Guia de desduplicação no Pipedrive com a fusão avançada do Dedupely

Este guia mostra como usar o Dedupely dentro do seu Pipedrive sem perder dados de clientes. Cada secção foi pensada para agir de imediato, quer esteja a começar, quer tenha duplicados em grande escala.

De onde vêm os duplicados no Pipedrive

O Pipedrive permite adicionar pessoas, organizações, negócios e leads de muitas formas: manualmente, por importação, formulários web ou integrações. Com o tempo, essa flexibilidade acaba por gerar registos duplicados.

Talvez já tenha visto:

• Um formulário submetido que cria uma versão ligeiramente diferente de uma lead existente
• Uma importação que introduz várias variações da mesma organização
• Diferenças de domínio ou formatação inconsistente entre registos
• Software de terceiros ou várias plataformas a criar duplicados
• Um contacto adicionado à mão durante uma chamada, apesar de já existir no sistema

Duplicados destes fragmentam os seus dados. As atualizações vão parar ao sítio errado, o histórico do negócio fica dividido e os relatórios ficam afetados quando a mesma oportunidade aparece mais do que uma vez.

Como o Dedupely o ajuda a manter o controlo

O Dedupely liga-se diretamente ao seu Pipedrive e permite-lhe encontrar e fundir duplicados com confiança, com a sua própria lógica sobre o que manter.

Além das fusões manuais, uma a uma, pode definir opções de correspondência, rever duplicados em massa e manter os dados mais importantes do seu Pipedrive, com um processo fácil e intuitivo.

Com o Dedupely, pode:

• Encontre todos os duplicados com as opções de correspondência
• Agrupe duplicados com Search Pads, para não ter de recriar as pesquisas sempre que procura duplicados
• Reveja os duplicados antes de fundir
• Fundir em massa, automática ou manualmente

Opções de correspondência, Search Pads e deteção controlada

Fundir duplicados com o Dedupely é simples e começa nos Search Pads.

O seu Search Pad é onde define:

• Que registos incluir
• Que campos comparar
• Quão rigorosa deve ser a lógica de correspondência

Os Search Pads identificam que duplicados correspondem aos seus critérios de pesquisa.

Como configurar o seu primeiro Search Pad no Dedupely

Passo 1: Escolha o tipo de registo

Pode executar uma análise de desduplicação para:

• Pessoas
• Organizações
• Negócios
• Leads

Comece pelo tipo onde os duplicados se acumulam mais depressa, normalmente Pessoas ou Organizações.

Passo 2: Defina as opções de correspondência

Escolha os campos para a correspondência. O Dedupely permite fazer a correspondência com base nos campos disponíveis no seu Pipedrive.

Exemplos:

• Corresponder pessoas por nome semelhante e email exato
• Corresponder organizações por nome da organização e domínio raiz

Passo 3: Executar o Search Pad

Dê-lhe um nome claro (por exemplo, “Pessoas - Email + Nome - Apenas Leads”) e execute a análise. O Dedupely devolve uma lista de possíveis grupos de duplicados com base na sua lógica.

Reveja os duplicados antes de fundir

Quando a análise termina, o Dedupely mostra as correspondências encontradas segundo os seus critérios. Nesta fase ainda nada foi fundido, mas pode rever cada grupo de correspondências e confirmar se o seu Search Pad funcionou como esperava. Se uma correspondência não estiver correta, pode ignorá-la ou afinar as opções de correspondência.

Esta vista permite-lhe:

• Confirme que registos são duplicados óbvios
• Veja onde existem diferenças entre campos
• Perceba que valores são preservados

Se fundir manualmente, escolhe que valores prevalecem, mas esta abordagem serve melhor para testes ou casos pontuais. Para trabalho contínuo, use a fusão em massa ou o Auto Merge.

