Salesforce-Duplikatverwaltung und wo native Tools enden

Salesforce findet Duplikate mit Matching-Regeln und handelt mit Duplikat-Regeln, die Benutzer warnen oder blockieren, aber nie mergen. Mergen ist ein separater, manueller Schritt: Sie kombinieren bis zu drei Datensätze und wählen, welcher überlebt. Duplicate Jobs, die die ganze Org auf Duplikate durchsuchen, sind nur für Performance- und Unlimited-Editionen aufgelistet. Selbst dort mergen Sie die Ergebnisse einen Satz nach dem anderen. In diesem Post sehen Sie, was jede Edition macht, wie ein Merge funktioniert, wo native Tools stoppen und wie Teams den Rest bewältigen.

Salesforce-Funktionen auf jeder Edition

Die Salesforce-Hilfe beschreibt Duplikatverwaltung für Essentials, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited und Developer. Sie besteht aus zwei zusammenhängenden Teilen.

Matching Rules bestimmen, was als Duplikat zählt: welche Felder verglichen werden und wie. Duplicate Rules legen fest, was beim Speichern eines passenden Datensatzes geschieht:

• Warnung: der Benutzer wird gewarnt, dass der Datensatz ein Duplikat sein könnte.
• Blockieren: der Benutzer kann den Record nicht speichern.
• Bericht: die Übereinstimmung wird in einem Duplikat-Datensatz protokolliert, den Sie später überprüfen können.

Duplicate Rules führen nichts zusammen. Jedes Objekt kann bis zu fünf aktive Duplicate Rules haben, und jede Duplicate Rule kann bis zu drei Matching Rules verwenden. Ein Objekt kann auch bis zu fünf aktive Matching Rules haben.

Was die Standard-Abgleichsregeln vergleichen

Salesforce enthält Standard-Regeln für Geschäftskonten, Personenkonten, Kontakte und Leads. Sie können auch objekt-übergreifende Regeln einrichten, z.B. für Kontakte, die Leads duplizieren.

• Konten: Account Name mit exaktem, Akronym- oder Fuzzy-Matching, kombiniert mit Telefon, Rechnungsadresse, Postleitzahl, Stadt und Bundesstaat oder Website.
• Kontakte und Leads: Vor- und Nachname, kombiniert mit Titel und Konto (oder Unternehmen), E-Mail, Telefon oder Adresse.

In der Standard-Kontakt- und Lead-Regel müssen E-Mail, Telefon und Postleitzahl genau übereinstimmen.

Wann Duplikatregeln ausgelöst werden und wann nicht

Importe und die API werden unterschiedlich abgedeckt. Für Datensätze aus Datenimport-Tools oder APIs setzt Salesforce die Regeleinstellungen außer Kraft. Es wird keine Warnung angezeigt, und der Datensatz kann nicht gespeichert werden.

Ein übereinstimmender Datensatz aus einem Import oder einer Integration wird daher blockiert und nicht durchgelassen. Das ist wichtig für alle, die Integrationen betreiben: Planen Sie, was jedes Tool tut, wenn Salesforce einen Save ablehnt.

Deduplizierungsregeln laufen in einigen Fällen überhaupt nicht:

• Datensätze, die mit Quick Create oder Community Self-Registration erstellt wurden.
• Leads, die zu Accounts oder Kontakten konvertiert werden, wenn Use Apex Lead Convert nicht aktiviert ist.
• Datensätze mit Undelete wiederhergestellt.
• Datensätze hinzugefügt über Lightning Sync oder Einstein Activity Capture.
• Datensätze manuell zusammengeführt.

Was jede Salesforce-Edition für Duplikate enthält

Salesforce Help beschreibt die Verfügbarkeit immer noch mit den Legacy-Editionnamen, daher nutzt die Tabelle diese. Im September 2026 Salesforce kündigte Core, Advanced und Max Editionen an, das mit legacy Enterprise, legacy Unlimited und Agentforce 1 vergleicht.

Ab Oktober 2026, aus der Salesforce-Hilfe: Duplikate verwalten, Duplikat-Regeln, Kontakte zusammenführen, Leads zusammenführen, Überlegungen beim Zusammenführen von Konten, Doppelte Aufträge; und die merge API reference.

