TL;DR
- Datenverfall bedeutet, dass CRM-Daten veralten, wenn sich Personen und Unternehmen ändern.
- Eine Dublette ist ein zweiter Datensatz für dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen.
- Veraltete Datensätze bleiben oft bestehen, während für dieselben Personen neue angelegt werden.
- Dubletten verbergen, welcher Datensatz aktuell ist, sodass Aktualisierungen auf einem Datensatz landen und den anderen verfehlen.
- Dedupely findet Datensätze, die sich im Laufe der Zeit auseinanderentwickelt haben, und führt sie zusammen, wobei die neuesten Werte erhalten bleiben.
CRM-Daten veralten: Menschen wechseln den Job, E-Mail-Adressen und Telefonnummern ändern sich, und Unternehmen ziehen um, benennen sich um oder ändern ihre Websites. Die Datensätze, die sie vor einem Jahr beschrieben, stimmen nach und nach nicht mehr.
Veraltete und doppelte Daten werden oft als zwei getrennte Probleme mit getrennten Bereinigungen behandelt. In der Praxis verschärft jedes das andere. Alte Datensätze bleiben bestehen, neue entstehen daneben, und niemand kann erkennen, welcher aktuell ist.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Datenverfall ist, wie er sich von Dubletten unterscheidet und wie beides zusammenhängt. Außerdem zeigen wir die Reihenfolge, mit der sich beides leichter beheben lässt.
Was ist CRM-Datenverfall?
Datenalterung im CRM bedeutet, dass gespeicherte Werte Person oder Unternehmen nicht mehr beschreiben. Menschen wechseln Job und Telefonnummer, und Firmen ziehen um oder ändern ihren Namen, während die alten Angaben im CRM bleiben.
Duplikate und veraltete Datensätze sind verschiedene Probleme
Eine Dublette ist ein zweiter Datensatz für dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen. Ein veralteter Datensatz ist ein einzelner Datensatz mit Werten, die nicht mehr stimmen. Das eine betrifft die Anzahl der Datensätze, das andere, ob ihre Werte aktuell sind.
| Dubletten-Datensatz | Veralteter Datensatz | |
|---|---|---|
| Was nicht stimmt | Dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen ist mehrfach vorhanden | Die Werte im Datensatz entsprechen nicht mehr der Realität |
| So entsteht es | Formulare, Importe, Synchronisierungen und manuelle Erfassung legen einen neuen Datensatz an | Die Zeit vergeht, und niemand aktualisiert den Datensatz |
| So bemerken Sie es | Zwei Vertriebsmitarbeiter rufen dieselbe Person an; Berichte zählen Kunden doppelt | E-Mails kommen zurück; Anrufe erreichen die falsche Person |
| So wird es behoben | Datensätze zusammenführen und festlegen, welche Werte gewinnen | Datensatz aktualisieren, archivieren oder löschen |
Beides tritt oft gemeinsam auf, und genau dort beginnen die Probleme.
Wie Datenalterung Dubletten erzeugt
Wenn sich eine Person oder ein Unternehmen ändert, ändert sich der alte Datensatz selten mit. Beim nächsten Kontakt mit Ihrem CRM bringt die Person neue Angaben mit, und diese passen nicht zum alten Datensatz.
Eine neue E-Mail-Adresse
Jemand wechselt den Job oder nutzt eine andere Adresse. Seine nächste Formularübermittlung oder Registrierung kommt mit einer E-Mail-Adresse, die das CRM noch nicht kennt, und legt daher einen neuen Kontakt an. Der alte bleibt, wo er ist.
Ein neuer Firmenname oder eine neue Website
Ein Unternehmen wechselt seine Marke oder zieht auf eine neue Domain um. Datensätze mit dem neuen Namen oder der neuen Website passen nicht zum alten Firmendatensatz, daher entsteht ein zweites Unternehmen.
