TL;DR
- Eine CRM-Bereinigung beginnt mit den Altdaten, und zwar mit exakten Treffern bei E-Mail oder Domain.
- Wiederkehrende Duplikate, bei denen Sie sicher sind, lassen sich automatisch nach Zeitplan zusammenführen.
- Teams mit stetigen Quellen neuer Datensätze prüfen laufend oder wöchentlich auf Duplikate.
- Mit wenigen neuen Daten und wenigen neuen Tools können Prüfungen alle paar Monate oder jährlich reichen.
- Dedupely zeigt bei einer Bereinigung eine Vorschau jedes Merges und schickt standardmäßig einen wöchentlichen Duplikatbericht.
„Wie oft sollten wir deduplizieren?“ kommt meist nach einer ersten Bereinigung auf. Der Rückstau ist weg, und ein paar Wochen später tauchen wieder neue Duplikate auf.
Es gibt keinen Zeitplan, der zu jedem CRM passt. Ein CRM, das Tausende Formulareinträge und Importe im Monat aufnimmt, braucht mehr Aufmerksamkeit als eines, das von Hand gefüllt wird.
Meine häufigste Antwort hat drei Teile. Altdaten einmal bereinigen, wiederkehrende Duplikate automatisch zusammenführen und in einem Rhythmus prüfen, der zu Ihren Quellen und Ihrem Volumen passt. In diesem Beitrag sehen Sie, was jeder Teil umfasst, wie Sie einen Prüfrhythmus wählen und was eine zusätzliche Prüfung auslösen sollte.
Warum es nicht die eine richtige Frequenz gibt
Wie oft Duplikate auftauchen, hängt davon ab, woher Ihre Datensätze kommen. Formulare, Listenimporte, Integrationen, Syncs und manuelle Eingabe fügen jeweils in eigenem Tempo Duplikate hinzu.
Es hängt auch davon ab, was Ihr Team als Duplikat zählt. Ein Team führt zwei Kontakte mit gleichem Namen in derselben Firma zusammen, ein anderes hält sie getrennt. Ihre Definition bestimmt, wie viel es jedes Mal zu finden gibt.
Die nützliche Frage ist also: welche Quelle, in welchem Umfang. Die drei Teile unten beantworten sie für viele CRMs.
Teil 1: Altdaten einmal bereinigen
Altdaten sind alles, was schon im CRM liegt: alte Importe, migrierte Datensätze und Jahre manueller Eingabe. Meist ist das die größte Gruppe von Duplikaten, deshalb ist die erste Bereinigung die größte.
Mit den offensichtlichen Dubletten beginnen
Beginnen Sie mit exakten Treffern bei den Feldern, die jeden Datensatz identifizieren, etwa E-Mail bei Kontakten und Domain bei Firmen. Sie sind am leichtesten zu bestätigen und meist der größte Teil des Rückstands.
Gehen Sie dann zu weniger sicheren Kombinationen über, etwa Name und Firma oder Name und Land. Schicken Sie unsichere Treffer zur Prüfung, bevor jemand sie zusammenführt.
Zuerst wissen, was in Ihrem CRM ein Duplikat ist
Sehen Sie sich vor der Bereinigung an, wo sich Ihre Datensätze überschneiden und was zwei davon gleich macht. Dann können Sie entscheiden, welche Felder Sie abgleichen und wie streng.
Sie wissen dann auch, wie der zusammengeführte Datensatz aussehen soll: welcher Owner bleibt, welche Telefonnummer gewinnt und welche Lifecycle-Phase erhalten bleibt. Diese Entscheidungen fließen in die nächsten beiden Teile ein.
Teil 2: Wiederkehrende Duplikate automatisch zusammenführen
Wiederkehrende Duplikate kommen aus den Quellen, die ständig Datensätze hinzufügen. Wissen Sie, welche das sind, können dieselben Regeln, die den Rückstand bereinigt haben, neue Duplikate automatisch nach Zeitplan zusammenführen.
