Der ultimative Leitfaden zum Duplikatmanagement in Salesforce (Best Practices)

Dubletten in Salesforce kosten Zeit und Umsatz. Dieser Leitfaden zeigt, woher sie kommen, was Salesforce selbst dagegen tut und wie Sie die vorhandenen in Ihrer Org bereinigen.

Ein Plan in drei Schritten: bereinigen, was da ist, neue Dubletten verhindern, dann automatisieren.

Inhaltsverzeichnis:

1. Salesforce-Dubletten: die Grundlagen
   1. Wie Dubletten in Salesforce entstehen
   2. Warum kosten Salesforce-Dubletten Geld, und wen sollte das kümmern?
   3. Muss ich mich heute schon um Duplikate kümmern?
   4. Was Salesforce gegen Dubletten tut
      1. Verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter Dubletten anlegen
      2. Mögliche Duplikate anzeigen (Bereinigung in Echtzeit)
      3. Dublettenläufe starten
2. Schritt eins: Vorhandene Dubletten in Salesforce bereinigen
   1. Duplikate in Salesforce finden
   2. Einzeln zusammenführen
   3. Mit Merge Rules Zeit sparen
   4. Primäre Datensätze festlegen
   5. Wann führe ich in großen Mengen zusammen, wann aktiviere ich Auto Merge?
   6. Merges prüfen
   7. „Hilfe! Ich sehe immer noch Dubletten“
   8. Best Practices gegen Merge-Desaster
   9. Erste Bereinigung von Anfang bis Ende
3. Schritt zwei: Doppelte Einträge verhindern
   1. Die häufigsten Dublettenquellen prüfen
   2. Ihr Team im Umgang mit Daten schulen
4. Schritt drei: Automatisieren
   1. Mit Auto Merge tägliche Dubletten abfangen
5. Das Budget für Ihre Salesforce-Deduplizierung
   1. Wie die Bereinigung abgerechnet wird
   2. Realistische Zeitrahmen für die erste Bereinigung
   3. Wer sollte an der Deduplizierung beteiligt sein?
   4. Wie berechne ich den ROI einer Salesforce-Deduplizierung?
6. Eigenentwicklung vs. AppExchange-Lösungen
   1. API-Lösung, gebaut von einem internen Entwickler
   2. Natives Duplikat-Management in Salesforce
   3. „Das ist doch Sache des Vertriebs!“
   4. Warum AppExchange-Lösungen die naheliegende Wahl sind
   5. Worauf Sie bei einem Dedupe-Anbieter achten sollten

Salesforce-Dubletten: die Grundlagen

Wie Dubletten in Salesforce entstehen

Dubletten gelangen auf vier Wegen in Salesforce:

• Importierte Daten.
• Drittanbieter-Integrationen, die Datensätze synchronisieren oder neu anlegen.
• Webformulare mit unzureichenden Prüfungen.
• Interne API-Nutzung, die angepasst werden muss, damit keine Dubletten entstehen.

Warum kosten Salesforce-Dubletten Geld, und wen sollte das kümmern?

Alle, die mit dem Kunden oder der Marke zu tun haben.

Diese Rollen merken es zuerst:

• Vertriebsmitarbeiter.
• Vertriebsleiter.
• Vertriebs- und Marketingleitung sowie CMOs.

Warum? Duplikate kosten Unternehmen auf mehreren Wegen:

• Doppelte Leads führen dazu, dass mehrere Vertriebsmitarbeiter dieselbe Person kontaktieren.
• Anrufprotokolle und Notizen gehen verloren.
• Mitarbeiter verlieren bis zu 50 % ihrer Zeit an routinemäßige Datenbereinigung (MITSloan).
• Vermeidung kostet 1 $, Korrektur 10 $ und belassene Dubletten bis zu 100 $ (SiriusDecisions).
• Schlechte Daten wirken sich auf Leadgenerierung, Marketing, Finanzen und Kundenbeziehungen aus.

