TL;DR
- Sehen Sie sich ein übernommenes CRM an, bevor Sie etwas zusammenführen, löschen oder ändern.
- Wenn Sie jedes Tool auflisten, das ins CRM schreibt, zeigt sich, woher Dubletten kommen.
- Fragen Sie jedes Team, was ein Duplikat für es bedeutet, da die Definitionen auseinandergehen.
- Frühere Zusammenführungen, Skripte und Verantwortliche erklären vieles von dem, was falsch aussieht.
- Dedupely zeigt, wie viele Duplikate ein übernommenes CRM enthält, ohne Daten zu verändern.
Sie haben gerade ein CRM übernommen. Vielleicht sind Sie neuer Admin, Vertriebsleiter oder die erste RevOps-Stelle. In Ihrer ersten Woche finden Sie dasselbe Unternehmen dreimal, Kontakte ohne Verantwortlichen und Berichte, denen niemand vertraut.
Der Drang, sofort loszulegen, ist groß. Doch jeder Datensatz, den Sie in der ersten Woche zusammenführen oder löschen, ist eine Entscheidung ohne Kontext, und viele Zusammenführungen lassen sich nicht rückgängig machen. Wer das CRM aufgebaut hat, hat Entscheidungen getroffen, die Sie noch nicht sehen.
In diesem Beitrag sehen Sie, was Sie prüfen sollten, bevor Sie etwas anfassen. Dazu gehören Quellen, die Definition einer Dublette in Ihrem Team, frühere Bereinigungen und Inhaber. Außerdem zeigen wir, wie Sie diese Erkenntnisse in einen ersten, sicheren Schritt umsetzen.
Warum Sie vor dem Beheben hinschauen sollten
Beginnen Sie eine Bestandsaufnahme mit Quelle, Objekt, Identifikationsfeld, Verantwortlichem und letztem Importdatum. Vergleichen Sie zum Beispiel Kontakte aus einem Event-Import mit dem bestehenden Kundensegment, bevor Sie eines von beiden ändern. So erhält die erste Bereinigung einen klar definierten Umfang.
Ein unordentliches CRM wirkt wie ein einziges Problem. Meist sind es mehrere, jeweils mit eigener Ursache, eigenem Verantwortlichen und eigener Historie.
Manches, was falsch aussieht, ist absichtlich so. Zwei Datensätze zu einer Firma können zwei Niederlassungen sein, die unterschiedliche Vertriebler betreuen. Ein Feld mit seltsamen Werten kann einen Bericht speisen, auf den jemand in der Finanzabteilung angewiesen ist.
Eine kurze Diagnose schützt auch Sie. Wenn jemand fragt, warum Sie seine Accounts zusammengeführt haben, haben Sie eine Antwort und wissen, wie das CRM aussah, bevor Sie es geändert haben.
Prüfen Sie, was ins CRM schreibt
Duplikate kehren immer wieder zurück, solange ihre Quellen laufen. Finden Sie vor der Bereinigung heraus, woher Datensätze stammen.
Integrationen und Synchronisierungen
Listen Sie alle verbundenen Apps auf: Marketing-Tools, Telefonanlagen, Helpdesks, Abrechnung, Datenanreicherung und andere CRMs. Notieren Sie, welche Datensätze anlegen und welche sie nur aktualisieren.
Formulare und Importe
Finden Sie die Formulare, die Kontakte anlegen, und die Listen, die importiert werden. Eventlisten und gekaufte Listen kommen oft ohne Abgleich mit dem bereits Vorhandenen an.
Migrationen und Übernahmen
Fragen Sie, ob das CRM jemals von einem anderen System migriert oder mit dem eines anderen Unternehmens zusammengeführt wurde. Datensätze aus solchen Vorgängen haben oft ein gemeinsames Erstellungsdatum oder einen Importstapel, was beim Auffinden hilft.
Unser Beitrag zu Deduplizierung bei Importen, Migrationen und Synchronisierungen erklärt, wie jede Quelle Duplikate erzeugt.
Prüfen Sie, wie Ihr Team ein Duplikat definiert
Was als Duplikat gilt, hängt vom Einzelfall ab. Was ein Team als Duplikat sieht, sieht ein anderes vielleicht nicht, und Sie sind gerade in ein Unternehmen mit eigener Antwort eingestiegen.
