TL;DR
- Client-Bereinigungen benötigen Nachweis, da eine abgeschlossene Bereinigung nur als weniger Datensätze angezeigt wird.
- Vereinbaren Sie schriftlich, was als Duplikat zählt, mit einer Ansprechperson des Kunden.
- Datensatzzahlen pro Objekt vor und nach sowie die ursprünglichen Werte jeder Zusammenführung
- Bei vielen Client-Tools: Daten bereinigen, bevor sie das CRM erreichen, dann erneut im CRM.
- Dedupely findet Duplikate nach Ihren Kriterien, zeigt jedes Zusammenführen in der Vorschau und speichert die ursprünglichen Werte jedes Zusammenführens.
Sie arbeiten in Kundendaten, mit deren Tools, auf deren Zeitrahmen. Manche verwalten mehrere CRMs monatlich, andere ein einzelnes Projekt vor Migration oder Launch. Die Herausforderung: die Arbeit nachweisen. Eine gute Aufräumen-Aktion hinterlässt eine kleinere Datenbank, die der Kunde nicht leicht überprüfen kann. So vereinbaren Sie Kriterien, dokumentieren jede Zusammenführung und melden Ergebnisse, denen der Kunde vertraut.
Zwei Arten von Deduplication für Kunden
Agenturen und Freiberufler, die CRMs mehrerer Kunden verwalten, führen wiederkehrende Arbeiten durch. Jeder Kunde hat ein eigenes CRM, eigene Tools und eine eigene Definition von Duplikaten. Neue Duplikate entstehen ständig durch Formulare, Importe und Integrationen, daher ist die Arbeit nie vollständig beendet.
Berater bei Einzelprojekten arbeiten auf ein von außen gesetztes Datum hin: Migration, Integration oder Vertragsbeginn. Nach der Übergabe lebt der Kunde mit den Folgen.
Die beiden erfordern unterschiedliche Prozesse und die gleiche Nachvollziehbarkeit. In beiden Fällen muss der Kunde sehen können, was Sie getan haben und warum.
Warum die Überprüfung schwierig ist
Eine beendete Bereinigung zeigt sich in weniger Datensätzen. Der Kunde sieht die Kontaktzahl um Tausende fallen und fragt, was verloren ging.
Ein falscher Merge fällt auf, tausend richtige nicht. Ein Rep findet ein Konto unter anderem Namen oder eine letzte Woche genutzte Nummer ist weg. Ohne Protokoll können Sie nicht zeigen, was passiert ist.
Darum behandle ich den Nachweis vom ersten Tag an als Teil des Projekts. Alles Folgende funktioniert genauso in HubSpot Contacts, Salesforce Accounts oder Pipedrive People.
Einigen Sie sich auf Ihre Duplikat-Definition, bevor Sie zusammenführen
Jedes Team definiert Duplikate etwas anders. Ein Kunde behandelt jede Filiale als eigenes Unternehmen, ein anderer möchte überall einen Datensatz pro Unternehmen.
Klären Sie diese Fragen mit dem Kunden, bevor etwas zusammengeführt wird, und halten Sie die Antworten schriftlich fest. Sie werden zu Ihren Kriterien und später zu Ihrer Antwort auf "warum wurden diese beiden zusammengeführt?"
| Was Sie absprechen sollten | Warum es für den Kunden wichtig ist |
|---|---|
| Was zählt als Duplikat, Objekt für Objekt | Niederlassungen, Regionen und Tochtergesellschaften sollten möglicherweise getrennt bleiben. |
| Welcher Datensatz bleibt und welche Werte gelten | Owner, Lifecycle-Stadium und E-Mail bestimmen Zuständigkeit und Provision. |
| Welche Gruppen zur Überprüfung statt zum Massen-Merge gehen | Schlüsselkonten, Abrechnungsdatensätze und synchronisierte Datensätze bergen das höchste Risiko. |
| Wer genehmigt auf Kundenseite | Ein Entscheidungsträger hält die Kriterien während des Projekts stabil. |
Vorher und Nachher zeigen
Erfassen Sie die Ausgangswerte, bevor Sie Änderungen vornehmen. Dokumentieren Sie die Anzahl der Datensätze pro Objekt, die Anzahl der Duplikatgruppen pro Kriterium und die Quellen der Duplikate.
