Guide de la déduplication dans Pipedrive avec la fusion avancée de Dedupely

Ce guide explique comment utiliser Dedupely dans Pipedrive sans perdre de données client. Chaque section vous permet d'agir tout de suite, que vous débutiez ou que vos doublons se comptent par milliers.

D'où viennent les doublons dans Pipedrive

Pipedrive offre de nombreuses façons d’ajouter des personnes, des organisations, des affaires et des leads : saisie manuelle, imports, formulaires web ou intégrations. Avec le temps, cette souplesse finit par créer des doublons.

Vous avez peut-être vu :

• Un formulaire soumis qui crée une version légèrement différente d’un lead existant
• Un import qui crée plusieurs variantes de la même entreprise
• Domaines différents ou formats incohérents d'un enregistrement à l'autre
• Logiciels tiers ou plateformes multiples qui créent des doublons
• Un contact ajouté à la main pendant un appel, alors qu'il existait déjà dans le système

Ce type de doublons fragmente vos données. Les mises à jour partent au mauvais endroit, l’historique des affaires se scinde et le reporting se fausse dès qu’une même opportunité apparaît deux fois.

Comment Dedupely vous laisse le contrôle

Dedupely se connecte directement à votre Pipedrive et vous permet de trouver et de fusionner les doublons en toute confiance, selon votre propre logique sur ce qu'il faut garder.

En plus des fusions manuelles une par une, vous pouvez définir des options de correspondance, examiner les doublons en masse et conserver les données les plus importantes de votre Pipedrive, simplement et intuitivement.

Avec Dedupely, vous pouvez :

• Trouvez tous vos doublons avec les options de correspondance
• Regroupez les doublons avec les Search Pads, pour ne pas recréer vos recherches à chaque fois
• Vérifiez les doublons avant de fusionner
• Fusionnez en masse, automatiquement ou manuellement

Options de correspondance, Search Pads et détection maîtrisée

Fusionner des doublons avec Dedupely est simple, et tout commence par les Search Pads.

C’est dans votre Search Pad que vous définissez :

• Quels enregistrements inclure
• Quels champs comparer
• Le niveau de rigueur de la correspondance

Les Search Pads identifient les doublons qui correspondent à vos critères de recherche.

Comment créer votre premier Search Pad dans Dedupely

Étape 1 : choisissez votre type d'enregistrement

Vous pouvez lancer une analyse de déduplication sur :

• Personnes
• Organisations
• Transactions
• Leads

Commencez par le type où les doublons s’accumulent le plus vite, en général les personnes ou les organisations.

Étape 2 : définissez vos options de correspondance

Choisissez les champs à rapprocher. Dedupely utilise les champs disponibles dans votre Pipedrive.

Exemples :

• Rapprocher les personnes par nom similaire et e-mail exact
• Rapprocher les organisations par nom de l’organisation et domaine racine

Étape 3 : lancez le Search Pad

Donnez-lui un nom clair (par ex. “People - Email + Name - Leads Only”) et lancez le scan. Dedupely renvoie une liste de groupes de doublons possibles selon votre logique.

Vérifiez les doublons avant de fusionner

Une fois l’analyse terminée, Dedupely affiche les correspondances trouvées selon vos critères. Rien n’est encore fusionné : vous pouvez examiner chaque groupe et vérifier que votre Search Pad a fonctionné comme prévu. Si une correspondance n’est pas juste, ignorez-la ou affinez vos options de correspondance.

Cette vue vous permet de :

• Confirmez quelles fiches sont des doublons évidents
• Repérez où les champs diffèrent
• Sachez quelles valeurs sont conservées

En fusion manuelle, vous choisissez les valeurs à conserver, mais c'est surtout utile pour tester ou pour des cas isolés. Au quotidien, utilisez la fusion en masse ou Auto Merge.