A Studie zu Lead-Daten health zeigt, dass 15 % der Vertriebsleads eines Unternehmens doppelt vorhanden sind. Eine weitere Studie zeigt, dass Unternehmen bis zu 70 % ihres Umsatzes zurückgewinnen allein durch saubere Daten.

Doppelte Datensätze erreichen Kunden, bevor sie sonst jemand bemerkt. Damit ist es ein Problem aller, nicht nur des Admins.

Muss ich mich heute schon um Duplikate kümmern?

Die beste Antwort lautet: nein, gestern! Die zweitbeste Antwort ist, jetzt.

Sie könnten sagen, „Unser nächster Newsletter geht erst nächsten Monat raus, dann können wir die Dubletten angehen …“

Mit den Dubletten bis zur letzten Minute zu warten, ist das perfekte Rezept für ein Desaster. Immer wieder kommen Kunden zu uns, die sofort mehr als 300.000 Datensätze bereinigt brauchen. Das lässt sich sehr gefährlich. Sie riskieren Ihre Daten und überstürzen einen Prozess, der Zeit und Feinabstimmung braucht.

Warten Sie mit der Dublettenbereinigung nicht bis zur nächsten Deadline. Fangen Sie mindestens ein paar Wochen vorher an. Das verschafft Ihnen einen soliden Vorsprung.

Was Salesforce gegen Dubletten tut

Salesforce bringt drei eigene Werkzeuge für Duplikate mit.

Verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter Dubletten anlegen

Duplicate Rules warnen Mitarbeiter oder blockieren sie, wenn sie einen bereits vorhandenen Datensatz speichern wollen.

Mehr über das Erstellen von Dublettenregeln erfahren Sie im Verhindern, dass Nutzer Duplikate anlegen -Seite.

Mögliche Duplikate anzeigen (Bereinigung in Echtzeit)

Salesforce zeigt potenzielle Duplikate direkt am Datensatz, sodass Ihr Team sie bei der Arbeit sieht.

Wie Sie das einrichten, erfahren Sie im Dubletten in der Lightning Experience anzeigen -Seite.

Dublettenläufe starten

Duplicate Jobs durchsuchen die Datensätze in Ihrer Org und fassen die Treffer in Duplikatdatensatzgruppen zusammen.

Damit haben Sie die Liste. Das Zusammenführen bleibt manuell.

Mehr zu Duplikat-Jobs erfahren Sie im Detail hier.

Das native Dublettenmanagement in Salesforce ist recht umfangreich. Alle Bereiche behandelt dieser Dokument.

Schritt eins: Vorhandene Dubletten in Salesforce bereinigen

Bei der ersten Bereinigung lernen Sie, welche Duplikate Sie tatsächlich haben. Was Sie hier herausfinden, automatisieren Sie später.

Bei Dedupe.ly registrieren

Gehen Sie zu Salesforce-Integrationsseite und registrieren Sie sich bei Dedupely. Dort melden Sie sich mit Ihrem Salesforce-Konto an. Anschließend wählen Sie die Objekte aus, die synchronisiert werden sollen, klicken auf „Download“ – und schon geht es los.

Duplikate finden

Beginnen Sie mit den Feldern, auf die abgeglichen werden soll. Vor- und Nachname reichen für den Anfang; ergänzen Sie später Felder, um die Treffer der Suche einzugrenzen.

Wenn die Suche fertig ist, gehen Sie die Liste der Treffer durch und achten Sie auf alles, was kein Duplikat ist.

Ein falscher Treffer zeigt Ihnen, wie weit Sie den Match Options dahinter trauen können. Ziehen Sie sie an, bevor Sie größere Mengen zusammenführen.

Einzeln zusammenführen

Führen Sie anfangs einzeln zusammen: So sehen Sie, welche Felder sich zwischen Dubletten wirklich unterscheiden und welche zählen.

Manual Review zeigt jeden Treffer vor dem Zusammenführen und lässt Sie festlegen, welcher Datensatz der Primary ist und welcher Wert je Feld gewinnt.

