TL;DR
- Suchkriterien und Merge-Regeln lassen sich selten vom CRM eines Kunden auf das nächste übertragen.
- Ein wiederholbarer Bereinigungsprozess gibt jedem Kunden dieselben Schritte in derselben Reihenfolge.
- Eine einseitige Checkliste pro Kunde enthält die Antworten, die jeder Schritt braucht.
- Abstimmungen mit dem Kunden bestätigen die Richtung der Bereinigung und brauchen selten eine formelle Freigabe.
- Dedupely hält die Suchen, Regeln und Merge-Protokolle jedes Kunden in einem Partnerkonto getrennt.
Wenn Sie CRMs für Kunden bereinigen, fühlt sich jeder neue Kunde wie ein Neuanfang an. Einer nutzt HubSpot mit drei Webformularen, ein anderer Salesforce nach einer alten Migration. Ein dritter hat die Hälfte seiner Kontakte in Tabellen.
Es ist verlockend, nach Suchen und Merge-Regeln zu suchen, die man von Kunde zu Kunde kopieren kann. Das klappt selten, weil Daten, Felder und Duplikatverständnis jedes Kunden anders sind. Was sich übertragen lässt, ist Ihre Arbeitsweise.
In diesem Beitrag sehen Sie, warum der Prozess wichtiger ist als jede Vorlage und welche Schritte dazugehören. Außerdem sehen Sie, was eine Checkliste pro Kunde enthält und wie Sie Kunden einbinden, ohne die Arbeit zu bremsen.
Warum Einstellungen nicht zwischen Kunden-CRMs übertragbar sind
Suchkriterien hängen von den Feldern ab, die ein Kunde ausfüllt. Ein Kunde speichert die Domain jeder Firma, ein anderer lässt das Website-Feld bei der Hälfte seiner Accounts leer. Eine Suche über die Domain findet Duplikate im ersten CRM und übersieht sie im zweiten.
Merge-Regeln hängen davon ab, wie jeder Kunde arbeitet. Einer will, dass der neueste Owner gewinnt, ein anderer, dass der Account-Owner aus der Abrechnung bleibt. Selbst dasselbe CRM kann sich von Kunde zu Kunde anders verhalten, je nach Integrationen und benutzerdefinierten Feldern.
Was als Duplikat gilt, ist ebenfalls Einzelfallsache. Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht so. Daher braucht jeder Kunde eigene Kriterien und Regeln, aufgebaut aus seinen eigenen Daten.
Was Ihnen ein wiederholbarer Prozess stattdessen bringt
Lassen sich die Einstellungen nicht wiederverwenden, die Fragen schon. Ein Prozess ist eine feste Liste von Fragen, die Sie für jeden Kunden in derselben Reihenfolge beantworten, bevor etwas zusammengeführt wird.
- Schnellerer Start: Sie wissen, was Sie im ersten Gespräch fragen, sodass die Antworten des Kunden früh kommen.
- Weniger Überraschungen: Ein Schritt, den Sie nie auslassen, etwa die Prüfung, welche Tools Datensatz-IDs speichern, fängt Probleme ab, bevor sie Geld kosten.
- Einfachere Übergaben: Jeder im Team kann einen Kunden übernehmen, weil jedes Projekt gleich aussieht.
- Bessere Angebote: nach ein paar Kunden wissen Sie wie lange jeder Schritt einer Bereinigung dauert.
Die Schritte in der Reihenfolge, die hält
Die Reihenfolge zählt so viel wie die Schritte. Jeder Schritt beantwortet eine Frage, von der der nächste abhängt.
