TL;DR
- Formulare, Enrichment-Apps, Importe und Syncs fügen Datensätze zu Ihrem CRM hinzu.
- Einige Tools wie Anreicherungs-Apps können auf ihrer Seite nicht dedupliziert werden. Daher erreichen Duplikate das CRM.
- Bereinigen Sie Tabellenkalkulationen vor dem Import und deduplizieren Sie dann das CRM, nachdem die Daten eingetroffen sind.
- In einer HubSpot-Salesforce-Synchronisierung bricht das Zusammenführen eines Datensatzes nur auf einer Seite die Verbindung.
- Dedupely bereinigt Tabellen und CRMs und führt synchronisierte HubSpot- und Salesforce-Datensätze in beiden gleichzeitig zusammen.
Datensätze kommen von überall: Importe, Migrationen, Anreicherungstools, Formulare, andere CRMs. Jede Quelle kann Duplikate bringen, jede bietet eine Chance, sie zu finden.
Einige Daten können Sie vor ihrer Ankunft bereinigen, andere nur im CRM. In diesem Beitrag sehen Sie, wo Sie welche Daten bereinigen und wie Sie Migrationen und bidirektionale Syncs handhaben.
Was ist Deduplizierung über verbundene Tools hinweg?
Deduplication über verbundene Tools ist das Finden und Zusammenführen von Duplikatdatensätzen, die Ihr CRM über Importe, Migrationen, Integrationen und synchronisierte Systeme erreichen. Es behält einen Datensatz pro Person oder Unternehmen, je nachdem welches Tool ihn erstellt hat.
Sie können nicht in allen Tools bereinigen.
Manche Tools lassen Sie Daten vor dem Transfer prüfen, manche nicht. Anreicherungstools sind ein Beispiel: Sie können dort nicht bereinigen, die Daten fließen ins CRM trotzdem.
Web-Formulare, Apps und Checkouts funktionieren oft gleich. Sie erstellen oder aktualisieren Datensätze im CRM, und das CRM ist der erste Ort, wo Sie das Ergebnis sehen.
Die sinnvolle Frage für jedes Tool ist also, wo Sie dessen Daten bereinigen können. Bevor sie ankommen, nachdem sie im CRM landen, oder beides.
Beginnen Sie mit einer Aufstellung aller Tools und Prozesse, die Datensätze erstellen oder aktualisieren. Berücksichtigen Sie die vergessenen wie einen Einmalimport, den ein Vertreter letztes Quartal durchführte, oder eine Integration, die jemand einrichtete und laufen ließ.
Wo Sie die einzelnen Datentypen bereinigen
| Wie Daten ankommen | Reinigen, bevor es eintritt? | Im CRM nachher bereinigt? |
|---|---|---|
| Spreadsheet-Importe | Ja. Überprüfen Sie die Datei intern und gegen die vorhandenen CRM-Daten. | Ja, um zu erfassen, was die Dateiprüfung verpasst. |
| CRM-Migrationen und Akquisitionen | Ja. Bereinigen Sie das Quellsystem vor der Migration. | Ja, sobald migrierte Datensätze neben den bereits vorhandenen Daten stehen. |
| Anreicherungstools | Nein. | Ja, nach regelmäßigem Zeitplan. |
| Webformulare und verbundene Apps | Selten. | Ja, nach regelmäßigem Zeitplan. |
| Bidirektionale CRM-Synchronisierung | Nein. Der Sync arbeitet bidirektional. | Ja, mit Zusammenführungen, die gleichzeitig in beiden CRMs stattfinden. |
Bereinigen Sie Spreadsheets, bevor Sie sie importieren
Ein Import ist einer der wenigen Momente, in denen alle neuen Daten in einer Datei zusammengefasst sind. Das macht ihn zum einfachsten Punkt zur Duplikat-Erkennung, bevor die Daten zu Besitzern, Sequenzen und Berichten gelangen.