Mit Merge Rules Zeit sparen

Merge Rules treffen diese Entscheidung für Sie. Legen Sie eine pro Feld fest: den neuesten Wert behalten, einen Wert einem leeren Feld vorziehen oder das Feld an den Primary binden.

Genau das macht Massenzusammenführungen und Auto Merge sicher.

Primäre Datensätze festlegen

Der Primary ist der Datensatz, der eine Zusammenführung überlebt. Die Secondaries gehen in ihm auf, und Merge Rules entscheiden Feld für Feld, welche ihrer Werte übernommen werden.

Wann führe ich in großen Mengen zusammen, wann aktiviere ich Auto Merge?

Das hängt ganz davon ab, wie sicher Sie sich bei Ihren Übereinstimmungen sind. Ein falscher Treffer heißt, es gibt weitere, die Sie nicht gesehen haben. Verschärfen Sie die Match Options, bevor Sie in großer Zahl zusammenführen.

Bauen Sie Match Options, die kaum Raum für Fehler lassen. Vorname, Nachname und E-Mail zusammen sind sicher: zwei Personen teilen selten alle drei.

Sobald die Treffer stimmen, führen Sie größere Mengen zusammen und schalten Auto Merge ein.

Merges prüfen

Merge History listet jede Zusammenführung und was dabei erhalten blieb. Laden Sie den Datensatz in Salesforce neu, um das Ergebnis dort zu sehen.

„Hilfe! Ich sehe immer noch Dubletten“

Normal. Kein erster Durchlauf findet jedes Duplikat. Erweitern Sie zuerst die Match Options.

Dedupely stellt Textfelder standardmäßig auf ähnlichen Abgleich. Jeder Abgleichtyp findet eine andere Art von Duplikat.

Ändern Sie sie, und neue Treffer erscheinen:

• Exakter Abgleich ist der strengste Match-Typ. Groß- und Kleinschreibung werden ignoriert, der Text muss aber exakt übereinstimmen.
• Ähnlicher Treffer ist ebenfalls recht streng, ignoriert aber Satzzeichen und weitere Gemeinsamkeiten, die als entfernbar gelten.
• Erstes ähnliches Wort abgleichen/letztes ähnliches Wort abgleichen gleichen beide die ersten oder letzten Wörter ab. Das funktioniert gut bei Firmennamen oder Vornamen, an die ein zweiter Vorname angehängt ist.
• Fuzzy-Match ist der aggressivste Abgleichtyp und greift grob bei ähnlich klingenden Treffern. Er ist jedoch der ungenaueste Abgleichtyp und sollte nie als Grundlage für korrekte Treffer dienen.

Sehen Sie sich dann die Präfixe und Suffixe in Ihren Daten an. Der Abgleich wird besser, sobald Sie häufige Begriffe ignorieren. Mit ignorierten Begriffen reduzieren Sie das Rauschen, das eine saubere Zuordnung verhindert.

Best Practices gegen Merge-Desaster

Katastrophen passieren, und alle lassen sich verhindern. Diese Gewohnheiten stoppen sie:

1. Halten Sie immer Backups Ihrer Daten bereit. Legen Sie vor großen Massen-Merges ein zusätzliches Backup an.
2. Testen und prüfen Sie Ihr Matching-Setup regelmäßig. Wer es eilig hat, macht schnell Fehler. Dedupely tut alles, um einfache Fehler zu verhindern. Prüfen Sie trotzdem vor jedem Massen-Merge genau und kontrollieren Sie die Änderungen im Anschluss.
3. Behalten Sie im Blick, wie und wann sich Ihre Daten verändern. Passen Sie Match-Einstellungen und Merge Rules so an, dass sie nicht mit Änderungen an Ihren Salesforce-Daten kollidieren.
4. Behalten Sie Fehler und Feinheiten in Ihren Daten im Blick. Standardwerte wie „000-0000“ im Telefonfeld, die auf alle Datensätze ohne Telefonnummer passen. Für den Computer sieht ein ausgefüllter Standardwert nicht leer aus. Dedupely prüft jede Eingabe darauf, ob sie dem erwarteten Format entspricht.
5. Automatisieren Sie nie Merges, die Sie nicht getestet und geprüft haben. Starten Sie Massen-Merges erst, wenn Sie einen guten Teil der Dubletten geprüft haben und sicher der Ergebnisse.
6. Attribution berücksichtigen. Legen Sie über Merge Rules fest, wie der Besitzer von Leads und Kontakten erhalten bleibt. Sams Lead kann zu Jacks Lead werden, weil Jack eine Dublette von Sams Lead hat. Wem gehört der Datensatz dann?

