TL;DR
- I commerciali chiamano due volte un prospect quando quella persona esiste come due record nel CRM.
- Le viste elenco condivise mostrano entrambi i record, quindi due colleghi possono sceglierne uno ciascuno.
- Lo stesso numero di telefono memorizzato in due formati impedisce ai due record di corrispondere.
- Confrontare le cifre del telefono più il nome trova questi duplicati prima del prossimo giro di chiamate.
- Dedupely confronta i record per telefono e nome in qualsiasi formato e li unisce in un solo record.
I commerciali chiamano due volte lo stesso prospect perché quella persona esiste come due record, e ogni commerciale lavora su uno diverso. Spesso entrambi i record hanno lo stesso numero di telefono, scritto in due modi, quindi nulla nel CRM li collega.
Il prospect se ne accorge per primo. "Qualcuno del vostro team mi ha chiamato stamattina" è un pessimo modo di aprire una chiamata commerciale.
In questo articolo vedrai come un prospect finisce davanti a due commerciali e quanto costa al team. Vedrai anche come trovare questi duplicati per telefono e nome, unirli ed evitare che quelli nuovi arrivino ai commerciali.
Come si capisce che i commerciali chiamano due volte lo stesso prospect
I segnali arrivano dalle chiamate stesse. Un potenziale cliente cita la chiamata di un collega, o chiede perché sente di nuovo la stessa proposta. Due commerciali registrano una prima chiamata con la stessa persona nello stesso giorno.
Nel CRM, la persona sembra due potenziali clienti. Un record mostra una chiamata e una nota, mentre l'altro dice ancora "non contattato". Entrambi hanno un responsabile, e possono essere commerciali diversi.
Come uno stesso prospect finisce davanti a due commerciali
Le cause dipendono dal caso, quindi controlla quali valgono per il tuo team. La maggior parte richiede due cose: un record duplicato e due persone che lavorano da elenchi.
Viste elenco condivise
Molti team di vendita lavorano da viste salvate, come "nuovi lead di questa settimana" o "non ancora contattati". Una vista filtra i record in base ai campi, ed entrambi i duplicati possono passare lo stesso filtro.
Quando i colleghi lavorano sulla stessa vista, o su viste che si sovrappongono, ognuno può scegliere un record diverso per la stessa persona. Nessuno dei due vede la chiamata dell'altro, perché è stata registrata sull'altro record.
Un numero di telefono scritto in due modi
"(212) 555-0147" e "+1 212 555 0147" sono un numero per una persona e due valori per una corrispondenza esatta. Moduli, importazioni, dialer e commerciali memorizzano i numeri in modi diversi. Il nostro articolo su come le app telefoniche e di call tracking creano contatti duplicati tratta una fonte comune.
Quando il telefono è l'unico dato che i due record hanno in comune, il CRM non ha nient'altro per collegarli. L'email può mancare, o essere diversa su ogni record.
Responsabili diversi per ogni record
Il routing assegna ogni nuovo record a un commerciale, e un duplicato può finire a un commerciale diverso dall'originale. Ogni responsabile tratta la persona come un proprio prospect. Il nostro articolo su come le regole di instradamento dei lead e di proprietà creano duplicati tratta questo aspetto.
Chiamare due volte un prospect o chiamare un cliente
Chiamare due volte un prospect e chiamare a freddo un cliente partono entrambi da un record duplicato. Il caso del cliente nasce di solito da aziende duplicate che nascondono lo stato di cliente, trattato in perché le vendite continuano a fare chiamate a freddo ai clienti esistenti.
Il caso del prospect riguarda le persone. Due record per una persona arrivano a due colleghi insieme, spesso lo stesso giorno.
Quanto costa
Una seconda chiamata della stessa azienda nello stesso giorno sembra sciatta al potenziale cliente. Può chiudere una conversazione prima che inizi.
Anche il team perde tempo. Ogni chiamata ripetuta è una composizione che avrebbe potuto raggiungere qualcuno di nuovo, e ogni commerciale ha metà dello storico. I commerciali smettono anche di fidarsi delle loro viste e iniziano a controllare ogni numero a mano.
Il rischio cresce quando un record dice di non chiamare. Una richiesta di "non chiamare" su un record non ferma un collega che apre l'altro.
Come smettere di chiamare due volte lo stesso prospect
Confronta i numeri di telefono per cifre
Confronta i numeri dopo aver tolto spazi, trattini, parentesi e il segno più. Confrontare le ultime cifre intercetta lo stesso numero con e senza prefisso internazionale. La nostra guida su come trovare record duplicati tramite numero di telefono approfondisce.
