Résumé
- L'obsolescence des données désigne les informations du CRM qui deviennent périmées à mesure que les personnes et les entreprises changent.
- Un doublon est une seconde fiche pour la même personne ou la même entreprise.
- Les fiches obsolètes restent souvent en place pendant que de nouvelles fiches sont créées pour les mêmes personnes.
- Les doublons masquent le dossier à jour : les mises à jour atterrissent sur un dossier et en manquent un autre.
- Dedupely repère les fiches qui se sont désynchronisées avec le temps, les rassemble et conserve les valeurs les plus récentes.
Les données CRM vieillissent : les personnes changent de poste, d'e-mail et de numéro de téléphone, et les entreprises déménagent, changent d'image et de site web. Les fiches qui les décrivaient il y a un an cessent peu à peu d'être exactes.
Les données obsolètes et les doublons sont souvent traités comme deux problèmes distincts, avec deux nettoyages séparés. En pratique, chacun aggrave l'autre. Les anciens enregistrements restent en place, de nouveaux sont créés à côté, et personne ne sait lequel est à jour.
Dans cet article, vous verrez ce qu'est la dégradation des données, en quoi elle diffère des doublons et comment les deux s'alimentent. Vous verrez aussi l'ordre qui facilite la correction des deux.
Qu'est-ce que la dégradation des données CRM ?
La dégradation des données du CRM signifie que les valeurs stockées ne décrivent plus la personne ou l'entreprise. Les gens changent de poste et de numéro, les entreprises déménagent ou changent de nom, tandis que leurs anciennes coordonnées restent dans le CRM.
Doublons et fiches obsolètes sont deux problèmes différents
Un doublon est une seconde fiche pour la même personne ou entreprise. Une fiche obsolète est une fiche unique dont les valeurs ne sont plus exactes. L'une concerne le nombre de fiches, l'autre l'actualité de leurs valeurs.
| Fiche en double | Enregistrement obsolète | |
|---|---|---|
| Ce qui ne va pas | La même personne ou entreprise existe en plusieurs exemplaires | Les valeurs de la fiche ne correspondent plus à la réalité |
| Comment cela commence | Formulaires, imports, synchronisations et saisies manuelles créent un nouvel enregistrement | Le temps passe et personne ne met la fiche à jour |
| Comment vous le remarquez | Deux commerciaux appellent la même personne ; les rapports comptent deux fois le client | Les e-mails rebondissent ; les appels atteignent la mauvaise personne |
| Comment le problème est corrigé | Fusionner les enregistrements en décidant quelles valeurs l'emportent | Mettre à jour, archiver ou supprimer la fiche |
Les deux apparaissent souvent ensemble, et c'est là que les ennuis commencent.
Comment la dégradation des données crée des doublons
Lorsqu'une personne ou une entreprise change, l'ancienne fiche change rarement avec elle. La prochaine fois qu'elle contacte votre CRM, elle arrive avec de nouvelles coordonnées, qui ne correspondent pas à l'ancienne fiche.
Une nouvelle adresse e-mail
Une personne change de poste ou commence à utiliser une autre adresse. Son prochain formulaire ou inscription arrive avec une adresse que le CRM n'a jamais vue, et crée donc un nouveau contact. L'ancien reste en place.
Un nouveau nom d'entreprise ou un nouveau site web
Une entreprise change de nom ou migre vers un nouveau domaine. Les fiches arrivant avec le nouveau nom ou site ne correspondent pas à l'ancienne fiche, si bien qu'une seconde entreprise apparaît.
Un nouveau numéro de téléphone ou une nouvelle adresse
Un commercial ne retrouve pas un client via son numéro ou son bureau actuels et crée donc une nouvelle fiche à la main. Le client était pourtant déjà là, sous des coordonnées devenues obsolètes.
Les anciennes listes reviennent
Un ancien export, une liste d'événements ou une liste achetée peut réintroduire des valeurs déjà remplacées. Importées sans correspondance, elles créent des fiches à côté de celles en vigueur.
Ce sont des causes fréquentes, et il y en a d'autres. Les raisons pour lesquelles un CRM continue de créer des doublons varient selon les cas, comme nous le détaillons dans pourquoi votre CRM continue de créer des doublons.
Comment les doublons masquent la dégradation des données
Dès qu'une personne ou une entreprise a deux fiches, il est difficile de savoir laquelle est à jour. La dégradation des données devient alors plus difficile à voir et à corriger.
Les mises à jour arrivent sur une seule fiche
Un commercial met à jour le téléphone de la fiche qu'il a trouvée. Le marketing met à jour l'e-mail de la fiche qu'il a trouvée. Chaque fiche ne contient qu'une partie de la vérité actuelle, et aucune n'est complète.
Les anciennes valeurs continuent d'être utilisées
Les workflows, séquences et rapports s'appliquent à la fiche qu'ils trouvent. Si c'est l'ancienne, les e-mails sont rejetés, les appels partent au mauvais numéro et le propriétaire peut avoir quitté l'entreprise.
La mauvaise fiche peut l'emporter lors d'une fusion
Lorsque les enregistrements sont enfin fusionnés, le résultat dépend des valeurs retenues. Une fusion qui conserve les valeurs les plus anciennes peut ramener des données obsolètes par-dessus les informations actuelles.