Überprüfen Sie die Datei in zwei Richtungen. Suchen Sie zuerst nach Personen oder Unternehmen, die zweimal vorkommen. Suchen Sie dann nach Zeilen, die zu bestehenden Datensätzen passen.
Überprüfen Sie nach dem Import erneut das CRM. Eine Datei kann isoliert sauber sein und trotzdem Personen enthalten, die bereits mit einer anderen E-Mail-Adresse oder veränderten Schreibweise vorhanden sind.
Bereinigen Sie vor der Migration, dann überprüfen Sie erneut
Eine Migration verlagert Jahre von Datensätzen auf einmal. Hat das alte System Duplikate, sind sie sofort im neuen CRM, mit allen darauf aufgebauten Berichten und Workflows.
Bereinigen Sie das Quellsystem zuerst, damit Sie einen Datensatz pro Person oder Unternehmen verschieben. Überprüfen Sie dann nach dem Verschieben erneut. Wenn das neue CRM bereits Datensätze enthält, können migrierte Datensätze neben Ihren bestehenden Personen landen.
Wir behandeln die Gründe ausführlicher in warum vor jeder CRM-Migration Deduplizierung notwendig ist.
Akquisitionen und Datenbankzusammenführungen
Eine Akquisition führt zwei Datenbanken zusammen, und jede hat isoliert Sinn gemacht. Sobald sie in einem CRM zusammentreffen, kann derselbe Kunde zweimal erscheinen, mit zwei Besitzern und zwei Historien.
Hier entstehen häufig Provisionsfehler und doppelte Anrufe. Jeder von zwei Vertretern sieht einen Kunden, den er für seinen eigenen hält.
Behandeln Sie eine Akquisition wie eine Migration. Bereinigen Sie jede Datenbank vor dem Wechsel, entscheiden Sie dann gemeinsam, welcher Datensatz und welcher Eigentümer gewinnen, wenn beide Seiten denselben Kunden haben.
Im CRM aufräumen für Tools, die Sie nicht kontrollieren können
Anreicherungstools und Integrationen schreiben täglich Daten ins CRM. Eine einmalige Bereinigung reicht nicht aus.
Suchen Sie Muster in den Duplikaten. Notieren Sie, welche Quelle sie erstellt hat, wann und wer sie besitzt. Das zeigt, welche Tools regelmäßig überprüft werden müssen und welche eine einmalige Welle verursacht haben.
Manche Integrationen erzeugen einen Anstieg, wenn sich eine Einstellung ändert. Wenn Sie diese kontrollieren, beheben Sie sie und bereinigen Sie das Ergebnis.
Bei regelmäßigen Datenquellen kommt es auf Geschwindigkeit an. Finden und mergen Sie neue Duplikate bald nach ihrer Ankunft, bevor sie sich in Berichte, Sequenzen und Zuständigkeiten ausbreiten. Unser Beitrag zu Wiederkehrende Duplikate aus CRM-Integrationen geht tiefer darauf ein.
Duplikate verbreiten sich auch in andere Tools
Ein doppelter Datensatz geht an jedes verbundene Tool zweimal raus. Die E-Mail-Plattform versendet zwei Meldungen, und das Data Warehouse zählt einen Kunden als zwei.
Deshalb schützt regelmäßige CRM-Bereinigung mehr als nur das CRM selbst. Sie schützt auch die Tools, die von ihm lesen.
Bidirektionale Syncs zwischen CRMs
Wenn zwei CRMs synchronisiert werden, z. B. HubSpot und Salesforce, besteht auf beiden Seiten ein Duplikat. Ein Merge muss in beiden Systemen stattfinden. Das Zusammenführen auf nur einer Seite bricht meiner Erfahrung nach die Synchronisierung auf, sodass die beiden Datensätze nicht mehr verknüpft sind.
Deshalb ist Deduplizierung über bidirektionale Synchronisierung für die meisten Teams sehr manuell. Man führt auf einer Seite zusammen, repariert die andere von Hand, und einige Duplikate werden übersehen.