Fragen Sie Vertrieb, Marketing und Support getrennt. Der Vertrieb möchte womöglich einen Datensatz pro Unternehmen, einschließlich Niederlassungen, während das Marketing jede E-Mail-Adresse als eigenen Kontakt führen will. Dem Support ist vielleicht am wichtigsten, eine Person pro Postfach zu haben.
Halten Sie die Antworten für jedes Objekt fest: Kontakte, Unternehmen, Leads und Deals. Wo Teams uneinig sind, ist das eine Entscheidung, die vor jeder Zusammenführung fällt, und oft das nützlichste Ergebnis Ihrer ersten Woche.
Prüfen Sie, was frühere Bereinigungen bewirkt haben
Zusammenführungen und ihre Regeln
Finden Sie heraus, ob jemand früher Datensätze zusammengeführt hat, mit welchem Tool und mit welchen Regeln dafür, welcher Wert gewinnt. Eine frühere Zusammenführung kann erklären, warum manche Datensätze seltsame Verantwortliche oder fehlende Historie haben.
Skripte und Automatisierungen
Suchen Sie nach Workflows, Skripten oder geplanten Jobs, die Datensätze bearbeiten, zusammenführen oder löschen. Ein noch laufender kann Ihre Arbeit rückgängig machen oder neue Probleme verursachen.
Entspricht einer bereits abgelehnten Person
Wenn ein früherer Administrator entschieden hat, dass zwei Datensätze keine Duplikate sind, gilt diese Entscheidung vielleicht noch. Fragen Sie nach, bevor Sie Datensätze zusammenführen, die jemand bewusst getrennt gehalten hat.
Prüfen, wer was verantwortet
Zuständigkeiten sind häufig der Ausgangspunkt für Streitfälle bei Dubletten, denn eine Zusammenführung entscheidet, welcher Vertriebsmitarbeiter den Kunden behält. Prüfen Sie vor dem Zusammenführen:
- Ausgeschiedene Verantwortliche: Datensätze, die noch ehemaligen Mitarbeitenden gehören.
- Platzhalter-Inhaber: Integrationsbenutzer oder gemeinsam genutzte Benutzer, denen Tausende Datensätze gehören.
- Geteilte Zuständigkeit: dasselbe Unternehmen, von zwei Vertriebsmitarbeitern unter zwei Datensätzen geführt.
Unser Beitrag zu Duplikat-Datensätze aus der Sicht einer Vertriebsleitung erklärt, warum Streitigkeiten um Zuständigkeiten hier beginnen.
Prüfen Sie, was von den Datensätzen abhängt
Beim Zusammenführen können sich Datensatz-IDs und Feldwerte ändern. Listen Sie vor jeder Änderung auf, was davon abhängt: Berichte der Geschäftsleitung, Workflows, Sequenzen und Integrationen, die Datensatz-IDs speichern.
Diese Liste zeigt, welche Zusammenführungen besondere Sorgfalt brauchen und wen Sie vorher informieren sollten. Sichern Sie die Datensätze, die Sie zusammenführen möchten, wie unter beschrieben in wie Sie Ihr CRM vor einer großen Zusammenführung sichern.
| Prüfen | Worauf Sie achten sollten | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Was schreibt in das CRM | Integrationen, Formulare, Importe, frühere Migrationen | Zeigt, woher Duplikate stammen und welche wiederkehren |
| Wie das Team eine Dublette definiert | Die Antwort jedes Teams, pro Objekt | Verhindert das Zusammenführen von Datensätzen, die jemand getrennt braucht |
| Frühere Bereinigungen | Zusammenführungen, Regeln, Skripte, abgelehnte Treffer | Erklärt ungewöhnliche Daten und vermeidet Wiederholungsfehler |
| Verantwortliche | Ehemalige Mitarbeitende, Platzhalter-Ansprechpartner, geteilte Zuständigkeit | Eine Zusammenführung entscheidet, wer den Kunden behält |
| Was an Datensätzen hängt | Berichte, Workflows, Integrationen, die IDs speichern | Zeigt, welche Zusammenführungen besondere Sorgfalt brauchen |
| Wie viele Dubletten | Zählungen nach Objekt und nach Quelle | Bemisst den Aufwand und legt eine Ausgangsbasis fest |
Messen Sie, wie viele Duplikate es gibt
Sobald Sie die Quellen und die Definition kennen, zählen Sie. Messen Sie jedes Objekt für sich und halten Sie fest, woher die Dubletten stammen. Unser Beitrag zu so finden Sie heraus, wie viele Duplikate Ihr CRM enthält erläutert das Schritt für Schritt.