Exportieren Sie auch die Datensätze, die Sie zusammenführen möchten. Falls später Fragen aufkommen, haben Sie die Daten wie am ersten Tag.
Zeigen Sie dem Client ein paar Merges, bevor Sie den Rest durchführen. Zeigen Sie, welche Datensätze zusammengefasst werden, welche Werte gewinnen und was herauskommt. Nehmen Sie danach dieselben Zählungen vor, um Vorher und Nachher zu vergleichen.
Dokumentieren Sie jeden Merge
Speichern Sie für jedes Merge die Originaldatensätze, die Gewinnerwerte, das Endergebnis und einen Link zum gemergten Datensatz im CRM. So können Sie "Wo ist diese Telefonnummer hin?" in einer Minute beantworten.
In vielen CRMs kann eine Zusammenführung nicht vollständig rückgängig gemacht werden. Ein Zusammenführungsprotokoll mit den Originalwerten ermöglicht es Ihnen, einen Datensatz wiederherzustellen, falls sich die Zusammenführung als falsch erweist.
Übergeben Sie den vollständigen Datensatz am Ende des Projekts. Er zeigt dem Kunden, was sich geändert hat, und schützt Sie, wenn später jemand nach einer Zusammenführung fragt.
Ergebnisse berichten, die der Kunde verwenden kann
Ein guter Bericht zeigt dem Kunden, was sich änderte und was jetzt zu tun ist. Ich würde einschließen:
- Duplikatgruppen zusammengeführt und Datensätze entfernt pro Objekt.
- Sets zur Überprüfung durch den Kunden und warum jeder eine Person braucht.
- Sätze, die Sie überprüft und abgelehnt haben, weil es separate Datensätze sind.
- Die Quellen, die Duplikate erzeugen, mit Beispielen von jeder.
- Was Sie danach empfehlen, etwa eine Formular-Korrektur oder wiederkehrende Überprüfung.
Über alle Tools jedes Kunden arbeiten
Jeder Client bringt einen anderen Stack: Web-Formulare, Anreicherungs- und Prospecting-Tools, Tabellenkalkulationen und manchmal ein zweites CRM. Sie können nicht in jedem deduplizieren. Ein Anreicherungstool kann zum Beispiel normalerweise auf seiner Seite nicht bereinigt werden, und seine Daten gehen ohnehin ins CRM.
Bereinigen Sie Daten vor dem Import: Tabellenkalkulationen vor dem Import und alte Systeme vor Migrationen. Bereinigen Sie dann im CRM für alles Übrige. Bei bidirektionaler Synchronisation zweier CRMs existiert das Duplikat auf beiden Seiten und muss daher in beiden zusammengeführt werden.
Notieren Sie in der ersten Woche jedes Tool, das Records für diesen Client erstellt. Das erklärt, warum Duplikate immer wiederkehren, und macht aus Ihrem Bericht einen Plan.
Automatisieren Sie für Ihre Bestandskunden, wovon Sie sicher sind
Sobald das Backlog sauber ist und der Client Ihren Kriterien vertraut, legen Sie die Muster, bei denen Sie sich am sichersten sind, zum automatischen Mergen fest. Datensätze, bei denen drei oder vier starke Felder wie Name, E-Mail und Unternehmen übereinstimmen, sind gute Kandidaten.
Neue Duplikate automatisch zusammenzuführen verhindert, dass sie sich zwischen Ihren Überprüfungen ausbreiten. Grenzfälle gehen weiterhin zur Überprüfung, auf Ihrer oder Kundenseite.
Senden Sie regelmäßig einen Kurzbericht, bei den meisten monatlich. Konstante Zahlen dokumentieren die Arbeit über die erste Bereinigung hinaus.
Wie Dedupely Ihnen hilft, jedes Kundenmerge zu dokumentieren
Das Verbinden mit Dedupely ändert keine Daten. Sie sehen jede Zusammenführung vor dem Start. Merge History speichert Original, Werte und Ergebnis. Exportierbar als CSV. Merges können nicht rückgängig gemacht werden.