Eine neue Telefonnummer oder Adresse
Ein Mitarbeiter findet einen Kunden nicht über dessen aktuelle Nummer oder Büro und legt deshalb manuell einen neuen Datensatz an. Der Kunde war die ganze Zeit vorhanden, nur unter veralteten Angaben.
Alte Listen kehren zurück
Ein alter Export, eine Veranstaltungsliste oder eine gekaufte Liste kann bereits ersetzte Werte zurückbringen. Werden sie ohne Abgleich importiert, entstehen Datensätze neben den aktuellen.
Dies sind häufige Ursachen, es gibt aber auch andere. Warum ein CRM immer wieder Dubletten erzeugt, ist von Fall zu Fall verschieden, wie wir in warum Ihr CRM immer wieder Duplikate erzeugt.
Wie Duplikate Datenverfall verdecken
Hat eine Person oder Firma zwei Datensätze, ist schwer zu erkennen, welcher aktuell ist. Dadurch sind Veralterung und Fehler schwerer zu erkennen und zu beheben.
Aktualisierungen landen auf einem Datensatz
Ein Vertriebsmitarbeiter aktualisiert die Telefonnummer im gefundenen Datensatz. Marketing aktualisiert die E-Mail im gefundenen Datensatz. Jeder Datensatz enthält dann einen Teil der aktuellen Wahrheit, und keiner ist vollständig.
Alte Werte werden weiter verwendet
Workflows, Sequenzen und Berichte laufen mit dem Datensatz, den sie finden. Ist es der veraltete, gehen E-Mails zurück, Anrufe landen bei der falschen Nummer und der Verantwortliche ist womöglich jemand, der das Unternehmen verlassen hat.
Beim Zusammenführen kann der falsche Datensatz gewinnen
Wenn die Datensätze endlich zusammengeführt werden, hängt das Ergebnis davon ab, welche Werte sich durchsetzen. Eine Zusammenführung, die die ältesten Werte behält, kann veraltete Daten über die aktuellen Angaben zurückbringen.
Erst Duplikate beheben, dann veraltete Daten
Die Reihenfolge ist wichtig. Wenn Sie veraltete Datensätze vor der Bereinigung aktualisieren, aktualisieren Sie womöglich einen Datensatz und lassen das Duplikat zurück. Wer zuerst zusammenführt, hat für jede Person oder jedes Unternehmen nur noch einen Datensatz, den er aktuell halten muss.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Beginnen Sie mit exakten Treffern im Feld, das jeden Datensatz eindeutig kennzeichnet, etwa E-Mail-Adresse bei Personen oder Domain bei Unternehmen. Diese lassen sich am risikoärmsten zusammenführen, und jede Gruppe entfernt Rauschen für den nächsten Schritt.
Behalten Sie die Werte, die Sie überprüfen können
Ein aktueller Datensatz kann trotzdem eine alte Adresse oder einen Platzhalter enthalten. Legen Sie für jedes Feld fest, welcher Quelle Sie vertrauen, bestätigen Sie Kontaktdaten möglichst, und behandeln Sie Felder zur Herkunft und Einwilligung nach ihren eigenen Regeln. Das Aktualisierungsdatum eines Datensatzes beweist nicht, dass alle Werte aktuell sind.
Entscheiden Sie dann, was mit veralteten Datensätzen geschehen soll
Sobald jede Person oder jedes Unternehmen einen Datensatz hat, prüfen Sie, was noch veraltet ist. Manche Datensätze lassen sich aktualisieren. Andere, etwa Kontakte, die ohne Weiterleitungsangaben ausgeschieden sind, sollten gemäß Ihrer eigenen Datenrichtlinie besser archiviert oder gelöscht werden.
Regelmäßig wiederholen
Datenverfall hört nicht auf, und neue Dubletten auch nicht. Eine regelmäßige Bereinigung hält beides klein. Den Zeitpunkt behandeln wir in wie oft Sie Ihr CRM deduplizieren sollten.
