione vengono conservate, ad esempio:

• Persone, organizzazioni, affari e attività collegati
• Valori dei campi, secondo le impostazioni predefinite di Pipedrive o le tue Merge Rules
• Proprietà del record

Definisci cosa conservare durante un’unione

Con l'unione in blocco o Auto Merge, Dedupely segue la logica predefinita di Pipedrive. E se volessi che un campo specifico vinca sempre? O perda? Qui entra in gioco la Merge Rules personalizzate entrano in gioco: permettono di definire come i valori vengono mantenuti o uniti, in base alla logica che scegli.

Con le Merge Rules puoi:

• Imposta regole specifiche per ogni tipo di record (Persone, Organizzazioni, Affari o Lead)
• Scegli con precisione quali campi vincono e quali perdono
• Applica condizioni in base a contenuto, origine o formato del record (es. tutto maiuscolo, creato più di recente, ecc.)
• Imposta regole da applicare a un solo Search Pad o a tutti

Esempi di regole che puoi usare:

• Mantieni il Numero di telefono dal record creato più di recente
• Scarta il Nome se proviene dal record più vecchio
• Mantieni il Email se il valore proviene da un'integrazione

Puoi combinare più regole per avere maggiore controllo e vedere l’anteprima del risultato prima di unire, così sai sempre cosa succederà.

Come impostare una Merge Rule

1. Tipo di record: Scegli se una regola vale per Persone, Organizzazioni, Deal o Lead
2. Campo: scegli il campo specifico a cui applicare la regola (es. Nome, Città, Proprietario del contatto, ecc.)
3. Condizione: Scegli se la regola sarà Win (mantiene il valore) o Lose (lo scarta)
4. Filtra per campo: Aggiungi una condizione per conservare il dato se o quando questa regola si applica in base a un campo specifico (es. data di creazione, proprietario, ecc.)
5. Operatore: definisci come valutare quel campo, in base al campo di filtro (es. “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Ricerca duplicati: Scegli a quale Search Pad si applica questa regola

Puoi creare tutte le regole che ti servono e riordinarle per priorità. Dedupely controlla prima le regole Lose, poi quelle Win, dal basso verso l'alto.

Cosa considerare prima di unire in Pipedrive

Alcuni limiti di Pipedrive influenzano il funzionamento dell'unione. Non si possono modificare direttamente, ma abbiamo progettato Dedupely per conviverci lasciandoti comunque chiarezza e controllo:

• Se stai testando un nuovo Search Pad, parti dalle unioni manuali per verificarne la precisione prima di lanciare un’unione in blocco o automatica
• Coordina le unioni nel team se più utenti hanno accesso

Cosa fare adesso

Hai impostato il tuo Search Pad, scelto l’opzione di unione preferita e definito le tue Merge Rules. Ecco cosa ti consigliamo ora:

• Inizia con un Search Pads per testare un criterio di match affidabile, come l'indirizzo email
• Esegui un'unione manuale su 2–3 gruppi per verificare il comportamento
• Configura un secondo Search Pad con una logica di corrispondenza diversa per coprire più duplicati
• Definisci alcune Merge Rules chiave per i conflitti di campo più frequenti
• Pianifica Auto merge per una deduplica regolare nel tempo

 Tenere Pipedrive libero dai duplicati non deve essere complicato. Con la logica di corrispondenza di Dedupely, la revisione visiva e le Merge Rules, riduci i duplicati in sicurezza mantenendo il pieno controllo su cosa conservare.