Fusão em massa, automática ou manual

Fusão em massa

Funda muitas correspondências de uma só vez, com base na sua lógica de correspondência

• Todas as decisões seguem o comportamento de fusão nativo do Pipedrive, salvo se tiver definido regras personalizadas
• Ideal para projetos de deduplicação de média dimensão

Auto merge

Execute deduplicação automática com Search Pads guardados

• Pode ser agendado para correr diariamente, semanalmente, mensalmente ou num intervalo personalizado
• Ideal para manter os dados novos limpos ao longo do tempo

Fusão manual

• Fundir uma correspondência de registos duplicados de cada vez
• Útil para testes ou casos pontuais
• Controla que valores de campo prevalecem em cada caso

Todas as atividades dos registos envolvidos na fusão são mantidas, como:

• Pessoas, organizações, negócios e atividades associadas
• Valores dos campos, segundo os padrões do Pipedrive ou as suas Merge Rules personalizadas
• Propriedade do registo

Defina o que manter numa fusão

Se usa a fusão em massa ou o Auto Merge, o Dedupely segue a lógica predefinida do Pipedrive. Mas e se quiser que um campo ganhe sempre? Ou perca? É aí que entram as Merge Rules personalizadas entram em ação, pois permitem definir como os valores são mantidos ou unidos, com base na lógica que escolher.

Com as Merge Rules pode:

• Defina regras específicas para qualquer tipo de registo (Pessoas, Organizações, Negócios ou Leads)
• Escolha exatamente que campos vencem ou perdem
• Aplique condições com base no conteúdo, origem ou formato do registo (por exemplo, tudo em maiúsculas, criado mais recentemente, etc.)
• Defina regras para aplicar a um Search Pad ou a todos

Exemplos de regras que pode usar:

• Manter o Número de telefone do registo criado mais recentemente
• Descartar o Nome Próprio se vier do registo mais antigo
• Manter o Email se o valor veio de uma integração

Pode fundir regras para ter mais controlo e pré-visualizar o resultado antes de fundir, para saber sempre o que vai acontecer.

Como definir uma Merge Rule

1. Tipo de registo: Escolha se a regra se aplica a Pessoas, Organizações, Negócios ou Leads
2. Campo: Escolha o campo específico onde aplicar a regra (ex.: Nome Próprio, Cidade, Responsável pelo Contacto, etc.)
3. Condição: Decida se esta regra Ganha (mantém o valor) ou Perde (descarta-o)
4. Filtrar por campo: Adicione uma condição para manter os dados se ou quando esta regra se aplicar com base num campo específico (ex.: data de criação, proprietário, etc.)
5. Operador: Defina como esse campo deve ser avaliado, com base no campo de filtro (por exemplo, “Is Oldest”, “Is completely uppercase”)
6. Pesquisa de Duplicados: escolha a que Search Pad se aplica esta regra

Pode criar as regras que precisar e ordená-las por prioridade. O Dedupely verifica primeiro as regras Perde e depois as regras Ganha, de baixo para cima.

O que considerar antes de fundir registos no Pipedrive

Algumas limitações do Pipedrive afetam o funcionamento das fusões. Não podem ser alteradas diretamente, mas o Dedupely foi concebido para lidar com elas mantendo a clareza e o controlo:

• Se estiver a testar um novo Search Pad, comece por fundir manualmente para confirmar a precisão antes de correr uma união em massa ou automática
• Coordene as fusões com a equipa se vários utilizadores tiverem acesso

O que fazer a seguir

Já configurou o seu Search Pad, escolheu a opção de fusão e definiu as suas Merge Rules. É isto que recomendamos a seguir:

• Comece com um Search Pads para testar uma opção de correspondência de elevada confiança, como o endereço de email
• Faça um merge manual em 2–3 grupos para confirmar o comportamento esperado
• Crie um segundo Search Pad com outra lógica de correspondência para abranger mais duplicados
• Defina algumas Merge Rules essenciais com base nos conflitos de campos mais comuns
• Agende o Auto merge para uma deduplicação regular daqui em diante

 Manter o Pipedrive livre de duplicados não tem de ser complicado. Com a lógica de correspondência do Dedupely, o processo de revisão visual e as Merge Rules, reduz duplicados em segurança e mantém o controlo total sobre o que fica.