TL;DR
- Vertriebler rufen einen Interessenten zweimal an, wenn die Person als zwei Datensätze im CRM existiert.
- Geteilte Listenansichten zeigen beide Datensätze, sodass zwei Kollegen sich je einen nehmen können.
- Dieselbe Telefonnummer in zwei Formaten verhindert, dass die beiden Datensätze als Treffer gelten.
- Ein Abgleich über Telefonziffern plus Name findet diese Duplikate vor der nächsten Anrufrunde.
- Dedupely gleicht Datensätze über Telefon und Name formatübergreifend ab und führt sie zu einem Datensatz zusammen.
Vertriebler rufen denselben Interessenten zweimal an, weil diese Person als zwei Datensätze existiert und jeder Vertriebler mit einem anderen arbeitet. Oft haben beide Datensätze dieselbe Telefonnummer, nur anders geschrieben, sodass nichts im CRM sie verbindet.
Der Interessent merkt es zuerst. „Jemand aus Ihrem Team hat mich heute Morgen angerufen“ ist ein schlechter Einstieg in ein Verkaufsgespräch.
In diesem Beitrag sehen Sie, wie ein Interessent bei zwei Vertrieblern landet und was das das Team kostet. Außerdem sehen Sie, wie Sie diese Duplikate über Telefon und Name finden, zusammenführen und neue von Ihren Vertrieblern fernhalten.
Woran Sie merken, dass Vertriebler denselben Interessenten zweimal anrufen
Die Anzeichen kommen aus den Gesprächen selbst. Ein Interessent erwähnt den Anruf eines Kollegen oder fragt, warum er denselben Pitch erneut hört. Zwei Vertriebler protokollieren am selben Tag einen Erstanruf bei derselben Person.
Im CRM sieht die Person wie zwei Interessenten aus. Ein Datensatz zeigt einen Anruf und eine Notiz, der andere sagt noch „nicht kontaktiert“. Beide haben einen Owner, und das können verschiedene Vertriebler sein.
Wie derselbe Interessent bei zwei Vertrieblern landet
Die Ursachen hängen vom Einzelfall ab, prüfen Sie also, welche auf Ihr Team zutreffen. Die meisten brauchen zweierlei: einen doppelten Datensatz und zwei Personen, die mit Listen arbeiten.
Geteilte Listenansichten
Viele Vertriebsteams arbeiten mit gespeicherten Ansichten wie „neue Leads diese Woche“ oder „noch nicht kontaktiert“. Eine Ansicht filtert Datensätze nach ihren Feldern, und beide Duplikate können denselben Filter passieren.
Arbeiten Kollegen in derselben oder in überlappenden Ansichten, kann jeder einen anderen Datensatz für dieselbe Person wählen. Keiner sieht den Anruf des anderen, weil er auf dem anderen Datensatz protokolliert wurde.
Eine Telefonnummer, zwei Schreibweisen
„(212) 555-0147“ und „+1 212 555 0147“ sind für einen Menschen eine Nummer und für einen exakten Abgleich zwei Werte. Formulare, Importe, Dialer und Vertriebler speichern Nummern alle unterschiedlich. Unser Beitrag über wie Telefon- und Call-Tracking-Apps doppelte Kontakte erzeugen behandelt eine häufige Quelle.
Ist die Telefonnummer das einzige, was beide Datensätze teilen, hat das CRM nichts anderes, um sie zu verbinden. Die E-Mail fehlt vielleicht oder ist auf jedem Datensatz anders.
Verschiedene Owner für jeden Datensatz
Das Routing weist jeden neuen Datensatz einem Vertriebler zu, und ein Duplikat kann bei einem anderen landen als das Original. Jeder Owner behandelt die Person als eigenen Prospect. Unser Beitrag über wie Lead-Routing und Zuständigkeitsregeln Duplikate erzeugen behandelt diese Seite.
Einen Interessenten zweimal anrufen vs. einen Kunden anrufen
Einen Interessenten doppelt anzurufen und einen Kunden kalt anzurufen beginnt beides mit einem doppelten Datensatz. Der Kundenfall entsteht meist durch doppelte Firmen, die den Kundenstatus verbergen, behandelt in warum der Vertrieb weiter bestehende Kunden kalt anruft.
Beim Interessentenfall geht es um Personen. Zwei Datensätze für eine Person erreichen zwei Kollegen gleichzeitig, oft am selben Tag.
Was es kostet
Ein zweiter Anruf derselben Firma am selben Tag wirkt auf den Interessenten nachlässig. Das kann ein Gespräch beenden, bevor es beginnt.
Auch das Team verliert Zeit. Jeder doppelte Anruf ist eine Wahl, die jemand Neuen hätte erreichen können, und jeder Vertriebler hält die Hälfte der Historie. Vertriebler vertrauen außerdem ihren Ansichten nicht mehr und prüfen jede Nummer von Hand.
Das Risiko wächst, wenn ein Datensatz besagt, nicht anzurufen. Ein „Nicht anrufen“ auf einem Datensatz hält keinen Kollegen auf, der den anderen öffnet.
So rufen Sie denselben Interessenten nicht mehr doppelt an
Telefonnummern nach ihren Ziffern abgleichen
Vergleichen Sie Nummern, nachdem Sie Leerzeichen, Bindestriche, Klammern und das Pluszeichen entfernt haben. Der Vergleich der letzten Ziffern erfasst dieselbe Nummer mit und ohne Ländervorwahl. Unser Leitfaden dazu, wie Sie doppelte Datensätze über die Telefonnummer finden geht tiefer darauf ein.
