TL;DR
- Eine Migration überträgt Legacy-Daten aus einer oder mehreren Quellen in ein neues, weitgehend leeres CRM.
- Quellen können CRMs, Spreadsheets oder beides sein, und jede bringt ihre eigenen Duplikate mit.
- Wählen Sie vor dem ersten Import das Feld aus, das jeden Datensatz eindeutig identifiziert, z.B. E-Mail oder Domain.
- Wenn nach der Aktivierung neue Duplikate erscheinen, führen Sie sie automatisch zusammen, wenn sie eintreffen.
- Dedupely bereinigt jede Quelle, von CRMs bis zu Tabellen, vor, während und nach der Migration.
Eine CRM-Migration bringt Datensätze aus Systemen, die sich gegenseitig nie überprüft haben, in eine Datenbank. Duplikate in jeder Quelle werden ebenfalls migriert, und neue entstehen überall dort, wo der gleiche Kunde auf beiden Seiten vorhanden ist. Die sicherste Reihenfolge ist: Bereinigen Sie zunächst jede Quelle, einigen Sie sich auf das Feld, das jeden Datensatz identifiziert, und überprüfen Sie erneut, sobald die Daten eingehen. Wenn Sie bereits migriert haben und das neue CRM voller Duplikate ist, können Sie es immer noch mit ein paar zusätzlichen Vorsichtsmaßnahmen beheben. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Migrationen Duplikate erzeugen, was in jeder Phase zu tun ist, und wie Sie zwei CRMs nach einer Übernahme zusammenführen.
Warum CRM-Migrationen Duplikate erzeugen
Jede Migration ist anders, aber einige Situationen kommen in den meisten vor, die ich gesehen habe:
- Zwei Systeme ohne gegenseitige Abstimmung: ein Kunde in altem und neuem CRM wird zweimal erfasst, einmal von jeder Seite.
- Unterschiedliche IDs: Jedes System hat eigene Datensatz-IDs. Die alte ID ist für das neue CRM bedeutungslos. Ohne gemeinsamen Schlüssel kann der Import nicht sehen, dass zwei Datensätze zu einem Kunden gehören.
- Feldzuordnung: Eine E-Mail in einem Sekundärfeld, eine Telefonnummer in einem anderen Format oder ein geteilter Unternehmensname stoppen den Abgleich, sobald sie zugeordnet werden.
- Importe ohne Identifikationsfeld: Zeilen ohne E-Mail, Domain oder ID führen normalerweise zu neuen Datensätzen statt zur Aktualisierung bestehender.
- Duplikate bereits in der Quelle: was das alte CRM enthielt, erbt das neue.
Die integrierte Deduplizierung verhält sich bei Bulk-Importen unterschiedlich. In einer CRM zeigen Deduplizierungsregeln keinen Alert bei Importen und API-Lasten. Übereinstimmende Zeilen werden nicht gespeichert. Prüfen Sie daher nach jedem Importvorgang, was abgelehnt wurde. In einer anderen CRM werden Import-Zeilen ohne E-Mail, Domain oder Record ID zu neuen Datensätzen. Unternehmen, die durch die API erstellt werden, werden nicht nach Domain überprüft.
Ab Oktober 2026 von Salesforce-Hilfe: Duplicate-Regeln und HubSpot's Knowledge Base: Deduplizierung von Datensätzen.
Bereinigen Sie Ihre Daten, bevor Sie sie verschieben
Im alten System ist das Bereinigen einfacher als im neuen. Nichts im neuen CRM hängt von diesen Datensätzen ab, und keine Workflows, Sequenzen oder Berichte laufen auf ihnen.
Jede Quelle zuerst einzeln deduplizieren
Bereinigen Sie zuerst jedes System einzeln, bevor Sie sie vergleichen. Erscheint ein Kunde dreimal im alten CRM und zweimal im neuen, mergen Sie jede Seite zuerst. Dann vergleichen Sie Record gegen Record.
Gleichen Sie dann die beiden Systeme miteinander ab.
Exportieren Sie beide Systeme und gleichen Sie sie in den Feldern ab, denen Sie am meisten vertrauen. E-Mail für Personen und Website-Domain für Unternehmen sind übliche Ausgangspunkte. Telefon, Name mit Unternehmen und Adresse helfen, wenn diese fehlen.
Mergen Sie zuerst die sichersten Treffer. Überprüfen Sie Ähnliche wie denselben Namen beim selben Unternehmen mit anderer E-Mail, bevor Sie entscheiden.
29% der Teams verließen sich vor Importen auf manuelle Merges oder das Bereinigen von Tabellen.
Entscheiden Sie, welcher Wert übernommen wird
Wenn derselbe Kunde in beiden Systemen vorhanden ist, enthält jeder Datensatz einen Teil der Wahrheit. Entscheiden Sie pro Feld, welcher gewinnt: der neueste Wert, der vollständigste oder der aus dem System, dem Sie dort vertrauen.