Conferma la corrispondenza con un nome
Un numero di telefono da solo può trarre in inganno. Linee principali, centralini e telefoni fissi di famiglia appartengono a più persone. Lo stesso numero con lo stesso nome o uno simile è una corrispondenza molto più solida.
Cosa conta come duplicato va valutato caso per caso, e ciò che un team considera un duplicato, un altro potrebbe non farlo. Concordate come trattare i numeri condivisi prima di unire.
Decidi cosa conserva il record che resta
Prima di unire, decidi quali valori vincono nei campi su cui contano i commerciali:
- Proprietario: di solito il commerciale che ha seguito il prospect più di recente, o chi indicano le tue regole di routing.
- Stato: la più avanzata, così un prospect già contattato non torna a "nuovo".
- Non chiamare: se un record lo riporta, il record che resta deve mantenerlo.
- Telefono: il numero in uso, tenendo l'altro in un secondo campo telefono se ce l'hai.
Chiamate e note dovrebbero passare al record superstite, così il commerciale successivo vede tutto lo storico.
Unisci prima i duplicati evidenti
Inizia dai record che condividono lo stesso nome e lo stesso numero. Poi controlla i gruppi meno certi, come un numero condiviso con due nomi diversi.
Tieni i nuovi duplicati fuori dalle liste di chiamata
Elenchi, moduli e dialer continuano ad aggiungere record, quindi ogni settimana compaiono nuovi duplicati. Una volta provate le regole, puoi unire in automatico con una pianificazione i nuovi duplicati di cui sei sicuro, come le corrispondenze esatte su nome e telefono.
Come Dedupely evita che i commerciali chiamino due volte lo stesso prospect
In Dedupely crei ricerche di duplicati che combinano telefono e nome. Il confronto sul telefono può ignorare formattazione e prefissi internazionali e confrontare le ultime sette cifre, così le due versioni di un numero coincidono.
Imposti regole su quale valore vince, come il responsabile o un campo "non chiamare", e vedi l'anteprima di ogni unione. Una volta testate, le corrispondenze esatte possono unirsi in automatico con una pianificazione.
Un prospect, un record, una chiamata
I commerciali chiamano due volte lo stesso prospect quando il CRM mostra una persona come due. Le viste condivise mettono entrambi i record davanti al team, e un numero di telefono in due formati impedisce al CRM di collegarli.
Confrontare le cifre del telefono e il nome, unire con il responsabile e lo stato giusti e intercettare i nuovi duplicati con una pianificazione risolve quasi tutto. I commerciali hanno un record per persona, con ogni chiamata sopra.
Domande frequenti
Perché due commerciali chiamano lo stesso lead?
Di solito perché il lead esiste come due record, e ognuno può comparire in una vista elenco condivisa o andare a un commerciale diverso. Nessuno dei due vede la chiamata dell'altro, perché è stata registrata sull'altro record. Unire i duplicati mette ogni chiamata su un solo record.
Come trovo lead duplicati con formati di telefono diversi?
Confronta i numeri di telefono per cifre. Togli spazi, trattini, parentesi e segni più, poi confronta le ultime cifre per trovare numeri con e senza prefisso internazionale. Conferma ogni corrispondenza con un nome, perché una linea condivisa può appartenere a più persone.
Confrontare solo il numero di telefono è sicuro?
Non sempre. I cellulari personali sono un forte indizio di una stessa persona, ma centralini, linee principali e fissi di famiglia sono condivisi. Abbina il telefono a nome e cognome prima di unire, e rivedi i gruppi in cui i nomi differiscono.
Quale responsabile deve vincere quando unisci lead duplicati?
Dipende dalle tue regole di routing. Molti team tengono il commerciale che ha seguito il prospect più di recente, così chiamate e note restano con il responsabile attivo. Decidi la regola prima di unire e spiega ai commerciali come cambierà la proprietà dei loro record.
Come evito che i commerciali richiamino lo stesso prospect?
Unisci i duplicati esistenti, poi cogli regolarmente quelli nuovi. Elenchi, moduli e dialer aggiungono record di continuo, quindi cerca duplicati per telefono e nome prima delle sessioni di chiamate. Testate le regole, unisci automaticamente in modo pianificato le corrispondenze esatte e rivedi il resto.
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