TL;DR
- Firmen betreiben mehrere CRMs nach einer Übernahme oder für getrennte Teams, Regionen oder Kunden.
- Jedes CRM kann eigene Duplikate sammeln, und ein Kunde kann in mehreren CRMs existieren.
- Ein Kunde in zwei CRMs zählt nur dann als Duplikat, wenn Ihr Team das so festlegt.
- Wer festlegt, wofür jedes CRM da ist, sieht, welche Überschneidungen zwischen Systemen zu erwarten sind.
- Dedupely bereinigt jedes verbundene CRM in seinem eigenen Workspace und synchronisierte HubSpot–Salesforce-Datensätze in beiden CRMs.
Viele Firmen nutzen mehr als ein CRM. Eines kam mit einer Übernahme, der Support arbeitet in einem anderen System als der Vertrieb, oder jede Region hat ihr eigenes gewählt. Agenturen und Berater arbeiten fast bei jedem Kunden in einem anderen CRM.
Jedes dieser CRMs kann eigene Duplikate sammeln. Zudem kann derselbe Kunde in zwei oder drei Systemen gleichzeitig existieren, mit unterschiedlichen Ownern und Daten. Ob das ein Problem ist, hängt davon ab, wofür jedes System da ist.
In diesem Beitrag sehen Sie die zwei Arten von Duplikaten, die mehrere CRMs mit sich bringen, und wie Sie jede behandeln. Außerdem sehen Sie, wann eine Überschneidung als Duplikat gilt. Er richtet sich an das Team, das die CRMs betreibt, und an den Berater, der sie bereinigt.
Warum Unternehmen mehr als ein CRM haben
Wenige Teams planen, mehrere CRMs zu betreiben. Es passiert meist Entscheidung für Entscheidung, und jede Situation bringt ihre eigene Art von Überschneidung.
| Situation | Wo Überschneidungen auftauchen | Was zuerst zu entscheiden ist |
|---|---|---|
| Nach einer Übernahme | Gemeinsame Kunden existieren in den CRMs beider Firmen, oft mit verschiedenen Ownern | Ob Sie beide Systeme behalten oder in eines überführen |
| Getrennte Teams, etwa Vertrieb und Support | Derselbe Kunde ist in beiden Systemen ein Kontakt | Welches System welche Felder verantwortet und ob die Systeme synchronisieren |
| Regionen oder Geschäftsbereiche | Globale Kunden erscheinen einmal pro Region | Ob ein Kunde, den zwei Regionen betreuen, ein Datensatz ist oder zwei |
| Agenturen und Berater | Das CRM jedes Kunden hat eigene Duplikate | Die Duplikat-Definition jedes Kunden |
Zwei Arten von Duplikaten: in jedem CRM und zwischen ihnen
Wenn Sie mehrere CRMs betreiben, gibt es zwei Arten von Duplikaten. Jede braucht eine andere Entscheidung.
Duplikate innerhalb jedes CRM
Jedes CRM kann Duplikate sammeln aus seinen eigenen Formularen, Importen und Integrationen. Zwei Systeme bedeuten zwei Sätze Duplikate, mit zwei Sätzen Quellen.
Das sind dieselben Duplikate, mit denen jedes Team mit einem CRM zu tun hat, und die ersten, die Sie beheben. Führen Sie jede Seite für sich zusammen, dann vergleichen Sie später einen Datensatz mit einem.
Derselbe Kunde in mehreren CRMs
Die zweite Art gibt es nur, weil mehr als ein System existiert. Ein Kunde kann gleichzeitig Kontakt im Vertriebs-CRM und im Support-CRM sein.
Ob das ein Duplikat ist, ist Einzelfallsache. Für ein Team, das Vertrieb und Support bewusst trennt, sind zwei Datensätze normal. Für ein Team, das über beide Systeme gemeinsam berichtet, bläht derselbe doppelt gezählte Kunde jede Zahl auf.