Wie oft jede Quelle Duplikate erzeugt, ist unterschiedlich. Diese Tabelle zeigt häufige Muster und was jeweils zu tun ist.
| Quelle | Häufiges Muster | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Webformulare | Gleichmäßig, mit derselben Person unter anderer E-Mail | Exakte E-Mail-Treffer automatisch zusammenführen; Namenstreffer prüfen |
| Listenimporte | Schubweise, direkt nach jedem Event oder jeder gekauften Liste | Datei vor dem Import prüfen, danach nach Duplikaten suchen |
| Integrationen und Synchronisierungen | Gleichmäßig, oder plötzliche Spitzen, wenn sich eine Zuordnung ändert | Bekannte Muster automatisch zusammenführen; auf Spitzen achten |
| Manuelle Eingabe | Langsam, mit Tippfehlern und Namensvarianten | Im regelmäßigen Audit erkennen |
| Migrationen und Übernahmen | Eine große Welle | Behandeln Sie es als neue Bereinigung von Altdaten |
Automatisieren Sie nur, was sicher ist
Automatisches Zusammenführen funktioniert am besten bei Duplikaten, die Sie ungesehen zusammenführen würden, etwa zwei Kontakte mit derselben E-Mail. Je mehr Felder übereinstimmen, desto sicherer ist die Automatisierung.
Lassen Sie unsichere Muster in der Prüfung. Automatisierung übernimmt die Menge, Menschen die Grenzfälle.
Listenimporte sind die Ausnahme: Sie kommen schubweise, daher lassen sie sich leichter mit dem CRM abgleichen, bevor sie landen.
Teil 3: Regelmäßig prüfen
Automatisierung deckt die Muster ab, die Sie schon kennen. Eine regelmäßige Prüfung findet die, die Sie noch nicht kennen, etwa ein neues Tool, das Datensätze anlegt, eine geänderte Formularzuordnung oder Duplikate, die keine Regel abdeckt.
Der richtige Rhythmus hängt von Ihren Quellen ab. Teams mit stetigen Quellen prüfen laufend oder wöchentlich. Teams, deren Duplikate aus einer einzigen Migration stammen, brauchen vielleicht nur alle paar Monate eine Prüfung.
| Ihre Situation | Wie oft prüfen |
|---|---|
| Stetige Quellen, etwa Formulare oder Integrationen, die täglich Datensätze hinzufügen | Laufend oder wöchentlich |
| Listenimporte oder neue Tools, die fast jeden Monat angebunden werden | Monatlich |
| Ein paar Importe im Jahr und Integrationen, die sich selten ändern | Vierteljährlich oder alle sechs Monate |
| Duplikate aus einer Migration oder Übernahme | Eine Prüfung alle paar Monate |
| Vor allem manuelle Eingabe und wenige verbundene Tools | Jährlich |
Was ein Audit prüft
- Neue Duplikatmuster, die noch keine Suche abdeckt.
- Ob Ihre automatischen Merges noch dem entsprechen, was Ihr Team als Duplikat sieht.
- Treffer, bei denen Sie sicher sind, dass sie keine Duplikate sind, damit Sie sie einmal ablehnen und nicht mehr sehen.
- Welche Quellen seit dem letzten Audit die meisten Duplikate hinzugefügt haben.
Dem Audit einen Verantwortlichen geben
Ein Audit, das allen gehört, macht am Ende niemand. Bestimmen Sie eine Person, die es leitet, und ein oder zwei, die bei Treffern helfen, die eine Entscheidung brauchen.
Die verantwortliche Person muss nicht alles allein zusammenführen. Sie setzt das Audit in den Kalender und bringt unklare Fälle zum richtigen Team. Sie hält auch fest, was jedes Audit gefunden hat.
Ereignisse, die eine zusätzliche Prüfung erfordern
Manche Änderungen rechtfertigen sofort ein Audit, egal in welchem Rhythmus Sie prüfen:
- Eine neue Integration, ein Sync oder ein Formular, das mit dem CRM verbunden ist.
- Ein großer Import, etwa eine Eventliste oder eine gekaufte Liste.
- Eine Migration, eine Übernahme oder das Zusammenlegen zweier Datenbanken.
- Eine Änderung an Feldzuordnungen oder an dem Feld, das jeden Datensatz identifiziert.
Passen Sie den Rhythmus unterwegs an
Ihr erster Rhythmus ist ein Ausgangspunkt. Finden Audits weiterhin wenige neue Duplikate, können Sie sie strecken. Findet jedes Audit ein neues Muster, legen Sie sie enger.