Überprüfen Sie zwei Dinge, bevor Sie synchronisierte Datensätze zusammenführen. Beide CRMs müssen bei jedem Merge dabei sein. Schließen Sie alle Matches aus, die die Synchronisierung unterbrechen könnten, und überprüfen Sie sie, bevor etwas zusammengeführt wird.
So bereinigt Dedupely Daten von Spreadsheets bis zu synchronisierten CRMs
In Dedupely können Sie unbegrenzte Tabellenkalkulationen vor dem Import bereinigen und Duplicate Searches erstellen, um das CRM nach dem Datenimport zu bereinigen. Wenn die Integration aktiv ist, können Sie Duplikate in HubSpot und Salesforce gleichzeitig zusammenführen. Falls HubSpot oder Salesforce nicht mit Dedupely verbunden ist, wird die Zusammenführung blockiert. Alle Übereinstimmungen, die die Synchronisierung unterbrechen könnten, werden automatisch ausgeschlossen und nicht zusammengeführt.
Finden Sie die Duplicates aus Ihren Importen und verbundenen Tools
Dokumentieren Sie Ihre Tools, dann bereinigen Sie den CRM auf beiden Seiten
Datensätze erreichen Ihr CRM auf vielen Wegen. Tabellen und Quellsysteme können vorher bereinigt werden, während Daten aus Anreicherungstools, Formularen und Integrationen erst nach dem Eintreffen im CRM bereinigt werden können.
Wenn Sie wissen, welche Tools Datensätze erzeugen und wo sie bereinigt werden, hat jede Quelle ihren Platz. Synchronisierte CRMs setzen eine Bedingung voraus: Ein Merge muss in beiden Systemen gleichzeitig erfolgen, sonst reißt die Verbindung ab.
Häufige Fragen
Wie deduplizieren Sie Daten über mehrere Vertriebs- und Marketing-Tools hinweg?
Bereinigen Sie Daten, bevor sie ins CRM gelangen, wo immer möglich, und bereinigen Sie sie im CRM selbst, wo dies nicht möglich ist. Überprüfen Sie Tabellen vor dem Import und bereinigen Sie das Quellsystem vor einer Migration. Bei Anreicherungstools, Formularen und Integrationen suchen und führen Sie Duplikate regelmäßig im CRM zusammen, bevor sie sich in Berichte und Sequenzen ausbreiten.
Sollten Sie vor oder nach einer CRM-Migration deduplizieren?
Tun Sie beides: Bereinigen Sie das Quellsystem, bevor Sie migrieren, damit das neue CRM nicht mit alten Duplikaten und den darauf aufgebauten Workflows beginnt. Überprüfen Sie dann nach dem Umzug erneut, da migrierte Datensätze mit Personen übereinstimmen können, die bereits im neuen CRM vorhanden sind. Übernahmen benötigen die gleichen zwei Überprüfungen, da zwei Datenbanken an einem Ort enden.
Können Sie Daten in einem Enrichment-Tool deduplizieren?
Normalerweise nicht: Viele Anreicherungstools ermöglichen es nicht, Datensätze auf ihrer Seite zu bereinigen oder zusammenzuführen, und ihre Daten landen ohnehin im CRM. Das macht das CRM zum Ort, um diese Duplikate zu erfassen. Verfolgen Sie, welche Datensätze das Tool erstellt oder ändert, und prüfen Sie sie regelmäßig, damit neue Duplikate frühzeitig zusammengeführt werden.
Wie führen Sie Duplikate zusammen, wenn zwei CRMs synchronisiert sind?
Führen Sie sie in beiden CRMs gleichzeitig zusammen. Eine Zusammenführung auf nur einer Seite unterbricht die Synchronisierung, sodass die Datensätze nicht mehr verknüpft sind. Daher wird diese Arbeit oft manuell durchgeführt und Duplikate werden übersehen. Stellen Sie vor der Zusammenführung sicher, dass beide Systeme einbezogen sind, und schließen Sie alle Übereinstimmungen aus, die die Synchronisierung unterbrechen könnten.
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