Warum Warten beides verschlimmert
Jeder Monat des Verfalls bringt veraltete Werte hinzu, und jeder veraltete Wert macht es unwahrscheinlicher, dass der nächste neue Datensatz passt. Duplikate wachsen, und die Datensätze, die den aktuellen Stand abbilden sollten, entfernen sich weiter voneinander.
Die Kosten zeigen sich in unzustellbaren E-Mails, falschen Zuständigen und Berichten, denen niemand traut. Deshalb sprechen wir uns gegen Duplikatbereinigung auf später verschieben.
So hält Dedupely Daten beim Zusammenführen von Duplikaten aktuell
Erstellen Sie in Dedupely Suchen für bestätigte Dubletten und legen Sie Regeln fest, welcher Wert je Feld gilt. Wählen Sie eine vertrauenswürdige Quelle für aktuelle Kontaktdaten und separate Regeln für Herkunft und Präferenzen. Prüfen Sie das Ergebnis vorab, denn ein kürzliches Update eines Datensatzes beweist nicht, dass alle seine Werte neuer sind.
Führen Sie Ihre Dubletten zusammen und behalten Sie die aktuellen Daten
Zwei Probleme, eine Bereinigungsreihenfolge
Datenverfall und Duplikate beginnen unterschiedlich, verstärken sich aber gegenseitig. Veraltete Datensätze bleiben bestehen, während daneben neue angelegt werden, und Duplikate verdecken, welcher Datensatz den aktuellen Stand enthält.
Führen Sie bestätigte Duplikate mit den überprüfbaren Werten zusammen, dann aktualisieren oder archivieren Sie, was veraltet bleibt. Wenn die vorhandenen Daten die Identität nicht belegen können, klären Sie diese Unsicherheit, bevor Sie zusammenführen.
Häufige Fragen
Was ist Datenverfall in einem CRM?
Datenverfall bezeichnet CRM-Daten, die veralten, wenn Personen den Job, die E-Mail oder die Telefonnummer wechseln und Unternehmen umziehen, sich umbenennen oder ihre Website ändern. Die Datensätze existieren noch, aber einige Werte beschreiben die reale Person oder Firma nicht mehr. Das betrifft jede Datenbank mit der Zeit.
Worin unterscheiden sich doppelte und veraltete Daten?
Eine Dublette ist ein zweiter Datensatz für dieselbe Person oder Firma. Veraltete Daten sind ein einzelner Datensatz mit Werten, die nicht mehr stimmen. Dubletten werden durch Zusammenführen behoben, wobei entschieden wird, welche Werte gelten. Veraltete Datensätze werden dagegen aktualisiert, archiviert oder gelöscht.
Führt Datenverfall zu doppelten Datensätzen?
Das kann passieren. Ändert eine Person oder ein Unternehmen E-Mail-Adresse, Namen oder Website, passt das nächste Formular, der nächste Import oder die nächste Anmeldung womöglich nicht zum alten Datensatz. Das CRM legt dann einen neuen Datensatz an, und der veraltete bleibt daneben bestehen.
Sollten Sie veraltete Datensätze entfernen oder zusammenführen?
Führen Sie einen veralteten Datensatz erst zusammen, wenn bestätigt ist, dass er zur selben Person oder Firma wie der aktuelle Datensatz gehört. Wählen Sie geprüfte Werte feldweise aus und prüfen Sie, welche Historie Ihr CRM beibehält. Aktualisieren, archivieren oder löschen Sie andere veraltete Datensätze gemäß Ihrer Datenrichtlinie.
Wie verhindern Sie, dass CRM-Daten veralten?
Personen und Unternehmen ändern sich laufend. Prüfen Sie bestätigte Dubletten regelmäßig, aktualisieren Sie verifizierte Kontaktdaten und archivieren Sie nicht erreichbare Datensätze gemäß Ihrer Datenrichtlinie. Wählen Sie die Werte beim Zusammenführen je Feld und vertrauenswürdiger Quelle, statt anzunehmen, dass der neueste Datensatz immer richtig ist.
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