Erste Bereinigung von Anfang bis Ende

Die erste Deduplizierung dauert zwischen einem Tag und zwei Wochen. Das hängt von der Beschaffenheit Ihrer Daten ab und davon, wie viel Zeit Sie dafür einplanen.

Die erste Bereinigung zeigt Ihnen genau, wie Ihre Duplikate aussehen und welche Felder erhalten bleiben sollten.

Mehr über die Nutzung von Dedupely erfahren Sie hier in unserem Support-Center.

Schritt zwei: Neue Dubletten gar nicht erst entstehen lassen

Vorbeugen kostet von den drei Schritten am wenigsten. Salesforce bietet dafür mehrere Wege.

Dedupely verhindert keine doppelten Einträge in Salesforce. Dafür sind die Duplicate Rules von Salesforce da, und im AppExchange finden Sie weitere Tools.

Die häufigsten Dublettenquellen prüfen

Wer weiß, woher Duplikate kommen, verhindert die nächste Welle.

Wenn Ihre Entwickler gegen die Salesforce-APIs programmieren, fragen Sie sie, ob ihr Code Datensätze anlegt, ohne vorher zu prüfen.

Prüfen Sie jede Drittanbieter-App, die Datensätze anlegt. Web-to-Lead-Formulare und jede Integration, die plattformübergreifend ohne Dublettenprüfung synchronisiert.

Ihr Team im Umgang mit Daten schulen

Wer in Salesforce Datensätze anlegt oder bearbeitet, sollte wissen:

• Wie ein Feld formatiert sein soll
• Wie man vor dem Anlegen prüft, ob ein Datensatz existiert
• Welches Tool eine Dublette findet oder zusammenführt
• Wie sich das Zusammenführen auf die Sales-Attribution auswirkt

Ein Team, das das versteht, verhindert die meisten Duplikate, bevor sie entstehen.

Schritt drei: Automatisieren

Schritt eins ist erledigt, Schritt zwei steht. Jetzt automatisieren.

Vorbeugen löst die meisten Ihrer Duplikatprobleme am besten (und vielleicht alle Probleme). Duplikate sind allerdings unvermeidlich, und Automatisierung zahlt sich über die Tage, Wochen, Monate und Jahre aus, in denen Ihr Team mit Salesforce arbeitet. Auch sie werden es Ihnen danken!

Mit Auto Merge tägliche Dubletten abfangen

Auto Merge räumt die offensichtlichen Dubletten weg, damit sie niemand ansehen muss.

Sie prüfen weiterhin Woche für Woche. Dedupely markiert, was die nicht automatisierten Suchen finden, und Sie entscheiden darüber.

Mit Ihrem Team und ein paar vorbeugenden Maßnahmen bleiben Sie dem Ganzen voraus.

Das Budget für Ihre Salesforce-Deduplizierung

Wie die Bereinigung abgerechnet wird

Die Zahl der Datensätze ist bei jedem Anbieter der größte Preisfaktor.

Fragen Sie jeden Anbieter, wie er Datensätze zählt, ob der Preis jährlich oder einmalig ist und was passiert, wenn Ihre Datenbank wächst.

Dedupely rechnet nach synchronisierten Datensätzen ab und berechnet keine Gebühr pro Nutzer.

Die Kosten hängen außerdem ab von:

• den Grad der Anpassung Ihrer Salesforce-Instanz
• Beratungskunden statt Self-Service
• der Zeitaufwand für die Bereinigung der Duplikate

Die Preismodelle der Anbieter unterscheiden sich so stark, dass nur ein Angebot auf Basis Ihrer eigenen Datensatzzahl vergleichbar ist.