| Schritt | Was Sie tun | Was es schützt |
|---|---|---|
| 1. Das CRM kartieren | Listen Sie CRMs, Objekte, Datensatzzahlen, Quellen neuer Datensätze und jedes damit synchronisierte Tool auf | Sie wissen, woher Duplikate kommen und was ein Merge berühren könnte |
| 2. Den Rückstand bemessen | Führen Sie Suchen aus, die nichts ändern, und zählen Sie Treffer und Datensätze darin, pro Objekt | Ihr Angebot und Zeitplan beruhen auf echten Zahlen |
| 3. Definitionen vereinbaren | Halten Sie fest, was pro Objekt als Duplikat zählt, mit ein paar bekannten Beispielen | Alle testen gegen dieselbe Antwort |
| 4. Das Ergebnis festlegen | Wählen Sie, welcher Datensatz bleibt und welche Werte bei Owner, Phase, E-Mail und Telefon gewinnen | Das Team des Kunden findet nach dem Merge weiterhin, was es erwartet |
| 5. An bekannten Gruppen testen | Prüfen, ob die Suchen die bekannten Duplikate finden und die bekannten Nicht-Duplikate auslassen | Fehler zeigen sich bei zehn Gruppen statt bei zehntausend |
| 6. In Phasen zusammenführen | Erst die offensichtlichen Duplikate zusammenführen, dann die wahrscheinlichen, und unklare Gruppen an den Kunden schicken | Jede Etappe wird geprüft, bevor die nächste beginnt |
| 7. Protokollieren und berichten | Die Originalwerte jedes Merges behalten und Zahlen vorher und nachher berichten | Sie können Monate später „wo ist das hin?“ beantworten |
| 8. Sauber halten | Festlegen, was nach Zeitplan läuft und wann Sie nachsehen | Neue Duplikate bauen den Rückstau nicht wieder auf |
Bei Schritt 7 landen viele Kundenfragen. Unser Beitrag zur CRM-Deduplizierung für Berater und Agenturen erklärt, wie Sie die Arbeit belegen und Ergebnisse berichten.
Eine einseitige Checkliste für jeden Kunden
Der Prozess ist für jeden Kunden gleich. Die Antworten nicht. Halten Sie sie auf einer Seite pro Kunde im selben Aufbau fest, damit Sie immer wissen, wo Sie nachsehen müssen.
| Abschnitt | Was er enthält |
|---|---|
| Einrichtung | CRMs, betroffene Objekte, Datensatzzahlen und der Hauptkontakt beim Kunden |
| Quellen | Formulare, Importe, Enrichment-Tools und Integrationen, die Datensätze anlegen |
| Verknüpfte Systeme | Tools, die CRM-Datensatz-IDs speichern, etwa Abrechnung, Support oder ein Data Warehouse |
| Definitionen | Was pro Objekt als Duplikat zählt, mit bekannten Beispielen für jedes |
| Ergebnis | Welcher Datensatz bleibt und welcher Wert in Schlüsselfeldern gewinnt |
| Nie zusammenführen | Datensätze, die unangetastet bleiben, etwa Partner, wichtige Accounts oder mit der Abrechnung synchronisierte Datensätze |
| Grenzfälle | Wer auf Kundenseite über unklare Gruppen entscheidet |
| Laufend | Was automatisch läuft und wie oft Sie nachsehen |
Füllen Sie es in den ersten beiden Schritten aus und aktualisieren Sie es, wann immer sich eine Entscheidung ändert. Es erleichtert auch die Übergabe am Projektende.
Den Kunden einbinden, ohne langsamer zu werden
Kunden kennen ihre Daten besser als Sie. Sie wissen, welche zwei Büros ein Kunde sind und welche Accounts sich nie ändern dürfen. Sie brauchen ihre Antworten, und zwar ohne wochenlang auf eine formelle Freigabe zu warten.
In der Praxis sind Abstimmungen mit dem Kunden meist kurz. Sie zeigen, wohin die Bereinigung geht, und der Kunde bestätigt die Richtung. Große Entscheidungen fallen selten an, weil Definitionen und Ergebnis zu Beginn vereinbart wurden.
- Echte Beispiele mitbringen: fünf echte Gruppen mit je einer Frage bekommen schneller Antworten als eine Liste von Abgleichsoptionen.
- Nur die knappen Fälle schicken: Der Kunde entscheidet unklare Gruppen, während offensichtliche Duplikate den vereinbarten Regeln folgen.
- Melden Sie sich an denselben Punkten: nach der Bestandsaufnahme, nach der ersten Phase und bevor etwas nach Zeitplan läuft.