Ihre Prüfungen liegen vielleicht zu weit auseinander wenn Vertriebler Duplikate zuerst melden. Dasselbe gilt, wenn jede Prüfung eine große Charge aus einer Quelle findet.
Jedes neue Muster, das Sie finden, kann zur Regel für automatisches Zusammenführen werden, wenn Sie sicher sind. Mit der Zeit finden Audits weniger, weil mehr Arbeit schon beim Eintreffen der Datensätze passiert.
Wie Dedupely eine Bereinigung und regelmäßige Prüfungen unterstützt
In Dedupely bauen Sie Duplikatsuchen für Ihren geerbten Rückstand, legen fest, welcher Wert gewinnt, und sehen jeden Merge vorab. Standardmäßig erhalten Sie außerdem jede Woche einen Duplikatbericht, und abgelehnte Treffer erscheinen nicht wieder in Ihren Suchen. Sind Ihre Regeln getestet, können Sie neue Duplikate, bei denen Sie sicher sind, etwa exakte E-Mail-Treffer, automatisch nach Zeitplan zusammenführen.
Eine Routine, die zu Ihren Daten passt
Wie oft Sie deduplizieren, hängt davon ab, woher Ihre Datensätze kommen und wie viele eintreffen. Die erste Bereinigung behandelt die Altdaten und ist die größte. Automatisches Zusammenführen übernimmt die wiederkehrenden Quellen, bei denen Sie sicher sind.
Regelmäßige Prüfungen finden, was die Regeln noch nicht abdecken: laufend oder wöchentlich bei stetigen Quellen und alle paar Monate oder jährlich, wenn sich wenig ändert. Wenn Ihr Team Tools und Integrationen hinzufügt, passt sich der Rhythmus an, und jede Prüfung findet weniger.
Häufige Fragen
Wie oft sollten Sie Ihr CRM deduplizieren?
Bereinigen Sie zuerst die Altdaten und führen Sie dann wiederkehrende Duplikate, bei denen Sie sicher sind, automatisch nach Zeitplan zusammen. Teams mit stetigen Quellen wie täglichen Formularen oder Integrationen prüfen laufend oder wöchentlich. Teams mit wenig neuen Daten können monatlich, alle paar Monate oder jährlich prüfen, je nachdem, wie oft sie Tools und Integrationen hinzufügen.
Reicht eine einmalige CRM-Bereinigung aus?
Nur wenn keine Datensätze mehr hereinkommen. Die erste Bereinigung ist die größte, aber Formulare, Importe und Integrationen fügen weiter Datensätze hinzu, und einige davon sind Duplikate. Führen Sie die sicheren planmäßig zusammen, prüfen Sie in einem Rhythmus, der zu Ihren Quellen passt, und prüfen Sie zusätzlich nach großen Importen.
Lässt sich CRM-Deduplizierung automatisieren?
Ja, für die Duplikate, bei denen Sie sicher sind: exakte Treffer auf E-Mail bei Kontakten oder Domain bei Firmen eignen sich gut für automatisches Zusammenführen. Weniger sichere Treffer wie ähnliche Namen in derselben Firma sind in der Prüfung besser aufgehoben. Regelmäßige Audits erkennen neue Muster, die die Automatisierung noch nicht abdeckt.
Was sollte ein CRM-Datenaudit umfassen?
Suchen Sie nach neuen Duplikatmustern, die noch keine Suche abdeckt, und prüfen Sie, ob automatische Merges noch dem entsprechen, was Ihr Team als Duplikat ansieht. Lehnen Sie Treffer ab, bei denen Sie sicher sind, dass es keine Duplikate sind. Notieren Sie, welche Quellen seit dem letzten Audit die meisten Duplikate hinzugefügt haben, damit Sie wissen, worauf Sie sich konzentrieren.
Was verursacht wiederkehrende Duplikate in einem CRM?
Quellen, die ständig Datensätze hinzufügen, etwa Webformulare, Listenimporte, Integrationen, Syncs und manuelle Eingabe, erzeugen Duplikate jeweils in ihrem eigenen Tempo. Integrationen können auch plötzliche Spitzen verursachen, wenn sich eine Feldzuordnung ändert. Deshalb erfordert ein neues Tool oder eine geänderte Zuordnung eine zusätzliche Prüfung.
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