Realistische Zeitrahmen für die erste Bereinigung

Der Zeitaufwand wächst mit der Zahl der Datensätze, genau wie der Preis.

Eine kleine Org dauert etwa eine Stunde. Eine große dauert Tage: mehr Daten, mehr Sorgfalt und mehr Arten von Duplikaten.

Beginnen Sie Wochen vor einem Stichtag, nicht Stunden. Was über die Dauer entscheidet:

• Wie schnell der beauftragte Dienstleister arbeitet.
• Der Test- und Sorgfaltsaufwand, um keine Daten zu verlieren.
• Fehler, die bereits in den Daten stecken und zuerst behoben werden müssen.
• Zeit, um Datensätze zu synchronisieren und zu verschieben.

Teuer werden die Überraschungen, die am Tag eines Launches auftauchen. Gehen Sie auf Nummer sicher und machen Sie es vorher.

Wer sollte an der Deduplizierung beteiligt sein?

Wer die Daten verantwortet, die Vertriebsleiter und alle, deren Reporting sich ändert, wenn Datensätze zusammengeführt werden.

Wie berechne ich den ROI einer Salesforce-Deduplizierung?

Zahlreiche Studien beziffern die Kosten von Duplikaten. Keine davon rechtfertigt eine Position in Ihrem Budget.

Der einfachste Maßstab sind die Stunden, die Ihr Team damit verliert, Duplikate von Hand zu finden und zusammenzuführen. Messen Sie, wie lange es dauert, eine Gruppe Duplikate zu finden und von Hand zusammenzuführen. Fragen Sie dann Ihre Vertriebsmitarbeiter, wie oft sie pro Tag oder Woche Duplikate bereinigen müssen. Multiplizieren Sie beides und Sie haben die Stundenzahl für einen bestimmten Zeitraum. Was kosten diese Stunden Ihr Unternehmen, statt ihm zu nutzen?

Die Rechnung könnte so aussehen:

((Number of duplicates merged by reps daily) * (minutes to merge a duplicate / 60) = (lost hours)) * (hourly base pay)

Stoppen Sie die Zeit, die eine Person für eine Duplikatgruppe braucht. Multiplizieren Sie mit der Zahl Ihrer Gruppen und dann mit der Zahl der Beteiligten.

(20 * 4 minutes = 80 minutes) * 30.00/hr = $39 per day

Rechnen Sie Ihren Stundensatz gegen diese Summe, und Sie erhalten den monatlichen Preis dafür, die Duplikate liegen zu lassen .

Rechnen Sie verlorene Opportunities dazu, wenn Sie möchten. Wirkt die Zahl dann immer noch klein, haben Sie kein Dublettenproblem. Wenn Sie tun dürfte es leicht sein, Ihr Team und Ihre Kollegen für Ihre Dedupe-Arbeit zu gewinnen.

Das ist eine Schätzung, keine Prüfung. Sie reicht für die Entscheidung, ob sich die Ausgabe lohnt.

Eigenentwicklung vs. AppExchange-Lösungen

Jeder hat sich schon im Eigenbau verrannt und am Ende doch jemanden bezahlt.

Und dann gibt es Fälle, in denen die Bereinigung im eigenen Haus einfach Sinn ergibt.

Welche Möglichkeiten haben wir für effektives Deduplizieren?

API-Lösung, gebaut von einem internen Entwickler

Sie haben Entwickler. Warum nicht eine Lösung bauen lassen, die exakt jede Anforderung erfüllt? Nicht so schnell!

Manche Entwickler schreiben ihre Apps am liebsten selbst. Glauben Sie mir, ich hätte unseren gesamten Software-Stack selbst gebaut – fast hätte ich es getan –, bis mich jemand an die wahren Kosten einer Eigenentwicklung erinnert hat.