Den Treffer mit einem Namen bestätigen
Eine Telefonnummer allein kann in die Irre führen. Hauptnummern, Zentralen und Festnetzanschlüsse von Familien gehören mehreren Personen. Dieselbe Nummer mit demselben oder einem ähnlichen Namen ist ein viel stärkerer Treffer.
Was als Duplikat gilt, ist Einzelfallsache, und was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Einigen Sie sich vor dem Merge, wie Sie mit gemeinsamen Nummern umgehen.
Festlegen, was der verbleibende Datensatz behält
Legen Sie vor dem Merge fest, welche Werte in den Feldern gewinnen, auf die sich Vertriebler verlassen:
- Zuständig: meist der Vertriebler, der zuletzt mit dem Interessenten gearbeitet hat, oder wen Ihre Routing-Regeln bestimmen.
- Status: der am weitesten fortgeschrittene, damit ein kontaktierter Interessent nicht wieder auf „neu“ zurückfällt.
- Nicht anrufen: trägt ein Datensatz es, sollte der verbleibende Datensatz es behalten.
- Telefon: die genutzte Nummer, die andere bleibt in einem zweiten Telefonfeld, falls vorhanden.
Anrufe und Notizen sollten auf den verbleibenden Datensatz wandern, damit der nächste Vertriebler die ganze Historie sieht.
Führen Sie zuerst die offensichtlichen Dubletten zusammen
Beginnen Sie mit Datensätzen, die denselben Namen und dieselbe Nummer haben. Prüfen Sie dann die unsichereren Gruppen, etwa eine gemeinsame Nummer mit zwei verschiedenen Vornamen.
Neue Duplikate von den Anruflisten fernhalten
Listen, Formulare und Dialer fügen ständig Datensätze hinzu, daher tauchen jede Woche neue Duplikate auf. Sind Ihre Regeln getestet, können Sie neue Duplikate, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte Treffer bei Name und Telefon, automatisch nach Zeitplan zusammenführen.
Wie Dedupely verhindert, dass Vertriebler denselben Interessenten zweimal anrufen
In Dedupely bauen Sie Duplikatsuchen, die Telefon und Name kombinieren. Der Telefonabgleich kann Formatierung und Ländervorwahlen ignorieren und die letzten sieben Ziffern vergleichen, sodass beide Versionen einer Nummer zusammenpassen.
Sie legen fest, welcher Wert gewinnt, etwa Owner oder ein Nicht-anrufen-Feld, und sehen jeden Merge vorab. Nach dem Test können exakte Treffer automatisch nach Zeitplan zusammengeführt werden.
Die Interessenten finden, die Ihre Vertriebler doppelt anrufen
Ein Interessent, ein Datensatz, ein Anruf
Vertriebler rufen denselben Interessenten zweimal an, wenn das CRM eine Person als zwei zeigt. Gemeinsame Ansichten legen beide Datensätze vor das Team, und eine Telefonnummer in zwei Formaten verhindert, dass das CRM sie verbindet.
Ein Abgleich über Telefonziffern und Name, Merges mit dem richtigen Owner und Status und das Erkennen neuer Duplikate nach Zeitplan lösen das meiste. Vertriebler haben einen Datensatz pro Person, mit jedem Anruf darauf.
Häufige Fragen
Warum rufen zwei Vertriebler denselben Lead an?
Meist weil der Lead als zwei Datensätze existiert, und jeder kann in einer gemeinsamen Listenansicht erscheinen oder an einen anderen Vertriebler gehen. Keiner sieht den Anruf des anderen, weil er auf dem anderen Datensatz protokolliert wurde. Ein Merge der Duplikate bringt jeden Anruf auf einen Datensatz.
Wie finde ich doppelte Leads mit unterschiedlichen Telefonformaten?
Vergleichen Sie Telefonnummern über ihre Ziffern. Entfernen Sie Leerzeichen, Bindestriche, Klammern und Pluszeichen und vergleichen Sie die letzten Ziffern, um Nummern mit und ohne Ländervorwahl zu erfassen. Bestätigen Sie jeden Treffer mit einem Namen, denn gemeinsame Anschlüsse können mehreren Personen gehören.
Ist ein Abgleich allein über die Telefonnummer sicher?
Nicht immer. Private Mobilnummern sind ein starkes Indiz für dieselbe Person, aber Zentralen, Hauptanschlüsse und Familienfestnetze werden geteilt. Kombinieren Sie die Telefonnummer vor dem Merge mit Vor- und Nachnamen und prüfen Sie Gruppen, in denen die Namen abweichen.
Welcher Owner sollte beim Zusammenführen doppelter Leads gewinnen?
Das hängt von Ihren Routing-Regeln ab. Viele Teams behalten den Vertriebler, der zuletzt mit dem Interessenten gearbeitet hat, damit Anrufe und Notizen beim aktiven Owner bleiben. Legen Sie die Regel vor dem Merge fest und sagen Sie den Vertrieblern, wie sich die Zuständigkeit für ihre Datensätze ändert.
Wie verhindere ich, dass Vertriebler denselben Interessenten erneut anrufen?
Führen Sie bestehende Duplikate zusammen und erfassen Sie neue regelmäßig. Listen, Formulare und Dialer fügen ständig Datensätze hinzu, also suchen Sie vor Telefonblöcken nach Duplikaten über Telefon und Namen. Sind Ihre Regeln getestet, führen Sie exakte Treffer planmäßig automatisch zusammen und prüfen den Rest.
Oder mit Google registrieren