Wenn Sie regelmäßig mit Kunden arbeiten, gibt es zwei Programme:
| Partnerprogramm | Partnerprogramm | |
|---|---|---|
| Wie es konfiguriert wird | Ihr Konto ist das Dach. Jeder Kunde sitzt darunter, getrennt und unabhängig von den anderen. | Ihr Kunde kauft sein eigenes Abonnement über Ihren Affiliate-Link. |
| Wer das Projekt leitet | Sie mit vollständiger Kontrolle über Deduplication und Konto. Sie können Clients als Admins oder Benutzer hinzufügen. | Ihr Kunde, unterstützt von Dedupleуs Customer-Success-Team. |
| Was Sie verdienen | Sie berechnen den Kunden, was Sie möchten, und bekommen 15% Rabatt auf Ihren Tarif. Dieser wird durch die Gesamtzahl Datensätze in allen Kundenkonten und deren CRMs bestimmt. | 15 % Provision auf alle Abos, die über Ihren Link gekauft werden, solange diese aktiv sind. |
| Wer unterstützt wen | Dedupely kümmert sich um Sie, Sie kümmern sich um Ihre Kunden. | Das Customer Success Team von Dedupely kümmert sich um Sie. |
Führen Sie Ihre nächste Kundenbereinigung mit einer Aufzeichnung jedes Merges durch
Vereinbarung schriftlich festhalten vor dem Mergen
Ob wiederkehrend oder einmalig: Ein Kunden-Cleanup braucht Nachweis. Schriftlich vereinbarte Kriterien erklären, warum Datensätze gemergt wurden. Vorher-Zahlen neben den Nachher-Zahlen zeigen, was sich änderte.
Eine Aufzeichnung jedes Merges mit den ursprünglichen Werten hält die Arbeit zusammen. Sie beantwortet Fragen lange nach Projektende und ist das, was der Kunde behält, wenn Sie die Arbeit übergeben.
Häufige Fragen
Wie weisen Sie einem Client den Wert einer CRM-Bereinigung nach?
Zeigen Sie Vorher und Nachher mit gleichen Zahlen: Einträge pro Objekt, gefundene und zusammengeführte Duplikat-Sets. Einigen Sie sich schriftlich auf Kriterien, führen Sie den Kunden durch Beispiel-Merges und dokumentieren Sie jeden Merge mit Original- und Gewinnerwerten. Berichten Sie dann, was zur Überprüfung steht und warum.
Was sollte ein Deduplizierungsbericht der CRM enthalten?
Er sollte zusammengeführte Duplikat-Sets und entfernte Datensätze pro Objekt umfassen, zur Überprüfung anstehende Sets und deren Gründe, sowie abgelehnte Sets als separate Datensätze. Geben Sie die Quellen an, die weiterhin Duplikate erzeugen, mit Beispielen, und Ihre empfohlenen nächsten Schritte. Wiederholen Sie die gleichen Zahlen in jedem Bericht, damit der Kunde sie vergleichen kann.
Wie deduplizieren Sie das CRM eines Kunden, ohne Daten zu verlieren?
Einigen Sie sich mit dem Kunden, welcher Datensatz überlebt und welche Werte gewinnen, schauen Sie sich eine Stichprobe zusammen an. Exportieren Sie die Datensätze vor dem Mergen und führen Sie ein Protokoll jedes Merge mit seinen Originalwerten. Viele CRMs können ein Merge nicht vollständig rückgängig machen. Dieses Protokoll ist Ihre Wiederherstellung.
Welcher CRM-Deduplizierungsansatz funktioniert über mehrere Sales- und Marketing-Tools hinweg?
Bereinigen Sie Daten, bevor sie ins CRM gelangen, etwa Tabellen vor dem Import. Für Tools, die Sie nicht auf ihrer Seite bereinigen können, wie Anreicherungstools, bereinigen Sie im CRM. Wenn zwei CRMs in beide Richtungen synchronisieren, mergen Sie in beiden Systemen gleichzeitig.
Wie definieren Sie mit Kunden, was als Duplikat zählt?
Teilen Sie Beispiele wahrscheinlicher Duplikatgruppen für jede Kriteriengruppe, einschließlich Grenzfälle. Fragen Sie den Kunden, welche Gruppen zusammengeführt und welche abgelehnt werden sollen, passen Sie die Kriterien an. Legen Sie fest, welche Werte gewinnen und welche Gruppen immer zur Überprüfung gehen, und holen Sie sich eine Genehmigung von einer entscheidenden Person.
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