Owner, Lifecycle-Phase und E-Mail-Abmeldung verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ein falscher Owner führt zu Provisionsstreitigkeiten, und eine übersehene Abmeldung bedeutet, jemanden zu kontaktieren, der Ruhe gebeten hat.
Lassen Sie hinter sich, was Sie nicht brauchen
Test-Datensätze, abgelehnte Kontakte und Unternehmen ohne Aktivität seit Jahren müssen nicht verschoben werden. Jeder zurückgelassene Datensatz ist einer weniger zum Abgleichen. Behalten Sie einen Archiv-Export, falls Sie diese später brauchen.
Einigen Sie sich auf das Feld, das jeden Datensatz identifiziert
Einigen Sie sich vor dem ersten Import auf das Feld, das jeden Datensatz eindeutig identifiziert. Alle Importe, Integrationen und Formulare sollten dieses Feld nutzen.
| Objekt | Gemeinsames Feld | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Personen (HubSpot Kontakte, Salesforce Kontakte und Leads, Pipedrive Personen) | Gemeinsame Postfächer wie info@ oder sales@ sowie Personen mit privater und geschäftlicher E-Mail-Adresse | |
| Unternehmen (HubSpot Companies, Salesforce Accounts, Pipedrive Organizations) | Website-Domain | Länder-Domains für ein Unternehmen sowie Tochterunternehmen oder Niederlassungen, die eine Domain nutzen. |
| Deals und Opportunities | Die alte Datensatz-ID, in einem Feld gespeichert | Deals, die mit Personen oder Unternehmen verknüpft sind, die während der Bereinigung zusammengeführt wurden |
Übernehmen Sie die alte Datensatz-ID in ein Feld jedes migrierten Datensatzes. Sie haben damit einen Link zurück zur Quelle. So können zweite Importe Datensätze aktualisieren, statt neue zu erstellen.
Halten Sie Duplikate während des Umzugs heraus
Die meisten Duplikate bei einer Migration entstehen, weil derselbe Datensatz mehrmals ankommt. Diese Prinzipien helfen:
- Laden Sie zuerst einen Test-Batch, überprüfen Sie dann das neue CRM auf Duplikate, bevor Sie den Rest laden.
- Importieren Sie in dieser Reihenfolge: Unternehmen vor Kontakten, Kontakte vor Deals, damit jeder Datensatz auf einen bestehenden verlinkt.
- Führen Sie eine Liste der Formulare, Synchronisierungen und Integrationen, die während der Migration in das neue CRM schreiben.
- Führen Sie jeden Import auf dem Feld durch, auf das Sie sich geeinigt haben, damit ein zweiter Durchgang Datensätze aktualisiert.
- Vermeiden Sie bidirektionale Syncs zwischen altem und neuem CRM, solange Sie nicht entschieden haben, welche Seite jedes Feld besitzt.
Zwei CRMs nach einer Übernahme zusammenführen
Die Integration zweier Unternehmens-CRMs schafft Probleme, die eine einfache Migration nicht hat. Beide Seiten halten echte, aktive Datensätze für die gleichen Kunden, oft mit unterschiedlichen Besitzern und Historien.
- Legen Sie fest, welches System für jedes Objekt oder Feld verbindlich ist.
- Einigen Sie sich vor dem Merge auf die Verantwortung, auch darauf, welcher Rep einen Account behält, an dem beide Teams gearbeitet haben.
- Trennen Sie Regionalbüros und Tochter, wenn sie Namen oder Domain teilen. Breite Namensprüfungen können sie irrtümlich zusammenführen.
- Erfassen Sie die beiden Phasenreihen, Auswahllistenwerte und Benennungskonventionen, bevor Sie abgleichen.
Das sind genauso Geschäftsentscheidungen wie Datenentscheidungen. Holen Sie die Zustimmung von Vertriebsleitern zum Datenbesitz ein, bevor der erste Merge erfolgt.
Falls Sie bereits mit Duplikaten migriert haben
Teams finden Duplikate oft Wochen nach Go-Live. Die Daten lassen sich reparieren – aber das neue CRM ist live, sodass jede Zusammenführung laufende Arbeit berührt.
Entdecken Sie die Quellen neuer Duplikate
Suchen Sie nach einer noch laufenden Synchronisierung aus dem alten System, einem versehentlich wiederholten Import oder einem Formular, das das vereinbarte Feld überspringt. Diese Quellen zu kennen zeigt Ihnen, welche neuen Datensätze Sie überwachen müssen.
Sie können bereinigen, während alles weiterläuft. Führen Sie den Rückstand in Etappen zusammen und neue Duplikate automatisch.