Wo sich der Prozess von Kunde zu Kunde ändert
Ein fester Prozess heißt nicht, dass jedes Projekt gleich aussieht. Drei Dinge ändern das Gewicht jedes Schritts.
- Einmalig oder laufend: Ein einmaliges Projekt endet mit einer Übergabe, während laufende Arbeit Schritt 8 und regelmäßige Abstimmungen hinzufügt.
- Größe: Ein großes CRM verbringt mehr Zeit in den Schritten 5 und 6 und führt in mehr Phasen mit mehr Prüfungen dazwischen zusammen.
- Wo der Kunde steht: Ein Kunde mitten in einer Migration braucht einen anderen ersten Schritt als ein Kunde mit einem brandneuen CRM.
Die Schritte bleiben gleich. Nur die Zeit, die Sie für jeden brauchen, verschiebt sich.
Wie Dedupely einen einheitlichen Prozess über Kunden-CRMs hinweg unterstützt
Mit einem Dedupely-Partnerkonto verwalten Sie jeden Kunden mit einem Login. Jeder Kunde behält eigene Duplikatsuchen, Regeln für Gewinnerwerte und Sicherheitseinstellungen, übertragen wird also Ihr Prozess. Unser Seite für Agenturen und Berater zeigt, wie das Partnerkonto funktioniert, einschließlich des Protokolls jedes Merges für Ihren Kundenbericht.
Der Prozess ist der wiederverwendbare Teil
Keine zwei Kunden-CRMs brauchen dieselben Suchen oder dieselben Regeln. Sie brauchen aber dieselben Fragen, in derselben Reihenfolge, mit den Antworten am selben Ort notiert.
Steht dieser Prozess fest, startet jeder neue Kunde schneller und endet mit weniger Überraschungen. Was sich von Kunde zu Kunde ändert, ist das, was sich ändern soll: die eigenen Daten und Entscheidungen des Kunden.
Häufige Fragen
Kann ich dieselben Duplikatsuchen für jeden Kunden wiederverwenden?
Selten unverändert, denn jeder Kunde füllt andere Felder und hat eine eigene Vorstellung davon, was ein Duplikat ist. Eine Suche, die bei einem funktioniert, kann bei einem anderen Duplikate übersehen oder die falschen Datensätze paaren. Verwenden Sie die Fragen hinter den Suchen wieder und bauen Sie die Suchen jedes Kunden aus seinen eigenen Daten.
Was gehört in eine Checkliste zur Bereinigung eines Kunden-CRM?
Sie sollte die betroffenen CRMs und Objekte, die Quellen neuer Datensätze und die Tools enthalten, die Datensatz-IDs speichern. Ergänzen Sie, was pro Objekt als Duplikat zählt, welche Werte gewinnen, welche Datensätze nie zusammengeführt werden, wer unklare Gruppen entscheidet und was danach automatisch läuft.
Müssen Kunden jeden Merge freigeben?
Meist nicht. Kunden einigen sich zu Beginn auf die Definitionen und das Ergebnis, und spätere Abstimmungen bestätigen, dass die Bereinigung in die richtige Richtung geht. Nur unklare Gruppen, etwa zwei Büros einer Firma, gehen zur Entscheidung an jemanden auf Kundenseite, bevor sie zusammengeführt werden.
Wie kalkuliere ich eine CRM-Bereinigung für einen neuen Kunden?
Bemessen Sie zuerst den Rückstand: Führen Sie Suchen aus, die nichts ändern, und zählen Sie Treffer und Datensätze in jedem Objekt. Notieren Sie dann die Quellen, die weiter Duplikate erzeugen, und die Tools, die Datensatz-IDs speichern. Diese Zahlen und die Zahl unklarer Gruppen, die den Kunden brauchen, zeigen, wie lange jeder Schritt dauert.
Was ändert sich zwischen einer einmaligen Bereinigung und laufender Kundenarbeit?
Eine einmalige Bereinigung endet mit der Übergabe der Merge-Protokolle und der Kunden-Checkliste. Laufende Betreuung ergänzt einen Pflegeschritt, bei dem getestete Suchen neue Duplikate planmäßig zusammenführen, und regelmäßige Abstimmungen. Die Schritte davor sind in beiden Fällen gleich.
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