Legen Sie fest, wofür jedes System da ist
Ob eine Überschneidung ein Duplikat ist, hängt von der Aufgabe jedes CRM ab. Beantworten Sie diese Fragen, bevor Sie systemübergreifend abgleichen:
- Wofür jedes CRM da ist: verkaufen, Kunden betreuen, eine Region oder einen Kunden bedienen.
- Welches System maßgeblich ist für jedes Objekt oder für Felder wie Owner oder Lifecycle-Phase.
- Welches Feld Datensätze verknüpft über Systeme hinweg, etwa E-Mail oder Domain, und ob jedes System es ausfüllt.
- Welche Überschneidungen zu erwarten sind, etwa ein Kunde im Vertriebs- und im Support-CRM.
Hat jedes System eine klare Aufgabe, sortieren sich die Überschneidungen von selbst in zwei Gruppen. Erwartete bleiben, wie sie sind. Der Rest sind Duplikate zum Bereinigen oder ein Zeichen, dass zwei Systeme dieselbe Aufgabe erledigen.
Wann eine Überschneidung als Duplikat gilt
Einige Anzeichen sprechen dafür, dass derselbe Kunde in zwei Systemen ein Problem ist:
- Zwei Teams arbeiten am selben Kunden, ohne voneinander zu wissen.
- Berichte, die beide Systeme kombinieren, zählen den Kunden doppelt.
- Owner, Einwilligung oder Kontaktdaten weichen ab, und niemand weiß, was stimmt.
- Beide Systeme halten dieselbe Art von Datensatz, etwa zwei Vertriebsdatensätze für einen Account.
Trifft nichts davon zu, ist die Überschneidung vielleicht genau das, was Ihr Setup vorsieht. Ein Support- und ein Vertriebsdatensatz für einen Kunden können jahrelang nebeneinander bestehen.
Zuerst innerhalb jedes CRMs bereinigen
Bevor Sie etwas abgleichen, verstehen Sie, was in jedem CRM einen Datensatz zum Duplikat macht und wo sich Datensätze überschneiden. Zwei CRMs einer Firma können dieselben Felder sehr unterschiedlich nutzen.
Ein Supportsystem führt vielleicht einen Kontakt pro Postfach, auch für geteilte wie support@. Ein Vertriebs-CRM führt vielleicht einen Kontakt pro Person. Derselbe Abgleich lieferte in beiden sehr unterschiedliche Ergebnisse.
Beginnen Sie mit exakten Treffern auf dem Feld, das jeden Datensatz identifiziert, etwa E-Mail bei Kontakten oder Domain bei Firmen. Gehen Sie dann zu lockereren Kriterien über, etwa Name und Firma. Wenn Sie sicher sind, dass zwei Datensätze keine Duplikate sind, lehnen Sie den Treffer ab, damit er in späteren Suchen nicht wiederkommt.
Wenn zwei CRMs miteinander synchronisieren
Eine Synchronisierung ändert die Lage, denn ein Merge in einem System muss in beiden Sinn ergeben. Bei einer HubSpot–Salesforce-Synchronisierung bricht ein Merge auf nur einer Seite die Verknüpfung zwischen den Datensätzen. Unser Beitrag über Duplikate bei aktiver HubSpot–Salesforce-Integration zusammenführen erklärt, wie Sie damit umgehen.
Wenn Sie Berater sind: Halten Sie jedes CRM für sich
Berater und Agenturen arbeiten oft in mehreren CRMs gleichzeitig, eines pro Kunde oder mehrere für einen Kunden. Jedes braucht seine eigene Duplikatdefinition.
Die Definition pro CRM abstimmen
Was ein Kunde als Duplikat sieht, sieht ein anderer vielleicht nicht so. Ein Franchise-Kunde will vielleicht jeden Standort getrennt halten. Ein Softwarekunde will vielleicht alle Nutzer einer Firma unter einem Account.
Schreiben Sie für jeden Kunden die Definition auf, bevor Sie einen Abgleich bauen. Das erspart Nacharbeit, wenn die Ergebnisse zur Prüfung beim Kunden ankommen.