Finden Sie sie nach ihrer Quelle
Migrierte Datensätze teilen normalerweise ein Erstellungsdatum oder einen Import-Batch. Die Suche nach der alten System-ID oder dem Import-Datum grenzt die Arbeit auf die wahrscheinlichsten Duplikate ein.
Überprüfen Sie, was von Datensatz-IDs abhängt
Merging kann Record-IDs ändern. In einem CRM erhält der zusammengeführte Datensatz eine neue ID. Im anderen behält der verbleibende Datensatz seine ID und die anderen gehen 15 Tage in den Papierkorb.
Alle Integrationen, Berichte oder Tabellen, die IDs speichern, müssen nach einer großen Zusammenführung aktualisiert werden.
Von HubSpots Knowledge Base, Oktober 2026: Datensätze zusammenführen, und Salesforce Help: Überlegungen beim Zusammenführen von Konten und Papierkorb.
Phasenweise zusammenführen
Beginnen Sie mit eindeutigen Duplikaten: gleiche E-Mail oder ID. Sichern Sie die Originalwerte, da viele CRMs Merges nicht rückgängig machen können.
Von HubSpots Knowledge Base, Oktober 2026: Datensätze zusammenführen, und zum Pipedrive Support Center: Duplikate zusammenführen.
So bereinigen Sie eine CRM-Migration mit Dedupely
Sie können Exporte beider Systeme als Tabellenkalkulationen mit passenden Überschriften in Dedupely hochladen, Duplikate zwischen ihnen finden und eine saubere Datei zum Importieren exportieren. Nach der Migration erstellen Sie Duplicate Searches im neuen CRM, legen fest, welche Werte gelten, und senden unklare Sets zur Überprüfung. Neue Duplikate können automatisch zusammengeführt werden, während Syncs und Formulare weiterlaufen (mehr in So planen Sie ein CRM-Deduplizierungsprojekt in 3 Phasen). Die So deduplizieren Sie vor und nach einer CRM-Migration führt durch jeden Schritt.
Planen Sie die Deduplizierung in der Migration ein
Migrationsduplikate stammen von jeder Quelle und von Kunden, die auf beiden Seiten existieren, daher verdient Deduplizierung ihre eigene Zeit im Plan. Saubere Quellen und ein vereinbartes Feld zur Identifizierung jedes Datensatzes erledigen den meisten der Arbeit vor dem ersten Import.
Wenn das neue CRM bereits Duplikate enthält, gelten die gleichen Grundsätze. Sie identifizieren sie nach ihrer Quelle, überprüfen die Abhängigkeiten von Datensatz-IDs und führen sie in Phasen zusammen, während die Quellen weiterlaufen.
Häufige Fragen
Warum entstehen durch eine CRM-Migration Duplikate?
Der Import erkennt nicht immer, dass zwei Datensätze derselbe Kunde sind. Alte und neue Systeme nutzen verschiedene IDs, Felder werden anders gemappt, und Zeilen ohne E-Mail oder Domain werden neue Datensätze. Duplikate und doppelt vorhandene Kunden kommen mit über.
Sollten Sie vor oder nach einer CRM-Migration deduplizieren?
Vorher und dann erneut nachher. Bereinigung im alten System ist sicherer, da neue CRM-Datensätze noch von nichts abhängen. Überprüfen Sie erneut nach dem ersten Testlauf und nach dem Go-Live. Dies erfasst Datensätze, die zweimal importiert oder durch Formulare und Syncs während der Umstellung erstellt wurden.
Wie führen Sie zwei CRMs zusammen, ohne Daten zu verlieren?
Entscheiden Sie, welches System die Quelle der Wahrheit ist. Gleichen Sie die Systeme auf E-Mail und Domain ab. Vereinbaren Sie, welcher Wert bei jedem Feld gewinnt. Sichern Sie die ursprünglichen Werte und alten Datensatz-IDs – viele Zusammenführungen lassen sich nicht rückgängig machen.
Mit welchem Feld identifizieren Sie Datensätze bei der CRM-Migration?
E-Mail für Personen und Website-Domain für Unternehmen sind die häufigsten Optionen. Übertragen Sie auch die Record ID des alten Systems in ein Feld für jeden migrierten Datensatz. Dies verknüpft jeden Datensatz mit seiner Quelle und ermöglicht einem zweiten Import, vorhandene Datensätze zu aktualisieren, statt neue zu erstellen.
Wie beheben Sie Duplikate nach einer CRM-Migration?
Finden Sie die Quelle: laufende Syncs oder wiederholte Importe. Räumen Sie auf, während sie laufen. Suchen nach Importdatum oder alter ID, sichere Treffer zuerst, fragliche überprüfen. Aktualisieren Sie alle Integrationen und Reports, die IDs speichern, da sich diese beim Zusammenführen ändern.
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