Ab Oktober 2026: Salesforce Starter Suite ab 25 $, Pro Suite ab 100 $ pro Benutzer monatlich. Neue Editionen Core, Advanced und Max: 195, 395 und 550 $ pro Benutzer jährlich. Salesforce hat nicht angegeben, welche Editionen Duplicate Jobs enthalten. Bestätigen Sie vor der Budgetierung. Preise ändern sich oft, daher überprüfen Sie Preisseiten bei Salesforce zuerst.

So funktioniert ein Salesforce-Merge

Salesforce fasst Datensätze des gleichen Typs zusammen, bis zu drei auf einmal, einschließlich des überlebenden Datensatzes. Konten (Geschäft oder Person), Kontakte und Leads können zusammengefasst werden, und Support-Mitarbeiter können Fälle zusammenfassen. Diese Regeln gelten unabhängig von Ihrer Edition:

• Sie wählen den Hauptdatensatz aus und entscheiden dann, welche Feldwerte Sie von den anderen behalten.
• Zugehörige Datensätze werden dem überlebenden Datensatz zugewiesen. Bei Konten besagt Salesforce Help, dass sie "mit einigen Ausnahmen" erneut verknüpft werden.
• Für Konten stammen Erstellt von und Erstellungsdatum vom ältesten Datensatz. Verborgene und schreibgeschützte Felder wie Freigabe stammen vom primären Datensatz.
• Der Chatter-Feed bleibt beim Hauptdatensatz.
• Die anderen Datensätze gehen in den Papierkorb, wo sie 15 Tage bleiben.
• Merging erfordert Delete-Berechtigung für das Objekt. Einige Account-Merges erfordern auch Modify All Data oder Manage External Users.

Personenkonten und Geschäftskonten

Sie können Personenkonten nicht mit Geschäftskonten zusammenführen, in keine Richtung. Personenkonten, die für Portal- oder Experience Cloud-Nutzer aktiviert sind, können überhaupt nicht zusammengeführt werden.

Leads und Contacts

Da Salesforce nur Datensätze desselben Typs zusammenführt, kann ein Lead nicht in einen Kontakt zusammengeführt werden. Wenn ein Lead und ein Kontakt die gleiche Person sind, ist die native Methode, den Lead zu konvertieren.

Duplikat-Regeln werden bei dieser Konvertierung nicht angewendet, falls 'Use Apex Lead Convert' nicht aktiviert ist. Überprüfen Sie vor der Konvertierung auf einen übereinstimmenden Kontakt und ein Kundenkonto.

In Classic können konvertierte Leads nicht zusammengeführt werden; Lightning Experience erlaubt es.

Fälle

Supportmitarbeiter können bis zu drei Fälle in einen zusammenführen, untergeordnete Datensätze gehen zum Master-Fall. Je nach Admineinstellung gehen die anderen Fälle zum Papierkorb oder bleiben mit "Merged" im Betreff.

Eine Zusammenführung rückgängig machen

Ich habe keine Salesforce-Seite gefunden, die das Rückgängigmachen eines Merges dokumentiert. Sie können einen zusammengeführten Datensatz aus dem Papierkorb innerhalb von 15 Tagen wiederherstellen. Salesforce-Hilfe besagt nicht, ob neu verknüpfte zugehörige Datensätze damit zurückbewegt werden.

Wo native Tools nicht mehr reichen, auch bei Performance und Unlimited

Die oberen Editionen bieten Duplicate Jobs. Die anderen Grenzen gelten in jeder Edition:

