TL;DR
- Il decadimento dei dati è l'invecchiamento delle informazioni nel CRM, man mano che persone e aziende cambiano.
- Un duplicato è un secondo record per la stessa persona o azienda.
- I record obsoleti spesso restano dove sono mentre se ne creano di nuovi per le stesse persone.
- I duplicati nascondono quale record è attuale, quindi gli aggiornamenti finiscono su un record e mancano l'altro.
- Dedupely individua i record frammentati nel tempo e li unisce, mantenendo i valori più recenti.
I dati CRM invecchiano: le persone cambiano lavoro, email e numeri di telefono, e le aziende cambiano sede, marchio e sito web. I record che le descrivevano un anno fa smettono lentamente di essere veri.
Dati obsoleti e dati duplicati vengono spesso trattati come due problemi separati, con pulizie separate. In pratica, ciascuno peggiora l'altro. I record vecchi restano al loro posto, quelli nuovi si creano accanto a loro e nessuno sa quale sia quello attuale.
In questo articolo vedrai cos'è il degrado dei dati, in cosa si differenzia dai duplicati e come i due si alimentano a vicenda. Vedrai anche l'ordine che rende più facile risolvere entrambi.
Che cos'è il decadimento dei dati nel CRM?
Il deterioramento dei dati nel CRM significa che i valori salvati non descrivono più la persona o l'azienda. Le persone cambiano lavoro e numero di telefono, le aziende si trasferiscono o cambiano nome, mentre i vecchi dati restano nel CRM.
Duplicati e record obsoleti sono problemi diversi
Un duplicato è un secondo record per la stessa persona o azienda. Un record obsoleto è un singolo record con valori non più veri. Il primo riguarda quanti record esistono, il secondo se i loro valori sono aggiornati.
| Record duplicato | Record obsoleto | |
|---|---|---|
| Qual è il problema | La stessa persona o azienda esiste più di una volta | I valori del record non corrispondono più alla realtà |
| Come inizia | Moduli, importazioni, sincronizzazioni e inserimento manuale creano un nuovo record | Il tempo passa e nessuno aggiorna il record |
| Come ci si accorge | Due commerciali chiamano la stessa persona; i report contano il cliente due volte | Le email rimbalzano; le chiamate arrivano alla persona sbagliata |
| Come viene risolto | Unisci i record, decidendo quali valori prevalgono | Aggiorna, archivia o elimina il record |
I due spesso compaiono insieme, ed è lì che iniziano i problemi.
Come il deterioramento dei dati crea duplicati
Quando cambia una persona o un'azienda, il vecchio record raramente cambia con essa. La volta successiva che entrano nel CRM, arrivano con nuovi dati, che non corrispondono al vecchio record.
Un nuovo indirizzo email
Qualcuno cambia lavoro o inizia a usare un altro indirizzo. Il suo prossimo modulo o la prossima registrazione arriva con un'email che il CRM non conosce, quindi crea un nuovo contatto. Quello vecchio resta dov'era.
Un nuovo nome o sito web aziendale
Un'azienda cambia marchio o passa a un nuovo dominio. I record che arrivano con il nuovo nome o sito non corrispondono al vecchio record aziendale, così compare una seconda azienda.
Un nuovo numero di telefono o indirizzo
Un commerciale non trova un cliente tramite il numero o la sede attuali, quindi inserisce a mano un nuovo record. Il cliente era già presente, ma con dati non più aggiornati.
Vecchie liste che tornano
Un vecchio export, una lista di eventi o un elenco acquistato possono riportare valori già sostituiti. Se vengono importati senza abbinamento, creano record accanto a quelli attuali.
Sono cause comuni, e ce ne sono altre. Il motivo per cui un CRM continua a creare duplicati dipende dal caso, come spieghiamo in perché il CRM continua a creare duplicati.
Come i duplicati nascondono il degrado dei dati
Quando una persona o un'azienda ha due record, è difficile capire quale sia aggiornato. Così il deterioramento dei dati è più difficile da individuare e da correggere.
Gli aggiornamenti confluiscono in un unico record
Un commerciale aggiorna il numero di telefono nel record che ha trovato. Il marketing aggiorna l'email nel record che ha trovato. Ogni record finisce per contenere una parte della verità attuale, e nessuno dei due è completo.
I vecchi valori continuano a essere usati
Flussi di lavoro, sequenze e report agiscono sul record che trovano. Se è quello obsoleto, le email rimbalzano, le chiamate finiscono sul numero sbagliato e il responsabile potrebbe essere qualcuno che ha lasciato l'azienda.