Fusionnez en masse, automatiquement ou manuellement

Fusion en masse

Fusionnez plusieurs correspondances d'un coup, selon votre logique de rapprochement

• Toutes les décisions suivent le comportement de fusion natif de Pipedrive, sauf si vous avez défini des règles personnalisées
• Idéal pour les projets de déduplication de taille moyenne

Auto merge

Lancez une déduplication automatique à partir de Search Pads enregistrés

• Peut être planifié en quotidien, hebdomadaire, mensuel ou sur une fréquence personnalisée
• Idéal pour garder les nouvelles données propres dans la durée

Fusion manuelle

• Fusionnez une correspondance de doublons à la fois
• Pratique pour les tests ou les cas particuliers
• Vous décidez quelles valeurs de champ l’emportent dans chaque cas

Toutes les activités des fiches concernées par la fusion sont conservées, par exemple :

• Personnes, organisations, affaires et activités liées
• Les valeurs des champs, selon les réglages par défaut de Pipedrive ou vos règles de fusion personnalisées
• Propriétaire de la fiche

Définissez ce qui est conservé lors d’une fusion

En fusion en masse ou avec Auto Merge, Dedupely suit la logique par défaut de Pipedrive. Mais si vous voulez qu'un champ précis gagne toujours ? Ou perde ? C'est là qu'interviennent Merge Rules personnalisées interviennent, car elles vous laissent définir comment les valeurs sont conservées ou fusionnées, selon la logique de votre choix.

Avec les Merge Rules, vous pouvez :

• Définissez des règles propres à chaque type de fiche (Personnes, Organisations, Affaires ou Leads)
• Choisissez précisément quels champs l'emportent
• Appliquez des conditions selon le contenu, l’origine ou le format de la fiche (tout en majuscules, créée en dernier, etc.)
• Appliquez des règles à un seul Search Pad ou à tous

Exemples de règles à utiliser :

• Conservez le Numéro de téléphone de l'enregistrement le plus récemment créé
• Écarter le Prénom s'il vient de l'enregistrement le plus ancien
• Conservez le E-mail si la valeur provient d'une intégration

Vous pouvez cumuler les règles pour plus de contrôle et prévisualiser le résultat avant de lancer la fusion : vous savez toujours ce qui va se passer.

Comment définir une Merge Rule

1. Type d’enregistrement : choisissez si une règle s'applique aux Personnes, Organisations, Transactions ou Leads
2. Champ: choisissez le champ auquel appliquer la règle (ex. Prénom, Ville, Propriétaire du contact, etc.)
3. Condition : Décidez si cette règle gagne (la valeur est conservée) ou perd (elle est écartée)
4. Filtrer par champ: ajoutez une condition pour conserver la donnée lorsque cette règle s'applique à un champ précis (date de création, propriétaire, etc.)
5. Opérateur: définissez comment ce champ est évalué, selon le champ de filtre (par ex. « le plus ancien », « entièrement en majuscules »)
6. Recherche de doublons : Choisissez le Search Pad auquel cette règle s’applique

Créez autant de règles que nécessaire et classez-les par priorité. Dedupely évalue d’abord les règles Lose, puis les règles Win, de bas en haut.

À prendre en compte avant de fusionner dans Pipedrive

Certaines limites de Pipedrive influent sur la fusion. Elles ne se modifient pas directement, mais Dedupely compose avec elles tout en vous laissant clarté et contrôle :

• Si vous testez un nouveau Search Pad, commencez par des fusions manuelles pour vérifier la précision avant de lancer une fusion en masse ou automatique
• Coordonnez les fusions au sein de l'équipe si plusieurs utilisateurs ont accès

Prochaines étapes

Vous avez configuré votre Search Pad, choisi votre mode de fusion et défini vos Merge Rules. Voici ce que nous recommandons ensuite :

• Commencez avec un seul Search Pad pour tester un critère très fiable, comme l'adresse e-mail
• Fusionnez manuellement 2 à 3 groupes pour vérifier le comportement attendu
• Créez un deuxième Search Pad avec une logique de correspondance différente pour couvrir plus de doublons
• Définissez quelques Merge Rules clés à partir des conflits de champs les plus fréquents
• Planifiez Auto merge pour une déduplication régulière par la suite

 Garder Pipedrive sans doublons n'a rien de compliqué. Avec la logique de correspondance de Dedupely, la revue visuelle et les Merge Rules, vous réduisez les doublons en toute sécurité, tout en gardant la main sur ce qui est conservé.