• Abgleich: jedes Objekt bekommt bis zu fünf aktive Matching Rules, gebaut aus einem festen Satz von Abgleichmethoden. Die meisten Salesforce-Organisationen, die ich sehe, benötigen einen spezifischeren Abgleich als das.
• Drei Datensätze pro Zusammenführung: ein Unternehmen mit fünf Kontodatensätzen erfordert mindestens zwei Merges. Über die API bedeutet alles über drei Datensätze, Merges nacheinander auszuführen.
• Jobs finden Duplikate, sie führen keine Zusammenfassung durch: Duplicate Jobs gruppieren Übereinstimmungen in Duplikat-Datensätze. Jede Menge wird separat verglichen und zusammengeführt, bis zu drei Datensätze.
• Objekte: Duplicate Jobs umfassen Business- und Person-Accounts, Kontakte und Leads. Die Merge-API unterstützt Leads, Kontakte, Accounts und Einzelpersonen, daher sind Opportunities und Custom-Object-Datensätze nicht unter den Merge-Typen.
• Kein Merge in Data 360: Identity Resolution erstellt einheitliche Profile aus Match-Regeln, ändert aber nicht die Quelldatensätze. Es merged oder löscht Datensätze nicht.

Matching ist das größte Limit. Viele haben Filialen mit gleichem Namen oder Domain. Sie zu unterscheiden braucht org-spezifische Regeln.

Für einige hundert einfache Duplikate reichen die nativen Tools oft aus. Die Grenzen zeigen sich bei Tausenden von Datensätzen.

Wie Teams mit Duplikaten umgehen, die native Tools hinterlassen

Die meisten Salesforce-Bereinigungen, an denen ich gearbeitet habe, laufen auf die gleichen wenigen Entscheidungen hinaus, auf jeder Edition.

Beginnen Sie mit Accounts und Contacts

Die meisten Salesforce-Teams, mit denen ich spreche, bereinigen zuerst Accounts und Contacts. Opportunities, Cases und Activities sind davon abhängig, daher wirken sich ihre Duplikate auf Berichte und Zuständigkeiten aus.

Notieren Sie, was in Ihrer Organisation ein Duplikat ausmacht

Bevor Sie etwas abgleichen, vereinbaren Sie, was für jedes Objekt ein Duplikat ist. Zwei Konten mit gleichem Namen in verschiedenen Ländern können verschiedene Kunden sein. Zwei Kontakte mit gleicher E-Mail sind fast immer eine Person.

Schließen Sie Platzhalterwerte aus Ihren Matches aus, wie ein gemeinsames Bürotelefon oder eine E-Mail wie test@test.com. Führen Sie zunächst die sicheren Matches zusammen und überprüfen Sie Beinahe-Matches vor dem Merge.

Entscheiden Sie, welcher Datensatz bleibt und welcher Wert gewinnt

Der Hauptdatensatz bestimmt mehr als seine sichtbaren Felder. Seine Freigabeeinstellungen, schreibgeschützten Felder und der Chatter-Feed bleiben erhalten.

Einigen Sie sich bei Schlüsselfeldern wie Kontoeigentümer, Datensatztyp und Adresse darauf, ob der neueste, vollständigste oder älteste Wert gewinnt.

Originalwerte speichern

Der Papierkorb gibt 15 Tage Bedenkzeit, ein Unmerge ist nicht dokumentiert. Exportieren Sie alle Datensätze mit Salesforce-IDs und Besitzern, bevor Sie beginnen.

Was Datensätze erstellt

Listen Sie jeden Import, jede Integration und jedes Formular auf, das in Salesforce schreibt. Überprüfen Sie, welche Pfade Ihre Regeln umgehen. Bestimmen Sie, was passiert, wenn ein Match blockiert wird. Setzen Sie dann einen regelmäßigen Rhythmus zum Zusammenführen ein.

Prüfen Sie Ihre Edition, bevor Sie die Bereinigung planen.

Jede Salesforce-Edition mit Duplikatverwaltung kann Duplikate beim Speichern kennzeichnen und bis zu drei gleichzeitig zusammenführen. Ob Sie auch nach vorhandenen Duplikaten in der gesamten Org suchen können, hängt von Ihrer Edition ab, daher ist das zu Beginn zu überprüfen.

Die Vorbereitung ist gleich auf jeder Edition. Beginnen Sie mit gemeinsamer Definition von Duplikaten pro Objekt und welcher Datensatz und Werte überleben. Exportieren Sie die Originale, da der Papierkorb Merges nur 15 Tage speichert.

Häufige Fragen