Diese Zahl ist Ihr Ausgangswert. Sie zeigt der Geschäftsführung die Größe des Problems und später, wie stark die Bereinigung es verändert hat.
Gehen Sie dann einen ersten, sicheren Schritt
Ist die Analyse abgeschlossen, beginnen Sie mit den eindeutigen Duplikaten: exakte Treffer im Feld, das jeden Datensatz eindeutig macht, etwa E-Mail oder Domain. Hier ist der Fehler am unwahrscheinlichsten, und Ihr Team sieht, dass die Bereinigung sorgfältig erfolgt.
Geben Sie unklare Treffer zur Prüfung frei und lehnen Sie einen Treffer nur ab, wenn Sie sicher sind, dass es keine Dublette ist. Unser Beitrag zu wo man mit der CRM-Duplikatsbereinigung beginnt erklärt die erste Zusammenführung genauer.
Wenn Ihr geerbtes CRM Salesforce ist, unser Beitrag dazu, wie Sie eine übernommene Salesforce-Organisation bereinigen behandelt diese Seite.
Wie Dedupely bei der Analyse eines übernommenen CRM hilft
Die Verbindung Ihres CRM mit Dedupely führt nie zu Zusammenführungen, Änderungen oder Löschungen, sodass Sie erst prüfen können, bevor Sie etwas anfassen. Voreingestellte Duplicate Searches sind beim ersten Login bereit. Jede Suche zeigt die Anzahl der Treffer und die Anzahl der darin enthaltenen Datensätze.
Verstehen Sie das CRM, bevor Sie es ändern
Ein übernommenes CRM trägt die Entscheidungen aller, die es vorher genutzt haben. Ein Teil des Durcheinanders ist versehentlich, ein Teil mit Absicht, und von außen sehen sie gleich aus.
Quellen, Definitionen, frühere Bereinigungen und Verantwortliche verwandeln ein unübersichtliches Durcheinander in eine Liste von Entscheidungen. Dann ist die erste Zusammenführung eine, die Sie erklären können.
Häufige Fragen
Was sollten Sie bei einem übernommenen CRM zuerst prüfen?
Beginnen Sie damit, was in den Datensatz schreibt: Integrationen, Formulare, Importe und frühere Migrationen. Fragen Sie dann jedes Team, wie es ein Duplikat definiert, prüfen Sie, was frühere Bereinigungen und Skripte bewirkt haben, und kontrollieren Sie die Datensatz-Owner. Erst danach messen Sie die Duplikate und planen die erste Zusammenführung, beginnend mit den offensichtlichen Fällen.
Wie dokumentieren Sie ein übernommenes CRM?
Führen Sie ein kurzes Dokument mit den Quellen des CRM, der Definition von Dublette in jedem Team und früheren Bereinigungen. Ergänzen Sie Verantwortlichkeitsfragen, Dublettenanzahl je Objekt und was von den Datensätzen abhängt, etwa Berichte. So entsteht die Dokumentation, die auch der nächste Verantwortliche braucht.
Sollten Sie ein übernommenes CRM sofort bereinigen?
Nicht ohne kurze Diagnose. Manches, was falsch aussieht, ist absichtlich so eingerichtet, etwa getrennte Datensätze für Niederlassungen, und viele Zusammenführungen lassen sich nicht rückgängig machen. Verbringen Sie die ersten Tage damit, Quellen, Definitionen und Verantwortliche zu verstehen, und beginnen Sie dann mit exakten Treffern, deren Sie sich sicher sind.
Wie finden Sie heraus, wie unordentlich Ihr CRM ist?
Messen Sie Dubletten für jedes Objekt einzeln, beginnend mit exakten E-Mail-Übereinstimmungen bei Kontakten und Domain-Übereinstimmungen bei Unternehmen. Notieren Sie, aus welcher Quelle jeder Satz stammt. Prüfen Sie außerdem Eigentümer, Datensätze, denen das identifizierende Feld fehlt, und welche Berichte die Geschäftsleitung nutzt.
Mit wem sollte ich sprechen, wenn ich ein CRM übernehme?
Sprechen Sie getrennt mit Vertrieb, Marketing und Support, da jedes Team ein Duplikat anders definiert. Wenn möglich, sprechen Sie auch mit dem früheren Admin oder wer frühere Bereinigungen durchgeführt hat. Finanzen oder Führungskräfte sagen Ihnen, auf welche Berichte sie sich verlassen, bevor Sie etwas ändern.
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