Corrigez d'abord les doublons, puis les données obsolètes
L'ordre compte. Si vous mettez à jour des fiches obsolètes avant de dédoublonner, vous risquez de mettre à jour une fiche et de laisser son doublon en place. Fusionner d'abord donne à chaque personne ou entreprise une seule fiche à tenir à jour.
Commencez par les doublons évidents
Commencez par les correspondances exactes sur le champ qui identifie chaque fiche, comme l'e-mail pour les personnes ou le domaine pour les entreprises. Ce sont les moins risquées à fusionner, et chaque série réduit le bruit pour l'étape suivante.
Conservez les valeurs que vous pouvez vérifier
Un enregistrement récent peut encore contenir une ancienne adresse ou une valeur fictive. Choisissez la source de confiance pour chaque champ, confirmez les coordonnées lorsque c'est possible, et gérez les champs d'origine et de consentement selon leurs propres règles. La date de mise à jour d'un enregistrement ne prouve pas que chaque valeur est à jour.
Décidez ensuite quoi faire des enregistrements obsolètes
Une fois que chaque personne ou entreprise n'a qu'une fiche, vérifiez ce qui est encore obsolète. Certaines fiches peuvent être mises à jour. D'autres, comme les contacts partis sans coordonnées de suivi, gagneraient peut-être à être archivées ou supprimées selon votre politique de données.
Répétez selon un calendrier
La dégradation ne s'arrête pas, et les nouveaux doublons non plus. Un nettoyage régulier limite les deux. Nous détaillons le calendrier dans à quelle fréquence dédupliquer votre CRM.
Pourquoi attendre aggrave les deux problèmes
Chaque mois de dégradation ajoute des valeurs obsolètes, et chaque valeur obsolète rend la correspondance de la fiche suivante moins probable. Les doublons se multiplient, et les fiches qui devraient contenir la vérité actuelle s'éloignent davantage.
Le coût se traduit par des e-mails rejetés, de mauvais responsables et des rapports auxquels personne ne fait confiance. C'est pourquoi nous plaidons contre reporter la déduplication.
Comment Dedupely maintient des données à jour lors de la fusion des doublons
Dans Dedupely, créez des recherches pour les doublons confirmés et définissez des règles pour déterminer la valeur retenue champ par champ. Choisissez une source de confiance pour les coordonnées actuelles, et des règles distinctes pour la source d'origine et les préférences. Prévisualisez le résultat : une mise à jour récente d'une fiche ne prouve pas que toutes ses valeurs sont plus récentes.
Deux problèmes, un ordre de nettoyage
L'obsolescence des données et les doublons ne démarrent pas de la même façon, mais ils s'alimentent mutuellement. Les enregistrements périmés restent en place pendant que de nouveaux sont créés à côté, et les doublons masquent lequel contient la donnée actuelle.
Fusionnez les doublons confirmés en vous appuyant sur des valeurs vérifiables, puis mettez à jour ou retirez ce qui reste obsolète. Si les données disponibles ne permettent pas d'établir l'identité, levez cette incertitude avant de fusionner.
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la dégradation des données dans un CRM ?
La dégradation des données désigne les données du CRM qui deviennent obsolètes, car les personnes changent de poste, d'e-mail et de numéro de téléphone, et les entreprises déménagent, changent de nom ou de site web. Les fiches existent toujours, mais certaines valeurs ne décrivent plus la personne ou l'entreprise réelle. Cela touche toute base de données avec le temps.
Quelle est la différence entre données en double et données obsolètes ?
Un doublon est une seconde fiche pour la même personne ou entreprise. Une donnée obsolète est une fiche unique dont les valeurs ne sont plus exactes. Les doublons se règlent par fusion, en choisissant les valeurs à conserver, tandis que les fiches obsolètes sont mises à jour, archivées ou supprimées.
La détérioration des données provoque-t-elle des doublons ?
C'est possible. Lorsqu'une personne ou une entreprise change d'e-mail, de nom ou de site web, son prochain formulaire, import ou inscription peut ne pas correspondre à l'ancienne fiche. Le CRM crée alors une nouvelle fiche, et l'ancienne reste à côté.
Faut-il supprimer les enregistrements obsolètes ou les fusionner ?
Fusionnez une fiche obsolète uniquement après avoir confirmé qu'elle concerne la même personne ou la même entreprise que la fiche actuelle. Choisissez les valeurs vérifiées champ par champ et vérifiez l'historique conservé par votre CRM. Mettez à jour, archivez ou supprimez les autres fiches obsolètes selon votre politique de données.
Comment empêcher les données CRM de devenir obsolètes ?
Les personnes et les entreprises changent sans cesse. Passez régulièrement en revue les doublons confirmés, mettez à jour les coordonnées vérifiées et archivez les enregistrements injoignables selon votre politique de données. Choisissez les valeurs de fusion champ par champ et selon la source fiable, plutôt que de supposer que l'enregistrement le plus récent a toujours raison.
Ou inscrivez-vous avec Google
Pipedrive Marketplace 