Ihre Entwickler sind da, um das zu bauen, was Sie verkaufen. Die erste Version dauert 1) Zeitpunkt der Erstentwicklung 2) Zeit für Bugfixes und ständige Abstimmung von Spezifikationen 3) Wartung und Updates über die Jahre 4) Kosten für Hosting und Betrieb.

Danach muss es bei jeder Änderung der CRM-API gewartet werden, und es dauert Monate, bis es ohne Aufsicht läuft.

Natives Duplikat-Management in Salesforce

Salesforce bringt mehr native Dublettenverwaltung mit als die meisten CRMs.

Wo es nicht weit genug geht:

• Matching Rules vergleichen exakt oder unscharf, mehr nicht.
• Die Zahl aktiver Regeln ist pro Objekt begrenzt.
• Duplicate Jobs erfordern eine höhere Salesforce-Edition.
• Nichts wird automatisch zusammengeführt, und nichts in großer Zahl.
• Eine Zusammenführung verarbeitet drei Datensätze auf einmal.
• Das summiert sich zu sehr viel Klickarbeit.

Die native Duplikatverwaltung von Salesforce ist besser als die anderer CRMs, greift aber weiterhin zu kurz bei zeitsparende Duplikatverwaltung. Das erfüllt zwar seinen Zweck, löst das Problem aber nicht wirklich.

„Das ist doch Sache des Vertriebs!“

Wann stand zuletzt „Daten bereinigen und Dubletten aufräumen“ in der Stellenbeschreibung eines Vertriebsmitarbeiters? Hält einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter das Aufräumen schlechter Daten für seine Aufgabe?

Mitarbeiter dazu anzuhalten, hinter sich aufzuräumen, ist eine Selbstverständlichkeit. Jeder sollte Daten schon bei der Eingabe in Salesforce sauber halten. Das ist schlicht guter Stil – und Respekt gegenüber dem Team.

Wenn Sie den Vertrieb aber nicht beim Erfassen, Verwalten und Bereinigen von Daten unterstützen, machen Sie ihm die Arbeit schwerer – das erschwert den Verkauf und kostet Ihr Unternehmen Umsatz. Mit „unterstützen“ meine ich, ihm die richtigen Werkzeuge für seine Arbeit zu geben.

Warum AppExchange-Lösungen die naheliegende Wahl sind

Auf der Salesforce AppExchange gibt es Dutzende Dedupe-Apps. Manche sind mittelmäßig, andere richtig gut. Dahinter stehen Unternehmen, die viel Aufwand in Lösungen stecken, die Ihnen enorm viel Zeit und Geld sparen. Sie sind günstiger und bringen mehr als die oben genannten Alternativen.

Sie sparen sich den Eigenbau-Umweg, das interne Projekt, das Ihr Team von Kunden abzieht, und native Funktionen, die vor dem Zusammenführen haltmachen.

Worauf Sie bei einem Dedupe-Anbieter achten sollten

Die meisten Einträge im AppExchange decken die Grundlagen ab. Der Unterschied liegt darin, was beim Zusammenführen selbst passiert.

Bei einer Beratung: Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Felder versteht. Setzen Sie nichts voraus, sie weiß nicht, wofür X und Y da sind oder dass ein verworfenes Feld Sie einen Report kostet.

Beim Self-Service behält Ihr Team den gesamten Prozess in der Hand. Rechnen Sie mit einer Lernkurve und etwas Dokumentation.

Wofür Sie sich auch entscheiden, es sollte all das können:

• Abgleich über jedes Feld, exakt oder ähnlich, gängige Begriffe ausgenommen.
• Ermöglichen Massen-Zusammenführungen, individuelle Merges und automatische Merges, sobald Sie Ihre Einstellungen geprüft haben und ihnen vertrauen.
• Merge Rules für die Auswahl des Primary, die Attribution und Ihre benutzerdefinierten Felder.
• Melden Ihnen neue Dubletten, sobald sie in Salesforce auftauchen.
• Supportanfragen schnell beantworten.

Passt Self-Service nicht, richtet unser Team es ohne Aufpreis mit Ihnen ein. Sehen Sie sich hier den Salesforce-Connector von Dedupely genauer an.