Il record sbagliato può prevalere in un'unione
Quando i record vengono finalmente uniti, il risultato dipende da quali valori prevalgono. Un'unione che mantiene i valori più vecchi può riportare dati obsoleti al posto dei dettagli attuali.
Correggi prima i duplicati, poi i dati obsoleti
L'ordine conta. Se aggiorni i record obsoleti prima di deduplicare, potresti aggiornare un record e lasciare indietro il suo duplicato. Unire prima dà a ogni persona o azienda un unico record da mantenere aggiornato.
Inizia dai duplicati più evidenti
Inizia con le corrispondenze esatte sul campo che identifica ciascun record, come l'email per le persone o il dominio per le aziende. Sono le meno rischiose da unire, e ogni gruppo elimina rumore per il passaggio successivo.
Mantieni i valori che puoi verificare
Un record recente può contenere ancora un indirizzo vecchio o un segnaposto. Scegli la fonte di cui ti fidi per ogni campo, conferma i dati di contatto dove possibile e mantieni i campi di fonte originale e consenso secondo le proprie regole. La data di aggiornamento di un record non dimostra che ogni valore al suo interno sia attuale.
Poi decidi cosa fare dei record obsoleti
Quando ogni persona o azienda ha un solo record, verifica cosa è ancora obsoleto. Alcuni record possono essere aggiornati. Altri, come i contatti usciti senza recapiti di inoltro, è meglio archiviarli o eliminarli secondo la tua policy sui dati.
Ripeta a intervalli regolari
Il deterioramento dei dati non si ferma, e nemmeno i nuovi duplicati. Una pulizia periodica tiene sotto controllo entrambi. Trattiamo i tempi in con quale frequenza deduplicare il CRM.
Perché attendere peggiora entrambe le cose
Ogni mese di degrado aggiunge valori obsoleti, e ogni valore obsoleto rende meno probabile la corrispondenza del nuovo record successivo. I duplicati crescono, e i record che dovrebbero contenere la verità attuale si allontanano sempre di più.
Il costo si vede in email respinte, responsabili sbagliati e report di cui nessuno si fida. Per questo siamo contrari a rimandare la deduplica.
Come Dedupely mantiene aggiornati i dati durante l'unione dei duplicati
In Dedupely, crea ricerche per i duplicati confermati e imposta regole su quale valore prevale campo per campo. Scegli una fonte affidabile per i dati di contatto attuali e regole separate per fonte originale e preferenze. Visualizza in anteprima il risultato: un aggiornamento recente di un record non prova che tutti i suoi valori siano più recenti.
Due problemi, un solo ordine di pulizia
Il deterioramento dei dati e i duplicati nascono in modo diverso, ma si alimentano a vicenda. I record obsoleti restano al loro posto mentre se ne creano di nuovi accanto, e i duplicati nascondono quale record contiene le informazioni attuali.
Unisci i duplicati confermati con i valori verificabili, poi aggiorna o elimina ciò che resta obsoleto. Se i dati disponibili non permettono di stabilire l'identità, risolvi l'incertezza prima di unire.
Domande frequenti
Cos'è il degrado dei dati nel CRM?
Il decadimento dei dati significa che i dati del CRM diventano obsoleti, perché le persone cambiano lavoro, email e numeri di telefono, e le aziende si spostano, cambiano marchio o sito web. I record esistono ancora, ma alcuni valori non descrivono più la persona o l'azienda reale. Succede a qualsiasi database nel tempo.
Qual è la differenza tra dati duplicati e dati obsoleti?
Un duplicato è un secondo record per la stessa persona o azienda. I dati obsoleti sono un unico record con valori non più veri. I duplicati si risolvono unendo i record e decidendo quali valori prevalgono, mentre i record obsoleti si aggiornano, archiviano o eliminano.
Il deterioramento dei dati causa record duplicati?
Può succedere. Quando una persona o un'azienda cambia email, nome o sito web, il successivo modulo, importazione o registrazione potrebbe non corrispondere al record precedente. Il CRM crea quindi un nuovo record, e quello obsoleto resta accanto.
Conviene eliminare i record obsoleti o unirli?
Unisci un record obsoleto solo dopo aver verificato che appartenga alla stessa persona o azienda del record attuale. Scegli i valori verificati campo per campo e controlla quale storico conserva il tuo CRM. Aggiorna, archivia o elimina gli altri record obsoleti secondo la tua policy sui dati.
Come evitare che i dati del CRM diventino obsoleti?
Persone e aziende cambiano continuamente. Rivedi regolarmente i duplicati confermati, aggiorna i dati di contatto verificati e archivia i record irraggiungibili secondo la tua policy sui dati. Scegli i valori da unire per campo e fonte attendibile, anziché presumere che il record più recente sia sempre quello giusto.
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