Kundendaten getrennt halten
Kombinieren Sie nie Daten verschiedener Kunden, um Duplikate zu finden, auch wenn dieselben Firmen bei beiden auftauchen. Das CRM jedes Kunden ist ein eigener Datenbestand mit eigenen Ownern und eigenen Regeln.
Bei einem Kunden mit mehreren CRMs bereinigen Sie zuerst jedes einzeln. Helfen Sie dann dem Kunden zu entscheiden, wofür jedes System da ist, damit die Überschneidungen, die er behält, bewusst gewählt sind.
Wie Dedupely mit Duplikaten umgeht, wenn Sie mehrere CRMs betreiben
Dedupely verbindet mehrere CRMs, jedes in seinem eigenen Workspace, in dem Sie Duplikatsuchen bauen und festlegen, welcher Wert gewinnt. Es führt nicht über CRMs hinweg zusammen, mit einer Ausnahme: Wenn HubSpot und Salesforce synchronisieren, führt Dedupely die Duplikate in beiden CRMs gleichzeitig zusammen.
Mehrere CRMs, für jedes eine klare Aufgabe
Wer mehr als ein CRM betreibt, vervielfacht die Stellen, an denen Duplikate entstehen. Dazu kommt eine zweite Frage: Ist derselbe Kunde in zwei Systemen überhaupt ein Problem? Die Antwort hängt davon ab, wofür jedes System da ist und wie Ihr Team darüber berichtet.
Hat jedes CRM eine klare Aufgabe, wirken erwartete Überschneidungen nicht mehr wie Fehler, und echte Duplikate fallen auf. Wer jedes System für sich bereinigt, beginnend mit den offensichtlichen Duplikaten, bekommt in jedem verlässliche Datensätze.
Häufige Fragen
Wie verwalten Sie Duplikate über mehrere CRMs hinweg?
Bereinigen Sie zuerst jedes CRM für sich, beginnend mit exakten Treffern bei E-Mail oder Domain. Entscheiden Sie dann, wofür jedes System da ist und welche Überschneidungen zu erwarten sind. Ein Kunde in einem Vertriebs- und einem Support-CRM kann in Ordnung sein, der Rest sind Duplikate zum Bereinigen.
Ist ein Kunde in zwei CRMs ein Duplikat?
Das hängt davon ab, wie Ihr Team die Systeme nutzt. Führen Vertrieb und Support bewusst getrennte CRMs, sind zwei Datensätze für einen Kunden zu erwarten. Arbeiten zwei Teams am selben Kunden, ohne voneinander zu wissen, oder zählen kombinierte Berichte ihn doppelt, ist die Überschneidung ein Problem.
Welches CRM sollte die maßgebliche Quelle sein?
Das des Teams, dem die betreffenden Daten gehören, und das kann je nach Objekt oder Feld verschieden sein. Der Vertrieb verantwortet vielleicht Deal-Phasen und Account-Owner, der Support die Ticket-Historie. Legen Sie das pro Feld fest, bevor Sie etwas zusammenführen oder synchronisieren, damit jedes System weiß, woher jeder Wert kommt.
Sollten Vertrieb und Support getrennte CRMs nutzen?
Das ist eine geschäftliche Entscheidung, und beide Varianten funktionieren. Getrennte Systeme bedeuten, dass ein Kunde in beiden existieren kann, was in Ordnung ist, solange jedes System eine klare Aufgabe hat. Wichtig ist, sich zu einigen, welche Felder Datensätze verknüpfen und welches System gemeinsame Felder wie Owner oder E-Mail verantwortet.
Lassen sich die CRMs mehrerer Kunden gleichzeitig deduplizieren?
Sie können an mehreren arbeiten, aber das CRM jedes Kunden sollte für sich bereinigt werden, mit einer eigenen Definition von Duplikat. Was ein Kunde als Duplikat sieht, sieht ein anderer vielleicht nicht so. Kombinieren Sie nie Daten verschiedener Kunden, selbst wenn dieselben Firmen in beiden vorkommen.
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